Giao tiếp hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp

Giao tiếp hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp là gì? Nó mang lại những lợi ích gì? Điều gì khiến chúng ta không thể giao tiếp với nhau và làm thế nào để vượt qua những rào cản đó?

<font color='brown'>*Giao tiếp là một hành vi phức tạp được thể hiện qua cả từ ngữ lẫn ngôn ngữ hình thể, giọng điệu, âm lượng lời nói, chủ đề được đưa ra bàn luận, định kiến cá nhân và “lịch sử giao tiếp” giữa những người tham gia thảo luận. Giao tiếp có hiệu quả là khi người tiếp nhận thông điệp hiểu và diễn đạt lại được với người nói hoặc người truyền thông điệp nội dung vừa được truyền tải. Khi giao tiếp, chúng ta thường xác nhận lại với người nghe bằng những câu hỏi dạng như: “Bạn có hiểu tôi đang muốn nói gì không?” Bởi vì chỉ nghe được thôi chưa đủ mà người tiếp nhận cần phải hiểu nội dung ẩn trong câu từ, ít nhất là ở mức đủ để họ có thể đáp lại và phản ứng cho phù hợp.*</font>

I. Giao tiếp hiệu quả trong công việc mang lại những gì?

<font color='brown'>*Kĩ năng giao tiếp dù bằng ngôn từ hay phi ngôn từ đều hết sức cần thiết trong môi trường làm việc. Nhiều doanh nghiệp đầu tư chi phí rất lớn để đào tạo nhân viên cách giao tiếp hiệu quả. Kĩ năng giao tiếp tốt là kĩ năng giúp bạn vượt lên trên các cuộc đối thoại thông thường, nhưng trước hết, là một người đi làm, tối thiểu là bạn phải biết cách viết một bài báo cáo hay gửi một bức thư điện tử sao cho chỉn chu. Khi hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả, các doanh nhiệp sẽ tập trung phát triển một lực lượng nhân lực không những có khả năng giao tiếp trong nội bộ mà còn với khách hàng, nhà đầu tư và các đối tác quốc tế.*</font>

1. Hữu ích trong môi trường đa văn hóa.

Giao tiếp hiệu quả rât quan trọng với các doanh nghiệp có môi trường đa dạng. Kĩ năng giao tiếp tốt góp phần không nhỏ trong việc gỡ bỏ những rào cản do ngôn ngữ và khác biệt văn hóa gây ra. Các doanh nghiệp cung cấp các khóa đào tạo cho nhân viên sẽ thu được những lợi ích đáng kể mà giao tiếp hiệu quả mang lại. Bằng cách đào tạo những nhân viên đến từ các quốc gia khác nhau, giữa họ có khác biệt về văn hóa, ngay từ những ngày đầu và làm một cách kĩ lưỡng, doanh nghiệp có thể tránh được những hậu quả do nhầm lẫn trong văn hóa và giao tiếp. Không những thế, giao tiếp hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu lỗi sai và làm cho quá trình vận hành mượt mà hơn.

2. Thương mại quốc tế

Giao dịch với khách hàng nước ngoài ngày một tăng, nhu cầu giao tiếp hiệu quả để đáp ứng nhu cầu chung cũng ngày một lên cao nên cả quản lý và nhân viên đều phải biết cách giao tiếp một cách hiệu quả với đối tác quốc tế của công ty. Sự khác biệt về văn hóa buộc đội ngũ quản lý phải hiểu những gì nên và không nên làm bởi vì đôi khi những hành động được coi là bình thường với người Việt có thể khiến người nước ngoài cảm thấy bị xúc phạm. Những doanh nghiệp chủ động trang bị cho nhân viên của mình với các kĩ năng giao tiếp bằng ngôn từ hay phi ngôn từ xuất sắc sẽ thấy thật dễ dàng để tấn công thị trường quốc tế hơn nhiều so với các doanh nghiệp không hiểu được tầm quan trọng của việc đầu tư cho giao tiếp này. Vì vậy có thể nói giao tiếp hiệu quả vô cùng quan trọng đối với những doanh nghiệp đang muốn mở rộng kinh doanh ra nước ngoài.

