Đơn giản mà hiệu quả! 7 đặc điểm của người giỏi giao tiếp và bí quyết để cải thiện khả năng giao tiếp của họ là gì? (P.1)

Có thể nhiều người nghĩ rằng kỹ năng giao tiếp chỉ cần thiết đối với một số ngành nghề, công việc đặc thù như kinh doanh, truyền thông, sales,... còn trong CNTT thì cũng không quan trọng lắm đúng không nhỉ?

Tuy nhiên, bản thân mình nghĩ rằng hàng ngày chúng ta giao tiếp với bạn bè, với người thân, với đồng nghiệp, với bà bán rau ngoài chợ,... thì đó cũng là lúc kỹ năng giao tiếp sẽ quyết định ra các kết quả khác nhau.

Vậy nên dạo gần đây mình cũng muốn tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, ít nhất là cải thiện được khả năng hiện tại của mình và tình cờ đọc được một bài viết khá hay và thú vị. Trong bài này mình sẽ tóm tắt các ý chính của bài viết đó, còn bạn nào muốn đọc đầy đủ thì mình có để link ở đây nhé.

Let's go !!!

Lời nói đầu

Giao tiếp là nỗi trăn trở của gần như tất cả mọi người chứ không phải là vấn đề của riêng ai. Có thể bạn đã từng nhìn thấy một người giỏi giao tiếp và nghĩ rằng "tôi muốn được như người đó" để giải quyết các vấn đề dưới đây chả hạn:

• Muốn phá vỡ bầu không khí căng thẳng đã khiến cho cuộc trò chuyện lần đầu với người khác không thể tiếp tục được
• Dù cho nói bao nhiêu lần thì cấp dưới vẫn thực hiện sai
• Tôi muốn sử dụng từ ngữ một cách khéo léo, muốn cuộc trò chuyện có thể kéo dài một cách vui vẻ hơn
• Tôi muốn nghe và hiểu đầy đủ những thứ mà cấp trên, người tiền bối nói
• Tôi không biết phải nên nói gì với đối tác kinh doanh
• Tôi muốn cải thiện mối quan hệ và các cuộc nói chuyện với người yêu, người thân trong gia đình.

Rất nhiều người đã nhận ra rằng giao tiếp có tầm ảnh hưởng quan trọng trong công việc hàng ngày, trong các mối quan hệ, và đồng thời là trong cuộc sống nói chung. Anthony Robins, huấn luyện viên số 1 thế giới đã nói với các khách hàng nổi tiếng của mình, VD như Cựu tổng thống Mỹ Clinton, công nương Diana,... rằng:

Chất lượng giao tiếp ảnh hưởng đến cuộc sống.

Và xung quanh chúng ta hiện nay, khoảng 80% công ty coi kỹ năng giao tiếp là một mục quan trọng khi tuyển dụng nhân lực. Đến đây thì mọi người chắc cũng thấy được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp rồi đúng không?

Vậy thì làm thế nào để cải thiện khả năng giao tiếp đây?

Lưu ý rằng kỹ năng giao tiếp không thể đo được bằng các con số, mà tất cả đều được đánh giá từ đối tượng mà bạn giao tiếp.

• Tôi rất vui vì đã nói chuyện với người này
• Cuộc nói chuyện với người này rất dễ hiểu
• Muốn tiếp tục nói chuyện với người này

Nếu đối phương có những cảm nhận như vậy thì có thể nói rằng người này có khả năng giao tiếp rất tốt.

7 đặc điểm của người giỏi giao tiếp

1. Có hứng thú, mối quan tâm mạnh mẽ tới đối phương

Yếu tố cơ bản nhất của một người giỏi giao tiếp là mức độ hứng thú, quan tâm tới đối phương (người). Giao tiếp là cách để biết suy nghĩ, nhận thức của nhau về các sự vật, cảm xúc, kinh nghiệm và các thông tin. Việc bạn có muốn quan tâm hay không đến các thông tin của đối phương cũng sẽ ảnh hưởng khác nhau tới mối quan hệ tin tương, như trong hình dưới đây:

• B: có hứng thú, mối quan tâm sâu sắc đến các thông tin của A
• C: có hứng thú, mối quan tâm ít đến các thông tin của A
• ==> Đối với A: B là người biết rõ hơn các thông tin của mình nên cảm thấy B sẽ an toàn hơn.

Con người có xu hướng có thiện cảm và tin tưởng đối với người nào hiểu và thông cảm với chính bản thân mình.

Vì vậy, bất kể trong công việc hay chuyện riêng tư, quan tâm đến đối phương là điều không thể thiếu nếu bạn muốn cải thiện khả năng giao tiếp để tạo dựng mối quan hệ tin tưởng với người khác.

Để lấy cái cớ cho những việc mình nên quan tâm khi giao tiếp, các bạn có thể tham khảo các mục dưới đây:

• Để ý đến những thứ bạn học được từ đối phương
• Để ý đến những thứ bạn có thể giúp được cho đối phương
• Tìm sự khác nhau giữa bạn và đối phương
• Tìm điểm chung giữa bạn và đối phương

Bằng cách trao đổi với đối phương và để ý tới những điều trên, bạn có thể tạo ra các cơ hội đầu tiên để mở rộng và đào sâu thông tin, từ đó tăng thêm mức độ quan tâm với đối phương.

