Hiểu chính xác về tính quan trọng của horenso

Tính quan trọng của Horenso

Horenso(報連相) là viết tắt của cụm từ 報告・連絡・相談. Bản thân bạn đã hiểu một cách chính xác và đầy đủ về horenso chưa ?

  • Leader hoặc khách hàng hỏi [tình hình cái này thế nào rồi ]
  • Delivery của project bị chậm
  • Thường xuyên back lại những delivery hoặc những submit

Những vấn đề ở trên nguyên nhân chủ yếu là do vấn đề horenso, làm đánh giá về bản thân bị giảm xuống và performance của team, công ty bị giảm xuống.

1. Vậy thì horenso là gì

Như đã giải thích ở trên horenso là ký tự viết tắt của [報告・連絡・相談]. Cụ thể như sau

1.1. Báo cáo (報告) Đối với những chỉ thị, mệnh lệnh từ cấp trên thì cấp dưới cần thông báo kết quả tình hình công việc. Báo cáo thông thường là sẽ từ cấp dưới gửi đến cấp trên hoặc người vào sau gửi đến người vào trước Ví dụ: Request từ TL tạo document, báo cáo tiến độ

1.2. Liên lạc (連絡) Là thông báo thông tin đến người liên quan và không được đưa ý kiến phán đoán cá nhân vào. Ngoài ra không liên quan đến member hay leader ai cũng có thể gửi liên lạc và nhận liên lạc. Ví dụ: Liên lạc cuối tuần diễn ra buổi lễ tri ân

1.3 Trao đổi (相談) Khi phân vân khó phán đoán muốn nghe ý kiến thì hỏi ý kiến leader hoặc người vào trước hoặc đồng nghiệp để trao đổi nhận được tư vấn. Ví dụ: tiến độ project đang ko tiến Theo schedule thì làm thế nào bây giờ trao đổi với đồng nghiệp

2. Tính quan trọng của horenso

Tại sao horenso lại quan trọng ???

Không báo cáo thì làm sao

  • Không báo báo tiến độ công việc được chỉ thị từ leader thì leader cảm thấy bất an và mất thời gian confirm
  • Sẽ bị phàn nàn nhưng không báo cáo thì làm tăng trách nhiệm lên leader sẽ không làm giảm thiệt hại được
  • Trường hợp tiến độ project có sự thay đổi ko báo cáo điểm thay đổi thì khi có phát sinh thì leader sẽ không đối ứng được

Không liên lạc thì làm sao

  • Thời gian MTG đến ngày mới báo thì ko control được những người cần phải tham gia
  • Khi đến muộn mà không liên lạc trước thì gây cảm giác bất an và lấy thời gian của đối phương
  • Trường hợp có điểm thay đổi mà không liên lạc thì phát sinh sự lệch lạc và cần các bên phải chỉnh sửa lại nhiều điểm

Không trao đổi thì làm sao

  • Có chỗ không hiểu nhưng không trao đổi mà tự ý làm thì có khả năng phải thay đổi lại công việc
  • Không trao đổi với ai mà làm một mình những task có nhiều người tham gia có thể làm giảm chất lượng
  • Không đạt được mục tiêu mà không trao đổi với leader vô hình đẩy trách nhiệm sang leader

Từ việc không làm tốt horenso đến phát sinh tổn thất cho công ty Như đã giải thích ở trên việc horenso không thực hiện được tốt ở nhiều team thì sẽ gây thiệt hại cho công ty, không chỉ làm giảm đánh giá về member mà còn làm giảm performance của team và của cả công ty Hơn nữa, những việc mang tính chu trình(cycle) việc không làm được horenso tốt thì sẽ phát sinh những risk và trong team có không khí căng thẳng nặng nề. Điều đó càng làm khó cho việc horenso, dần dần làm giảm perfomance của công việc xuống.

Về những lý do để tầm quan trọng của việc horenso thì có rất nhiều nhưng trước tiên cần hiểu được là nếu không thực hiện được tốt horenso sẽ gây tổn thất, thiệt hại cho team, cho công ty.

