Giao tiếp với người Nhật và kinh nghiệm khi giao tiếp với khách hàng Nhật trong dự án (Phần 2)

Như các bạn đã biết, đối với một dự án outsource thì việc communicate tốt đóng một vai trò rất quan trọng, là một trong những nguyên nhân đưa đến thành công, hoặc có khi là nguyên nhân dẫn đến thất bại của 1 dự án. Vì vậy đứng trên phương diện của một người quản lý chất lượng dự án với khách hàng Nhật, tôi xin trình bày về vấn đề communicate trong dự án với khách hàng Nhật.

Bài viết của tôi sẽ gồm 3 phần

+Nền tảng giao tiếp văn hóa Nhật Bản

+Khoảng cách về giao tiếp do thói quen kinh doanh

+Khoảng cách về giao tiếp do những khác biệt về ngôn ngữ

Trong bài viết trước (https://viblo.asia/tran.thi.thuy.duong/posts/dWrvwdOVRw38) tôi đã trình bày về Nền tảng giao tiếp văn hóa Nhật Bản. Bài này tôi xin được trình bày về Khoảng cách về giao tiếp do thói quen kinh doanh khi làm việc với khách hàng Nhật và Kinh nghiệm rút ra khi làm việc trong dự án.

2.Khoảng cách về giao tiếp do thói quen kinh doanh

a. Đưa ra quyết định

Sự đồng thuận của tổ chức và thẩm quyền cá nhân

Các công ty Nhật Bản đưa ra quyết định dựa trên giá trị văn hóa theo định hướng nhóm. Những quyết định thường được đưa ra theo đồng thuận của tổ chức, chứ không phải theo thẩm quyền cá nhân. Để hình thành được sự đồng thuận của tổ chức, tất cả những hậu quả có thể xảy ra khi đưa ra 1 quyết định sẽ được xem xét kỹ lưỡng và được cân nhắc, một phương pháp tiếp cận toàn diện trong đó duy trì sự hòa hợp trong tổ chức.

Hệ thống Ringi

Quá trình đưa ra quyết định một cách tập hợp, toàn diện, hài hòa có 1 tên gọi chính thống là hệ thống ringi. Hệ thống ringi bao gồm các văn bản được thảo ra và lưu hành cho tất cả những người sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết định. Nó đợc phát hành theo một lộ trình được định sẵn dựa trên thứ bậc, bắt đầu từ thứ bậc thấp và tăng dần lên. Khi một văn bản được đưa đến cho một thành viên, họ sẽ đọc nó, đôi khi họ có thêm những điều chỉnh hoặc gợi ý, và sau đó đóng dấu riêng lên văn bản đó. Khi tài liệu ringi đã được chuyển cho tất cả các thành viên và nhận được đóng dấu của mọi người, tất cả những người liên đới đến quyết định sẽ có 1 cơ hội đóng góp ý kiến đầu vào và đồng thuận với quyết định.

Hệ thống ringi thường được sử dụng trong các tập đoàn lớn theo phong cách Nhật Bản và sử dụng trong những quyết định lớn. Tuy nhiên kể cả khi tổ chức không áp dụng hệ thống ringi thực sự thì việc đưa ra quyết định trong các tổ chức lớn Nhật Bản thường tuân thủ theo một quy trình tương tự. Kết quả cuối cùng là ai cũng phải có trách nhiệm với quyết định đó, chứ không chỉ ỷ lại ở một hoặc một vài người. Điều này sẽ giúp cho mọi người cảm thấy có trách nhiệm và có cảm giác như mình cũng được sở hữu quyết định đó. Tuy nhiên điều này cũng có nhược điểm là đôi khi không ai thật sự có trách nhiệm với quyết định hoặc kết quả.

Bản thân người Nhật Bản cũng cảm thấy mệt mỏi với lượng thời gian yêu cầu để đưa ra các quyết định, và một số bước cũng đang được lược dần và giao phó cho một số người sẽ có thẩm quyền quyết định hơn để việc đưa ra quyết định được hiệu quả hơn.

