Quản lý tiến độ - Chìa khóa thành công của dự án

Bản gốc: プロジェクト管理者になったら進捗管理がマスト！

Có thể nói, việc quản lý tốt tiến độ hướng đến nâng cao năng suất là yếu tố then chốt để phát triển thành công một dự án phần mềm.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cặn kẽ quản lý tiến độ là gì, cùng nhau khám phá những lợi ích mà quản lý tiến độ mang lại, phương thức quản lý tiến độ một cách hiệu quả cũng như cách thức làm việc đội nhóm để tiến gần hơn đến thành công chung.

Mục lục

1. Quản lý tiến độ - Chìa khóa thành công của dự án

• Quản lý tiến độ là gì?
• Lợi ích của việc quản lý tiến độ
• PM (Project Manager) cần có năng lực quản lý tiến độ

2. Những điểm cần lưu ý khi quản lý tiến độ

• Làm rõ - Chia nhỏ task
• MTG tiến độ định kỳ
• Sử dụng tool quản lý tiến độ

3. Teamwork để quản lý tiến độ

• Xây dựng quan hệ tin cậy
• Hiểu rõ tình trạng/tính cách của từng member trong team
• Dùng đúng người đúng chỗ

4. Lời kết - Quản lý tiến độ quyết định số phận dự án

Quản lý tiến độ là chìa khóa thành công của dự án

Trong bất kỳ dự án hoặc phát triển sản phẩm nào, điều quan trọng là phải hoàn thành sản phẩm hoặc dịch vụ đúng thời hạn. Do đó, quản lý tiến độ chính là chìa khóa để đảm bảo dự án sẽ hoàn thành đúng thời hạn và thành công.

Quản lý tiến độ là gì?

Quản lý tiến độ (Tiếng Anh: Progress Management) là quản lý xem kế hoạch công việc và thực tế công việc trong dự án có bị lệch nhau không. Trong một dự án, việc quản lý tiến độ sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục; nếu tiến độ không đúng với schedule thì phải lập tức tiến hành xem xét lại schedule và thay đổi nội dung công việc. Quản lý tiến độ rất quan trọng bởi nếu tiến độ bị chậm và không kịp ngày bàn giao Khách hàng thì có thể dẫn đến mất uy tín hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng.

Trong ngành công nghiệp sản xuất và ngành công nghiệp IT phát triển hệ thống, quản lý tiến độ cũng thường được coi là một phần của kiểm soát chất lượng. Nếu tiến độ không được quản lý đúng cách, rất khó để thực hiện kiểm soát chất lượng một cách chính xác, ngược lại, nếu kiểm soát chất lượng không được thực hiện đúng, có thể gây lỗi hoặc thu hồi hệ thống. Lúc này, câu chuyện không đơn thuần là uy tín Công ty, mà còn tốn thêm chi phí lao động và thời gian lao động, điều này sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty. Đó là lý do tại sao điều quan trọng đối với bất kỳ công ty nào, trong bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào là phải quản lý chặt chẽ tiến độ.

Lợi ích của việc quản lý tiến độ

Ba lợi ích chính của quản lý tiến độ: Biết được cần ưu tiên công việc nào/task nào - Nắm được khối lượng công việc và lịch trình - Phát hiện và giải quyết sớm (nếu có) các vấn đề.

Sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau phân tích cụ thể từng lợi ích này.

Biết được cần ưu tiên công việc nào/task nào

Khi làm việc trong một dự án, sẽ không hiệu quả nếu bắt đầu với công việc có mức độ ưu tiên thấp nhất.

Để tiến hành dự án một cách hiệu quả, ở giai đoạn lập kế hoạch cần phải hình dung xem nên bắt đầu từ công việc nào, nên ưu tiên cho công việc nào và xác định rõ từng công đoạn. Việc làm rõ từng công đoạn và nguồn nhân lực cần thiết, dựa vào đó lập kế hoạch chi tiết là một công đoạn vô cùng quan trọng góp phần cải thiện năng suất. Nếu các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu từ công việc có độ ưu tiên cao thì chắc chắn có thể nâng cao được hiệu quả công việc.

Nắm được khối lượng công việc và lịch trình

Chúng ta hẳn không còn lạ lẫm gì với việc có nhiều member cùng làm việc trong 1 dự án. Nếu quản lý tiến độ tốt, bạn có thể biết ngay được khối lượng công việc cũng như tình trạng nhanh/chậm mà các member trong team đang xử lý. Điều này giúp dễ dàng thực hiện các action như giảm tải công việc đối với một thành viên cụ thể nào đó, hoặc follow chặt hơn đối với thành viên đang bị chậm tiến độ.

Phát hiện và giải quyết sớm (nếu có) các vấn đề

Khi triển khai dự án, nếu phát sinh vấn đề gì đó thì người chịu trách nhiệm cao nhất sẽ chính là người quản lý dự án (PM). Nếu PM thường xuyên trao đổi với các thành viên trong team thông qua các buổi MTG tiến độ thì chắc chắn có thể phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề tiềm ẩn. Do đó, rất khuyến khích PM tổ thức thường xuyên các buổi họp tiến độ.

