Vai trò của người quản lý dự án trong Agile

Agile, theo như các sách không nói đến vai trò người quản lý nhưng nói về người huấn luyện/người tạo thuận lợi. Bài viết này lần đầu tiên giải thích vai trò của người quản lý dự án nói chung trong bất kỳ lĩnh vực nào và sau đó là có gắng chỉ dẫn nó với vai trò người huấn luyện/ người tạo điều kiện thuận lợi trong Agile. Trong quá trình thảo luận, bài viết cũng cố gắng mở rộng sự phát huy của việc là người huấn luyện/người tạo điều kiện thuận lợi.

Trước khi chúng ta thảo luận vai trò của người quản lý dự án trong Agile, hãy xem tại sao những người quản lý được yêu cầu ở tất cả bất kỳ lĩnh vực nào.

1. Con người không hoàn hảo

Làm việc với những trí tuệ con người rất phức tạp. Không có hai bộ não trên thế thới có thể suy nghĩ giống nhau. Cũng như hai dấu vân tay không bao giờ trùng nhau, phong cách làm việc của hai cá nhân không thể khớp với nhau đến 90%. Hãy cũng cảm ơn vẻ đẹp tự nhiên người đã tạo ra rất nhiều cá nhân khác nhau. Nhưng các mục tiêu của doanh nghiệp duy trì một và đồng nhất cho tất cả những người đóng góp. Con người ở đây ý là tất cả những người đóng góp liên quan đến dự án ở những tư cách khác nhau như (a) các thành viên đội dự án (b) các nhà tiêu dùng thương mai (c) nhà tài chính và quản trị. Những con người được yêu cầu quản lý mọi nơi trong mỗi dự án để:

1. Giữ họ thẳng lối theo đúng mục đích dự án và sự hòa hợp chính xác phong cách làm việc của họ
2. Mang đến thành quả tốt nhất
3. Giúp họ tập trung và động lực

Nếu mỗi người trong dự án hoàn hảo, không dự án nào trong bất kỳ lĩnh vực nào có thể thất bại, không cần bất kỳ một phương pháp phát triển phần mềm nào như Waterfall hay Agile, con người hoàn hảo sẽ luôn tạo ra dự án hoàn hảo.

2. Kiểm soát thay đổi

Thay đổi là một phần bất biến của cuộc sống. Mọi thứ có thể thay đổi là hữu hình (vd: nhu cầu) hay vô hình (vd: con người)

1. Các nhu cầu như cơn gió luôn thổi (nghĩa là thay đổi)
2. Kinh nghiệm và sự thể hiện của con người thay đổi mỗi ngày (vd: kinh nghiệm của tôi ngày mai sẽ là cộng 1 ngày so với ngày hôm nay) Điều đó có thể mang đến sự thay đổi cho:

• Khát vọng của tôi

• Kỹ năng của tôi

• Cam kết của tôi

• Thái độ của tôi

• Bất kỳ kỹ năng cứng hay mềm khác

3. Kinh doanh năng động và thị trường thì thay đổi mỗi phút. Với điều này, kỳ vọng của khách hàng có thể thay đổi

4. Với sự thay đổi và đưa vào những cái mới xảy ra trong kỹ thuật mỗi phút- môi trường dự án phần mềm, quá trình kiến trúc, thiết kế và phát triển có thể thay đổi.

5. Sự vận động của nguồn lực là không tránh được trong dự án dài

6. Về phương diện toán học, lên kế hoạch là chức năng của thời đại. Dù thế nào đi nữa kế hoạch hoàn hảo bạn làm trong cấp độ chương trình, cấp độ dự án hay cấp độ sprint- nó có thể mất đi giá trị ngày mai. Mỗi một thuộc tính trong việc lên kế hoạch (bất kỳ phần nào của kế hoạch trong bất kỳ cấp độ nào) đều có ngày đến hạn mà chúng có thể bị đóng ngày mai. Khi mà mọi thứ thay đổi không ngừng và không mong đợi, thì làm thế nào để kế hoạch của hôm nay có giá trị cho ngày mai.

Trong phạm vi này, vai trò của người quản lý là:

• Giữ cho mọi người tiếp tục động lực và gắn kết với dự án

• Giải quyết sự vận đồng nguồn lực với kế hoạch thay thế thực tiễn với tác động nhỏ nhất đến doanh nghiệp.