3. Xây dựng tinh thần đồng đội

Giao tiếp hiệu quả khi làm việc cùng nhau giúp cho nhân viên và quản lí có thể hợp sức làm nên một nhóm làm việc với năng suất đáng kinh ngạc. Bởi vì khi đó bản thân những người cấp dưới thấy rằng họ có thể tin tưởng lẫn nhau và tin tưởng cấp trên của mình. Bên cạnh đó, việc giao tiếp hiệu quả không những giúp giảm bớt cạnh tranh không cần thiết trong nội bộ các phòng ban, mà quan trọng hơn nữa, nó còn giúp các thành viên trong một nhóm làm việc ăn ý hơn. Khi các thành viên hợp tác chặt chẽ, cùng nhau họ sẽ làm nên một tập thể làm việc ăn khớp, vẹn toàn và đầy tinh thần trách nhiệm. Mỗi thành viên đều hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của mình và bản thân họ cũng biết được rằng mình được xem trọng. Thêm vào đó, quản lí có thể “bắt lỗi” của nhân viên mà không hề lo lắng sẽ gây ra cảm giác “trù dập” hay thù địch. Một người làm quản lí biết cách giao tiếp cởi mở với nhân viên của mình sẽ mang lại lợi ích lớn lao cho công ty từ việc tạo dựng và nuôi dưỡng những mối quan hệ hòa hảo.

4. Nâng cao tinh thần làm việc

Giao tiếp hiệu quả có thể giúp cải thiện tinh thần làm việc của mỗi người. Mặc dù với đa phần người đi làm, tiền lương là mối quan tâm lớn nhất nhưng đó không phải là thứ duy nhất họ quan tâm tới. Là nhân viên, họ mong muốn được giao tiếp với những người làm quản lí, được bày tỏ ý kiến và được tiếp nhận. Chính điều đó tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh. Khi nhân viên hài lòng với công việc, họ sẽ làm tròn nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả với một thái độ làm việc tích cực. Thất bại trong giao tiếp khi làm việc gây ra bối rối, bất công, cảm giác bực bội và chán nản. Thế nhưng, những người làm quản lí có thể xoa dịu những cảm giác tiêu cực này bằng cách khuyến khích các hoạt động giao tiếp diễn ra thường xuyên và cởi mở.

II. Điều gì ngăn cản chúng ta giao tiếp với nhau?

<font color="brown">*Khi nội bộ nhân viên mâu thuẫn với nhau, thứ đầu tiên bị ảnh hưởng chính là lợi nhuận của doanh nghiệp. Năng suất và tinh thần làm việc của cả văn phòng sẽ cùng tụt dốc trong khi áp lực thì dâng cao. Bằng cách tìm ra những rào cản khiến việc giao tiếp thiếu hiệu quả, bạn có thể tạo nên những thay đổi rõ rệt khiến cho môi trường làm việc trở nên cởi mở và thân thiện hơn, ít tranh cãi hơn. Những rào cản về văn hóa, vật lí, tâm lí và tính cách được đưa ra sau đây có thể là một vài nhân tố gây ảnh hưởng đến giao tiếp nơi công sở.*</font>

1. Rào cản văn hóa

Chúng ta thường có thói quen suy nghĩ kiểu dập khuôn về đồng nghiệp dựa trên những gì mà mình biết đươc về hoàn cảnh của họ. Nhưng nhiều khi chỉ là họ không có đủ vốn từ ngữ của thứ ngôn ngữ chủ đạo được dùng trong môi trường làm việc nên vô tình gây ra những hiểu lầm đáng tiếc. Các giá trị và đặc trưng văn hóa cũng có ảnh hưởng tới giao tiếp trong công việc. Ví dụ như một nhân viên nữ đến từ một đất nước mà ở đó phụ nữ có tư tưởng phụ thuộc và phục tùng đàn ông. Có thể, cô ấy sẽ cảm thấy miễn cưỡng hay do dự khi đứng ra làm chủ các dự án. Hay như khái niệm về không gian cá nhân ở mỗi nền văn hóa cũng lại một khác chẳng hạn. Chúng ta có thế vô tình xâm phạm nó mà không hề hay biết.