PM (Project Manager) cần có năng lực quản lý tiến độ

Người quản lý dự án cần có kỹ năng để hỗ trợ các thành viên trong team làm việc hiệu quả. Bởi vì, nếu người quản lý không có khả năng quản lý tiến độ, có thể dẫn đến không kịp thời hạn bàn giao sản phẩm hoặc không thể biết được tiến độ của từng thành viên.

Tóm lại, người quản lý dự án phải liên tục confirm thời hạn bàn giao sản phẩm cũng như tiến độ công việc của từng thành viên, đồng thời suy nghĩ xem có thể làm gì để đẩy nhanh tiến độ, trường hợp tiến độ bị chậm thì làm thế nào để khắc phục được.

Những điểm cần lưu ý khi quản lý tiến độ

Một số người sẽ hỏi rằng: Tôi muốn quản lý tiến độ, nhưng tôi nên làm như thế nào?

Để có thể quản lý tiến độ thành công, điều quan trọng là phải tuân thủ 3 điểm sau: "Làm rõ/Chia nhỏ task", "MTG tiến độ định kỳ" và "Sử dụng các công cụ quản lý tiến độ".

Làm rõ - Chia nhỏ task

Về cơ bản, một dự án được duy trì dựa trên một số công đoạn nhất định, chẳng hạn như khi task 1 xong thì chuyển sang task 2, sau đó sang task 3. Nếu chỉ quản lý qua loa 3 task này thì không thể nào biết được task 1 liệu đã xong chưa, hay task 3 khi nào có thể start được...và vô hình chung có thể dẫn đến tình huống không kịp thời hạn bàn giao sản phẩm cho Khách hàng.

Do đó, task cần được chia nhỏ để quản lý. Nếu có thể xác định rõ task 1 từ đâu đến đâu, task 2 nằm ở đâu...và phân loại từng task thành "Đã hoàn thành", "Chưa hoàn thành" chẳng hạn, bạn sẽ thấy rõ được các task còn lại.

Chìa khóa ở đây là phải làm rõ được cần làm cái gì, làm cho đến khi nào và quản lý task để các thành viên trong team không bị nhầm lẫn.

MTG tiến độ định kỳ

Tiến độ dự án, khối lượng công việc của team member...cần được chia sẻ chung cho toàn bộ member của dự án chứ không chỉ người quản lý. Do vậy, việc tổ chức định kỳ các buổi họp tiến độ là vô cùng quan trọng. Ngoài ra, tại buổi họp tiến độ, nếu toàn bộ member có thể trao đổi với nhau xem hiện tại đã hoàn thành bao nhiêu công việc, còn lại bao nhiêu công việc, hay có member nào đang gặp vấn đề không...thì có thể nâng cao năng suất dự án. Kể cả nếu có phát sinh vấn đề nghiêm trọng đi nữa thì cũng hoàn toàn có thể phát hiện và xử lý sớm.

Tuy nhiên, trong thời đại hiện nay, cách thức làm việc đang ngày càng đa dạng, có thể rất khó để gặp gỡ thường xuyên vì các lý do như nhân viên ở các vùng miền khác nhau, nhân viên làm remote...Do vậy, mặc dù họp tiến độ face to face là tốt nhất, nhưng nếu không thể, hãy lựa chọn họp dạng Chat hoặc Video. Quan trọng nhất là các thành viên dự án có thể trao đổi, giao tiếp với nhau.

Sử dụng công cụ quản lý tiến độ

Rất khuyến khích các bạn sử dụng công cụ quản lý chuyên dụng nếu muốn quản lý tiến độ hiệu quả.

Nếu bạn có ngân sách cho việc quản lý tiến độ, đừng ngần ngại sử dụng công cụ và ứng dụng trả phí. Ngược lại, nếu không có ngân sách, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm miễn phí hoặc tự tạo bằng Excel.

Teamwork để quản lý tiến độ

Quản lý tiến độ - nếu chỉ với năng lực của người quản lý dự án thôi thì không đủ. Chính việc hợp tác với các thành viên trong nhóm mới có thể giúp quản lý tiến độ diễn ra suôn sẻ.

Dưới đây là một số điều quan trọng cần thực hiện để có thể làm việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm.

Xây dựng quan hệ tin cậy

Nếu không xây dựng được mối quan hệ tin cậy giữa các thành viên trong nhóm, bầu không khí của toàn dự án sẽ trở nên rất tồi tệ. Có nhiều cái không biết nhưng rất khó hỏi người xung quanh, đánh giá không kịp deadline nhưng không không dám nhờ giúp đỡ...Kết quả là, những việc lẽ ra chỉ cần hỏi sẽ giải quyết được ngay lại tốn hàng ngày trời tự nghiên cứu, công việc bị overload dẫn đến phải OT triền miên, hiệu quả công việc vì thế mà cũng đi xuống.

