8 điều khác nhau giữa người nói chuyện dễ hiểu và khó hiểu

Bạn đã từng được khen là người nói chuyện dễ hiểu bao giờ chưa. Nếu có khả năng nói chuyện dễ hiểu thì sẽ rât thuận lợi trong công việc hội họp, báo cáo. Nhưng ngược lại, bạn cũng khá khổ sở khi gặp các trường hợp mà không thể hiểu đôi phương đang nói chuyện gì.Vậy người nói chuyện dễ hiểu khác gì những người nói chuyện khó hiểu, chúng ta cùng thử xem những tip dưới đây xem nhé

how-to-improve-communication-skills.png

1. Nói chuyện từ 「Conclusion」 hay từ 「Process」

Ví dụ : Khi được hỏi 「Kết quả cuộc gặp mặt hôm nay như thế nào?」
Người nói chuyện dể hiểu sẽ bắt đầu từ kết luận [khá tốt] hoặc [không được ổn lắm] .Người nói chuyện khó hiểu sẽ kể lể từng chi tiết một [Đầu tiên là bàn về vấn đề A,đồng chí XX báo cáo .Và...] Nếu là tiểu thuyết hoặc phim ảnh thì kể chi tiết để làm thú vị thêm cho cuộc nói chuyện thì không sao nhưng để là một câu chuyện dễ hiểu thì chúng ta nên đi từ kết luận.

2. Nói chuyện mang 「Tính cụ thể」hay 「Tính trừu tượng 」

Ví dụ : Khi được hỏi là 「Bạn tiến hành theo độ ưu tiên công việc như thế nào?」
Người nói chuyện dễ hiểu sẽ trả lời mang tính cụ thể:

  • Đầu tiên 、 list ra các task。Với mỗi task thì dựa vào độ dealine và độ quan trọng mà sắp xếp ,chia thành 3 cấp độ (1->3)。Rồi tiến hành thực hiện theo độ ưu tiên đó」kiểu như thế

Nhưng người nói chuyện khó hiểu sẽ trả lời [set độ ưu tiên cao cho những việc cần phải làm nhanh , hoặc viêc lớn] .Tuy nhiên rất khó để xác định nội dung những việc nào cần nhanh hay việc lớn , vì nó mang tính trừu tượng nên sẽ dẫn đến khó hiểu
Do đó hãy thử nói chuyện theo kiểu cụ thể xem thế nào nhé

3. Nói những chuyện được hỏi hay là nói những gì mình thích nói

Ví dụ :khi được hỏi 「Hôm nay bạn đã gặp khách hàng nào?」 Người nói chuyện dễ hiểu sẽ trả lời đơn giản 「Công ty A、B、C。」
Người nói chuyện khó hiểu sẽ trả lời dài dòng cả về những thứ không được hỏi「Công ty A có vụ làm ăn rất hấp dẫn 。Công ty B thì người chịu trách nhiêm không có mặt 、đã xin được địa chỉ liên lạc、cuối cùng đã thu xếp được …」
Cách nói chuyện đó không phải là không tốt nhưng để cuộc nói chuyện được dễ hiểu thì chỉ nên trả lời đúng trọng tâm những gì được hỏi.Nếu tự tin hoặc chắc chắn là những điều đó đối phương cũng muốn biết thì việc trả lời thêm như thế được xem như một điểm cộng

4. Chú ý phản ứng của đối phương để thay đổi ngôn từ cho phù hợp hay thể hiện nhất quán một cách nói

**Khi muốn sử dụng từ ngữ chuyên dùng **
Với người nói chuyện dễ hiểu nếu dùng những từ chuyên ngành mà mặt người nghe không hiểu , thì tiếp theo họ sẽ không dùng những từ đó nữa。Ngược lại 、nếu người nghe dường như có thể lý giải những từ đó , thì họ sẽ tích cực dùng những từ đó。Tức là sẽ tùy theo phản ứng của người nghe để thay đổi ngôn ngữ một cách phù hợp
Tuy nhiên với người nói khó hiểu , họ không phụ thuộc vào đối phương mà dùng nguyên từ, cách thể thể hiện từ đầu đến cuối câu chuyện
Vê cơ bản nói chuyện là communication nên cũng cần "gia giảm" thêm ngoài yếu tố ngôn ngữ .Quan sát phản ứng của đối phương để thay đổi là điều giúp cho cuộc nói chuyện được suôn sẻ。