Nemawashi

Trước khi các công ty Nhật ký vào các văn bản, kể cả những văn bản ringi chính thống hay những văn bản không chính thống, những buổi họp để tìm sự đồng thuận thường bắt đầu với những buổi thảo luận trực tiếp face-to-face không chính thống. Quá trình tạo những văn bản không chính thống, thu thập những ý kiến ban đầu và củng cố các ý kiến được gọi là nemawashi. Từ nemawashi bắt nguồn từ việc làm vườn. Đó là quá trình chuẩn bị rễ cho một cây hoặc một cây để cấy, bảo vệ rễ không bị tổn thương. Nemawashi trong một tổ chức của Nhật là để bảo vệ quá trình đưa ra quyết định không bị tổn hại bởi những sự bất đồng quan điểm hay thiếu mất sự tận tâm.

Những thuận lợi trong việc đưa ra quyết định của Nhật

Do quá trình đạt được quyết định cuối cùng dựa trên một sự đồng thuận đã được bàn thảo trong thời gian dài nên việc thực thi nó rất thuận lợi. Mọi người đều nắm được quyết định đưa ra là gì, hầu hết mọi người đều đồng tình với nó và những kế hoạch tỷ mỷ hơn được thực hiện. Một điểm thuận lợi khác là khi các nhóm hoặc các công ty khác nhau cũng tham gia liên đới vào việc đưa ra quyết định, thì quá trình này sẽ dài hơn và cho phép một mối quan hệ mạnh mẽ và đáng tin cậy hơn để phát triển, và như thế nó cũng làm cho việc thực thi các quyết định được diễn ra thuận lợi.

Lời khuyên cho các doanh nhân nước ngoài

★ Cần luôn nhận thức sẵn sàng là việc đưa ra 1 quyết định sẽ mất nhiều thời gian hơn so với văn hóa nước mình, và sẽ cần có nhiều cuộc họp và thư từ trao đổi hơn

★ Hãy chuẩn bị thật nhiều thông tin càng chi tiết càng tốt để đưa ra khi có yêu cầu

★ Thể hiện sự kiên nhẫn và tận tụy trong suốt quá trình. Sự tận tụy thường xuyên của bạn với tổ chức chính là yếu tố quyết định.

★ Hãy trao đổi với các đối tác thường xuyên để thể hiện sự tận tâm của bạn và sự sẵn sàng cung cấp các câu trả lời khi được hỏi.

★ Hãy dành thời gian để xây dựng một mối quan hệ rộng rãi và tìm những người cốt lõi có quyền lực và kinh nghiệm trong việc đưa ra quyết định trong các tổ chức Nhật.

★ Duy trì liên lạc với các tổ chức Nhật sẽ giúp bạn biết được người Nhật đang ở giai đoạn nào trong quá trình đưa ra quyết định.

★ Tránh đưa ra quyết định quá nhanh chóng và thúc giục quyết định nhanh chóng

★ Chắc chắn rằng team của bạn đang thực sự đồng thuận với nhau, tránh thể hiện sự bất đồng quan điểm ngay giữa những member của team bạn trước mặt khách hàng Nhật.

b. Hợp đồng

Thái độ của người Nhật đối với Hợp đồng

Sự khác biệt về thái độ đối với hợp đồng dẫn tới sự khó khăn cho các doanh nhân nước ngoài khi làm việc với các công ty Nhật Bản. Một trong những phàn nàn lớn nhất là các hợp đồng Nhật Bản rất "mơ hồ", những văn bản quá vắn tắt, không miêu tả chi tiết một cách đầy đủ để tránh tranh chấp ở các giai đoạn sau; và người Nhật thì lại phàn nàn là các hợp đồng phương Tây chi tiết 1 cách quá mức. Một phàn nàn thường xuyên khác là người Nhật không nhất thiết phải dính vào các điều khoản của 1 hợp đồng.

