Quản lý vấn đề là gì?

Quản lý vấn đề là quá trình giúp người khác nhận thức được vấn đề và sau đó giải quyết vấn đề đó nhanh nhất có thể.

Để hiểu được điều này, hãy thực hiện bài tập sau

Có một số vấn đề điển hình trong dự án

Strategy - Chiến lược

• Dự án hết ngân sách
• Thiếu quản lý hỗ trợ cho dự án
• Truyền thông dự án không đạt hiệu quả
• Quy trình quản lý dự án không theo tiêu chuẩn

Definition - Định nghĩa

• Sai mục tiêu dự án
• Phạm vi dự án không được xác định chính xác
• Yêu cầu dự án không rõ ràng

Human Resources - Nguồn nhân lực

• Nhóm dự án thiếu kỹ năng để hoàn thành dự án
• Nhóm dự án quá lớn hoặc quá nhỏ và do đó khó quản lý
• Nhóm dự án được tổ chức kém. Họ không muốn làm việc theo nhóm
• Thiếu các thành viên lành nghề do nghỉ việc hoặc từ chức.

Schedule - Tiến độ

• Tiến độ dự án quá gấp. Bạn không có đủ nhân lực để đáp ứng thời hạn.
• Dự án cần một số đầu vào như thiết bị kiểm thử, công cụ phần mềm, v.v., nhưng có sự chậm trễ trong việc giao hàng.

Tại sao các vấn đề xảy ra?

Có hàng tá lý do gây ra vấn đề. Hầu hết các lý do bắt nguồn từ những sai lầm của người thực hiện. Người Quản lý kiểm thử, người lãnh đạo dự án phải chịu trách nhiệm hoàn toàn cho thất bại của dự án đó.

Dưới đây là một số lỗi phổ biến gây ra sự cố

Kết hợp các nguồn lực với các dự án sai

Ngân hàng Guru99 là dự án lớn và phức tạp. Bạn cần nhiều nhân sự với các kỹ năng kiểm thử . Nhưng bạn đã chọn nguồn lực chính là những người có các kỹ năng phát triển. Vấn đề sẽ là gì?

Các vấn đề sau có thể xảy ra

• Rất nhiều thời gian sẽ bị lãng phí vì các nhà phát triển không được đào tạo kiểm thử & sẽ cần phải học kiểm thử. Thời hạn có thể bị bỏ lỡ.
• Chất lượng kiểm thử có thể bị ảnh hưởng.

Sự phù hợp của các nguồn lực với các dự án là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý dự án và được xem là giai đoạn quan trọng tạo nên thành công dự án. Kết hợp các resources với dự án sẽ đảm bảo các kỹ năng của resources có thể đạt được kỳ vọng của dự án.

Người quản lý dự án thiếu kỹ năng quản lý

Bạn được chỉ định làm Giám đốc kiểm tra của dự án Ngân hàng Guru99. Đó là tin tốt, nhưng bạn chưa bao giờ quản lý một dự án trước đây. Bạn không có bất kỳ kinh nghiệm nào trong việc quản lý một dự án, nó có thể gây ra vấn đề lớn.

Kiểm soát dự án đã khó và thậm chí còn khó hơn nếu người quản lý dự án không có bất kỳ kinh nghiệm nào để quản lý dự án tốt. Kinh nghiệm trong việc điều hành các cuộc họp, trạng thái dự án, quản lý rủi ro và giao dịch với các bên liên quan của dự án là rất quan trọng để phát triển và thực hiện thành công dự án.

Tiến độ dự án

Lịch trình quá chặt chẽ hoặc lỏng lẻo là một trong những lý do khiến tiến độ dự án bị trì hoãn hoặc quá tải. Tình huống này có thể phát sinh nếu người quản lý dự án đặt lịch thời gian không thực tế đối với các nhiệm vụ dự án.

Đánh giá thấp

Biết ai là ai và bạn có thể làm gì. Sai lầm lớn mà người quản lý kiểm thử mắc phải là anh ta nghĩ rằng việc hoàn thành dự án nào cũng dễ dàng. Bạn cần phải thực tế trong suy nghĩ và đảm bảo bạn không đánh giá thấp công việc của bạn ngay từ đầu.

Bỏ qua những vấn đề nhỏ

Một số vấn đề nhỏ hiện tại có thể trở nên tồi tệ hơn trong tương lai. Xem ví dụ sau:

Bỏ qua các vấn đề chỉ làm cho các vấn đề tồi tệ hơn, vì vậy nên chú ý đến các vấn đề này và tìm kiếm một giải pháp thực tế, ngay cả đối với những vấn đề được cho là nhỏ.

Không theo quy trình

Quản lý kiểm thử là một quy trình lớn mà Người quản lý cần tuân thủ nghiêm ngặt. Không theo quy trình có nghĩa là bạn phá vỡ quy tắc.

Có một quy trình sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc và tổ chức giúp giảm nguy cơ các dự án gặp rủi ro.

Không lắng nghe ý kiến người khác

Bạn là người Quản lý kiểm thử của dự án; bạn có vị trí cao nhất trong nhóm dự án. Nhưng bạn không thể làm bất cứ điều gì một mình; bạn cần nhóm dự án của bạn.

Các thành viên trong nhóm có thể nhận thức rõ nhất về những thách thức hoặc vấn đề sắp xảy ra với một dự án thông qua công việc hàng ngày của họ. Nếu Người quản lý không lắng nghe lời khuyên của thành viên và không khuyến khích nhóm dự án của anh ta đưa ra đề xuất, cuối cùng anh ta có thể sẽ kết thúc với dự án thất bại.