5. 「Đi từ toàn bộ 」hay là 「Đi từ chi tiết 」

**Ví dụ : khi muốn truyền đạt cách chơi cờ với người không biết chơi **
Với người nói chuyện dễ hiểu , họ sẽ truyền đạt rule chơi cơ bản như là bắt đầu [2 người chơi với nhau ]「khởi động quân cơ, nếu chiếu tướng thì thắng」。Tiếp theo là giải thích cụ thể đến từng con cờ 「mã 」「cách sắp sếp từ đầu của mã」「 cách hoạt động của mã」「cách bắt mã」「cách sử dụng mã đã lấy được」.Giải thích tuần tự từ tổng quan đến chi tiết。
Nhưng với người nói chuyện khó hiểu , đột nhiên họ lai đi từ giải thích 「cách hoạt động của mã 」hay 「rule của mã」、hay là khi đưa vào giải thích cách chơi phạm luật thì đó là cách nói từ chi tiết trong khi chưa có ý nghĩa cơ bản
Để việc giải thích , share thông tin giúp ích cho đối phương có thể mường tượng ra điều muốn nói thì đầu tiên bao giờ chúng ta nên bắt đầu từ tổng quan

6.「Nói phù hợp với tốc độ lý giải của đối phương」hay 「nói dựa trên base của bản thân」

Ví dụ : khi giải thích câu hỏi của em bé học tiểu học 「internet là gì ?」
Người nói chuyện dễ hiểu sẽ bắt đầu từ 「mày có biết máy tính là gi không ?」。Nếu trẻ con co thể tưởng tượng ra「cái máy tính ở nhà 」hay 「hay cái máy có keyboard ở trường 」、「smartphone」chẳng hạn thì tiếp tới có thể nói tới , việc liên kết giữa các máy tính với nhau như việc gửi mail chẳng hạn。Nếu đối phương hiểu thì sẽ truyền đạt điều cuối cùng 「cái mà kết nối giữa các máy tính khác nhau thì gọi là interrnet」。
Tuy nhiên với người nói khó hiểu , họ không suy nghĩ đến khả năng lý giải của đối phương mà đưa ra luôn là 「cái mà kết nối giữa các máy tính khác nhau thì gọi là interrnet」。Với đối phương vì phải hiểu nhiều thứ phức tạp trong cùng một lúc thì câu chuyện sẽ trở nên rất khó hiểu。
Giữa chừng để xác nhận lý giải của đối phương , thì nên hỏi [Bạn hiểu chứ, đến đây là OK chứ]。Điều đó sẽ giúp cho cuộc nói chuyện trở nên dễ dàng , thông suốt hơn

7. Tránh những từ 「cái này , cái kia」hoặc sử dụng nhiều 「cái này, cái kia」

Ví dụ : khi muốn nhờ đưa tài liệu yêu cầu cho trưởng phòng
Người nói chuyện dễ hiểu sẽ không bỏ qua , mà nói chi tiết 「nhờ đưa tài liệu thiết kế này cho trưởng phòng」。
Với người nói chuyện khó hiểu sẽ nói 「nhờ đưa cái này cho trưởng phòng」。Trong điều kiện có nhiều đồ vật, không xác định tình trạng 、thì 「cái này」「cái kia」thực sự là rất khó hiểu.
Khi dùng các đại từ chỉ định : cái này , cái này... thì rất tiện lợi nhưng trong điều kiện có thể đế tránh hiểu lầm cho đối phương nên hạn chế dùng những từ này

8. Lạc chủ đề nói chuyện

**Ví dụ :khi nói chuyện về việc phân chia trách nhiệm khi có vấn đề hệ thống xảy ra **
Người nói chuyện dễ hiểu sẽ đi rõ ràng từ vấn đề thứ nhất, xong vấn đề thứ nhất rồi mới đi tiếp đến vấn đề thứ hai
Nhưng với người nói chuyện khó hiểu trong lúc đang nói về phân chia trách nhiệm thì đột nhiên lại chuyển sang chủ đề 「Phần test user tiếp theo khi nào thì hoàn thành」, làm đối phương cũng bi chuyển nội dung câu chuyên.Do đó nên giữ vấn đề muốn nói sau khi vấn đề phân chia vai trò đã bàn xong. Khi câu chuyện lạc đề、cần phải quay lại xem ban đầu đang nói chuyện gì ,tránh mất thời gian 。Khi đã kết thúc một câu chuyện rồi thì ta sẽ bắt đầu câu chuyên khác

Kết

Những người được nói [Bạn đang nói chuyện gì ?] phần lớn là những người nói khó hiểu.Trong câu chuyện hằng ngày có thể câu chuyện không dễ hiểu thì không sao nhưng trong công việc thuyết trình , buôn bán chẳng hạn...nếu câu chuyện không dễ hiểu thì quả thật rất khó khăn.Do vậy trong quá trình nói chuyện nên chú ý để giúp đối phương hiểu được nội dung, để cuộc nói chuyện trở nên suôn sẻ. Điều này đòi hỏi phải đòi hỏi một thời gian dài mới cải thiện được. Hi vọng những điều chia sẻ bên trên giúp ích cho bạn trong quá trình này

All Rights Reserved