2. Rào cản vật lí

Khoang làm việc có tấm chắn chính là một loại rào cản vật lí làm chúng ta ngại giao tiếp hơn. Việc dựng lên những khoang tách biệt như vậy cho phép chúng ta tận hưởng sự riêng tư và phần nào cảm giác tách biệt. Việc phân chia mặt bằng văn phòng thành phòng ban cũng là một dạng rào cản đối với giao tiếp, bởi vì khi đó trong nội bộ các phòng ban đó sẽ hình thành các mối quan hệ chặt chẽ hơn và dần dần tách biệt với các phòng khác. Vị trí ngồi của sếp cũng có thể trở thành một rào cản vật lí. Bạn tìm gặp sếp và đập và mắt là một cánh cửa đóng chặt sẽ tạo cho bạn cảm giác sếp của bạn không muốn tiếp chuyện cấp dưới. Tương tự như vậy nếu sếp của bạn có một văn phòng riêng tách biệt khỏi tất cả mọi nhân viên điều đó sẽ tạo cảm giác xa cách, không với tới được.

3. Rào cảm tâm lí

Một số nhân viên trở nên hiếu chiến và gay gắt khi bàn đến chuyện ai sẽ là người có tiếng nói nhiều trọng lượng hơn, vô hình chung gây ra những cuộc đụng độ nảy lửa không cần thiết. Trong khi đó, bạn sẽ nhận thấy một vài cá nhân khác lại lạc lõng, tách rời khỏi tập thể vì tính cách rụt rè, ngại ngùng. Chính sự ngại ngùng làm cho họ trông có vẻ không được thân thiện cho lắm và kết quả là đồng nghiệp không ai cố gắng làm quen với họ cả. Những vấn đề riêng tư phát sinh bên ngoài cũng có thể len lỏi vào văn hóa nơi công sở và tác động lên giao tiếp. Ví dụ như khi một người phải chăm sóc người thân bị ốm nặng thì việc thu mình, tách biệt hay thậm chí là gắt gỏng với đồng nghiệp là việc không hiếm gặp.

4. Rào cản về tính cách và cá tính

Mỗi người lại có cách tiếp nhận và xử lí thông tin khác nhau. Một vài người học được từ việc thực hành, phải để tự họ xắn tay làm trong khi những người khác lại cần được hướng dẫn giải thích tỉ mỉ. Khi phương pháp học tập và đào tạo của chúng ta có sự xung đột có nghĩa là rào cản về tính cách và cá tính đã bị dựng lên. Một vài người làm việc theo hướng phân tích trước khi hành động trong khi những người khác lại hành động theo trực giác, bản năng. Một người thích làm việc với kết quả, số liệu khách quan sẽ thấy khó khăn khi phải chung tay với người làm việc dựa trên những thứ có được từ kinh nghiệm của bản thân và quan sát.

