Kĩ năng giao tiếp: Vai trò cốt lõi trong phát triển phần mềm

Bài viết được dịch từ Communication Skills: A Core Part of Software Engineering của tác giả mayuko trên trang Medium. Bản thân tôi thấy bài viết thực sự rất hữu ích, nếu bạn thấy bài chia sẻ này thú vị, vui lòng truy cập vào bài gốc để upvote cho tác giả. Xin cảm ơn.

Kỹ năng giao tiếp được sử dụng khi viết tài liệu (documentation) cho frameworks và thư viện, hay khi gửi emails hoặc tin nhắn tới các đồng nghiệp. Nó là một yếu tố quan trọng trong cách hai hay nhiều người trao đổi những ý tưởng và định nghĩa phức tạp, cũng chính là phần cốt lõi trong quá trình làm việc nhóm của những người phát triển phần mềm (software developer). Hiện nay, hơn thế nữa, kỹ năng giao tiếp đã trở thành một phần quan trọng trong các cuộc phỏng vấn dành cho software developer, tại đây các công ty sẽ kiểm tra trình độ tư duy thể hiện trong kỹ năng giao tiếp của ứng viên.

Nhưng chúng ta đã gán cho khả năng giao tiếp vào loại kỹ năng mềm, tức là đặt nó xuống tiêu chuẩn hạng hai phía sau phẩm chất về kỹ năng kỹ thuật (technical skills). Có lẽ cái tên "Kỹ năng mềm" cho nó cái cảm giác không quá quan trọng, chỉ là nếu có thì càng tốt. Tuy nhiên, nó lại là một kỹ năng tối cần thiết cho một sự nghiệp thành công trong lĩnh vực công nghệ, do nhu cầu của việc trao đổi những ý tưởng phức tạp tới những nhóm người lớn hơn đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công việc phát triển phần mềm. Nó cũng là yếu tố quan trọng để làm cho "ngành công nghiệp" công nghệ trở nên dung hòa và lớn mạnh hơn khi cho phép mọi người từ những nền tảng (background) khác nhau có thể làm việc và phối hợp hiệu quả trong các dự án.

Khi chúng ta nhìn vào ngành phát triển phần mềm, chúng ta thường nói rất nhiều về những phát minh và công nghệ tuyệt vời sẽ giúp cho xã hội toàn cầu tiến thêm những bước xa hơn. Nhưng thực tế, chính là con người, những con người thực sự - không phải máy móc, thuật toán hay robots - là chủ thể quyết định cái gì được tạo nên, tạo nên như thế nào, khi nào và ở đâu nó tới được tay của người sử dụng. Bởi vậy ngành phát triển phần mềm cần thiết phải đòi hỏi kỹ năng của con người để có thể thực hiện được công việc tốt nhất, trong đó kỹ năng giao tiếp đóng vai trò chìa khóa.

Hôm nay tôi muốn thảo luận về ba bước với định nghĩa quan trọng có thể giúp tăng khả năng giao tiếp của bạn:

1. Bắt đầu bằng việc cải thiện kỹ năng lắng nghe
2. Diễn tả những ý tưởng của bạn qua các buổi nói chuyện trước đám đông (public speaking)
3. Luôn luôn cố gắng thấu hiểu, thông cảm với người khác

Những bước này thiết lập một nền tảng lý tưởng cho việc giao tiếp hiệu quả với những người khác. Chúng đều là những kim chỉ nam quan trọng trong sự nghiệp phát triển phát triển phần mềm của chính tôi, và tôi tin những bước này thực sự đã giúp tăng kỹ năng giao tiếp của mình ở giai đoạn khởi đầu.

Bắt đầu bằng việc lắng nghe

Bước đầu tiên để trở thành một người giao tiếp giỏi đó là học cách lắng nghe.