Ngược lại, nếu có thể tạo ra bầu không khí thoải mái giúp đỡ lẫn nhau thì những vấn đề trên sẽ không có cơ hội xảy ra, các thành viên trong nhóm hoàn toàn có thể yên tâm tập trung vào công việc. Nếu chưa biết cách xây dựng mối quan hệ tin cậy từ đâu, hãy bắt đầu bằng một "khuôn mặt cười" khi giao tiếp với các thành viên trong nhóm. Đây là một kỹ năng teamwork cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng. Với một khuôn mặt cau có, gắt gỏng, chắc chắn bầu không khí sẽ cực kỳ ngột ngạt, vô hình chung các thành viên trong nhóm cũng rất ngại trao đổi hay đặt câu hỏi. Ngoài ra, nếu một thành viên trong nhóm mắc lỗi, không nên đơn phương đổ lỗi mà nên có những buổi thảo luận và hướng dẫn mang tính xây dựng để không lặp lại lỗi lần sau.

Hiểu rõ tình trạng/tính cách của từng member trong team

Mỗi thành viên trong nhóm đều có cá tính và hoàn cảnh riêng. Hiểu điều này để phân bổ task cho từng thành viên phù hợp là con đường gần nhất để quản lý tiến độ thành công.

Chẳng hạn, với một member estimate công việc còn non, ý thức tuân thủ deadline chưa cao, nếu bạn set deadline hoàn thành task vào chính ngày bàn giao sản phẩm cho khách hàng mà không buffer thêm thời gian, thì có thể phát sinh trường hợp member đó bị under-estimate, lượng công việc thực tế nhiều hơn so với giả định ban đầu, cần thêm nhiều thời gian đối ứng, dẫn đến không kịp deadline bàn giao. Để tránh những vấn đề như vậy, cần tùy theo tính cách/cá tính từng member mà có cách quản lý tiến độ cho phù hợp, trường hợp của member trên này, có thể nghĩ đến việc set deadline đã buffer thêm thời gian chứ không phải deadline fix cứng.

Ngoài ra, đối với những member hay mắc lỗi, có thể cân nhắc thêm phần "self-review" trong task tương ứng, hay với những member quá nghiêm túc, có xu hướng dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho 1 task nào đó thì có thể chỉ cho member đó thấy không cần làm đến vậy...Chỉ cho member thấy cách để nâng cao hiệu quả công việc có thể nói là một hướng tiếp cận tốt nếu muốn quản lý tiến độ.

Một số member trong team có thể gặp hoàn cảnh như đang nuôi con nhỏ, hoặc phải đi bệnh viện thường xuyên. Nếu không cân nhắc đến hoàn cảnh mà lại assign khối lượng công việc lớn hoặc giao những việc cần phải đối ứng vào sáng sớm, tối muộn cho những member đó thì chắc chắn sẽ tạo 1 gánh nặng rất lớn cho toàn team, có thể dẫn đến không kịp deadline. Chìa khóa để quản lý tiến độ thành công trong trường hợp này là gặp gỡ từng thành viên trong nhóm, tìm hiểu xem với từng thành viên có thể xử lý bao nhiêu công việc, cần bao nhiêu thời gian...để có cách phân bổ công việc cho phù hợp và hiệu quả.

Dùng đúng người đúng chỗ

Mỗi người có sự phù hợp và không phù hợp riêng. Để làm việc hiệu quả, điều quan trọng là phải biết dùng đúng người vào đúng vị trí.

Ví dụ, nếu bạn phát triển một app game mới, ngoài việc phát triển app bạn còn cần bán được sản phẩm của mình để có doanh thu. Có hai người, anh A chuyên về lập trình, có kỹ năng giao tiếp tốt, giỏi đàm phán và anh B - kỹ năng lập trình và nhập dữ liệu cao nhưng không giỏi giao tiếp. Khi đó, rõ ràng sẽ hiệu quả hơn nếu bạn bổ nhiệm anh A làm giám đốc kiêm PIC kỹ thuật, anh B làm Leader kỹ thuật. Nếu phân bổ ngược lại, chắc chắn sẽ dẫn đến stress cho cả hai bên và tốn nhiều thời gian hơn để giải quyết công việc.

Lời kết - Quản lý tiến độ quyết định số phận dự án

Để hoàn thành dự án đúng thời hạn, quản lý tiến độ là vô cùng quan trọng.

Hãy tổ chức MTG tiến độ thường xuyên để nắm được tình hình của từng member, tạo bầu không khí vui vẻ, cởi mở cho toàn team, đặt đúng người đúng chỗ trên cơ sở cân nhắc đến tính cách/hoàn cảnh của từng cá nhân...Chắc chắn hiệu quả công việc sẽ được nâng cao và dự án sẽ tiến gần hơn đến thành công.