Sử dụng file PDF trên Google Drive dễ dàng hơn

• Google Drive cung cấp khá nhiều công cụ hữu ích giúp chúng ta chỉnh sửa các tập tin văn bản, bảng tính hoặc slide thuyết trình. Nhưng đó không phải là tất cả những gì dịch vụ đám mây này có thể cung cấp bởi vì Google Drive còn hỗ trợ rất tốt việc tương tác với tập tin PDF nữa nhờ vào các tính năng có sẵn cũng như cài thêm từ bên ngoài vào. Sau đây chúng ta cùng xem qua một vài cách tận dụng việc hỗ trợ PDF của Google Drive để có thể làm việc nhanh hơn và dễ dàng hơn.

I. Các tính năng có sẵn

1. Lưu trực tiếp file PDF lên Drive khi xem bằng Google Chrome

• Bản thân Google Chrome đã được tích hợp một trình xem file PDF với tốc độ tải nhanh chóng. Ngoài việc lưu file về máy, trình xem này còn có một nút lưu tập tin thẳng lên tài khoản Google Drive của chúng ta mà không nhiều người biết đến. Bình thường bạn phải tải về thủ công rồi upload lên lại Google Drive cũng thủ công, trong khi bây giờ chỉ cần một cú nhấp chuột là xong.

• Trước hết bạn cần đảm bảo rằng mình đã đăng nhập tài khoản Google vào Chrome. Sau đó bạn làm theo các bước sau:

  • Duyệt trên web và mở một tập tin PDF bất kì.

  • Trong màn hình mới xuất hiện, nhấn vào biểu tượng máy in trong thanh công cụ xuất hiện ở trên màn hình.

  • Nhấn tiếp vào nút "Change" > cuộn xuống phần "Google Cloud Print".

  • Chọn "Save to Google Drive".

2. Chỉnh sửa nội dung của tập tin PDF

• Google Drive tích hợp sẵn công nghệ giúp đọc và chuyển thể tập tin PDF. Dựa vào công nghệ này, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm nội dung có trong file PDF tương tự như khi bạn tìm một từ khóa nào đó trong tập tin Word, Excel, PowerPoint. Ngoài ra, vì văn bản trong tài liệu PDF đã được chuyển hết sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa nên bạn được quyền thoải mái chỉnh sửa nội dung theo ý của mình.

• Để chỉnh sửa bạn làm theo các bước sau:

  • Upload tập tin PDF của bạn lên Drive.

  • Nhấn phải chuột > chọn Open With > Google Docs.

  • Khi tập tin đã mở ra thì lưu lại dưới dạng Google Docs.

  • Chỉnh sửa, biên tập, tìm kiếm tùy ý muốn.

  • Khi chỉnh sửa xong thì có thể lưu file ở dạng PDF.

• Lưu ý là với những trang PDF có định dạng phức tạp, ví dụ như mục lục tài liệu, thì nội dung có thể sẽ bị lệch sau khi chuyển đổi sang tập tin Google Docs. Hình ảnh, ghi chú, màu sắc, kiểu chữ... thì hầu hết vẫn còn giữ nguyên nên cũng không bị ảnh hưởng.

3. Xuất bất kì tập tin tài liệu nào thành PDF

• Khi bạn chỉnh sửa các tập tin văn bản, bảng tính hay slide thuyết trình trên Google Drive, bạn sẽ có tùy chọn sao lưu nó xuống máy dưới dạng Word, Excel hoặc PowerPoint. Nhưng Drive còn hỗ trợ chúng ta xuất ra file PDF nữa. Thường thì để chia sẻ và không muốn người khác chỉnh sửa bạn nên chọn PDF, như vậy định dạng sẽ được bảo toàn, lại còn dễ xem trên nhiều loại thiết bị khác nhau nữa.

• Cách làm đơn giản như sau:

  • Trong bất kì tài liệu nào đang mở trên Drive, nhấn vào menu File.

  • Chọn Download as > PDF document.

4. Quét tập tin PDF với ứng dụng trên di động

• Khi bạn cài ứng dụng Google Drive trên Android hoặc iOS, bạn có thể tận dụng camera của điện thoại để quét một tài liệu nào đó ghi trên giấy và chuyển thể nó thành file PDF. Điểm đặc biệt là sau khi dùng camera chụp xong thì Google Drive sẽ tự cắt gọt lại trang giấy cho phù hợp, sau đó tăng tương phản và các thông số khác để giúp chúng ta dễ đọc hơn. Tờ giấy cũng có thể được làm phẳng ra và tăng độ sáng so với ảnh chụp từ camera.

• Cách thực hiện như sau:

  • Chạy ứng dụng Drive trên Android hoặc iOS.

  • Nhấn vào dấu + như khi bạn tạo mới tài liệu.