3. Point quan trọng của horenso

Cùng đi tìm hiểu chi tiết thêm 1 chút về horenso.

3.1. Báo cáo khi nào thì hợp lý và bằng phương pháp nào?

Thời gian báo cáo Khi báo cáo những request từ cấp trên, điều quan trọng đầu tiên là nắm lấy thời gian báo cáo. Dưới đây là những thời điểm cần report

  • Khi kết thúc công việc được chỉ thị
  • Báo cáo trung gian của những công việc kéo dài thời gian
  • Khi cần thay đổi cách thức làm việc
  • Khi có thông tin mới
  • Khi tìm thấy phương pháp cải tiến mới của công việc
  • Khi có lỗi Điều quan trọng nhất là làm cho đối phương không có cảm giác bất an. Đối với những công việc được chỉ thị, được uỷ thác mà không báo cáo ở một thời điểm thích hợp thì làm cho đối phương rất bất an, AI cũng muốn làm việc với những người mà không có một cảm giác bất an, lo lắng

Phương pháp báo cáo Liên quan đến các phương pháp báo cáo thì có thể sẽ có 2 phương pháp sau đây. Không phụ thuộc vào thời gian báo cáo mà là tuỳ nội dung báo cáo mà thay đổi phương pháp báo cáo.

Báo cáo miệng Trường hợp khẩn cấp , tiến hành báo cáo bằng miệng một cách đơn giản. Đầu tiên là từ kết luận sau đó đưa ra chi tiết tình hình và truyền đạt sự thật. Ngoài ra những ý kiến cá nhân thì là nguyên nhân chính dẫn tới leader phán đoán sai vì thế mà đưa những từ ngữ như là [cái này là ý kiến cá nhân cảm tưởng] Khi tổng hợp ý kiến mà có phán đoán thì cần phải nói rõ ràng đây là ý kiến cá nhân

Báo cáo bằng văn bản Trường hợp nội dung phức tạp hoặc trường hợp sử dụng biểu đồ để dễ hiểu chẳng hạn thì cần báo cáo bằng văn bản miêu tả chi tiết thời gian, số lượng cần chính xác ví dụ như đến khi nào dự kiến hoàn thành bao nhiêu % chẳng hạn Trường hợp báo cáo bằng mail cần chắc chắc người nhận phải đọc mail thì sau khi gửi mail thì in ra và đặt lên bàn người nhận. Hiểu cách làm việc và schedule của đối phương rồi từ đó suy nghĩ về cách báo cáo cho phù hợp

Thay đổi phương pháp liên lạc tuỳ vào công việc nhưng liên lạc đơn giản nhất trong khả năng Tuỳ vào nội dung, đối tượng, độ khẩn cấp, độ quan trọng mà phương pháp liên lạc khác nhau

  • Những việc đơn giản, khẩn cấp: liên lạc nhanh chóng bằng miệng, điện thoại hoặc fax
  • Những việc thông báo đến nhiều người: trong morning meeting hoặc setting meeting tập hợp mọi người lại thông báo với mọi người
  • Những việc cần viết là các trường hợp sau
    • áp dụng với toán học
    • Liên quan đến phương hướng
    • Những việc quan trọng
    • Những việc phức tạp cần truyền tay nhau xem, thông báo
    • Cần giữ lại kỷ lục
    • truyền thông không bị nhầm lẫn
    • Những việc đã được chế độ hoá
    • Khi cần chỉ ra grap hoặc biểu đồ

Liên quan đến việc liên lạc thì dựa trên 3 tiêu chuẩn ở trên để chia ra sử dụng Lấy những thông tin cần thiết nhất để truyền đạt Khó nhận được tư vấn tốt từ leader thì không đạt được kết quả. Để nhận được tư vấn chính xác thì không chỉ có truyền đạt hết những thông tin có thể truyền đạt là được. Để nhận được tư vấn tốt thì cần truyền đạt hết những thông tin có thể truyền đạt và cũng cần chú ý đến phương pháp truyền đạt. Truyền đạt không đủ thông tin, cách truyền đạt không được tốt thì sẽ rất khó cho người cần trao đổi để đưa ra được tư vấn tốt.