Là những kỹ sư phát triển phần mềm, chúng tôi hiểu rằng, khi giải quyết một vấn đề, chúng ta cần phải thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để có thể đưa đến giải pháp tốt nhất và quyết định đúng đắn nhất. Đây chính là điều kiện tốt nhất để luyện tập cách giải quyết vấn đề cũng như khả năng giao tiếp. Đó là bởi vì sự giao tiếp hiệu quả đạt được khi tất cả các bên bắt đầu thấu hiểu lẫn nhau.

Chúng ta đều giao tiếp theo những cách rất khác nhau. Nếu bạ hỏi hai người mô tả về một khái niệm kỹ thuật, gần như chắc chắn rằng họ sẽ sử dụng một tập các từ khác nhau để giải thích về cùng một thứ. Có rất nhiều thứ góp phần vào sự khác nhau trong cách mọi người giao tiếp - khác biệt về ngôn ngữ, giáo dục, địa phương,v.v.

Nhưng trong một công việc kỹ thuật cao như kỹ sư phần mềm, điều này sẽ tạo ra một khác biệt lớn trước khi có thể đạt được sự thấu hiểu chung. Sự việc không đồng nhất trong cách hiểu khi triển khai có thể dẫn tới lỗi và bugs (lỗi logic), kéo dài thời gian của dự án, và kéo theo sự thất vọng đến từ việc không thể đạt được những mục tiêu đã kì vọng.

Để có thể đạt đến sự thấu hiểu lẫn nhau, việc truyền đạt suy nghĩ của bạn và lắng nghe một cách tỉ mỉ những ý kiến của người khác đều rất quan trọng. Chúng ta thường không đề cập đến kỹ năng lắng nghe như một phần của giao tiếp trong kỹ thuật, bởi vậy hôm nay tôi đưa ra ba cách để các bạn có thể trở thành người lắng nghe tốt hơn:

1. Phát lại (Playback)

Đó là khi bạn nghe lời nói của ai đó, dừng, và phát lại chúng theo cái cách mà bạn nghĩ theo ngôn ngữ của chính bạn. Điều này cho bạn cơ hội tự "hấp thụ" và trình bày ý của ai đó theo cách diễn giải của mình, và cũng tạo ra cơ hội để người khác có thể sửa lại ý hiểu của bạn trong trường hợp nó đã bị sai. Đây là một ví dụ:

A: Vậy bạn nghĩ dự án này sẽ mất bao lâu?

B: À thì, phía back-end có lẽ sẽ mất khoảng 3 ngày, và còn một phần phụ thuộc vào team khác, nên có thể mất thêm 2 ngày nữa. UI chắc mất khoảng 6 ngày theo dự đoán của tôi lúc này, và tôi vẫn đang đợi nó được hoàn thành.

A: (Phát lại) Vậy có vẻ như nó sẽ mất ít nhất 9 ngày, tùy thuộc vào mọi người và những team khác phải không?

B: Đúng rồi!

Phần quan trọng ở đây là khi A nói "có nghĩa là" ("it sounds like") - và phía sau là những gì anh ta hiểu theo ngôn ngữ của mình.

2. Để người khác trình bày xong ý tưởng của họ trước khi khi bạn muốn thêm bất cứ điều gì

Khi đang ở trong một cuộc trò chuyện với ai đó, hãy chắc là bạn cho đối phương đủ thời gian để họ nói mọi thứ cần nói trước khi bạn tiếp tục câu chuyện. Nếu bạn có một câu hỏi hay ý tưởng nào đó, họ có thể sẽ trả lời câu hỏi hoặc đề cập đến ý tưởng mà bạn đang nghĩ trước khi bạn phải chen vào. Khi bạn cắt ngang một ai đó thì điều đó cũng khá bất lịch sự, và có thể dẫn tới một mối quan hệ không tốt với đồng nghiệp.

3. Sử dụng những ngôn ngữ cơ thể tích cực

Có một sự khác biệt khá rõ rệt trong trải nghiệm khi nói chuyện với những người thực sự tham gia vào cuộc hội thoại bằng biểu cảm của cả cơ thể và những người không làm như vậy.