  • Chọn biểu tượng máy ảnh.

  • Đưa tờ giấy vào khung ảnh, lưu ý nên chụp trong môi trường đủ sáng thì kết quả sẽ tốt hơn.

  • Nhấn chụp, sau đó nhấn nút tick và đợi Drive chuyển thể ảnh thành PDF.

II. Sử dụng add-on cài thêm từ bên ngoài thông qua Google Chrome

1. Đánh dấu trên tập tin PDF

• Kami là một add-on giúp biến Google Chrome thành một công cụ xem tập tin PDF cực kì mạnh mẽ. Nó sẽ cho phép bạn tô đậm, gạch dưới, gạch bỏ, chèn lời bình luận cũng như chèn thêm chữ vào tài liệu, y hệt như những gì Adobe Reader trên máy tính có thể làm được. Nếu bạn thường xuyên thao tác online thì thậm chí bạn chỉ cần dùng Google Chrome để xử lý file PDF thôi cũng đủ.

• Cách dùng:

  • Tải về add-on Kami, sau đó thêm vào Google Chrome.

  • Nhấp phải chuột vào file PDF của mình chọn, chọn Open With > Kami.

2. Điền vào, kí vào tập tin PDF

• Trình xem PDF tích hợp của Google Chrome mặc định cho phép bạn điền vào các file PDF có chỗ trống. Tuy nhiên, nếu bạn cần đánh dấu chọn (checkmark), chèn chữ kí hay phải điền nhiều lần cùng một loại thông tin thì bạn sẽ phải nhờ đến các dịch vụ như HelloSign hay DocuSign. Cả hai đều có khả năng tích hợp với Google Drive, do đó bạn chỉ cần nhấp phải chuột vào file PDF của mình chọn chọn Open With > HelloSign / DocuSign là xong, không cần phải upload thủ công lên hai dịch vụ này. Tất nhiên là trước đó bạn phải tải về 2 add-on này và thêm chúng vào Google Chrome.

• Tài khoản miễn phí của hai dịch vụ nói trên chỉ cho phép bạn thao tác với tổng cộng 3 file mỗi tháng, nhưng không sao cả vì nếu kí xong tập tin nào thì chúng ta có thể lưu lại trên Drive của chúng ta và xóa nó khỏi HelloSign / DocuSign.

3. Trộn nhiều tập tin PDF lại thành một

• Bình thường để làm thao tác này bạn phải sử dụng các phần mềm cài trên máy tính, còn nếu bạn dùng add-on PDF Mergy thì mọi thứ sẽ được làm online nên nhanh chóng hơn. Cách sử dụng thì vô cùng đơn giản: trong Google Drive, bạn nhấp phải chuột vào những file nào cần trộn, sau đó chọn Open With > PDF Mergy. Các tài liệu này sau đó sẽ được tự động chuyển sang trang web của PDF Mergy, tại đây bạn có thể dễ dàng di chuyển chúng đến vị trí mong muốn, kéo thả hoặc thêm file tùy ý muốn.

• Khi mọi thứ đã như ý muốn, nhấn vào nút “Merge” mày xanh dương để thực hiện thao tác trộn. Bạn có thể lưu tập tin kết quả xuống máy tính hoặc lưu lên Drive đều được.

4. Cắt tập tin PDF

• Sẽ có những lúc bạn cần cắt file PDF để lấy chỉ những trang cần thiết hoặc để giảm kích thước file trước khi tải lên một nơi nào đó. Công cụ PDFSplit! sẽ giúp bạn làm việc này, và tất nhiên là nó được tích hợp tốt với Drive nên mọi thao tác càng trở nên thuật tiện hơn nữa.

• Cách sử dụng:

  • Thêm vào Google Chrome add-on PDFSplit!.

  • Mở một tập tin PDF trong Drive.

  • Nhấn vào biểu tượng Open With.

  • Chọn PDFSplit!.

  • Trong trang web mới xuất hiện, ở dòng “Pages, nhập số thứ tự của trang bạn muốn bắt đầu cắt và số thứ tự của trang kết thúc.

  • Ví dụ, mình muốn từ trang 6 đến 9 của một file PDF thì nhập số 6 vào ô đầu tiên, số 9 vào ô thứ hai.

  • Nhấn Split khi đã lựa chọn xong.

5. Đặt mật khẩu cho tập tin PDF

• Với cách dùng tương tự như PDFSplit! nhưng add-on PDFProtect! sẽ cho phép bạn đặt mật khẩu bảo vệ tập tin PDF của mình. Bạn sẽ được chọn các cấp mã hóa khác nhau, có cho phép in tài liệu hay không, có cho phép thay đổi nội dung file hay không...

Tất cả đều được add vào trong menu Open with