Ví dụ: Anh A báo project đang phụ trách đang không có vấn đề chạy không được tốt lắm thì người cần trao đổi sẽ

  • Vấn đề chạy ko được tốt là gì
  • Anh A này muốn nhận được tư vấn gì
  • Project này là project nào

Trường hợp này khi trao đổi mà không truyền đạt hết thông tin thì phía người trao đổi mất thời gian trao đổi confirm không thể nào đưa ra tư vấn tốt được. Ngoài ra nếu những thông tin bạn nắm được mà đưa ra chỉ một phần nhỏ thì cũng khó có thể nhận được tư vấn tốt.

Có thể là sẽ đưa ra thông tin lần lượt trong quá trình trao đổi thì cuối cùng cũng có thể nhận được tư vấn ideal tốt nhưng mà ngay từ đầu truyền đạt hết thông tin cần thiết thì sẽ tốt hơn. Đầu tiên dựa vào 3 yêu cầu dưới đây và điều chỉnh những thông tin mình có được để truyền đạt đến đối tượng cần trao đổi. - Hiện trạng vấn đề muốn trao đổi - Chỉ ra vấn đề muốn trao đổi **- Trước khi trao đổi đã thực hiện làm cái gì và trạng thái sau khi làm, lý do không được **

Nếu truyền đạt Theo 3 phần trên thì phía được trao đổi sẽ clear được thông tin vấn đề đang ở đâu làm sao để đưa ra tư vấn.

4. Không thực hiện tốt horenso có phải do bạn

Hiểu nội dung horenso thì cũng hiểu point vì thế từ ngày mai tiến hành horenso một cách cẩn thận. Tuy nhiên không phải tất cả đều thực hiện được vì có một số lý do sau đây

  • bản thân phán đoán ko cần thiết nói
  • để thời gian report lại phía sau
  • có tâm lý ngại nói những điều sai
  • có cảm giác cách làm của mình đúng
  • nghĩ là không cần report giữa chừng

Việc không cần thiết thì không cần tiến hành horenso nhưng mà cần thiết hay không cần thiết thì phụ thuộc nhiều yếu tố tuỳ vào cấp trên và khách hàng của bạn Ví dụ nhưng ông leader A thì bảo là OK về khoảng thời gian báo cáo nhưng leader B lại thấy không được

5. Trước tiền hãy tạo rule

Khi tiến hành horenso tốt và đầy đủ thì cần có rule giữa mình và đối phương. Ví dụ

  • Báo cáo bằng mail hàng ngày cho người phụ trách project
  • Liên lạc trước 12 giờ ngày hôm trước về nội dung, địa điểm, thời gian và số lượng người tham gia
  • tiến độ của project có sự bất ổn thì liên lạc luôn

Việc tạo những rule này không phụ thuộc vào leader nào cả, khách hàng nào cả, việc tạo rule này sẽ giúp cho việc thực thi horenso smooth hơn.

6. Daily report cũng rất quan trọng

Daily report cũng rất quan trọng, hiện tại đã thực hiện một cách hợp lý chưa ? Có rất nhiều người làm nhiều dự án hoặc làm nhiều khách hàng khác nhau thì rất khó để nắm được tình hình tiến độ hoặc tình hình resource vì thế có task mới có ổn không? có cần sự trợ giúp không? rất khó để phán đoán. Tuy nhiên, có daily report thì tình hình resource của bản thân và tiến độ của project có thể share được cho toàn bộ member của dự án.

7. Tổng kết

Có rất nhiều người đang chưa thực hiện tốt horenso nên hãy tăng cao perfomance của bản thân, team, công ty bằng cách thực hiện tốt horenso.