Cấu trúc tổ chức kiểu Matrix (Lợi điểm của Strong Matrix)

I. Introduction

• Như các bạn đã biết Văn hóa, Phong cách, và Cấu trúc của tổ chức ảnh hưởng rất lớn tới việc một dự án được thực hiện, vận hành như thế nào. Mực độ trưởng thành trong quản lý dự án và hệ thống quản lý dự án của tổ chức cũng ảnh hưởng lên dự án trong tổ chức đó. Trong bài viết này tôi muốn chia sẻ và bàn luận cụ thể về ảnh hưởng của Cấu trúc tổ chức ảnh hưởng lên hoạt động của dự án.

II. Cấu trúc của tổ chức

• Cấu trúc của tổ chức là yếu tố môi trường của doanh nghiệp mà có thể ảnh hưởng đến độ sẵn có của resources và tác động đến cách dự án được thực hiện. Về xếp loại của Cấu trúc tổ chức thì đi từ tổ chức kiểu Functinal (chức năng) đến Projectized (kiểu tổ chức mà trong đó Project manager có toàn quyền quyết định về nhân sự, cách tổ chức, vận hành và điều động trong dự án) ở giữa đó thì có một số cấu trúc tổ chức Matrix. Table dưới đây thể hiện mối liên hệ chính giữa các đặc tính của những loại cấu trúc tổ chức chính.

• Theo bảng trên, trong tổ chức kiểu chức năng (functional) thì quyền hạn của Project manager là rất hạn chế, việc điều phối resources, quản lý budget cũng do người hoặc bộ phận khác quyết định. Project manager chỉ đóng vai trò quản lý tiến độ và các vấn đề khác trong dự án, effort cho dự án cũng không phải là 100%. Quyền hạn, mức độ tham gia của Project manager tăng dần theo như bảng trên và cao nhất là tổ chức kiểu projectized. Kiểu tổ chức dự án này cũng khá hiếm gặp trong các công ty phần mềm của Việt Nam, bởi đa phần hiện nay thị trường chính của các công ty phần mềm là outsource. Chỉ có một số dự án nội bộ, hoặc dự án chiến lực của công ty thì người được giao vị trị PM mới có quyền hạn điều động nhân sự và quản lý chi phí của toàn dự án.

2.1 Tổ chức kiểu chức năng (Functional organization)

• Tổ chức kiểu chức năng cổ điển là một hệ thống phân cấp mà trong đó mỗi nhân viên có một cấp trên cụ thể. Nhân viên thì được chia nhóm theo chuyên môn, như kỹ sư, sản xuất, marketing, … Trong nhóm chuyên môn thì có thể chia nhỏ hơn nữa để tập trung vào các chức năng nhỏ cụ thể. Mỗi bộ phận trong tổ chức kiểu Functional làm công việc của dự án độc lập với các nhóm, bộ phận khác.

2.2 Tổ chức kiểu Matrix

• Về cơ bản tổ chức kiểu Matrix là sự pha trộn giữa các đặc tính của Functional và Projectized. Tổ chức kiểu Matrix có thể được phân loại thành Weak, Balanced hoặc Strong dựa vào mối liên hệ giữa quyền lực và tầm ảnh hưởng giữa chức năng và quản trị dự án (Project manager).
• Tổ chức Weak Matrix (mạ trận yếu) giữ nguyên khá nhiều đặc tính của kiểu tổ chức functional, và vai trò của người quản trị dự án phần nhiều là người điều phối (coordinator) hoặc người xúc tiến giải quyết công việc (expediter). Người xúc tiến công việc thì chỉ làm công việc như một người trợ lý và điều phối giao tiếp trong dự án chứ không thể đưa ra quyết định. Người điều phối thì cũng có một số quyền hạn trong việc đưa ra quyết định và báo cáo với với quản lý ở cấp cao hơn (senior manager)

• Tổ chức kiểu Strong Matrix thì lại có rất nhiều đặc tính của kiểu Projectized, với sự tham gia full-time của Project manager và quyền hạn khá cao.

• Trong khi đó thì kiểu tổ chức Balanced Matrix chỉ công nhận sự cần thiết của Project manager nhưng nó không cung cấp đủ quyền hạn cho project manager đối với project đó.

2.3 Tổ chức kiểu Projectized

• Trong kiểu tổ chức Projectized thì thành viên dự án thường được sắp xếp vào một chỗ. Tất cả các thành viên đều được tham gia vào công việc của dự án và Project manager có quyền hạn và sự độc lập lớn trong việc ra quyết định. Kiểu tổ chức Projectized thông thường hay có đơn vị tổ chức gọi là department (bộ phận), nhưng họ cũng có thể trực tiếp báo cáo với project manager hoặc hỗ trợ cho các dự án khác.

• Rất nhiều công ty, tổ chức bao gồm tất cả các hình thái tổ chức trên ở nhiều tầng khác nhau, thường được quy vào gọi là kiểu tổ chức lắp ghép (composite organization).

II. Lợi điểm của kiểu tổ chức Strong Matrix

• Trong phần I tôi đã giới thiệu với các bạn các kiểu cấu trúc của tổ chức mà được giới thiệu trong cuốn PMBok (Project Management Body of Knowledge). Tuy nhiên trong cuốn sách đó chỉ mang tính chất giới thiệu mô hình tổ chức mà chưa nêu bật được lên những ưu nhược điểm cũng như phân tích về việc khi nào thì áp dụng của những hình thái tổ chức đó. Do vậy trong phần II này tôi sẽ liệt kê những ưu điểm của mô hình tổ chức kiểu Strong Matrix dựa vào kinh nghiệm đúc rút của bản thân trong quá trình làm dự án.

