Những bài học bạn cần biết khi làm việc với người Nhật

Nhật Bản được biết là một trong những thị trường lao động tiềm năng nhưng cũng hết sức khó tính, họ luôn đòi hỏi những yêu cầu khắt khe từ người lao động. Trong công ty chúng ta cũng có rất nhiều dự án của Khách hàng nhật bản. Do đó, nắm bắt được những đặc điểm của họ sẽ là yếu tố quan trọng để giữ được mối qua hệ làm ăn lâu dài, làm việc với các đối tác Nhật Bản các bạn nên lưu ý một số đặc điểm như sau:

1. Giữ chứ tín, coi trọng lời hứa

Làm việc với các doanh nhân người Nhật Bản, điểm quan trọng bậc nhất đó chính là giữ chữ tín, giữ lời hứa cho dù nó là những công việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ rất coi trọng ấn tượng trong buổi tiếp xúc đầu tiên , điều này có nghĩa khi bạn không thực hiện được lời hứa thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.

**2. Làm việc cẩn thần, đàm phán rất kỹ càng. **

Tùy yêu cầu có đơn giản, ngắn gọn. Ta có thể nghĩ đã hiểu hết, nhưng người nhật vẫn muốn trao đổi để biết được phía bên mình đã hiểu rõ từng ý một cũng như cách giải quyết nào tối ưu hơn, hay đưa ra được mức độ ảnh hưởng tới các công việc khác như thế nào.

**3. Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu. **

Nhiều khi, sau một số đơn hàng đầu tiên với số lượng ít nhiều doanh nghiệp Việt không đủ kiên trì để tiếp tục nên đã không nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai.

4. Gây ấn tượng trong buổi gặp đầu tiên

Người Nhật cực kỳ coi trọng việc gặp mặt trước khi đi đến bàn bạc hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với họ. Trong giao dịch thương mại vấn đề quan hệ cá nhân cũng đặc biệt quan trọng. Chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.

**5. Văn hóa khi Tham gia hội chợ **

Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trưng bày, người phụ trách bán hàng không được ăn, uống trước mặt khách hàng, cho dù phía trước gian hàng chỉ thấy có khách đi qua, lại. Phải luôn đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật niềm nở và cám ơn cho dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi lại đi luôn.

6. Thể hiện thiện chí tìm hiểu văn hóa đối phương

Người Nhật tin rằng những cử chỉ, sắc thái phi ngôn từ nói lên được nhiều điều hơn là những lời nói giao tiếp. Học văn hóa của nhau cũng là cách thể hiện sự thiện trí và tôn trọng đối phương

7. Đừng ngại cúi chào

Cúi đầu khi chào là một trong những nguyên tắc hành xử truyền thống của người Nhật. Thậm chí bạn sẽ thấy người Nhật vô ý cúi chào người ở đầu bên kia của một cuộc điện thoại. Song để thực hiện động tác cúi chào chính xác theo truyền thống Nhật Bản thì khá phức tạp. Việc cúi chào thấp đến mức nào, trong thời gian bao lâu phụ thuộc vào địa vị xã hội, tuổi tác, kinh nghiệm và vị trí công việc

8. Đừng quên nói lời cảm ơn

Văn hóa nhật bản nói chung hay môi trường làm việc tại cty Nhật nói riêng rất hay sử dựng cụm từ “ Cám ơn/ ありがとうございました。“

9. Cần nhiều thời gian để đàm phán

Thông thường những cuộc họp theo phong cách Mỹ thì mỗi công ty chỉ cử 1 hoặc 2 đại diện tham dự và đàm phán. Ngược lại, các công ty Nhật sẽ cử khoảng 20 người đến tham dự để nắm hết những gì bạn trình bày.

10. Lưu ý khi sử dụng hậu tố "- san"

Hậu tố "- san" là một trong nhiều kính ngữ người Nhật dùng để xác định các mối quan hệ xã hội và hệ thống phân cấp giữa hai người. Tương tự cách dùng từ "Mr", "Mrs" trong tiếng Anh, cách dùng hậu tố "- san" cũng có vài khác biệt.

11. Văn hóa trao danh thiếp

Nhật Bản là một trong những quốc gia hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới, việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách hàng.

12. Hãy trả lời từng câu hỏi một khi được Khách hàng hỏi

Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ nhận được câu trả lời chung chung. Ta nên tách từng câu hỏi rồi trả lời rõ ràng, ngắn gọn nhưng phải đầy đủ ý.

13. Giao tiếp bằng tiếng Nhật là một lợi thế

Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn. Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người nói được tiếng Anh rất ít.

14. Hãy nhấc máy khi đối tác gọi

Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện đến công ty mà không thấy có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực.

15. Tặng Quà và gửi thiệp trong những dịp cần thiêt

Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7), dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống. Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).

16. Nên chốt vấn đề sau khi họp bàn giữa hai bên

Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác.

17. Không bao giờ trễ hẹn

Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách Nhật, ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường. Trong công việc người Nhật cũng rất kỵ với việc trễ deadline. Chúng ta phải nắm được vấn đề sảy ra và đưa ra được đối sách khi thông báo với Khách hàng. Và nên tính toán để thông báo càng sớm càng tốt chứ không phải đến đúng ngày/ giờ deadline mới thông báo gấp.

**18 “Sayonara” có nghĩa là “Vĩnh biệt”: **

Có một vài từ tiếng Nhật quen thuộc mà nhiều người đã từng nghe một vài lần, như từ Sayonara, nhưng nghĩa chính xác của nó thì không giống như mọi người nghĩ.

