Top 10 sai lầm của BA trong việc thu thập yêu cầu

Elicitation requirements (thu thập, khai thác yêu cầu) là một khía cạnh quan trọng trong công việc của Business Analyst để hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời đưa ra các giải pháp kinh doanh phù hợp. Quá trình này giúp đưa ra những yêu cầu cần thiết để phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ, đảm bảo rằng giải pháp được đưa ra đáp ứng đủ mong đợi của khách hàng. Nếu quá trình thu thập yêu cầu được thực hiện đúng cách, nó có thể giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí cho dự án, đồng thời cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên, nếu quá trình này gặp vấn đề, có thể dẫn đến các sai lầm trong việc hiểu và đáp ứng yêu cầu của khách hàng, dẫn đến việc sản phẩm hoặc dịch vụ không được chấp nhận. Bài viết sau, BAC sẽ nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc thu thập yêu cầu trong phân tích nghiệp vụ đồng thời liệt kê top 10 sai lầm hàng đầu của BA trong việc thu thập yêu cầu. Chần chờ gì mà không bắt đầu tìm hiểu ngay!

1. Không hiểu nhu cầu kinh doanh cơ bản

Môi trường kinh doanh (Business environment) của doanh nghiệp liên tục thay đổi không ngừng, phụ thuộc vào khách hàng, thị trường, công nghệ và tiếp thị (Marketing). Chính những thay đổi này trong môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến việc xác định nhu cầu tiềm ẩn hay những cơ hội mà tổ chức có thể đối mặt. Xác định nhu cầu kinh doanh là một trong những bước quan trọng nhất trong phân tích nghiệp vụ. Nếu không hiểu hay thậm chí xác định sai các nhu cầu nghiệp vụ cơ bản có thể khiến BA không thể xác định được tất cả các bên liên quan cũng như thu thập được các yêu cầu phù hợp.

2. Không xác định được tất cả các bên liên quan có ảnh hưởng

Việc xác định tất cả các bên liên quan ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến nhu cầu nghiệp vụ là việc vô cùng quan trọng. Nếu một bên liên quan được xác định muộn hay tệ hơn là không được xác định, có thể dẫn đến việc thiếu sót các yêu cầu cần thiết và việc sửa đổi các yêu cầu này có thể làm tăng chi phí và tiêu tốn nhiều thời gian của dự án hơn.

3. Coi việc thu thập yêu cầu như một giai đoạn của quy trình

Thực tế, có rất nhiều nhà phân tích nghiệp vụ coi việc khơi gợi/thu thập yêu cầu là một giai đoạn sau khi lập kế hoạch và trước khi phân tích yêu cầu. Nhưng điều này không hoàn toàn chính xác. Nếu nghĩ sâu xa hơn một chút, bạn sẽ nhận thấy thông tin có thể được khai thác bất cứ thời điểm nào khi bạn tương tác với các bên liên quan như nhà tài trợ, domain subject matter experts (SMEs), implementation SMEs, người dùng,... Khai thác, thu thập yêu cầu được thực hiện để hiểu trạng thái hiện tại và khơi gợi ra các yêu cầu nghiệp vụ cần thiết. Trong quá trình phân tích yêu cầu, bạn hoàn toàn có thể xác định được những khoảng trống, những lỗ hổng cần nhắm vào để khai thác thêm. Sau khi triển khai giải pháp mới, thông tin cũng có thể được khai thác từ các bên liên quan thông qua hiệu suất của giải pháp. Do đó, khai thác, khơi gợi và thu thập nhu cầu cần được thực hiện liên tục trong suốt quá trình phân tích nghiệp vụ của dự án.

4. Không đặt câu hỏi thăm dò sâu để khai thác yêu cầu

Khi mới vào nghề, nhiều nhà phân tích nghiệp vụ cho rằng các bên liên quan có thể chủ động cung cấp tất cả thông tin cần thiết cho công việc của mình. Tuy nhiên, cách tiếp cận thụ động này chỉ dẫn đến việc xác định các yêu cầu hạn chế. Vì vậy, nhiệm vụ của nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) là trích xuất hay rút ra các yêu cầu chi tiết từ tâm trí, suy nghĩ của các bên liên quan. Khi đó, BA cần đặt những câu hỏi thăm dò sâu sắc để gợi ra những yêu cầu chi tiết.

5. Không thiết lập kỳ vọng của các bên liên quan

Trong sự nghiệp với tư cách của một nhà phân tích nghiệp vụ, đôi khi bạn sẽ gặp phải một số bên liên quan nêu rất rõ mong muốn của họ. Đây có thể là mong muốn lâu dài hoặc ý nghĩ bất chợt, họ nhiệt huyết như thể đó là nhu cầu của họ và mong đợi chúng được giải quyết nhờ các giải pháp thích hợp. Tuy nhiên, lúc này bạn có thể thấy kỳ vọng của họ không chỉ khó mà còn vượt khỏi tầm với thậm chí viễn vông và không thể thực hiện được. Nếu bạn nắm bắt mong muốn của họ thành yêu cầu thì sau này sẽ rất khó để đáp ứng đúng kỳ vọng. Khi đó, bằng kỹ năng giao tiếp và đàm phán của bạn, bạn cần truyền đạt và thiết lập những kỳ vọng phù hợp với năng lực của doanh nghiệp.