2.1 Khi nào nên áp dụng Strong Matrix

• Để có thể cấu trúc tổ chức theo kiểu Strong Matrix hiệu quả thì đầu tiên là phải dựa vào định hướng, size và đặc thù của tổ chức cũng như dự án. Nếu size quá nhỏ hoặc quá to thì đều không phù hợp với tổ chức này. Ngoài ra yếu tố quan trọng để quyết định nên tổ chức theo hình thái này hay không phụ thuộc vào đặc trưng của dự án cũng như khách hàng của công ty. Ví dụ khách hàng của công ty có nhiều dự án chạy song song hoặc gối nhau, hoặc một dự án to nhưng được chia làm nhiều application nhỏ thì áp dụng Strong Matrix là lựa chọn khá hợp lý. Lý do vì sao thì trong phần sau tôi sẽ giải thích chi tiết hơn. Về cơ bản thì để tổ chức theo Strong Matrix thì nên là một bộ phận độc lập (department).
• Một điều có thể dễ dàng nhận thấy từ sơ đồ của Strong Matrix là nó có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các bên liên quan với nhau. Cụ tỉ là cấu trúc đó khá vững chãi, khi size của dự án lớn lên hoặc khách hàng mong muốn mở rộng khối lượng công việc thì kiểu cấu trúc này dễ dàng phát triển mà không có sự biến động nhiều. Do đó khi tiếp cận và làm việc với khách hàng, đội ngũ Manager phải nhanh nhạy nắm bắt được nhu cầu và tiềm lực của Khách hàng để có thể tổ chức dự án theo hình thái đúng đắn nhất.
• Trong tổ chức của bạn có đủ nhân lực và điều kiện để tổ chức theo Strong Matrix. Trong hình thái này mỗi Section Manager sẽ là chuyên gia chuyên sâu về một mảng nghiệp vụ nào đó. Ví dụ như trong các công ty phần mềm, có thể chia làm các mảng như Back-end (Server), Front-end, và Test … Mỗi Section/Functional manager có vai trò tổ chức, quản lý các member trực thuộc, training, tính toán effort (resources) cho mỗi dự án nhỏ và nắm được nghiệp vụ của tất cả các dự án đó. Quản lý của các quản trị dự án tức là Manager of Project Manager thì cũng có vai trò như một Section Manager của bên quản trị dự án và chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ hoạt động của bộ phận đó.
• Điều cần cân nhắc nữa đó là nền tảng công nghệ, thông thường các dự án của cùng Khách hàng sẽ sử dụng một công nghệ chung giống nhau, khi tổ chức theo mô hình Strong Matrix, chúng ta có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho vấn đề tìm hiểu công nghệ và đào tạo.

2.2 Lợi điểm của Strong Matrix

• Share knowledge: Vì là cùng một khách hàng, cùng một dòng dự án nên về business sẽ có nhiều nét tương đồng, do đó trong từng Section thì Manager và Members có thể share knowledge với nhau về dự án. Tương tự giữa các Project cũng vậy vì đội ngũ Project manager và Secction manager có quan hệ chặt chẽ với nhau nên việc chia sẻ thông tin sẽ trở nên rất dễ dàng và hiệu quả.

• Share resource & backup: Từ việc share knowledge ở trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ resource. Trong cùng một Line business, có nhiều dự án đồng thời chạy song song, nhưng không phải lúc nào work load cũng giống nhau, nên khi work load của một dự án giảm xuống hoặc tăng lên, ta có thể dễ dàng điều chuyển resource đế support mà không cần training quá nhiều. Thậm chí nếu tổ chức tốt member trong cùng một Line có thể không cần training mà trực tiếp làm việc được ngay.

• Communicate: Nếu như mỗi thành viên dự án chỉ bó buộc trong một phạm vi dự án nhất định thì mối liên kết giữa các thành viên trong đơn vị, công ty sẽ rất lỏng lẻo. Trong mô hình tổ chức Strong Matrix, các thành viên trong dự án, trong section có sự giao tiếp với nhau theo nhiều chiều và nhiều level. Điều này không chỉ tăng sự giao tiếp trong toàn thể bộ phận mà còn giúp tránh được khá nhiều vấn đề phát sinh do hiểu lầm trong giao tiếp. Ngoài ra việc truyền đạt và triển khai thông tin cũng sẽ hiệu quả hơn do được lặp lại ở các level và ở mức dự án.

• Training & Motivated: Trong Strong Matrix, việc training cho member sẽ khá dễ dàng, có thể theo chiều dọc giữa từng Section riêng rẽ hoặc theo chiều ngang giữa các Project. Những buổi trao đổi giữa các thành viên trong cùng một Section về các dự án khác nhau trong cùng Line business đó sẽ là bài học (lesson learnd) cho các member khác khi dự án đó chưa gặp phải.

• Risk management: Với sự tham gia và liên hệ chặt chẽ giữa đội ngũ Section manager và Project manager thì việc quản lý, phân tích rủi ro cũng như việc đưa ra đối sách sẽ hiệu quả hơn nhiều. Lý do thì không phải bàn nhiều, vì với nhiều view, nhiều ý kiến thì sẽ tìm ra nhiều phương án để đề phòng và ngăn chặn rủi ro cho các dự án.

III. Conclusion

• Những lợi ích và cách áp dụng kiểu tổ chức Strong Matrix mà tôi vừa chia sẻ là những gì cá nhân đúc rút được trong quá trình làm việc. Có thể còn nhiều lợi ích khác mà tôi chưa nhìn ra hay những điều đưa ra chưa đầy đủ hoặc chính xác. Rất mong nhận được ý kiến từ các bạn.