• Bám sát kế hoạch, để kế hoạch tiến triển với thời gian và theo đó tiến thêm những bước để quản lý sự ảnh hưởng và thay đổi.

• Vì các thành viên trong đội và kế hoạch, cả hai đều năng động, giữ kết nối với những người đóng góp về tầm ảnh hưởng và sự làm nhẹ dần.

3. Sự giao tiếp gây nên khoảng cách và xung đột

• Sự giao tiếp là nguyên nhân gốc rễ cho mọi thứ xảy ra và cho mọi sự xung đột.

• Có một nghệ thuật là luôn đòi hỏi sự cần cù và phải nghĩ thông qua ý thức đi trước làm thế nào để thông điệp sẽ được nhận thức bởi khán giả, nó có làm phiền hà tới ai, nó có sứ nạng cần thiết để liên kết thông điệp một cách tốt và mạnh mẽ.Rất ít người trong thế giới có được nghệ thuật đó.

• Con người trong sự phát triển thường tập trung quá mức vào công nghệ do đó lờ đi (một cách cố ý hay vô ý) nghệ thuật tốt đẹp này.

Một quản lý dự án kiểm soát mối liên kết trong phạm vi rộng. Anh/ấy cũng nên ủy quyền một số trách nhiệm cho các thành viên khác trong đội khi họ cảm thấy thỏa mái để tạm dừng.

4. Các cách thức không hoàn hảo

• Không có cách thức nào là mẫu mực (vd: phương pháp phát triển phần mềm là Agile hay Waterfall có khoảng cách, không phương thức mẫu mực nào định nghĩa được mối quan hệ giữa khách hàng và người cung cấp đúng nhất và nếu có nó hầu như không thể áp dụng trong một tinh thần đúng đắn)

• Thậm chí các công việc tất nhiên tốt với một người hay trong một hoàn cảnh, nó có thể thất bại kinh khủng với người khác trong phạm vi khác.

Người quản lý được kỳ vọng để cho đội tập trung vào kết quả và không lo lắng quá nhiều về cách thức. “ Các cách thức là cho chúng ta, chúng ta không phải cho cách thức”- điều đó có nghĩa là theo cách thức không phải là mục đích cuối cùng mà nó chỉ là công cụ để đạt được kết quả trọng tâm. Chứng kiến nhà quản lý theo đội để quyết định phần nào của cách thức là tốt nhất cho dự án này và áp dụng chỉ trong phần đó.

5. Các cách thức không được thực hiện đầy đủ

• Thực hiện cách thức luôn luông có nghĩa hơn là công việc, hơn là sự cần cù, hơn là sự theo dấu điều mà bất kỳ đội phát triển nào nhìn chung xu hướng là tránh. Cách thức chung được xem là xấu bởi nhiều người.

• Hiếm khi biết được là cách thực đặc biệt trong một dự án được thực hiện 100% trong tinh thần đúng đắn trong toàn bộ thời gian của dự án.

Bất kỳ sự vi phạm cách thức mà có thể dẫn đến sự vô kỷ luật và ảnh hưởng có hại đến dự án, người quản lý nên can thiệp và chăc chắn ưng thuận cao cho tất cả việc thực hành tốt.

Nếu cả 5 lý do trên đều sai và không lĩnh vực nào cần các nhà quản lý cả. Nhưng không may là cả 5 lý do trên đều tồn tại trong mỗi lĩnh vực, mỗi công ty, mỗi dự án và mỗi sprint. Các nhà đầu tư và cổ đông phải nhận về tiền lời tốt cho sự đầu tư của họ (Rol) trong bất kỳ dự án. Do đó cần thiết phải có người nào đó có thể cân bằng những điều đó và vẫn giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh của dự án. Tất cả 5 đặc trưng được đề cập ở trên là không chuyên môn trong tự nhiên mà có thể được đề thư tốt nhất bởi việc áp dụng các thực hành quản lý. Và người mà đóng vai trò đó và mang đến các cách thức quản lý cho dự án là người quản lý trong thế giới hợp tác. Nhưng nó không có nghĩa là nhà quản lý có bất kỳ viên thuốc thần kỳ nào để làm các điều trên trở nên hoàn hảo, nhưng họ giúp con người và các cách thực hòa hợp tốt, quản lý và áp dụng những khái niệm tư tưởng quản lý mới nhất để tìm ra những giải pháp sáng tạo vì vậy 5 lý do trên không ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp trong phạm vị rộng. Một tập tin của vai trò này được miêu tả như là người huấn luyện/ người tạo thuận lợi trong thuật ngữ Agile.