Phương pháp quản lý vấn đề

Hãy bắt đầu chủ đề với kịch bản sau đây

Trong dự án Ngân hàng Guru99, để lập Kế hoạch kiểm thử, bạn phải phân tích và làm rõ yêu cầu của khách hàng. Đây là một kịch bản

Trong trường hợp này, một vấn đề đã xảy ra. Nó đến từ khách hàng. Trong năm ngày, họ đã thay đổi yêu cầu 3 lần. Khách hàng hay thay đổi có thể là một rắc rối lớn vì họ không biết mình muốn gì cho đến khi hoàn thành một giai đoạn nhất định.

Chủ đề này sẽ chỉ cho bạn từng bước để giải quyết vấn đề.

Ghi lại

Tại một số thời điểm trong dự án, các rủi ro mà bạn đã xác định trong bước lập kế hoạch , sẽ trở thành sự thật và bạn có vấn đề. Bạn phải ghi lại bất kỳ sự kiện hoặc vấn đề nào đã xảy ra và đe dọa sự thành công của dự án của bạn

Trong nhiều dự án, các vấn đề có khả năng phát sinh khi bắt đầu dự án. Vì vậy, việc thảo luận các vấn đề trong quá trình bắt đầu dự án là phương pháp thông minh để phát hiện các vấn đề.

Khi một vấn đề được xác định, bạn nên thực hiện hành động sau:

Ghi lại các vấn đề của dự án

Một trong những công cụ tốt nhất để ghi lại các vấn đề của dự án là nhật ký vấn đề . Nhật ký vấn đề sẽ giúp bạn tập trung vào việc tìm giải pháp cho một vấn đề.

Bạn có thể tự tạo nhật ký vấn đề hoặc sử dụng mẫu nhật ký trong bài viết này làm tài liệu tham khảo.

Đặt mức độ ưu tiên

Đừng quên mức độ ưu tiên của vấn đề, bạn cần chỉ định mức độ ưu tiên cho một vấn đề. Có ba mức độ ưu tiên của vấn đề thường được sử dụng

Ưu tiên nào bạn sẽ đặt ra cho vấn đề được đề cập trong các chủ đề trên?

Chỉ định chủ sở hữu cho các vấn đề

Chỉ định vấn đề dự án cho người phù hợp nhất để giải quyết nó. Người đó là một người trong hoặc ngoài nhóm dự án. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ định cho ai đó bên ngoài nhóm, hãy đảm bảo họ biết những gì họ đang tham gia!

Đối với vấn đề yêu cầu thay đổi khách hàng ở trên của chúng tôi, bạn có thể chọn một người có kỹ năng giao tiếp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Anh ta sẽ làm việc như một kỹ sư cầu nối để đàm phán với khách hàng, yêu cầu họ khắc phục yêu cầu, để tiến hành dự án.

Theo dõi tình trạng vấn đề

Sau khi chỉ định chủ sở hữu cho vấn đề, bạn phải kiểm tra nhật ký vấn đề và cập nhật trạng thái vấn đề thường xuyên. Các số liệu sau đây đại diện cho loại rủi ro

Báo cáo

Tài liệu về các vấn đề quan trọng của dự án cần được thể hiện trong các báo cáo tiến độ (đánh dấu) thường xuyên của bạn và chuyển các vấn đề ưu tiên cao lên bảng dự án. Giao tiếp là chìa khóa.

Chuyên gia quản lý dự án phụ thuộc rất nhiều vào báo cáo tình trạng vấn đề của dự án, đặc biệt nếu một dự án lớn và có nhiều bên liên quan.

Để giúp bạn tạo báo cáo của riêng mình, bạn có thể sử dụng mẫu Báo cáo vấn đề dự án trong bài viết này.

Kiểm soát các vấn đề dự án

Quản lý dự án chịu trách nhiệm kiểm soát các vấn đề của dự án và nên xem xét cẩn thận các hoạt động sau

1. Nhìn nhận những người có thể có tác động giải quyết vấn đề.
2. Dừng tất cả các hoạt động xung quanh các vấn đề trước khi vấn đề đó được giải quyết. Bạn là người quản lý dự án và kiểm soát tình hình, đừng vội vàng trừ khi bạn đã giải quyết vấn đề.
3. Bây giờ hãy suy nghĩ kỹ về các câu hỏi sau cho từng vấn đề trong nhật ký

4. Tạo một danh sách các hành động hoặc tùy chọn có thể có thể mang lại sự đột phá mà bạn đang tìm kiếm. Sau đó thu hẹp danh sách của bạn và chọn những tùy chọn có khả năng giải quyết vấn đề nhất.

Trong phần tử tương tác ở trên, bạn có thể sử dụng bất kỳ hành động nào để giải quyết vấn đề như A, B hoặc C. Nhưng trong một số trường hợp, việc chỉ sử dụng một tùy chọn có thể không đủ để giải quyết vấn đề một cách hoàn toàn. Cách tốt nhất là kết hợp tất cả các tùy chọn.

Ví dụ: nếu bạn chọn tùy chọn A "Hãy tổ chức cuộc họp với khách hàng để làm rõ và đưa ra yêu cầu càng sớm càng tốt". Bạn sẽ làm gì nếu bạn và khách hàng của bạn không thể đưa ra yêu cầu cuối cùng sau cuộc họp như vậy? Bạn cần nhận được nhiều hỗ trợ hơn từ cấp cao hơn để đàm phán với khách hàng (Tùy chọn B). Nếu khách hàng không chuyên nghiệp, họ thậm chí không biết chính xác yêu cầu của họ. Trong trường hợp như vậy, bạn nên đề xuất ý tưởng mới cho khách hàng về yêu cầu sản phẩm.

Bài viết được dịch lại từ nguồn: https://www.guru99.com/