Thể hiện biểu cảm cơ thể cho thấy sự quan tâm đến chủ đề và dẫn tới một cuộc đối thoại hiệu quả và nhiệt tình. Các cách để thể hiện ngôn ngữ cơ thể tích cực bao gồm: giao tiếp bằng mắt một cách thoải mái, tư thế tốt, sử dụng cử chi tay khi nói chuyện, và tập trung vào cuộc đối thoại (ví dụ không sử dụng điện thoại khi nói chuyện với người khác).

Đây đều là những cách tốt để tăng khả năng lắng nghe của bạn - nó giúp bạn giao tiếp hiệu quả với mọi người trong công việc, dự án và trong công ty. Nhưng một phần quan trọng trong phát triển phần mềm khác chính là nói chuyện trước đám đông - cái này không chỉ giới hạn trong các cuộc họp hay cuộc hội đàm, mà còn là các cuộc gặp gỡ trong dự án, trong công ty.

Diễn tả ý tưởng của bạn trong cách cuộc nói chuyện trước đám đông

Nói chuyện trước đám đông là một kỹ năng quan trọng trong công việc của một kỹ sư phần mềm. Đó là một trong những cách thường gặp để những kỹ sư diễn tả ý tưởng của họ, dù cho là trong một buổi giới thiệu sản phẩm, tổng quan về kiến trúc hay thậm chí các cuộc báo cáo đứng diễn ra nhanh để cập nhật thông tin dự án, tại đó bạn phải nói chuyện với nhiều người một lúc. Cũng phải chú ý rằng càng tiến sâu hơn trong sự nghiệp, bạn càng tham gia những cuộc nói chuyện với đám đông nhiều hơn, tiếng nói của bạn sẽ lan rộng tới nhiều người và phạm vi công việc của bạn sẽ tăng cả về kích thước cũng như độ phức tạp.

Khi tham gia các buổi như thế, tốt hơn trước hết là phải hình dung một cuộc nói chuyện trước đám đông chuẩn mực sẽ như thế nào. Đặc biệt đối với các buổi nói chuyện về kỹ thuật, thường sẽ đặc trưng bởi:

• Giao tiếp bằng ánh mắt tốt với thính giả
• Nói chuyện với âm lượng đủ để mọi người đều nghe rõ
• Không dùng những từ kiểu "chống đỡ" như "ừm", "ờ" hay "rằng thì là mà" v.v
• Sử dụng phong thái diễn cảm và ngôn ngữ cơ thể phù hợp
• Trình bày ngắn gọn, khái quát

Như vậy rõ ràng là quá nhiều thứ phải nghĩ khi nói, nên điều quan trọng nhất bạn cần phải làm để có thể nói chuyện được tốt hơn trước đám đông là luyện tập. Luyện tập, luyện tập liên tục.

Thực hiện phương pháp lặp để phát triển những kỹ năng này cho phép bạn có thể bắt đầu một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp bạn sửa được những lỗi mà bạn mắc phải trong suốt quá trình. Do đó, việc luyện tập cho bạn một bài nói hoàn chỉnh trước khi truyền đạt tới những người khác. Dưới đây là một vài típ giúp bạn có thể tập luyện một cách có mục đích:

• Tập luyện cho bài nói của bạn một cách trọn vẹn, đừng vội bỏ qua phần nào và sau đó hãy truyền tải nó như những gì mà bạn đã chuẩn bị
• Luyện tập truyền đạt bài nói ấy ở những khung cảnh khác nhau: tại nhà, nơi làm việc, và quan trọng nhất, trong phòng hoặc nơi tương tự mà bạn sẽ thuyết trình
• Hãy để ai đó mà bạn tin tưởng lắng nghe bài nói của bạn. Hỏi về phản hồi thực tế của họ và bạn có thể làm điều gì tốt hơn ở những điều mà họ đã gạch ra, nhờ đó bạn có thể sửa và làm tốt hơn cho lần sau
• Luyện tập thật nhiều. Bạn càng tập nhiều và nhặt nhạnh những sai sót của bản thân thì bạn sẽ càng tiến bộ hơn chỉ trong thời gian ngắn

Tiếp theo, chúng ta sẽ chuyển đến một chủ đề nền tảng giúp cải thiện đáng kể sự giao tiếp trong kỹ thuật: Sự thấu hiểu.