2. Có thể đọc tâm lý đối phương

Trong những lời nói hàng ngày, nếu ví cảm xúc của chúng ta là tảng băng trôi thì thông tin mà mọi người thấy được chỉ là một phần nhỏ trên mặt biển của tảng băng trôi đó mà thôi. Và những người có kỹ năng giao tiếp cao rất giỏi trong việc nắm bắt ý định và cảm xúc thực sự ẩn sâu phía bên dưới lớp băng trôi đó.

Chúng ta hãy thử xem một đoạn hội thoại của người không nắm bắt được ý định của đối phương nhé:

• A: Mấy hôm trước, tôi đã phạm một lỗi khi làm việc...
• B: Thế à.
• A: Uhm...

Theo kiểu này, nếu đơn giản chỉ đáp lại lời mở đầu câu chuyện của đối phương thì cuộc hội thoại sẽ nhanh chóng kết thúc. Và khi đó thì A sẽ nghĩ như sau: "Người này có vẻ không có hứng thú với câu chuyện của mình, nói chuyện bây giờ có thể sẽ gây khó chịu nhỉ? Quả là một người khó bắt chuyện."

Ở đây thì mục đích của đối phương không phải là báo cáo với bạn, mà là muốn truyền đạt, muốn bạn hiểu câu chuyện của đối phương. Vậy nên việc nắm được ẩn ý, cảm giác đó của đối phương là cực kỳ quan trọng.

Và dưới đây là đoạn hội thoại của người nắm bắt được ý định của đối phương:

• A: Mấy hôm trước, tôi đã phạm một lỗi khi làm việc...
• B: Nhọ nhỉ? Không phải do làm vội quá chứ? Xảy ra chuyện gì thế?
• A: Thật luôn, tôi toát cả mồ hôi hột luôn mà...
• (tiếp tục)

Mọi người có xu hướng rất tin tưởng vào người mà hiểu được những câu chuyện và cảm xúc rất khó nói ra của họ.

Vậy nên, một người giỏi giao tiếp là người không chỉ nghe ngôn ngữ của đối phương mà còn để ý những biểu hiện phi ngôn ngữ như nét mặt, giọng điệu,...ngoài ra còn đứng trên lập trường của đối phương để cảm nhận câu chuyện đó.

3. Tạo cảm giác thống nhất với đối phương

Những người có kỹ năng giao tiếp giỏi thường giỏi hơn hẳn người khác trong việc nói chuyện cởi mở và tạo được sự tin tưởng từ phía đối phương. Hãy thử để ý xung quanh bạn xem, tôi nghĩ rằng sẽ có người mà có thể ngay lập tức thân quen với người khác ngay từ lần gặp đầu tiên đấy.

Có thể nói rằng, việc tạo cảm giác thống nhất với đối phương sẽ giúp cho những người giỏi giao tiếp có thể ngay lập tức mở lòng với đối phương và khiến cho đối phương cũng mở lòng lại với chính mình.

Trong tâm lý học NLP (Neuro Linguistic Programming), để xây dựng được mối quan hệ đáng tin cậy thì có 2 kỹ năng dưới đây thường được áp dụng:

• Mirroring (Phản chiếu)
• Pacing (Đồng hành)

Mirroring (phản chiếu) - là việc điều chỉnh các nét mặt, biểu cảm, hành động, cử chỉ,...phù hợp với đối phương.

VD:

1. Cả hai cùng để tay dưới bàn
2. Đối phương bắt đầu để tay trên bàn
3. Bản thân mình cũng sẽ từ từ di chuyển tay đặt trên bàn

Pacing (Đồng hành) - tức là điều chỉnh tốc độ, tông giọng, âm điệu lời nói phù hợp với đối phương.

Lí do tại sao việc điều chỉnh phù hợp với đối phương lại có tác dụng tạo được mối quan hệ tin cậy sâu sắc là bởi vì mọi người thường có cảm giác ưu ái, gần gũi và yên tâm với những người trông giống họ (có những điểm tương đồng với nhau).

Ví dụ: Bạn có thấy rằng, ở lần nói chuyện đầu tiên, nếu như biết rằng cả hai người đều cùng quê thì sẽ rất thân tình và dễ nói chuyện hơn đúng không?

Ngoài ra, nếu cùng trường cấp 3, cùng quê thì câu chuyện xoay quanh về quê hương sẽ được trao đổi rất sôi nổi đúng không?

Hoặc, nếu là chung fan của một nghệ sĩ nào đấy thì cuộc nói chuyện sẽ dần hứng thú và kéo dài mãi,...

Tóm lại, những nhóm người có mối quan hệ tin cậy với nhau thì được xây dựng bởi nhiều điểm chung giữa họ. Vậy nên, với việc điều chỉnh động tác, giọng điệu gần giống với đối phương sẽ có tác dụng cố tình thiết lập ra các điểm chung, từ đó dần xây dựng được mối quan hệ tin cậy giữa 2 người.