Agile tạo ra một một thuật ngữ mới gọi là “đội tự tổ chức”. Cá nhân tôi là một người hâm mộ của đội tự tổ chức. Nó vận hành tốt nhiều lần đặc biệt là trong văn hóa nơi mà con người biểu lộ tiêu chuẩn rất cao trong trách nhiệm và bổn phận trong cuộc sống công cộng. Đó là bởi vì con người cũng đưa ra phía trước những tiêu chuẩn cao trong công sở và trở thành một sự phối hợp hoàn hảo cho đội tự tổ chức. Để có được mỗi một người lao động làm việc theo mô hình tự tổ chức là giấc mơ của tất cả các tổ chức. Nhưng như con người đều khác biệt và độc nhất do đó không phải ai cũng thích hợp để phù hợp trong đội tự tổ chức vd không phải bác sĩ nào cũng là bác sĩ phẫu thuật hay nha sĩ hay bác sĩ chỉnh hình mặc dù mỗi bác sĩ đều vẫn cần trong xã hội. Đơn giản là không thể kỳ vọng từ mỗi người làm việc theo lỗi tự tổ chức. Mặc dù các cá nhân như nhau (người không phù hợp với khái niệm tự tổ chức) vẫn có thể là người đóng góp lớn đưa ra cách quản lý khác nhau. Đây là nơi mà vai trò của người quản lý trở nên rất hữu dụng với ít hay nhiều (phụ thuộc vào cá nhân) sự giám sát có thể rút ra công việc tốt nhất từ một thành viên đội. Agile sử dụng khái niệm huấn luyện viên/ người tạo thuận lợi cho vai trò này. Một lần nữa, vai trò này thực hiện tốt khi con người lệch hướng một chút so với tự tổ chức. Trong 3 kịch bản sau, người huấn luyện/người tạo thuận lợi có thể phải mở rộng phạm vi của anh ta.

1. Con người trệch hướng quá nhiều so với tự tổ chức (vd: không có cấu trúc cao, không tập trung cao, theo cảm xúc …)
2. Các kỹ năng mềm của con người không đúng với điều doanh nghiệp cần (vd không có khả năng làm việc chuyên nghiệp, e ngại phải nói, kết nối kém, quản lý thời gian kém …) Thiếu các kỹ năng mềm trên có thể không bao giờ cho phép người tiềm năng thực sự chuyển sang thể hiện
3. Con người làm lan truyền những cái xấu trong đoàn thể (vd nói xấu, ghen tị, phô trương công việc với việc hét, nắm kiến thức, nịnh bợ …) Một cách chuyên môn, những con người này vẫn có thể thực hiện hiệu quả cung cấp cách quản lý mạnh mẽ (không phải huấn luyện viên) kiểm soát những người này với sự giám sát liên tục và tách các điều xấu đó ngày cả trước khi họ bắt đầu ảnh hưởng đến động lực của đội.

Ý định của tôi ở đây là chúng ta nên có chấp nhận cao cho tất cả các chuyên gia. Nhưng cách để xử lý và đưa ra cái tốt nhất của một cá nhân là khác nhau cho tất cả mọi người. Không có một quy tắc ngón tay cái nào có thể mặc định được áp dụng cho tất cả mọi người. Đây là một cái gì đó tổ chức cần phải nội quan. Có chuyên gia kỹ thuật rất tốt trong tất cả các nước, người có thể đóng góp rất tốt nhưng có thể không tự tổ chức. Đây là nơi mà HLV / facilitator sẽ di chuyển nhiều hơn đối với việc quản lý dự án. Những người này có thể làm cho những sai lầm, có thể cần sự hướng dẫn và giám sát, và có thể là mất tích trên mềm, kỹ năng và như vậy. Trong phạm vi hạn chế của HLV / trợ, nó sẽ trở thành cơn ác mộng để sắp xếp các loại của người dân với Agile và có được việc làm. Tôi có sự tôn trọng đầy đủ cho tất cả các loại của người dân và tin tưởng những người này cũng có thể đóng góp tuyệt vời, nhưng bạn cần phải mở rộng phạm vi của các huấn luyện viên và cung cấp cho anh ta một số loại quyền nói mạnh 'nên và không nên. Đây là nơi mà vai trò của người quản lý dự án trở nên hữu ích. Bảng dưới đây trình bày một số lĩnh vực khác, nơi mà nhu cầu của người quản lý dự án là cảm thấy.

