Với bất kỳ một dự án nào, dù lớn hay nhỏ, dù đơn giản hay phức tạp thì đều không tránh khỏi việc gặp risk hay issue trong quá trình thực hiện. Có một số rủi ro của dự án này đã từng là issue ở dự án án khác.

Vậy làm thế nào để ta đánh giá và nhận biết được rủi ro hay vấn đề của dự án mình và cách giảm thiểu những tác động tiêu cực của risk cũng như issue cho dự án. Hãy cùng nhau tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây

1. Khái niệm risk và issue

1.1. Risk

Risk là những vấn đề có khả năng xảy ra trong tương lai mà chúng ta có thể đo lường được bằng xác suất.

Những Risk có thể phát sinh trong dự án bao gồm:

• Rủi ro về nhân sự: thay đổi nhân sự của dự án có thể tạo ra nguyên nhân làm cho dự án không hoàn thành đúng thời hạn
• Rủi ro về sự thiếu hợp tác của các bên liên quan: có thể gây ra sự chậm trễ trong việc phê duyệt tài liệu hoặc thời gian nghiệm thu dự án
• Rủi ro về công nghệ có thể gây ra xung đột với cơ sở hạ tầng đang có
• Rủi ro trong việc xác định phạm vi dự án: đây là rủi ro về việc đánh giá sai mức độ, phạm vi thực hiện công việc trong dự án
• Rủi ro về chất lượng: rủi ro về việc không đảm bảo được chất lượng
• Rủi ro về lịch bàn giao: Rủi ro khi chậm ngày bàn giao sản phẩm
• Rủi ro về chi phí: Rủi ro vượt quá chi phí của dự án

1.2. Issue

Trong khi Risk là những vấn đề có nguy cơ có thể xảy ra trong tương lai thì Issue lại là vấn đề tiêu cực đã hoặc đang xảy ra cần có kế hoạch để xử lý.

Issue cũng có thể là những vấn đề chưa được giải quyết, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của dự án.

Những Issue thường gặp phải trong dự án như:

• Communicate giữa mọi người trong team
• Requirements không rõ ràng
• Estimate sai

=> Vấn đề đã xảy ra rồi thì gọi là Issue

2. Phân loại Risk và Issue

2.1. Risk

Vấn đề về năng lực quản lý, đào tạo và thành viên trong dự án

Là rủi ro có khả năng xảy ra xung quanh dự án trong quá trình phát triển như là:

Yếu tố tổ chức:

• Vấn đề về năng lực quản lý, đào tạo và thành viên trong dự án
• Vấn đề trao đổi giữa các thành viên
• Thái độ không tích cực

Vấn đề kỹ thuật:

• Vấn đề trong yêu cầu của Khách hàng
• Không đáp ứng được những ràng buộc trong yêu cầu
• Môi trường test chưa được thiết lập đúng theo thời gian yêu cầu
• Chuyển đổi dữ liệu chậm
• Chất lượng design, code, dữ liệu cấu hình, dữ liệu test và chất lượng test không đạt

Vấn đề về nhà cung cấp:

• Lỗi vận hành từ bên thứ ba
• Vấn đề hợp đồng

Vấn đề về khách hàng, đối tác

Là khả năng hệ thống hoặc phần mềm có thể không đáp ứng hoặc đáp ứng một phần kỳ vọng của khách hàng, end user hoặc các bên liên quan.

• Thất bại trong phần mềm đã bàn giao
• Khả năng xấu mà phần mềm / phần cứng có thể gây hại cho cá nhân hoặc công ty
• Đặc tính nghèo nàn trong phần mềm (chức năng, tính khả dụng, hiệu năng, ...)
• Tính toàn vẹn dữ liệu kém (di chuyển dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu, ...)
• Chức năng của phần mềm hoạt động không đáp ứng được yêu cầu

2.2. Issue

Strategy

Loại issue này bao gồm:

• Dự án hết ngân sách
• Thiếu sự hỗ trợ quản lý trong dự án
• Communication không hiệu quả
• Quy trình dự án không hiệu quả, không theo tiêu chuẩn

Definition

Loại issue này bao gồm:

• Xác định sai target của dự án
• Xác định sai hoặc không xác định scope dự án
• Requirements không rõ ràng

Human Resources

Loại issue này bao gồm:

• Thành viên trong team thiếu kỹ năng cần thiết
• Team quá lớn hoặc quá nhỏ, khó quản lý
• Teamwork kém, các thành viên không làm việc theo nhóm
• Thiếu thành viên giỏi trong nhóm

Schedules

Loại issue này bao gồm:

• Tiến độ dự án quá gấp, team không đủ nhân lực để đáp ứng
• Dự án cần sử dụng nhiều device test, test tool

3. Risk Management vs Issue Management

Quản lý rủi ro thực chất là việc xác định các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp phòng tránh với chúng trước khi xảy ra.

Các phương pháp chủ yếu bao gồm : giải quyết vấn đề, giảm nhẹ, chuyển đổi và chấp nhận.

Dưới đây là một số vấn đề thường gặp và cách khắc phục.

3.1. Thiếu nhân lực có kỹ năng về kỹ thuật

Đây là vấn đề dễ thấy ngay từ khi dự án mới bắt đầu. Bởi vậy, người quản lý dự án có thể chủ động đưa ra giải pháp thay vì bị động như các rủi ro khách quan khác.