Với bối cảnh văn hóa định hướng các mối quan hệ như Nhật Bản, một hợp đồng được xem như một mẩu giấy có ghi tóm lược một quyết định nào đó và được coi như sự thể hiện sẵn sàng giao thương kinh doanh, hơn là một loạt những lời hứa hay những giới hạn được đặc định sẵn bắt mọi người phải cứng nhắc tuân theo bất chấp cả những thay đổi về hoàn cảnh.

Nói chung Nhật Bản là 1 xã hội ít có những kiện tụng so với các nước phương Tây do những lý do dưới đây. Đầu tiên là vì người Nhật mong muốn, khát khao duy trì một sự hài hòa, hòa thuận, tránh gây xung đột bằng cách xây dựng những mối quan hệ khăng khít bền vững. Việc đưa đối tác ra trước tòa cũng đồng nghĩa với việc chấm dứt ký vào bản chấm dứt mọi mối quan hệ.

Thứ hai việc kiện tụng tranh chấp ở Nhật thì diễn ra rất chậm chạp và đắt đỏ. Số lượng luật sư được quy định ở Nhật và ở toàn quốc thì chỉ bằng số lượng luật sư được tìm thấy ở 1 thành phố lớn ở Mỹ. Ở Nhật, các luật sư khi được dùng thường được chỉ được đưa vào để giải quyết các vấn đề một khi có vấn đề phát sinh, không giống như phương Tây các luật sư sẽ được đưa vào ngay từ giai đoạn sớm khi thảo hợp đồng để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng của mình.

Khi một hợp đồng được thảo giữa 2 công ty Nhật, hợp đồng sẽ được xem như một bản tóm lược của một quá trình đàm phán lâu dài được thực hiện giữa 2 bên, mà không cần những sự trợ giúp về mặt pháp lý. Việc yêu cầu những quy định chi tiết trong hợp đồng sẽ chỉ ra sự thiếu tin tưởng và làm hỏng mối quan hệ. Thậm chí những cách thức thực hiện theo đúng quy chuẩn ở Phương Tây như yêu cầu 1 công ty ký một thỏa thuận bí mật có thể đôi khi bị hiểu sai bởi các công ty Nhật, người Nhật sẽ có cảm giác rằng các đối tác nước ngoài không tin tưởng họ. Một sự khác biệt cơ bản khác là ở Nhật, kể cả sau khi đã ký kết, hợp đồng vẫn luôn rất linh hoạt cho phép cả 2 bên có thể đàm phán lại nếu họ thấy việc đó cần thiết.

Những năm gần đây, các công ty Nhật Bản lớn ở khu vực đô thị ngày càng quen với phương thức ký kết hợp đồng phương Tây. Tuy nhiên các công ty nhỏ, đặc biệt là các công ty đóng ở bên ngoài các khu đô thị lớn vẫn thấy thái độ của người phương Tây đối với việc ký kết hợp đồng vẫn có cái gì đó riêng kiểu nước ngoài.

Lời khuyên cho các doanh nhân nước ngoài

Điều này không có nghĩa là các doanh nhân nước ngoài nên từ bỏ hợp đồng trong giao dịch với các công ty Nhật. Tuy nhiên các chiến lược sau đây có thể sẽ có ích:

★ Hãy dành thời gian để xây dựng một mối quan hệ vững chắc, hãy nghĩ về mối quan hệ kinh doanh như là một giao ước cá nhân hơn là một hợp đồng mang tính pháp luật.

★ Nếu đối tác kinh doanh Nhật Bản có vẻ lưỡng lự, miễn cưỡng 'tôn vinh' các điều khoản của hợp đồng thì hãy thử gặp trực tiếp, tìm ra nguyên nhân, hãy đưa ra những điều chỉnh càng sớm càng tốt.

★ Hãy thể hiện thiện ý để một số điều khoản trong hợp đồng ở dạng 'lỏng', không fix cứng.

★ Đảm bảo mọi điều khoản của hợp đồng đều được dịch sang tiếng Nhật.

★ Hãy làm cho các điều khoản của hợp đồng ngắn gọn và dễ hiểu để chúng có thể được hiểu dễ dàng bởi những người nói tiếng Anh không phải bản xứ.

