Mở đầu

Trong thời gian vừa qua, mình có may mắn được tham gia một khóa học Agile Leadership và nhận thấy một số điều rất bổ ích. Qua khóa học, mình được giới thiệu về phương pháp quản lý 3.0. Không giống với các phương pháp quản lý 1.0 (Like a machine) và 2.0 (Like a sport) trước đây, phương pháp quản lý 3.0 (Like a community) tập trung vào quản lý hệ thống thay vì quản lý con người. Nếu nói rộng ra, ngay cả việc quản lý bản thân cũng có thể coi là một phần của phương pháp quản lý 3.0. Phương pháp 3.0 giúp cho mỗi người chúng ta có đủ khả năng của một nhà quản lý cho dù không có danh hiệu, chức vụ nào, cho dù là nhóm lớn hay nhóm nhỏ. Phương pháp quản lý 3.0 sẽ nên được dùng khi bạn cần:

• Boost productivity: Tăng năng suất công việc
• Nurture innovation: Duy trì các sự đổi mới
• Motivate any team: Tạo động lực cho các đội nhóm
• Change the culture: Thay đổi văn hóa làm việc

Trong phương pháp quản lý này, mình có tổng hợp, trải nghiệm và rút ra được một số bài luyện tập hữu ích và thú vị, góp phần nâng cao kỹ năng quản lý, lãnh đạo, được chia thành các phần:

• Energize People: Tạo động lực
• Empower Team: Trao quyền
• Align Constraints: Tạo văn hóa và gắn kết nhóm
• Develop Competence: Phát triển khả năng cho thành viên
• Grow Structure: Phát triển cơ cấu tổ chức
• Improve Everything: Từng bước xây dựng và phát triển các kỹ năng

1. Các bài luyện tập Energize People

1.1 Kudo Card

Một bài tập dùng để ghi nhận bằng văn bản các đóng góp của một ai đó dành cho tập thể. Bài tập này không chỉ bao gồm việc trưởng nhóm khen ngợi nhân viên của mình, mà có thể là các thành viên cùng cấp khen ngợi lẫn nhau.

Kudo Card có rất nhiều loại lời khen ngợi, chẳng hạn như:

• Very Happy!
• Totally Awesome!
• Thank You!
• Well Done!
• Great Job!
• Congratulations!
• .....

Một tấm thẻ Kudo Card sẽ là của một người gửi cho một người khác, chứa các lời tuyên dương, khen ngợi, cảm ơn ... Và tất cả sẽ được để chung vào một cái hộp gọi là Kudo Box. Sau một khoảng thời gian ngắn nào đó (VD: 1 tuần, 1 tháng ...), mọi người sẽ cùng nhau mở hộp và cùng đọc lời ghi nhận cho đối phương, có thể kết hợp với việc trao thưởng cho người được nhiều ghi nhận nhất để tăng động lực cho nhóm.

1.2 Moving Motivator

Moving Motivators được dùng để xác định động lực cho các thành viên. Đồng thời bài tập này cũng góp phần thể hiện thành viên đó có đang được làm việc đúng với mong muốn của mình hay không.

Trong công việc có 10 động lực cơ bản mà bất cứ ai cũng hướng tới, dù ít dù nhiều, đó là:

• Curiosity: sự học hỏi, trau dồi kĩ năng
• Acceptance: được mọi người chấp nhận
• Power: được tiếp xúc với mọi lĩnh vấn đề trong công việc
• Relatedness: có quan hệ tốt với đồng nghiệp
• Goal: hoàn thành được mục tiêu cuộc sống
• Honor: được vinh danh, ghi nhận
• Mastery: có trình độ chuyên môn về một lĩnh vực nào đó
• Freedom: được tự do thoải mái khi làm việc
• Order: làm việc trong môi trường ổn định
• Status: đang làm việc ở vị trí tốt

Trong bài tập này, chúng ta sẽ cần sắp xếp thứ tự các động lực, từ cao tới thấp, thường bên trái có những thứ mà thành viên đó quan tâm nhất, bên phải là những thứ ít hoặc không được quan tâm. Qua một thời gian, nếu các động lực bên trái phần lớn đều đi lên tức là thành viên đó đang được làm việc đúng như mong muốn, ngược lại thì sẽ cần điều chỉnh.

2. Các bài luyện tập Empower Team

Delegation Poker

Delegation Poker giúp cho người quản lý có thể phân quyền hiệu quả hơn. Nếu trao quá nhiều quyền, người quản lý có thể sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro, vì người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là quản lý. Ngược lại, nếu trao ít quyền, người quản lý lại phải làm quá nhiều việc.