Cách khắc phục:

• Dành một phần chi phí để đào tạo nhân sự ở quy mô toàn công ty
• Luôn có phương án dự bị nhân sự
• Lên kế hoạch training riêng cho dự án
• Trong quá trình làm việc sắp xếp thành viên có kinh nghiệm làm việc với thành viên mới để hỗ trợ và hướng dẫn

3.2. Khách hàng thay đổi yêu cầu

Một trong những vấn đề đến từ phía khách hàng là khi họ đưa ra các CR (change requirement) trong lúc dự án đang vào giai đoạn hoàn thiện. Việc thực hiện các CR này có nguy cơ làm dự án gặp rủi ro.

Cách khắc phục:

• Xác định rõ các yêu cầu với Khách hàng trước khi bắt đầu vào giai đoạn phát triển
• Cảnh bảo khách hàng về nguy cơ chậm tiến độ nếu phát sinh các thay đổi đột xuất
• Xây dựng quy trình cụ thể, thủ tục rõ ràng và chi phí phát sinh nếu muốn thay đổi.
• Tạo văn bản quản lý CR rõ ràng
• Tổ chức các buổi brainstorm (1 hoặc 2 tuần 1 lần) để clear về spec giữa các thành viên trong team với nhau, phải đảm bảo cả dev và QA đều nắm rõ được spec và luôn communicate với nhau để bám sát spec của dự án.

3.3. Yêu cầu không rõ ràng

Giai đoạn đầu dư án thông thường chưa có tài liệu đầy đủ do vậy thường gây khó khăn trong việc tìm hiểu và lập kế hoạch

Cách khắc phục:

• Xác nhận lại những phần yêu cầu không rõ ràng, đề xuất các phương án giải quyết cho khách hàng tham khảo và chọn ra một phương án tối ưu nhất.
• Yêu cầu khách hàng tổ chức buổi họp giải thích yêu cầu

3.4. Thành viên rời dự án

Việc thành viên đột xuất nghỉ việc hay nghỉ ốm hoặc bận công việc gia đình khi dự án trong giai đoạn gấp rút cũng có thể gây khó khăn cho việc quản lý và ảnh hưởng đến tiến độ dự án

Cách khắc phục:

• Đảm bảo mọi thành viên đều nắm được nghiệp vụ của dự án và đảm nhiệm phần việc quan trọng của dự án.
• Họp mặt thường xuyên (ngoài công việc) để xây dựng tình đoàn kết, teamwork
• Thỉnh thoảng xoay vòng thành viên vào các mảng việc khác nhau
• Có thành viên back up kịp thời cho dự án bất cứ lúc nào
• Có cơ chế lưu trữ, quản lý tài liệu công việc của tất cả thành viên

3.5. Vấn đề về hiệu năng (Performance)

Ngoài những vấn đề trên, thì vấn đề hiệu năng cũng là một trong những yếu tố đánh giá thành công hay thất bại của một sản phẩm. Một sản phẩm ngoài việc đáp ứng các tính năng hoạt đông đúng, dễ sử dụng, dễ bảo trì thì phần hiệu năng cũng không thể không chú ý.

Cách khắc phục:

• Yêu cầu Khách hàng đưa ra mong muốn về tiêu chuẩn hiệu năng của các chức năng một cách rõ ràng
• Đảm bảo mọi nhân sự trong dự án nắm được yêu cầu cụ thể về hiệu năng.
• Kiểm thử với dữ liệu thật để xác nhận chính xác hiệu năng (chỉ trên môi trường dev hoặc staging) để xác nhận chính xác về hiệu năng của sản phẩm

3.6. Vấn đề về Schedule

Những vấn đề liên quan đến chậm schedule như estimate sai khối lượng công việc cần phải làm, các task quan trọng bị bỏ sót không lên schedule hoặc một số chức năng không hoàn thành đúng thời hạn

Cách khắc phục:

• Báo cáo khách hàng kịp thời về tình trạng và phương pháp đối ứng
• Đề xuất cấp trên các biện pháp đối ứng như tăng resource, đưa phần chậm sang phase sau, làm ngoài giờ để hoàn thành task
• Có người giám sát và review ở giai đoạn tạo task trong schedule
• Đưa người có kinh nghiệm cùng estimate task quan trọng

4. Đối ứng issue ở một số dự án thực tế

4.1. Vấn đề về khách hàng, đối tác

4.2. Vấn đề về dự án

4.3. Vấn đề trao đổi giữa các thành viên

4.4. Vấn đề về thái độ không tích cực

Lời kết

Thông qua bài viết này, rất mong các bạn có thể nắm rõ hơn về 2 khái niệm Risk và Issue, để từ đó có giải pháp khắc phục và phòng tránh những vấn đề dự án mình đã và đang gặp phải.

Tất nhiên sẽ chẳng có dự án nào là không issue nhưng hi vọng rằng chúng ta sẽ phán đoán được tối đa các Risk có thể để có phương án phòng tránh trước khi chúng xảy ra trở thành Issue của dự án.

Tài liệu tham khảo:

https://viblo.asia/p/risk-project-risks-product-risks-va-testing-ByEZkWmYZQ0 https://www.guru99.com/issue-management-in-your-testing-project.html https://simplicable.com/new/product-risk https://management.simplicable.com/management/new/130-project-risks https://www.softwaretestingmentor.com/what-is-product-risk-and-project-risk/