★ Hãy linh hoạt và thiện ý cập nhật lại các điều khoản của hợp đồng sau mỗi cuộc thảo luận trao đổi và thông báo với đối tác kinh doanh.

★ Hãy nghĩ về những ảnh hưởng, hậu quả lâu dài có thể xảy ra do trực dịch các điều khoản của hợp đồng.

★ Hãy chuẩn bị những cách thức khác nhau cho việc ký kết hợp đồng , tùy vào đối tác kinh doanh là ở khu vực thành thị hay nông thông, công ty lớn hay công ty nhỏ.

c. Chia sẻ thông tin

"Nên biết" và "Cần biết"

Trong bối cảnh thấp, những người kinh doanh theo văn hóa hướng về giao nhiệm vụ có xu hướng hạn chế sự tập trung của mình chỉ vào những thông tin "Cần biết", đó là những thông tin mà họ nghĩ họ hoặc người khác cần phải biết để hoàn thành phần việc của mình. Họ không muốn bị ngập với những thông tin "Nên biết", bởi vì họ cũng không có thời gian để xem xét đến nó.

Tuy nhiên ở bối cảnh cao, văn hóa toàn diện thì "Nên biết" cũng là "Cần biết". Nếu một kỹ sư Nhật Bản hỏi điều X thì cái họ kỳ vọng là người kia sẽ giải thích cả điều Y và điều Z, và những điều khác nữa mà có liên quan hoặc là thông tin quan trọng. Kết quả là các yêu cầu thì không phải lúc nào cũng cụ thể và hay rõ ràng, nó đơn giản là điểm khởi đầu để đạt được cái cần thiết. Các đối tác nước ngoài đôi khi phàn nàn rằng các yêu cầu của đối tác Nhật không rõ ràng. Một vài lý do là 1. Yêu cầu không có căn cứ lý lẽ -- người nước ngoài không thể hiểu được vì sao thông tin đó lại được yêu cầu 2. Yêu cầu hoặc thông tin nổi lên từng phần -- điều này xảy ra bởi vì người nước ngoài không đoán trước được tất cả yêu cầu và đáp ứng toàn bộ theo cách mà người Nhật mong đợi, vì vậy người Nhật thường bắt buộc phải theo đuổi lại để có được hành động hoặc thông tin như mong đợi từ phía đối tác nước ngoài.

Lấy thông tin: quá nhiều thông tin

Ngược lại, khi các đối tác nước ngoài nhận được thông tin từ đối tác Nhật Bản, những người nước ngoài đôi khi cảm thấy họ bị ngập với những thông tin cơ bản hoặc chi tiết. Người nước ngoài đến từ các nước có văn hóa ngữ cảnh thấp như Đức hoặc US nhận thấy rằng những giải thích hoặc bài thuyết trình của Nhật rất dễ gây nhầm lẫn. Thay vì nghe một tuyên bố ngắn gọn với những điểm chính đã được rút ra từ thực tiễn và các ví dụ dẫn chứng, họ thấy mình bị mất phương hướng trong vòng xoáy của những thông tin cơ bản mà không thể hiện 1 cách rõ ràng lời kết. Với nỗ lực để có thể trao đổi được toàn bộ mọi vấn đề, người Nhật thường tiến tới 1 điểm chốt thông qua tích lũy dần dần các thông tin nền tảng 1 cách chi tiết. Khi các thông tin nền tảng đầy đủ được đưa ra, nó thậm chí là thừa thải để đưa thêm bất kỳ một kết luận nào nữa. Điều này thường khiến cho người nước ngoài cảm thấy thật sự sốt ruột và phải đề đạt luôn "Vậy điểm mấu chốt ở đây là gì?"

Lấy thông tin: quá ít thông tin

Ở một khía cạnh khác, doanh nhân nước ngoài đôi khi lại phàn nàn rằng họ không thể có được những thông tin quan trọng từ các đối tác Nhật Bản. Điều này có thể xảy ra khi mối quan hệ không tốt hoặc khi người nước ngoài bị coi là người ít tuổi hơn hoặc người ngoài cuộc. Mối quan hệ càng tốt đẹp thì các thông tin trao đổi càng được tự do, thoải mái hơn.