5. Rào cản ngôn ngữ

Rõ ràng việc không dùng chung một ngôn ngữ là một rào cản rất lớn đối với chúng ta. Ví dụ bạn phải làm việc với khách hàng nước ngoài mà khả năng dùng ngoại ngữ lại không tốt. Đôi khi việc hiểu được nội dung cơ bản của công việc khách hàng nói lại chưa đủ vì trong ngôn ngữ, cách diễn đạt khác nhau sẽ hàm chứa những dụng ý khác nhau. Đôi khi bạn có thể nghĩ sai về người khác, trong khi thực sự thì, chính bạn là người không phân biệt được sắc thái nghĩa của những từ ngữ họ dùng. Điều này dễ gây ra những hiểu lầm và cảm giác không thoải mái về sau. Thêm vào đó nữa là việc không thể diễn tả được điều mình muốn nói hay diễn đạt sai khiến cho giao tiếp không thành công, kết quả là không chỉ gây khó chịu cho khách hàng và bản thân mà nó còn ảnh hưởng đến kết quả và tiến độ của công việc.

III. Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả

<font color='brown'>*Có những lúc chúng ta cảm thấy vô cùng tuyệt vọng khi phải gồng mình lên để khiến những cuộc tranh luận nảy lửa đi theo hướng mình muốn và khi đó câu hỏi luôn luẩn quẩn trong tâm trí chúng ta đó là “Tại sao tất cả chúng ta không thể hợp tác với nhau được?”. Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp có thể đưa bạn tiến xa trên con đường hướng tới thiết lập những mối quan hệ trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau, việc này không chỉ giúp cải thiện về tinh thần cho mỗi người mà còn giúp nâng cao hiệu quả công việc.*</font>

1. Luôn có trách nhiệm trong việc xây dựng các mối quan hệ

Mỗi người đều cần phải có trách nhiệm trong hoạt động giao tiếp của chính mình. Chỉ cần toàn tâm, thật lòng muốn xây dựng mối quan hệ giao tiếp bền chặt và tôn trọng đồng nghiệp là chúng ta đã bước một bước gần hơn tới thành công. Bởi vì khi bạn cảm thấy có trách nhiệm trong việc thực hiện giao tiếp hiệu quả nghĩa là bạn đã trở nên cởi mở hơn, sẵn sàng thay đổi hành vi và thói quen cũ khi giao tiếp để hòa hợp hơn với những người xung quanh.

2. “Tìm” để “hiểu”

Tác giả, người truyền cảm hứng người Mỹ Stephen Covey đã từng nói: “Seek first to understand”. Trong mọi hoàn cảnh bạn phải biết lắng nghe và tìm hiểu về người khác, có như vậy bạn mới thực sự hiểu về người đó. Nhiều người luôn vội vã kết luận về động cơ của đồng nghiệp, thường là theo hướng tiêu cực, trong khi thực sự thì họ không hề có ý gì xấu. Trước hết, phải giành thời gian để thấu hiểu quan điểm của người khác bằng cách hỏi họ những câu hỏi mở và lắng nghe – lắng nghe thật sự - câu trả lời từ họ.

3. Gạt bỏ thói biện minh

Phản ứng một cách phòng vệ khi một người đồng nghiệp của bạn có đôi lời chỉ trích hay bất đồng quan điểm với bạn là hành động khá phổ biến. Những người biết cách giao tiếp hiệu quả sẽ điều khiển hành vi của mình để tránh việc tự bảo vệ mình thái quá. Đương nhiên, để làm được điều này không phải đơn giản và đòi hỏi ngươi thực hiện phải toàn tâm chịu trách nhiệm với hành vi giao tiếp của mình. Một cách hoàn hảo để rèn luyện kĩ năng này đó là học cách đặt câu hỏi trước khi đối đáp. Những câu hỏi này sẽ không chỉ giúp bạn nắm chắc rằng mình đã hiểu được quan điểm của đối phương mà còn giúp bạn có thêm thời gian để cân nhắc về việc bạn nên phản ứng thế nào cho phù hợp

4. Tích cực tham gia các hoạt động tập thể trong công ty

Mặc dù hầu hết các tương tác với đồng nghiệp chỉ diễn ra trong môi trường làm việc nhưng nếu biết cách tận dụng cơ hội để làm quen và tìm hiểu về nhau nhiều hơn, riêng tư hơn thì đó cũng là một cách để bạn có thể thắt chặt các mối quan hệ. Các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện và hoạt động để tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên kết nối, siết chặt tinh thần tập thể. Nắm bắt những cơ hội này để quen biết và hiểu hơn về những người mà bạn làm việc cùng, trong một bối cảnh khác đi, nơi mà bạn có thể sẽ biết nhiều hơn hoặc thậm chí biết thêm một con người khác của họ, từ đó phát triển những mối liên hệ mới, nằm ngoài những áp lực mà môi trường công việc vẫn luôn đè nặng lên bạn.