Luôn cố gắng thấu hiểu khi giao tiếp

Thấu hiểu là hành động đặt mình vào vị trí của người khác để cố gắng hiểu cảm nhận và suy nghĩ của họ.

Đây là một phần cốt lõi của công việc phát triển phần mềm bởi thứ mà bạn đang làm là cho người khác. Bạn cần phải hiểu nhu cầu của họ về cách họ sử dụng sản phẩm để có thể tạo ra một sản phẩm tốt hơn.

Và, bạn cũng đang tạo ra sản phẩm cùng với những người khác nữa. Bạn sẽ làm việc cùng mọi người ở rất nhiều vai trò khác nhau - product managers, designers, data scientists, managers, cùng các kỹ sư phần mềm khác. Và, tất cả họ từng người sẽ khác hẳn nhau trong cách giao tiếp.

Đặt mình vào vị trí của họ sẽ giúp bạn biết cách để giao tiếp hiệu quả từ đó đạt đến sự đồng thuận, thấu hiểu lẫn nhau.

Vậy, làm cách nào để bạn có thể thấu hiểu tốt hơn? Tôi nghĩ đây là sự kết hợp của việc trở thành một người giỏi lắng nghe và việc xây dựng được những mối quan hệ bền vững với những người xung quanh. Tìm hiểu hoàn cảnh của những người khác, những động lực và đam mê của họ sẽ giúp bạn có được một bức tranh lớn hơn về những điều khiến họ trở nên thực sự đặc biệt. Hiểu được nơi mà họ xuất phát giúp bạn thay đổi phong cách nói chuyện cho phù hợp hơn.

Ví dụ, nếu ai đó mới đến công ty bạn, bạn sẽ biết là cần phải giải thích các từ viết tắt thường được sử dụng trong nội bộ công ty, bởi vì có lẽ họ chưa biết đến chúng. Thay vào đó, nếu bạn đang nói chuyện với những người mà vai trò của họ không đòi hỏi nền tảng về mặt kỹ thuật, bạn nên chú ý dùng những thuật ngữ dễ hiểu, hoặc giải thích những định nghĩa mà bạn dùng để họ có thể theo kịp.

Sử dụng sự thấu hiểu trong giao tiếp không có nghĩa là bạn cần phải trở nên xét nét - điều đó có nghĩa ngược lại. Sẽ hoàn toàn phản tác dụng nếu bạn đánh giá ai đó về những điều họ biết và không biết. Giúp đỡ những người khác để có thể đạt được sự nhận thức chung bằng cách dùng cùng một ngôn ngữ là yếu tố then chốt cho một cuộc nói chuyện thành công.

Tất cả các kỹ năng trên đây -lắng nghe, phát biểu trước đám đông, thấu hiểu - có thể thực sự giúp bạn và những người khác có được một nền tảng nhận thức chung cũng như sự hiểu biết lẫn nhau về các ý tưởng, suy nghĩ và công việc. Đây là phần quan trọng nhất của việc giao tiếp.

Là một cộng đồng công nghệ, chúng ta không nên bỏ qua những kỹ năng này - bởi chúng giúp cho các dự án, các công ty và các tổ chức đi lên phía trước. Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng cần được tìm kiếm các cuộc phỏng vấn kỹ năng phần mềm và phải được kỳ vọng nhiều hơn ở những người làm các vai trò kỹ thuật. Bởi vì khi các kỹ sư phần mềm giao tiếp với nhau hiệu quả, những điều tuyệt vời xuất hiện - những thứ tuyệt vời được tạo nên!