Quản lý các bên liên quan trong dự án (Project Stakeholder Management)

Introduction

Quản lý các bên liên quan trong dự án (Project Stakeholder Management) bao gồm các qui trình cần thiết để :

• xác định người, nhóm, hoặc tổ chức mà có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án.
• Phân tích mong muốn và ảnh hưởng của các bên liên quan lên dự án
• Xây dựng chiến lược quản lý phù hợp để các bên liên quan tham gia vào dự án hiệu quả nhất trong việc ra quyết định và thực hiện dự án.
• Ngoài ra việc quản lý các bên liên quan cũng tập trung vào việc communicate liên tục với các bên để hiểu được nhu cầu và mong muốn, chỉ ra được những vấn đề có thể xảy ra, quản lý mâu thuẫn lợi ích và khuyến khích các bên liên quan tham gia vào trong các quyết định và hoạt động của dự án. Sự hài lòng của các bên liên quan nên được quản lý như là mục tiêu chính của dự án.

Qui trình quản lý các bên liên quan bao gồm các qui trình như sau:

• Xác đinh các bên liên quan (Stakeholder identify)
• Lên kế hoạch quản lý các bên liên quan (Plan Stakeholder Management)
• Quản lý sự cam kết/rằng buộc của các bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement)
• Kiểm soát cam kết của các bên liên quan (Control Stakeholder Management)

Tất cả các dự án sẽ có những bên liên quan bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc bên có thể ảnh hưởng lên dự án theo cách tích cực hoặc tiêu cực. Trong khi một số Stakeholders có thể có khả năng giới hạn ảnh hưởng đến project, một số khác lại có tầm ảnh hưởng quan trọng tới dự án và kết quả mong muốn của nó. Khả năng của Project manager trong việc xác định và quản lý chính xác Stakeholders theo đúng cách có thể đồng nghĩa với sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

I. Xác định Stakeholders

• Xác định Stakeholders là quá trình của việc xác định các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức mà có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi quyết định, hoạt động hoặc đầu ra của dự án. Phân tích và tài liệu hóa những thông tin thích đáng liên quan đến lợi ích, sự tham gia, sự phụ thuộc lẫn nhau, tác động và ảnh hưởng tiềm tang lên sự thành công của dự án. Đầu vào, công cụ và kỹ thuật và đầu ra của qui trình này được chỉ ra như hình dưới.

  

• Những bên liên quan trong một dự án/Stakeholders hay nói một cách cụ thể hơn là bao gồm khách hàng, người bảo trợ (sponsors), đội dự án (project team), và công chúng những người mà tham gia tích cực vào dự án hoặc quyền lợi của họ có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực bởi việc thực hiện và đầu ra. Họ có thể tác động lên project và những sản phẩm chuyển giao (deliverables) của project. Stakeholders có các mức độ (level) khác nhau trong tổ chức và cũng nắm giữ quyền hạn khác nhau.

• Việc xác định Stakeholders của dự án từ lúc bắt đầu dự án, phase và phân tích được mức độ lợi ích, mong muốn cũng như tầm quan trọng và sự ảnh hưởng của họ là rất quan trọng tới sự thành công của dự án. Hầu hết các dự án đều có số lượng Stakeholders phụ thuộc vào độ lớn, loại và độ phức tạp của nó. Trong khi thời gian của Project manager là giới hạn và cần phải được sử dụng càng hiệu quả càng tốt do đó cần phân loại Stakeholders theo lợi ích, ảnh hưởng và sự tham gia vào dự án, ngoài ra cũng cần tính đến thực tế là ảnh hưởng hoặc tác động của Stakeholders có thể không xảy ra hoặc trở nên rõ ràng trong giai đoạn sau của dự án.

1.1 Inputs

• Project charter: Điều lệ dự án cung cấp những thông tin về các nhóm bên trong và bên ngoài liên quan đến dự án và bị ảnh hưởng bởi kết quả hoặc việc thực hiện dự án như là người bảo trợ, khách hàng, thành viên dự án, nhóm hoặc phòng ban tham gia vào dự án và những người hoặc tổ chức ảnh hưởng bởi dự án.

• Procurement documents: Nếu một dự án là kết quả của hoạt động mua bán hoặc dựa trên hợp đồng được thiết lập thì bên hợp đồng là stakeholders chính của dự án. Những bên liên quan khác, như là nhà cung cấp cũng cần được xem xét như là một phần của danh sách Stakeholders.

• Enterprise environment factors: Yếu tố môi trường doanh nghiệp thì có thể ảnh hưởng đến qui trình xác định Stakeholders bao gồm

  • Văn hóa và cấu trúc doanh nghiệp
  • Tiêu chuẩn của ngành công nghiệp hoặc chính quyền
  • Thói quen, hoạt động và xu hướng của địa phương, khu vực và toàn cầu

• Organization process assets: Tài sản quy trình của tổ chức có thể ảnh hưởng đến qui trình xác định Stakeholders bao gồm:

  • Template đăng ký Stakeholders
  • Bài học từ những dự án trước đó
  • Tài liệu đăng ký Stakeholders từ các dự án trước

1.2 Tools & Techniques

• Stakeholders analysis: Phân tích Stakeholders là việc thu thập một cách có hệ thống và phân tích thông tin định tính cũng như định lượng nhằm xác định lợi ích của những ai nên được cân nhắc đưa vào trong suốt quá trình dự án. Nó xác định các lợi ích, mong muốn, và ảnh hưởng của các bên liên quan và mối liên hệ của Stakeholders với mục đích của dự án. Nó cũng giúp xác định mối quan hệ giữa các Stakeholders với nhau (với dự án khác hoặc các bên liên quan khác) qua đó có thể khai thác để xây dựng liên minh và đối tác tiềm năng, nhằm nâng cao cơ hội thành công cho dự án. Việc phân tích các bên liên quan thì thông thường follow các bước dưới đây:

  • Xác định tất cả các bên liên quan của dự án và những thông tin thích hợp như là vai trò, bộ phận, lợi ích, mong muốn và mức độ ảnh hưởng. Những Stakeholders chính thì khá dễ dàng để xác định. Họ bao gồm những người đóng vai trò đưa ra quyết định hoặc quản lý, bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án như người bảo trợ, quản trị dự án và khách hành chính. Việc xác định những Stakeholders khác thường được hoàn thành bằng việc phỏng vấn những Stakeholders đã được xác định rồi và mở rộng danh sách cho đến khi tất cả các Stakeholders tiềm năng được bao gồm trong list đó.
  • Phân tích những ảnh hưởng tiềm tàng hoặc hỗ trợ cho từng bên liên quan có thể tạo ra và phân loại để xác định một chiến lược tiếp cận. Trong một cộng đồng Stakeholders rộng lớn, việc xác định mức độ ưu tiên của Stakeholders để đảm bảo tính hiệu quả trong việc sử dụng effort để giao tiếp và quản lý mong muốn của họ là rất quan trọng.
  • Đánh giá cách Stakeholders tương tác và phản hồi trong các tình huống khác nhau, theo thứ tự để lên kế hoạch làm sao để tác động lên họ nhằm nâng cao sự support của họ cho dự án và làm giảm thiểu những ảnh hưởng mang tính tiêu cực.

• Expert judgment: Để đảm bảo xác định và list ra đầy đủ Stakeholders, việc phán đoán và ý kiến chuyên gia nên được tìm kiếm từ nhóm hoặc cá nhân được đào tạo chuyên ngành hoặc chuyên gia chẳng hạn như:

  • Quản lý cấp cao
  • Đơn vị khác trong tổ chức
  • Những Stakeholders chính đã được xác định
  • Quản trị dự án khác, người đã từng làm dự án tương tự
  • Chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh hoặc trong lính vực dự án
  • Các nhóm và các nhà tư vấn trong lĩnh vực
  • …

• Meetings: Meeting phân tích hồ sơ (Profile) được thiết kế để phát triển sự hiểu biết giữa các Stakeholders chính và có thể sử dụng để trao đổi, phân tích thông tin về vai trò, lợi ích, mong muốn, kiến thức … của mỗi Stakeholders phải đối mặt trong dự án.

1.3 Outputs

• Output chính của quá trình này là tài liệu đăng ký Stakeholders (Stakeholders register) nó chứa tất cả những thông tin chi tiết liên quan đến việc xác định Stakeholders bao gồm:
  • Thông tin nhận dạng: tên, tổ chức, địa điểm, vai trò, thông tin liên hệ
  • Thông tin đánh giá: yêu cầu chính, mong muốn chính, những ảnh hưởng tiềm tàng lên dự án
  • Phân loại Stakeholders: Bên trong/bên ngoài, hỗ trợ/trung lập/trở ngại ..

II. Lên kế hoạch quản lý Stakeholders

Kế hoạch quản lý Stakeholders là quy trình phát triển chiến lược quản lý phù hợp để ràng buộc Stakeholder hiệu quả nhất trong suốt dự án dựa trên sự phân tích nhu cầu, lợi ích và ảnh hưởng lên sự thành công của dự án. Lợi ích chính của process này là nó cung cấp một cách rõ ràng kế hoạch để tương tác với các Stakeholders trong dự án để phục vụ lợi ích của dự án. Đầu vào, công cụ và kỹ thuật sử dụng và đầu ra thì được thể hiện như hình bên dưới.

III. Quản lý cam kết của Stakeholders

Quản lý cam kết của Stakeholders là quy trình của việc giao tiếp và làm việc với Stakeholders để đạt được nhu cầu và mong muốn của họ , chỉ ra những vấn đề và cổ vũ những cam kết của Stakeholders trong suốt hoạt động của dự án. Lợi ích chính của quy trình này là nó cho phép Quản trị dự án có thể làm tăng sự support và hạn chế những trở ngại của Stakeholders qua đó có thể tăng đáng kể cơ hội thành công của dự án. Đầu vào, công cụ và kỹ thuật áp dụng và đầu ra của quy trình được mô tả như hình bên dưới.

IV. Kiểm soát cam kết của Stakeholders

Kiểm soát cam kết/rằng buộc của Stakeholders là quy trình của sự quản lý chung mối quan hệ của Stakeholders trong dự án và sự điều chỉnh chiến lược và kế hoạch để ăn khớp với Stakeholders. Lợi ích chính của quy trình này là nó bảo trì và làm tăng tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động của Stakeholders như sự tiến triển của dự án và sự thay đổi môi trường của nó. Đầu vào, công cụ và kỹ thuật, đầu ra của quy trình này được thể hiện như hình dưới đây.

Conclusion

Việc quản lý Stakeholders/các bên liên quan trọng dự án khá quan trọng quyết định tới sự thành công của dự án. Nếu như người quản lý dự án bỏ sót hoăc lơ là trong việc quản lý, kiểm soát sự tham gia của các Stakeholders có thể sẽ làm chậm tiến độ dự án, chất lượng công việc, cam kết không đảm bảo thậm chí có thể dẫn đến thất bại.