5. Sẵn sàng đón nhận những quan điểm đa chiều.

Một trong những lợi ích của việc trao đổi ý kiến với người khác, đặc biệt là với những người không đồng quan điểm hay hoàn cảnh khác biệt, là có được một cái nhìn rộng hơn, bao quát hơn bởi đó là dấu hiệu cho thấy bạn bắt đầu hiểu những ý kiến quan điểm của người khác. Giao tiếp hiệu quả mang lại những lợi ích lớn lao khi mà chúng ta cởi mở, không thành kiến và biết lắng nghe, biết cân nhắc và phản ứng một cách đúng đắn trước những ý kiến trái ngược với mình.

6. Chân thành và không vòng vo

Lảng tránh, vòng vo hay tệ hơn là nói xấu sau lưng có thể tàn phá các mối quan hệ nghiêm trọng hơn bạn tưởng. Hãy tự hứa với bản thân rằng bạn sẽ luôn thẳng thắn, chân thành và thật thà với bạn đồng nghiệp ngay cả khi việc đó khiến bạn phải vò đầu bứt tai và cảm thấy đầy áp lực.

7. Học ngoại ngữ

Việc trang bị cho bản thân thêm một hoặc một vài ngoại ngữ là một lựa chọn thông minh trong thời đại toàn cầu hóa này. Bạn có thể bắt đàu bằng việc cải thiện vốn tiếng Anh của mình. Tiếng Anh là thứ ngôn ngữ phổ biến trong môi trường làm việc và cũng là một ngôn ngữ dễ học và sử dụng. Không quan trọng là bạn có dùng từ ngữ hoa mỹ bay bổng, ngữ pháp cao siêu hay không mà quan trọng là bạn biết cách tận dụng những gì mình có để truyền tải ý tưởng của bản thân. Có trong tay ngoại ngữ giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp và giả sử như khi sếp cần một nhân viên có thể tin tưởng, giao cho nhiệm vụ làm việc với đối tác nước ngoài, chắc hẳn một người giỏi ngoại ngữ sẽ có nhiều ưu thế hơn.

IV. Một số hoạt động giúp bạn học cách giao tiếp hiệu quả nơi làm việc

<font color="brown">*Giao tiếp là một hoạt động thiết yếu khi làm việc cùng nhau. Giao tiếp tốt giúp cho chúng ta biết cách hợp tác với nhau thay vì phải nỗ lực gấp đôi thay luôn cả phần lẽ ra có thể giao cho người khác đảm nhiệm hay thay vì phải làm việc vì những mục đích trái nghịch nhau. Biết cách diễn đạt ý kiến của bản thân một cách rành mạch, rõ ràng cũng như biết cách lắng nghe những người xung quanh sẽ giúp bạn tiến xa trên con đường sự nghiệp. Nhiều người có khả năng giao tiếp tốt bẩm sinh thế nhưng bất kì ai cũng có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình bằng cách nỗ lực hết mình và sử dụng phương pháp đúng đắn.*</font>

1. Học cách lắng nghe

Nhiều người cho rằng việc luyện tập để có thể diễn thuyết trước đám đông một cách tự tin và trôi chảy quan trọng hơn học cách lắng nghe. Nhưng thực tế thì kĩ năng nghe tốt có vai trò quyết định trong một cuộc đối thoại và những người thiếu đi kĩ năng này thường không phải là những người giỏi giao thiệp. Khi trò chuyện với người khác, hãy tập trung lắng nghe những gì họ nói và chú ý xem liệu mình có đang thực sự nghe và hiểu hay không hoặc suy nghĩ về thứ mà mình sẽ nói tiếp theo. Lời đáp lại của bạn sẽ hợp lí và thể hiện sự hiểu biết hơn khi bạn có khả năng nắm bắt thông tin một cách tập trung khi nghe đối phương nói.