Có một đồng nghiệp của Stuart Friedman đã từng gặp sự cố với cụm từ này. Sau vài tháng thương thảo với một khách hàng tiềm năng người Nhật, một thỏa thuận giữa hai công ty cũng gần đi đến hồi ký kết. Một cuộc gặp sau đó được tổ chức để cùng thương lượng về giá cả trong bối cảnh một đối thủ khác của vị doanh nhân này đang tiếp cận công ty Nhật với mức giá thấp hơn. Đến cuối cuộc họp, vị doanh nhân này đã nói “Sayonara” để bày tỏ thiện ý với đối tác Nhật.

Vài tuần sau đó, khi ông gọi lại cho đối tác Nhật, họ cho biết đã ký kết hợp đồng với công ty đối thủ của ông. Lý do là vì sau khi nghe ông nói Sayonara, họ đã nghĩ rằng ông không đồng ý hạ mức giá thấp hơn và từ bỏ cuộc đấu thầu. Lúc này, vị doanh nhân mới hiểu “Sayonara” có nghĩa là “Vĩnh biệt”.

Vì vậy, bạn cần lưu ý tìm hiểu rõ ý nghĩa của những từ tiếng Nhật sẽ dùng, dù đó chỉ là những câu chào cơ bản.

Vậy Làm việc với người Nhật nên cần chú ý điều gì?

Văn hóa Chào hỏi Một số công ty của Nhật sẽ đào tạo nhân viên rất kỹ cả về tác phong chào hỏi này vì các quy tắc cúi chào tương đối phức tạp, tuy nhiên nếu chúng ta gặp mặt với khách hàng người Nhật, chỉ cần cúi mình một chút là được.

Trao Danh thiếp

Trước khi nói chuyện, người Nhật có thói quen trao danh thiếp. Họ là những người có thói quen sử dụng danh thiếp nhiều nhất thế giới, họ thông qua danh thiếp để có thể gọi đúng tên và biết chức vụ của người đối diện, vì vậy lưu ý đừng bao giờ quên hay mang thiếu danh thiếp.

Tips: – Khi cúi chào người Nhật thường sẽ bắt gặp giầy của bạn, vì vậy hãy chú ý giữ cho đôi giầy của mình sạch sẽ.

Trang phục

Trong công việc, người Nhật thường ăn mặc giản dị, chuyên nghiệp. Màu sắc thông dụng là trắng, đen, ghi xám. Nếu làm trong công ty Nhật thường sẽ có quy định về đồng phục hoặc trang phục công sở. Nếu chúng ta gặp mặt đối tác người Nhật thì không nên ăn mặc hoặc trang điểm quá màu mè, rực rỡ. Người Nhật rất chú trọng sự thể hiện bên ngoài, họ coi đó là cách tôn trọng đối phương và họ cũng đánh giá đối phương thông qua sự thể hiện đó. Vì thế khi làm việc với người Nhật, hãy luôn ăn mặc chỉnh tề. Nam nên cạo râu, đầu tóc gọn gàng, trang phục sạch sẽ. Nữ nên bới tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ, không đi giầy quá cao.

Tác phong làm việc

Khi làm việc với người Nhật luôn ghi nhớ một điều đó là đúng giờ. Nếu có thể hãy cố gắng đến sớm 5-10 phút. Điều này sẽ khiến bạn được đánh giá cao và thể hiện rằng bạn tôn trọng thời gian của họ.

Người Nhật thường làm mọi việc một cách cẩn thận, chu đáo. Nếu trong quá trình làm việc chúng ta cũng thể hiện sự chu đáo, tỉ mỉ, họ sẽ rất trân trọng điều đó.

Ăn uống

Có một số lưu ý trong bữa ăn như sau:

– Trong khi ăn người Nhật không tự rót đồ uống cho mình, vì thế hãy chú ý tiếp đồ uống cho họ, và tất nhiên cũng không nên tự rót đồ uống mà hãy để người khác rót cho mình – Khi ăn không vung vẩy đũa, không dùng đũa chỉ trỏ vào món ăn – Không dùng đũa của mình gắp cho người khác

Lời khen ngợi

Cần thận trọng trong lời khen với người Nhật bởi rất dễ bị hiểu lầm. Nếu khen trực diện người Nhật có thể làm cho họ bối rối và hiểu nhầm là phê phán hay là chê bai theo nghĩa vòng vo. Vì thế, nếu thực sự muốn khen ngợi người Nhật thì tốt nhất là đề cập đến cái yếu kém của mình và hỏi họ một lời khuyên hoặc lời tư vấn.

Thú vui chơi

Người Nhật chơi ra chơi, làm ra làm. Họ cống hiến cho công việc không tiếc bản thân nhưng họ cũng có những thú vui đặc biệt của họ.

Tặng quà

Người Nhật luôn chu đáo. Họ thường chuẩn bị quà cho khách. Vì vậy họ cũng rất vui khi nhận được quà. Hãy tặng quà cho người Nhật vào các dịp lễ quan trọng như Obon (tháng 7 âm lịch), Tết Dương lịch… Cách tặng quà và nhận quà cũng là điều cần được chú ý

Kết luận Văn hóa Nhật bản mang những nét tính cách rất đặc trưng, làm việc trong công ty nhật bản cũng giúp chúng ta học được nhiều điều tốt, những điểm lưu ý trên hy vọng sẽ giúp bạn biết được cũng như có thêm ít kinh nghiệm về cách làm việc, hiểu thêm về văn hóa của nước Nhật.