Lời khuyên cho các doanh nhân nước ngoài

Khi bị hỏi thông tin bởi đối tác Nhật Bản:

★ Cung cấp thông tin càng nhiều càng tốt

★ Hãy tìm hiểu các đối tác để biết được loại thông tin nào là cần đối với họ và vì sao nó cần

★ Hãy thiện chí chia sẻ điều mà bạn nghĩ là những thông tin "nên biết"

Khi nghe bài diễn thuyết của người Nhật mà dường như không đưa đến một điểm nào thì:

★ Hãy đừng liên tục ngắt lời để hỏi "Tại sao...", "Cho nên". Việc ngắt lời có thể khiến cho người nói bắt đầu lại bằng những thông tin nền tảng nhiều hơn, hoặc nói lại những cái đã nói rồi.

★ Hãy nghe một cách kiên nhẫn và khích lệ người nói bằng cách thỉnh thoảng gật đầu và tránh những cái nhìn quá mạnh mẽ hoặc nhìn quá lâu.

★ Trong một cuộc nói chuyện một đối một, hãy rút ra những điểm chính từ người nói bằng cách tóm tắt lại, xác nhận lại hoặc nhắc lại những điều mà người kia đã nói. Bạn sẽ giúp cho họ có thể đưa ra điểm chốt một cách nhanh chóng.

Để có nhiều thông tin hơn từ các đối tác Nhật Bản:

★ Phải chú trọng tới hệ thống phân cấp; thông tin có thể không được cấp xuống từ những người có vị trí cao một cách dễ dàng như bạn mong đợi.

★ Trau dồi những mối quan hệ không chính thức.

★ Xây dựng các mối quan hệ thông qua những những mối liên lạc thường xuyên và cả những mối quan hệ xã hội không thường xuyên.

★ Hãy đừng ngần ngại yêu cầu lại thông tin đã yêu cầu trước đó một cách khéo léo

d. Mối quan hệ khách hàng

"Khách hàng là thượng đế"

Sự phân cách trên đây không bắt nguồn từ sự bất lực của người Nhật Bản mà nó bắt nguồn từ sự khác biệt cơ bản trong thái độ đối với mối quan hệ khách hàng - người cung cấp. Ở Nhật Bản có câu nói là okyakusama wa kamisama desu -- "The customer is god." Người Phương Tây thì nói về Định hướng theo khách hàng, và thỉnh thoảng thì họ cũng nói rằng "Khách hàng là Vua". Tuy nhiên những doanh nhân phương Tây chuộng sự bình đẳng thì thường có 1 thời gian khó khăn để chấp nhận một sự thật cơ bản trong văn hóa kinh doanh theo kiểu cấp bậc của Nhật Bản: Khi đó là yêu cầu của khách hàng thì sự vô lý cũng trở nên hợp lý. Một người Nhật Bản nói rằng: "Ở Mỹ, mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ đối tác 2 bên. Còn ở Nhật đó là quyền sở hữu. "