2. Học cách viết

Khi luyện tập kĩ năng viết bạn sẽ củng cố được khả năng giao tiếp của mình bởi khi viết bạn sẽ mở rộng được vốn từ. Nhìn chung, giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi một lượng từ vựng lớn hơn nhiều và có chiều sâu hơn hầu hết các cuộc đối thoại, thảo luận thông thường. Những người giỏi đọc và viết thường phát triển các kĩ năng ngôn ngữ rất tốt, rất hữu ích khi tham giao thảo luận. Khi viết, bạn có thể dừng lại một chút và nhìn lại những gì mình vừa “nói” để kiểm tra xem có vấn đề hay sai sót nào không. Bằng cách áp dụng những kĩ năng này vào giao tiếp bằng lời, ban có thể xây dựng cho mình một tác phong giao tiếp có chừng mực, có tầm ảnh hưởng và hiệu quả.

3. Luyện tập

Bạn có thể cùng với những người bạn đồng nghiệp khác, những người cũng có hứng thú và mong muốn cải thiện kĩ năng giao tiếp luyện tập thường xuyên. Hãy lựa chọn một chủ đề và trò chuyện với nhau, luân phiên lặp lại chính xác từng lời từng chữ người kia vừa nói. Hoạt động này được gọi là “tấm gương phản chiếu” và nó là một cách hữu hiệu để nâng cao khả năng nghe tập trung của bạn. Khi bạn biết trước rằng bạn sẽ phải nhắc lại những gì người kia vừa nói bạn sẽ chú tâm lắng nghe hơn. Hay một hoạt động khác là tổ chức một nhóm nhỏ, lần lượt từng người sẽ lên thuyết trình và trả lời câu hỏi của mọi người. Diễn thuyết trước đám đông đòi hỏi những kĩ năng khác với đối thoại thông thường và việc luyện tập với một nhóm nhỏ trước sẽ giúp bạn dần dần nâng cao sự tự tin.

4. Giao tiếp qua điện thoại

Một vài người gặp khó khăn với kĩ năng nghe và trao đổi qua điện thoại. Khi nói chuyện qua điện thoại, bạn mất đi sự hỗ trợ từ ngôn ngữ hình thể, có nghĩa là khi ấy giao tiếp bằng lời là phương thức gần như duy nhất. Nhưng cũng giống như những kĩ năng khác, kĩ năng trò chuyện qua điện thoại cũng có thể cải thiện bằng cách luyện tập chăm chỉ. Cách hiệu quả nhất khi bạn thiếu tự tin là dùng điện thoại càng nhiều càng tốt. Hãy bắt đầu bằng việc nhờ sự trợ giúp từ một vài người bạn biết cảm thông và hiểu bạn đang muốn làm gì. Họ sẽ lắng nghe khi bạn nói và tuyệt vời hơn họ sẽ cho bạn những đánh giá, phản hồi về những gì bạn đã làm tốt và những gì bạn cần phải khắc phục.

p>. _Nguồn: "1":http://smallbusiness.chron.com/benefits-effective-communication-workplace-20198.html "2":http://smallbusiness.chron.com/effective-communication-between-workplace-peers-712.html "3":http://smallbusiness.chron.com/hinders-effective-communication-workplace-15992.html "4":http://smallbusiness.chron.com/activities-learning-effective-verbal-communication-workplace-23391.html_
_Tổng hợp và dịch: Doãn Thảo_