Đây là một kỹ năng đơn giản và hiệu quả nhưng nếu thực lòng bạn không muốn xây dựng một mối quan hệ tin cậy, bền vững thì rất có thể sẽ bị đối phương nhìn thấu ý đồ thực sự. Vì vậy, hãy sử dụng kỹ năng này với sự chân thành của chính mình nhé.

4. Nắm được điểm cốt lõi trong cách nghe

Giống như câu "người nói chuyện giỏi là người giỏi lắng nghe", những người giỏi giao tiếp thường sẽ tập trung vào câu chuyện, từ đó khai thác, mở rộng câu chuyện dựa vào các điểm chính đã nghe được.

Trong giới tư vấn, huấn luyện và tâm lý học, việc nghe câu chuyện của người khác được gọi là "lắng nghe". Để hiểu rõ khách hàng cũng như để đối phương nói ra được ý định thực sự thì lắng nghe là một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong giao tiếp.

Nói cách khác, lắng nghe cũng là một thái độ cơ bản để tương tác với khách hàng, đối phương.

Mặc khác, những người thường gặp trở ngại về các vấn đề "không thể tiếp tục cuộc trò chuyện", "không biết nên nói gì tiếp theo",... thường nghĩ rằng "giao tiếp" = "nói".

Giao tiếp là hiểu được suy nghĩ của đối phương, và đó cũng là mục đích của các cuộc hội thoại. Người chỉ luôn miệng ra rả về chuyện của mình mà không quan tâm tới câu chuyện của đối phương thì ngược lại cũng sẽ rơi vào hoàn cảnh bị người khác không lắng nghe chuyện của chính mình, vậy nên hãy chú ý nhé.

Để kỹ năng giao tiếp của mình trở nên giỏi hơn thì trước hết, việc quan trọng là phải chăm chú lắng nghe một cách cẩn thận. Và để lắng nghe đối phương và tiếp tục được cuộc hội thoại thì có 3 điểm chính dưới đây cần chú ý:

• Sử dụng những cái gật đầu và từ ngữ thể hiện phản ứng của mình đối với câu chuyện của đối phương (ừm, à,...) khi giao tiếp
• Tìm những điểm chung với đối phương và dựa vào đó để làm sống động cuộc trò chuyện
• Tìm hiểu, đào sâu về những thứ đối phương quan tâm

Tuy nhiên, mọi thứ đều dễ dàng hơn bạn nghĩ nếu bạn lắng nghe đối phương một cách chân thành. Khi đó bạn sẽ thấy rằng cuộc nói chuyện sẽ được diễn ra một cách tự nhiên và thoải mái nhất.

5. Nói một cách dễ hiểu

Những người giỏi giao tiếp cũng có chung một đặc điểm lớn là họ nói một cách rất dễ hiểu.

Bí quyết để nói chuyện một cách dễ hiểu là làm rõ được mục đích và kết luận của cuộc trò chuyện bằng cách suy nghĩ về 2 câu hỏi này khi bạn nói chuyện với người khác:

• Bạn muốn truyền đạt vấn đề gì?
• Bạn muốn nhận được gì từ buổi trò chuyện này?

Ở hình đầu tiên, khi làm rõ được mục đích, kết luận mà mình mong muốn, những việc A truyền tải sẽ hướng theo mục đích, kết luận đó mà không lòng vòng, gây khó hiểu như cách B truyền tải (chưa rõ mục đích, kết luận của mình)

Nếu trong cuộc hội thoại bạn đã từng bị hỏi rằng "Chốt lại thì bạn đang muốn nói về cái gì?" thì có lẽ nên cải thiện lại chỗ này. Trong văn hóa Business communication, kết luận thường được đưa ra trước, mục đích là để trước hết mọi người đều biết rằng mục đích của cuộc hội thoại này là gì, muốn nói về vấn đề gì.

Như vậy, việc này có ưu điểm là dù người cực kỳ bận rộn cũng sẽ nhanh chóng nắm được tình hình và đưa ra quyết định. Đặc biệt, trong Business communication thì cần lưu ý 2 điểm dưới đây:

1. Làm rõ mục đích, kết luận và truyền đạt lại cho đối phương trước tiên
2. Trao đổi bằng góc nhìn khách quan trước, sau đó mới đưa ra ý kiến chủ quan của cá nhân

VD:

• Khi báo cáo, đầu tiên nên nói về việc mình sẽ báo cáo là gì. Sau khi đưa ra tất cả thông tin, số liệu thì đưa ra ý kiến cá nhân.

• Tôi muốn báo cáo về vấn đề.....
• Vấn đề là....(áp dụng 5W1H)
• Ý kiến của tôi là.....

• Nếu là tổ chức một cuộc họp, đầu tiên hãy nói về mục đích, mục tiêu của cuộc họp này trước.

• Cuộc họp hôm nay đề cập đến vấn đề...
• Mục tiêu cuối cùng là xác định được số lượng mục tiêu sắp tới và người phụ trách các mục tiêu đó.

(còn tiếp...)