Điều này cũng khiến cho đại diện bán hàng người Nhật cảm thấy khó khăn khi nghĩ về việc "lái khách hàng", hướng khách hàng đi theo đường lối của công ty mình. Các trụ sở ngoài Nhật Bản có thể quyết định ủng hộ hay không ủng hộ việc chỉnh sửa lại sản phẩm, chỉ đơn giản là xem xét quy mô kinh doanh như thế nào. Tuy nhiên về phía Nhật Bản, những quyết định thiển cận như thế này có thể làm tổn hại những mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Bên cạnh đó, những nhà cung cấp khác thì luôn cố gắng hết mình để chỉnh sửa theo yêu cầu, để đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng hay giá cả. Vì vậy bên cạnh mong muốn được phục vụ khách hàng, luôn có một mong muốn thay đổi để phù hợp với các tiêu chuẩn được đề ra bởi các công ty khác trong cùng ngành công nghiệp. Một ví dụ cho điều này chính là việc giảm giá xuống để bù đắp lại cho sự thay đổi của tỷ giá hối đoái. Các công ty phương Tây thường ngần ngại đề xuất giảm giá trừ khi đảm bảo có sự gia tăng về doanh số . Một ví dụ khác là họ luôn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cứng nhắc và bị coi như là quá cao so với mức tiêu chuẩn được chấp nhận ở các quốc gia khác. Tại sao lại làm điều đó ? Bởi vì các nhà cung cấp Nhật Bản khác cũng đang làm như thế và đó là những gì cần để duy trì cạnh tranh trong thị trường Nhật Bản. Trong thế giới kinh doanh Nhật Bản truyền thống, các nỗ lực đưa ra để đáp ứng những đòi hỏi vô lý hiện tại của khách hàng thường được đền đáp theo 1 cách nào đó tính đến quy mô kinh doanh và những cơ hội trong tương lai.

Khi việc kinh doanh ngày ngày càng được toàn cầu hóa, hiệu quả của các khoản chi phí ngày càng trở nên quan trọng, và các công ty Nhật Bản hình thành các mối quan hệ mới với công ty nước ngoài, sự ràng buộc lẫn nhau về nghĩa vụ giữa khách hàng và nhà cung cấp đang bị yếu dần đi. Tốc độ nhanh chóng của công nghệ mới và kinh tế luôn thay đổi cũng đang đòi hỏi sự thay đổi trong phong cách kinh doanh. Các tổ chức cần đáp ứng một cách nhanh chóng với những điều kiện thị trường luôn biến động. Người Nhật Bản cũng nhận ra rằng thậm chí 1 thượng đế - 1 khách hàng cũng có thể phản ứng 1 chiến lược tiếp thị nhỏ, và đây có lẽ là cái đằng sau sự quan tâm đang mọc lên như nấm ở các chương trình đào tạo M.B.A nước ngoài.

Lời khuyên cho các doanh nhân nước ngoài

★ Thậm chí ngay cả khi bạn không thể đáp ứng được những đòi hỏi vô lý của khách hàng thì điều quan trọng là bạn phải cho khách hàng thấy được bạn đã nỗ lực hết sức mình để làm nó.

★ Hãy cố tránh đưa ra những phản ứng tiêu cực ngay lập tức khi nhận được yêu cầu của khách hàng. Hãy biến phản ứng tiêu đổi đó thành thái độ tích cực để tạo một bầu không khí mà thể hiện thiện chí của bạn rất muốn tiếp tục mối quan hệ.

★ Khi cố gắng đưa ra quyết định mà có thể là hỗ trợ hoặc không hỗ trợ yêu cầu của khách hàng thì điều quan trọng là bạn phải vẽ ra được cái gì đằng sau yêu cầu đó. Có những lý do quan trọng mà không ai nghĩ đến việc giải thích nó vì họ cho rằng đó là việc hiển nhiên.

★ Hãy xem xét một bức tranh toàn diện, không chỉ sản phẩm cụ thể lần này hoặc chỉ giao dịch lần này. Hãy xem xét quyết định này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến những giao dịch tiếp theo. Liệu nó có ảnh hưởng đến việc kinh doanh khác với những bộ phận khác. Thậm chí nếu giao dịch của lần này không lớn đi nữa thì liệu nó có tầm quan trọng chiến lược để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.

★ Kể cả nếu bạn quyết định không đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì cũng hãy cố gắng đừng "bỏ rơi" khách hàng. Hãy cố gắng có được sự thỏa hiệp. Nếu bạn đang ngừng một sản phẩm thì hãy xây dựng một kế hoạch hỗ trợ, dừng sản phẩm một cách dần dần và dần dần hướng khách hàng sang sản phẩm mới. Cần thông báo đầy đủ cho khách hàng khi có bất kỳ quyết định thay đổi nào và đảm bảo khách hàng luôn được thông báo với những thông tin được cập nhập thường xuyên.

e. Các buổi họp

Hone/Tatemae

Người Nhật đôi khi nói một điều và sau đó lại làm điều khác bởi vì họ thường che dấu những ý kiến cá nhân hoặc cảm xúc thật sự (honne) ở nơi công cộng, chỉ nói ra những điều chính thống (tatemae). Để học được cảm xúc thật, cần phải có một mối quan hệ tốt giữa mọi người trong đó và cần phải thiết lập một nơi phù hợp -- các buổi họp không phải là nơi cho Honne.