Đây là điều mà các tổ chức cần tự xem xét nội tại. Có những chuyên gia kỹ thuật giỏi ở tất cả các quốc gia, là người có đóng góp lớn nhưng có thể khổng tự tổ chức. Đấy là nơi mà HLV/ người tạo thuận lợi sẽ tiến lên trước để trở thành quản lý dự án. Những con người này có thể phạm sai lầm, có thể cần chỉ dẫn hay sự giám sát, có thể thiếu sót kỹ năng mềm và hơn thế nữa. Trong sự phát huy có giới hạn của HLV/ người tạo thuận lợi, nó có thể trở thành ác mộng để hướng thẳng kiểu người này vào Agile và hoàn thành công việc. Tôi có sự lưu tâm đầy đủ với kiểu người này và tin tưởng mạnh mẽ là họ vẫn có thể là những người đóng góp tuyệt vời nhưng bạn cần mở rộng sự phát huy của HLV và cho anh ấy một số quyền hạn để nói một cách mạnh mẽ “làm và không làm”. Đây là nơi mà vai trò của người quản lý dự án trở nên hữu dụng. Bảng biểu sau đây sẽ giải thích một sỗ lĩnh vực khác nơi mà cảm thấy được sự cần thiết của người quản lý dự án.

Một người quản lý dự án có thể mở rộng vai trò của anh/cô ấy hơn nữa để trở thành HLV/người tạo thuận lợi nếu các thứ đi không đúng. Anh/ cô ấy có thể kiểm soát các thành viên đội người không phải Agile bằng tự nhiên hay ý định. Tôi muốn giải quyết 3 chuyện hoang đường chung thịnh hành trong công nghiệp. Các điều không tưởng nổi bật hơn trong phạm vi của Agile.

Điều 1: Người quản lý có viên thuốc thần kỳ

Thực tế: Đối phó với tư tưởng con người là rất phức tạp và thử thách. Đây không có khoa học mà thuần khiết là nghệ thuật. Dù bạn có làm gì thì vẫn có những người không thể quản lý và vẫn sẽ có những thay đổi không kiểm soát. Quan điểm khiếm tốn của tôi, một người quản lý tốt có thể:

1. Giải hoàn toàn 50% các vấn đề
2. Giải quyết một phần 15% các vấn đề
3. Có thể làm 15% các vấn đề như không hề có ảnh hưởng hay vượt quá phạm vi bằng cách làm chúng dứt khoát với sự giúp đỡ của giao tiếp
4. 20% các vấn đề là việc chúng vẫn duy trì (một số người là trung tâm của phạm vi, số khác thì thay đổi nên có thể không được quản lý) Chúng ta phải chấp nhận điều đó.

Làm ơn lưu ý rằng các điều ở trên chỉ là một sự diễn đạt của kinh nghiệm của tôi mà không dựa trên bất kỳ nghiên cứu khoa học nào.

Các nhà quản lý cũng là con người không hoàn hảo như những người khác. Sự quản lý là một khái niệm khác với các tiếp cận nhấn mạnh mối quan hệ chức năng. Đó là một nghề nghiệp khác nhau kêt hợp lại được thiết kế để quản lý con người và các cách thức với sự không hoàn hảo. Con người với những kinh nghiệm tốt và nghiên cứu các chủ đề đó có thể đem đến nhiều giá trị.

Điều 2: Người quản lý luôn cố gắng kiềm chế tự do

Thực tế: Có thể đúng cho một số người quản lý áp bức. Nhưng trong thực tế, người quản lý tốt tạo ra môi trường trong đó đề cao sự thể hiện dẫn đến đem đến những điều tốt nhất của con người. Một người quản lý với kinh nghiệm và tầm nhìn có thể hạn chế tự do của đội trong một thời kỳ nhưng khách quan thì nó thậm chí còn giúp con người. Thỉnh thoảng con người không có khả năng hình dung ra xa bởi (a) sự thiếu kinh nghiệm, (b) làm việc trong vùng vô cùng thoải mãi (c) kiêu ngạo rằng luôn có tác động bên cạnh của tầm nhìn ngắn (d) bất kỳ lý do không trích dẫn ra.