6. Không sử dụng kết hợp các kỹ thuật khơi gợi bổ sung

Khá nhiều nhóm phân tích nghiệp vụ thường chỉ dựa vào một kỹ thuật như phỏng vấn để thu thập thông tin và khơi gợi yêu cầu. Mặc dù phỏng vấn là kỹ thuật khơi gợi yêu cầu hiệu quả nhất, nhưng hiệu quả của nó phụ thuộc hầu như hoàn toàn vào kỹ năng của nhà phân tích nghiệp vụ, chẳng hạn như kiến thức lĩnh vực kinh doanh và khả năng đặt những câu hỏi sâu để thăm dò. Do đó, ngoài các cuộc phỏng vấn, BA cần có kiến thức về các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu cơ bản thường được ứng dụng khác như phân tích tài liệu, quan sát và tạo biểu mẫu. Một nhà phân tích nghiệp vụ cao cấp cần nhiều hơn thế, họ cần sở hữu khối kiến thức về các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu tiên tiến hơn như hoạt động lên ý tưởng, động não (Brainstorming), làm việc nhóm tập trung (Focus Groups), hội thảo yêu cầu (Requirements Workshops) và khảo sát (Surveys). Như vậy, một nhà phân tích nghiệp vụ phải có khả năng phân tích để hiểu tình huống và sử dụng kết hợp các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu bổ sung để phát huy tối đa năng lực của mình.

7. Không gợi ra hay kích thích các giả định và ràng buộc

Hầu hết các yêu cầu thường được nêu ra dựa trên một số giả định được cho là đúng trong thời điểm được thu thập. Yêu cầu sẽ có nguy cơ lớn bị ảnh hưởng nếu những giả định được phát hiện không chính xác sau đó. Ràng buộc là những giới hạn hoặc hạn chế (chẳng hạn như hạn chế về quy định, hạn chế liên quan đến ngân sách, hạn chế về thời gian triển khai,...). Các giải pháp tiềm năng có thể thay đổi nếu có bất kỳ thay đổi nào về các ràng buộc. Nếu các giả định và ràng buộc cơ bản không được nắm bắt, BA sẽ rất khó để đánh giá tác động khi những giả định đó được phát hiện là sai. Đồng thời, cũng rất khó để đo lường đối với các giải pháp tiềm năng nếu các ràng buộc bị thay đổi.

8. Không lên kế hoạch để kích thích yêu cầu lặp đi lặp lại

Để khơi gợi yêu cầu, BA cần liên lạc với các bên liên quan và thương lượng, yêu cầu thời gian của họ. Nhiều nhà phân tích nghiệp vụ không lên kế hoạch để kích thích yêu cầu theo cách lặp đi lặp lại và cho rằng các bên liên quan sẽ cung cấp tất cả thông tin cần thiết cho công việc của họ. Tuy nhiên, hầu hết các bên liên quan không biết lý do tại sao họ lại được liên hệ. Sau các cuộc họp ban đầu, các bên liên quan sẽ có một số ý tưởng về những gì được mong đợi từ họ. Trong các cuộc họp tiếp theo, họ có thể sẽ cung cấp thông tin chi tiết hơn một chút. Vì vậy, để khơi gợi và thu thập thông tin chi tiết, nhà phân tích nghiệp vụ cần lập kế hoạch để kích thích, khơi gợi yêu cầu theo cách lặp đi lặp lại.

9. Không xác nhận thông tin được thu thập

Công việc khơi gợi, kích thích yêu cầu không hề kết thúc khi nhà phân tích nghiệp vụ hoàn tất cuộc trò chuyện với các bên liên quan. BA có nhiệm vụ phải sắp xếp thông tin thu thập được và gửi lại cho các bên liên quan để xem xét. Mục đích của việc này là để kiểm tra và xác minh xem cuộc thảo luận đã được ghi chép chuẩn xác chưa qua đó xác nhận thông tin đã thu thập được.

10. Không hợp tác với các bên liên quan để có được hiểu biết chung về các yêu cầu

Khi các yêu cầu được chia sẻ với các bên liên quan, có thể có sự khác biệt về ý kiến thậm chí có thể xuất hiện một số xung đột giữa các bên liên quan. Nhà phân tích nghiệp vụ phải hợp tác, làm việc với bên trung gian để giải hòa, giải quyết xung đột giữa các bên liên quan để đạt được hiểu biết chung về các yêu cầu. Nhà phân tích nghiệp vụ nên xác định các vấn đề của các bên liên quan và giúp họ xác định các giải pháp để đáp ứng và giải quyết những vấn đề đó. Như vậy, bài viết trên BAC đã đề cập top 10 sai lầm hàng đầu của BA trong việc thu thập yêu cầu. Do đó, để đảm bảo rằng các yêu cầu được thu thập đầy đủ và chính xác, các nhà phân tích nghiệp vụ cần phải hiểu rõ các bên liên quan, sử dụng các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu phù hợp, đặt câu hỏi để thu thập thông tin chi tiết đồng thời thiết lập kỳ vọng của các bên liên quan và đưa ra các giả định, ràng buộc liên quan đến yêu cầu. Tiếp tục tìm hiểu các kiến thức bổ ích liên quan đến công việc Business Analyst tại BAC's Blog nhé!