"Tại sao người Nhật không phát biểu trong các buổi họp"

• Họ thiếu tự tin về vốn tiếng Anh của mình

• Họ nghĩ việc ngắt lời người khác là mất lịch sự

• Nếu phát biểu thì cần phải đưa ra một thông tin đầy đủ, một câu trả lời xác đáng hoặc một phản ứng "hoàn hảo"

"Tại sao lại có quá nhiều họp hành và quá nhiều các buổi họp chính thống trong các công ty Nhật"

Đầu tiên họp hành là minh chứng về "form"(hình thức) trong kinh doanh. Việc tổ chức các buổi họp thường xuyên giúp thấm nhuần niềm tin, sự tin tưởng và cam kết giữa những người có liên quan. Ở bối cảnh cao, văn hóa định hướng theo nhóm, các buổi họp chính là để phục vụ cho việc thiết lập bối cảnh để chia sẻ và gắn kết nhóm. Cuối cùng các buổi họp thường được gọi như là buổi bố cáo chính thức cho những quyết định đã được đưa ra thông qua xây dựng sự đồng thuận. Trong quá trình nemawashi, mỗi người liên quan đều thảo luận một cách vô tư về một bản thảo và đưa ra ý kiến của mình để khi tổ chức họp thì mọi thứ được quyết định một cách sẵn sàng.

Lời khuyên cho các doanh nhân nước ngoài

1. Để giúp cho người Nhật tham gia một cách thoải mái và tích cực trong các buổi hợp thì

★ Hãy gửi một lịch trình và những tài liệu văn bản cần thiết trước buổi họp

★ Trong buổi họp, hãy trình bày một cách rõ ràng rằng mục tiêu của buổi họp là để chia sẻ ý kiến, hãy kiểm tra trước để đảm bảo rằng quan hệ cấp bậc sẽ cản trở mọi người không cởi mở để nói ý kiến của mình.

★ Khi đặt câu hỏi, hãy đừng mong đợi hoặc yêu cầu một phản hồi ngay lập tức -- hối thúc để có 1 câu trả lời sẽ chỉ dẫn đến một câu trả lời xã giao hình thức tatemae

★ Hãy nắm được ai là người nói tiếng Anh bản địa và trực tiếp mời riêng họ phát biểu ý kiến của mình

★ Hãy lưu giữ 1 bản record lại những điểm chính của buổi họp bằng cách viết vào bảng kẹp giấy và tóm tắt định kỳ vào mỗi lần kết thúc

2. Để điều chỉnh giữa mục tiêu của buổi họp và các kết quả đạt được:

★ Làm rõ mục tiêu và kỳ vọng trước khi tổ chức buổi họp và nhắc lại nó khi bắt đầu buổi họp

★ Xác nhận các thỏa thuận và các bước tiếp theo vào cuối mỗi buổi họp (ghi lại những điều rút ra vào một bảng kẹp giấy nếu có thể)

★ Xác nhận lại kết quả buổi họp bằng văn bản sau buổi họp như bằng e-mail, fax, v.v

★ Gặp người Nhật trực tiếp bất cứ khi nào có thể để tìm ra honne thật của họ

Trên đây tôi đã trình bày toàn bộ các vấn đề liên quan tới Khoảng cách về giao tiếp do thói quen kinh doanh và một số lời khuyên cho các bạn khi làm việc với khách hàng Nhật. Trong bài tới tôi sẽ trình bày tiếp về Khoảng cách về giao tiếp do những khác biệt về ngôn ngữ. Mời các bạn chú ý theo dõi. Xin cảm ơn các bạn.