Có tất cả 7 mức độ của việc trao quyền:

• Tell: Quản lý nói cho thành viên của mình cách làm và yêu cầu họ làm theo.
• Sell: Quản lý gợi ý cách làm cho thành viên và nói cho họ lý do tại sao phải làm như vậy.
• Consult: Quản lý để thành viên đưa ra ý kiến về vấn đề nhưng vẫn là người quyết định cuối cùng.
• Agree: Cả quản lý và thành viên cùng thảo luận và ra quyết định, nếu có tranh chấp thì biểu quyết.
• Advise: Quản lý gợi ý cách làm nhưng thành viên sẽ là người quyết định.
• Inquire: Thành viên sẽ làm, chỉ cần báo cho quản lý biết mình sẽ làm như thế nào hoặc làm trước rồi báo kết quả sau.
• Delegate: Thành viên có thể chủ động làm việc theo cách của mình và có thể không cần báo cáo lại với quản lý.

Tùy vào công việc mà quản lý cần có chế độ phân quyền hợp lý, nên tăng dần từ cấp 1 đến cấp 7, không nên vượt cấp.

3. Các bài luyện tập Align Constraints

3.1 OKR

OKR (hay Objective and Key Result) là một phương pháp để xác định cụ thể, rõ ràng các công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó. Trong đó:

• Objective: đại diện cho mục tiêu cần đạt được, là một đích đến mà cá nhân hoặc tổ chức đặt ra cho một vấn đề.
• Key Result: là các kết quả then chốt cần đạt được cho Objective, mang tính định lượng, có thể đo lường được.

Thông thường OKR sẽ được thực hiện hàng quý (3 tháng), đây là 1 khoảng thời gian vừa đủ để chúng ta có thể đặt ra các mục tiêu, có thể hoàn thành nếu nỗ lực. Có 2 lưu ý khi đặt OKR mà bạn sẽ nên tuân thủ:

• Không nên đặt mục tiêu bất khả thi, dễ dẫn đến việc không thể hoàn thành và lại dồn vào quý tiếp theo.
• Không nên đặt mục tiêu quá dễ dàng, làm mất đi động lực làm việc.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm có tính năng quản lý OKR, chẳng hạn như Align, GI OKR, Javelo.

=>> Hoặc nếu bạn là nhân viên của công ty Sun Asterisk thì chắc chắn phải thử qua phần mềm quản lý OKR sắp được đưa vào sử dụng toàn công ty là S* Goal, phần mềm có cả phiên bản Web và Mobile, rất tiện lợi và dễ sử dụng ^^.

3.2 Personal Map

Phương pháp được lấy ý tưởng từ Sơ đồ tư duy (Mind Mapping), dùng để mỗi cá nhân đưa ra các đặc điểm, sở thích, học vấn, ... của bản thân mình dưới dạng sơ đồ. Qua đó mọi thành viên có thể hiểu rõ hơn về các thành viên khác trong nhóm.

Mỗi người sẽ cần chuẩn bị cho mình 1 tờ giấy A4 (hoặc kích cỡ khác tùy chọn), sau đó kết hợp với các loại bút màu và hình ảnh để tự mô tả về bản thân.

4. Các bài luyện tập Develop Competence

Ở mục này, tiếc là mình chưa được tham gia một bài tập cụ thể nào, tuy nhiên có một số bài tập sau mọi người có thể tham khảo và thực hiện:

• Exploration Day
• Competency Matrix
• Business Guild

5. Các bài tập Grow Structure

Meddler Game

Một bài tập giúp bạn có thể xây dựng, mở rộng và cân bằng công việc giữa các thành viên trong một tổ chức.

Meddler sẽ có bạn cách để có thể:

• Làm việc với nhiều sản phẩm và các PO (product owner - chủ sở hữu sản phẩm) cùng lúc.
• Đáp ứng cơ cấu tổ chức quản lý theo Agile.
• Cân bằng chuyên môn và khái quát.
• Lựa chọn giữa các nhóm đơn chức năng và các nhóm đa chức năng.
• Xử lý sự phụ thuộc giữa các nhóm.
• Cho phép các nhóm tự tổ chức
• Trao quyền cho các cá nhân để xác định vai trò của họ trong một nhóm hoặc công ty.
• ......

6. Các bài tập Improve Everything

Celebration Grid

Một bài tập nhấn mạnh vào việc đề cao sự học hỏi. Kết quả đạt được đôi khi không phải cái duy nhất ta nhận được.

Chúng ta sẽ nhận ra rằng đôi khi sẽ thất bại dù làm một công việc quen thuộc hàng ngày, hoặc đôi khi lại thành công với những công việc chưa làm bao giờ. Nhưng trên hết, quan trọng là bạn học được gì sau đó. Những điều bạn học được cho dù thành công hay thất bại thì cũng xứng đáng được ghi nhận.

Kết luận

Trên đây chỉ là một số bài luyện tập để giúp chúng ta có thể làm chủ phương pháp quản lý 3.0 dễ dàng hơn, vẫn còn rất nhiều bài luyện tập khác tại https://management30.com/practice/, bạn có thể thử tập theo và áp dụng với nhóm của mình. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết.

Tài liệu tham khảo

• https://management30.com/
• https://management30.com/practice/
• https://medium.com/agileconnexions/management-1-0-2-0-and-3-0-724f53b20244