Nó cũng có thể là trường hợp người không đủ năng lực sợ bộc lộ ra dẫn đến, họ cảm thấy người quản lý hạn chế tự do. Con người có sự thích thú thể hiện nên tăng sự trở ngại của họ, sử dụng kinh nghiệm của người quản lý để rút ngắn khoảng cách và làm việc gần với anh/cô ấy để theo cách đó nhận thêm trách nhiệm để người quản lý được nghỉ ngơi.

Điều 3: Người quản lý không nên có quyền hạn

Thực tế: Một số đất nước hay văn hóa thiếu trách nhiệm và nghĩa vụ khắc sâu trong cuộc sống cộng đồng. Quyền hạn có thể không được yêu cầu trong trường hợp này, một HLV/người tạo thuận lợi có thể làm việc hoàn hảo trong kiểu môi trường nay. Nhưng định nghĩa của quyền hạn thích đáng hơn trong những xã hội mà vẫn có sự phát triển và chưa đạt đến độ trưởng thành. Để quản lý bất kỳ 5 lý do nêu trên (đã đề cập trong đoạn đầu bài viết) bất kỳ người quản lý nào đều phải có quyền hạn trong môi trường như vậy. Một người quản lý không có quyền hạn giống như một chiếc oto không có nhiên liệu. Nghiên cứu khám phá ra rằng tư tưởng con người bởi tâm lý học (đặc biết với người trưởng thành ) như là một thanh sắt cứng rất khó có thể bẻ cong, để định hình sắt trong một chiếc bình đẹp, quyền hạn là cần thiết. Hiện tại, toàn thế giới trở nên cần cù, trách nhiệm, trưởng thành và thể hiện cao trong cách tự tổ chức- tất cả sự nghiên cứu quản lý sẽ đóng toàn cầu.

KẾT LUẬN

Agile là một phương phát phát triển phầm mềm rất tốt giúp cho iron ra có một vài nếp nhăn của qua trình waterfall truyền thống. Nhưng Agile không phải lá bài chủ chốt cho sự thành công của dự án. Đó là con người đồng nhất phải làm việc và thể hiện.Khi nó đến với con người, nó là thử thách phải đối mặt. Thế giới này (kể từ đây là con người) đầy những vấn đề và không hoàn hảo. Nhà khoa học cố gắng giúp xã hội bằng kỹ thuật sáng tạo. Đơn giản, nhà quản lý là một chuyên gia giúp con người thành công trong mục tiêu của doanh nghiệp hay mục tiêu nghề nghiệp mặc dù làm việc trong sự ép buộc. Không có phương pháp nào làm người quản lý dư thừa trừ khi được hành xử bởi những con người hoàn hảo. Một cách thức được thiết lập các chỉ dẫn. Khi có ở đó một cách thức chệch hướng, khi có con người , ở đó có vấn đề. Để quản lý con người và các vấn đề, để kiểm soát sự chệch hướng và thay đổi, mỗi dự án phải được phụ trách bởi chuyên gia quản lý. Đồng thời người quản lý cũng là con người. Họ thuộc về thế giới không hoàn hảo. Các quyết định quản lý nhất định cũng có thể thất bại. Các cổ đông phải chấp nhận điều đó.Trong môi trường nhất định, người quản lý cần có quyền hạn để áp dụng các phương sách trong sự hứng thú cao nhất của dự án. Các phương thức có thể bị các thành viên đội chống cự và dẫn đến việc để áp dụng nó, thỉnh thoảng HLV/ người tạo thuận lợi phải làm việc tốt và trong một số phạm vi, người quản lý có quyền hạn sẽ làm việc tốt.

VỀ TÁC GIẢ

Vinay Aggarwal là một quản lý giao hàng của Xebia IT Architects, Ấn Độ. Ông ấy có 11 năm kinh nghiệm trong ngành công nghệ thông tin. Ông ấy nắm giữ bằng cử nhân kỹ sư. Ông ấy là một PMI chứng nhận quản lý dự án (PMP) và chứng chỉ Scrum master. Ông ý đã làm trong nhiều công ty như IBM hay  Accenture trong quá khứ. Ông ý có kinh nghiệm tốt trong cả phương thức Waterfall và Agile (Scrum). Ông ý tin rằng vào suy nghĩ mới và áp dụng quan niệm quản lý vào giải quyết các thử thách đa dạng được đưa ra.