PHẦN I: CÁC QUY TẮC ỨNG XỬ CẦN BIẾT TRONG GIAO TIẾP ĐIỆN THOẠI BẰNG TIẾNG NHẬT

Trong bussiness, bởi rất nhiều tình huống và các công việc khác nhau mà chúng ta có nhiều cơ hội tiếp xúc với khách hàng thông qua điện thoai. Đó sẽ là một cơ hội hay là một “điểm trừ”, còn tùy thuộc nhiều vào thói quen và sự ứng biến linh hoạt của người nói. Dù trong hoàn cảnh “không nhìn thấy mặt nhau”, nhưng lại kết nối được với nhau qua câu từ, dụng pháp communicate, và việc các bạn có đang làm tốt những điều cơ bản trong bussiness manner này không thực sự rất quan trọng. Xã hội hiện đại bằng sự phổ cập internet, nhiều bạn trẻ nói rằng “đến bây giờ tôi chỉ quen dùng mobile, chưa từng tiếp cận và sử dụng máy bàn”,và cùng với điều đó, các bạn đều chưa nắm được những manner đó. Điều đó có đặc biệt quan trọng hơn khi các bạn tiếp xúc,làm việc với ngôn ngữ tiếng Nhật, người trẻ đều có xu hướng giao tiếp qua chat, mạng xã hội, messeger...khiến cho họ cảm thấy bất an khi bước vào công việc. Vì vậy bài viết này mình xin được giới thiệu đến mọi người những đều cơ bản nhất, để không nhầm lẫn, và đạt được những bước đi cơ bản trong giao tiếp của mình.

1. Trả lời nhanh chóng, sẵn sàng memo

Không để đối phương chờ là điều ưu tiên hàng đầu. Không cần nghĩ ngợi xem ai là người gọi đến, tu thế tích cực sẵn sàng đón nhận mọi cuộc điện thoại mới là quan trọng. Dù đang làm công việc gì, hãy ưu tiên cho những hồi chuông điện thoại nhé. Và không để lỡ bất cứ thông tin nào, bạn hay sẵn sàng sổ memo trên bàn mọi lúc.

2. Hãy nói「お待たせいたしました。」khi đổ quá 3 hồi chuông

Người Nhật có câu “三鈴は職場の恥”, 3 hồi chuông là sự mất mặt nơi công sở, nghĩa là trong bussiness, điều quan trọng đầu tiên là nhanh chóng bắt điện thoại. Có nhiều công ty đặt ra quy tắc tối thiểu phải bắt máy ngay từ hồi chuông đầu tiên, nhưng dù là công ty nào thì cơ bản đừng để nó vượt qua con số 2 bạn nhé. Và nếu lỡ như để chạm đến cón số 3, đừng quên đính kèm câu quen thuộc 3「お待たせいたしました。」như một lời xin lỗi đến khách hàng, đối tác. Thực tế, về mặt cảm quan thời gian, 2 hay 3 cũng không có gì khác nhau, nhưng trong bussiness manner của toàn xã hội nhật, nhận thức về chúng lại hoàn toàn khác nhau. Do vậy để có thể tạo ấn tượng thật tốt, không bị coi là vô trách nhiệm, lơ là công việc, thì hãy đắc biệt chú ý đến điều này nhé.

3. 「もしもし」: NG

Khi có điện thoại đến, thông thường câu đầu tiên sẽ là 「お電話ありがとうございます。株式会社●●でございます。」hoặc「はい、株式会社▲▲でございます。」 Các bạn sử dụng câu nào cũng được, tuy nhiên nếu thồng nhất 1 cách nói trong toàn công ty sẽ mang đến sự chuyên nghiệp, tự tin hơn rất nhiều. Có nơi dùng ngay danh xưng một loạt ngay từ lời chào đầu tiên như: 「株式会社●●　□□部　山田が受けました。」, nhưng nếu là cuộc điện thoại thẳng đến công ty thì có vẻ điều này cũng chưa cần thiết (ngoại trừ các trường hợp đã thành quy tắc ở một số công ty) Ấn tượng đầu tiên có thể được xác lập ngay từ những điều đầu tiên này, nên các bạn hãy chuẩn bị cho mình cả tông, ngữ khí sao cho phù hợp, khiến khách hàng, đối tác dễ nghe, dễ nắm bắt thông tin và có thiện cảm hơn với chình bản thân và công ty mình đang làm việc nhé.

4. Tươi cười, chuẩn bị tư thế, tác phong ngay cả khi nói chuyện bằng điện thoại.

Nói chuyện qua điện thoại thì chẳng ai nhìn thấy, chống cằm, khuôn mặt uể oải, vắt chân….thì cũng chẳng ai biết. Trường hợp này không phải hiểm, nhất là ở Việt Nam mình, thế nhưng người Nhật thì không vậy, dù qua điện thoại, đối tác tinh ý có thể nhận ra đối phương đang trả lời điện thoại bằng giọng điệu, tông âm như thế nào. Thái độ là thứ có thể truyền đạt qua giọng nói, vì vậy dù là trước mặt hay điện thoại, bạn hãy thể hiện một tư thế tích cực nhất, khiến cho đối phương cảm thấy mình được chào đón, tôn trọng như đang đối thoại trực tiếp. Thế nhưng ngược lại, nếu không phải là mình nhận điện thoại mà là người khác, hãy giữ yên lặng, việc cười cợt, to tiếng sẽ vô tình lọt vào ống nghe, khiến khách hàng có ấn tượng「不真面目な会社」, vô hình chung đã làm mất điểm trầm trọng rồi.

5. Dù không phải đối tác quen thuộc cũng hãy nói「いつもお世話になっております。」

Đã quá quen thuộc với câu nói này, khi mà câu đầu tiên xưng danh, thì phía bên kia cũng vậy. Trở thành thông lệ, từ lần sau đó 2 bên đều sẽ nói「いつもお世話になっております。」 Tuy thế, không chỉ giới hạn cho người quen, ngay cả khác hàng lần đầu gọi đến nó cũng là một quy tắc giao tiếp không thể thiếu của người Nhật.

6. Xác nhận khi đối phương không xưng tên.

Ở công ty, có vô số những cuộc điện thoại từ nhiều người bằng nhiều mục đích khác nhau gọi đến. Và không hẳn lần nào cũng là “một cuộc điện thoại tốt”. Dù là cuộc điện thoại với mục đích nào hãy chắc chắc bạn có thể xác nhận được tên, công ty người gọi đến bằng 「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」hoặc「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか。」 Nhân tiện thì có thể bạn nghe đến hoặc bắt gặp cụm「お名前頂戴できますか。」thì hãy tránh nhé, vì nó bị nhầm mất rồi, vốn 頂戴する là khiêm nhường ngữ của もらう nên dùng sẽ không hợp lý.

*Bài viết được tham khảo và dịch từ nguồn: https://liginc.co.jp/life/useful-info/105172 *