9 ý tưởng cho buổi Retrospective hiệu quả!

Với những bạn đang vận hành dự án theo Scrum hoặc ít nhất đang cố gắng thử vận hành, ắt hẳn biết đến một scrum event quan trọng - Retrospective

Một event để scrum team cùng nhìn nhận lại lại cách thức làm việc, hợp tác với nhau hay nói chung là các vấn đề về quy trình, con người trong dự án.

Dự án nào không ít thì nhiều cũng có những vấn đề không lớn thì nhỏ, chắc chắn sẽ có những điểm dự án cần cải thiện để chất lượng dự án, hay hoạt động của team trở nên hiệu quả hơn, chất lượng hơn trong những Sprint về sau.

Nhưng phải chăng mọi vấn đề sẽ được đưa ra, cùng thảo luận sôi nổi, đem lại đúng kết quả mà chúng ta mong muốn của một buổi Retrospective?!

Mình cá nhiều bạn (nhất là các bạn đóng vai trò Scrum Master đang đọc bài viết này) sẽ đồng ý rằng buổi Retro của team mình đang chưa tốt. Retro dự án mình cũng vậy :

Thì hôm nay hãy cùng mình, chúng ta cùng xem có những ý tưởng nào để khiến chúng ta làm "nóng" buổi Retro, khiến nó đạt được vai trò của một buổi Retro đúng trong Scrum guide đã đề ra không nhá

1. Feedback Game

Feedback game sẽ giúp chúng ta có cái nhìn sâu sắc hơn về tính cách của chính bản thân mình, và có thể sử dụng để trao đổi về thái độ, ứng xử của người khác nữa. Bằng việc sử dụng 140 tấm card với các đặc tính/ tính cách khác nhau, chúng ta có thể trả lời các câu hỏi như:

• Phẩm chất/ tính cách của mình là gì?
• Mọi người nhìn nhận mình ra sao?
• Những điểm nào mình cần cải thiện hay tính cách nào mà mình mong muốn có cho bản thân?

Ta có thể sử dụng game này vào các hoạt động team building, buổi đánh gía cá nhân, lên kế hoạch career...

Chúng ta nhiều lúc nghĩ rằng mình đã hiểu bản thân hay đồng đội của mình, song chơi game này sẽ giúp chúng ta "ngộ" ra được nhiều điều hơn, là màn mở đầu cho những cuộc trao đổi thú vị, cởi mở hơn với đồng đội của mình.

Xem kĩ hơn về game này tại blog

2. Thảo luận về Mục đích của Team

Lạc trôi (Sơn Tùng MTP) sống mà không mục tiêu thì ta sẽ bị dòng đời tự cuốn ta đi, một người có mục tiêu như chèo thuyền chèo ngược dòng nước vậy!

Làm việc với team cũng vậy, team chúng ta cần một mục tiêu nào đó, một mục tiêu giải thích tại sao chúng ta lại ở đây, làm việc chung với nhau, điều gì khiến chúng ta muốn cùng nhau đi tiếp, chinh phục...

Một mục tiêu - mục đích rõ ràng, cảm hứng, và lớn lao sẽ mời gọi những sự chú ý, nỗ lực từ mọi người.

Không có mục tiêu - Scrum team như zombies tham gia các event một cách máy móc - vô hồn - hay không hiểu mình tham gia để làm gì - cải thiện những điều này để làm gì...

3. Constellation Game - Game chòm sao

Đặt bất kì một vật thể to to giữa căn phòng (có thể là một cái thùng các tông) để Team đứng vây quanh.

Scrum master/ người điều phối sẽ đọc to một vấn đề/ một nội dung nào đó để các member thể hiện tán thành hay không qua việc bước tới (nếu tán thành) và lùi ra xa nếu không.

Chú ý team member sẽ không cần phải nói gì, chỉ việc action thôi.

Sức mạnh của việc đứng thành vòng tròn nó đem lại một không khí kì diệu (như buổi Daily Meeting vậy)

Các bạn có thể đọc rõ hơn ở đây về ý nghĩa và cách vận hành trò chơi này.

4. Tại sao Retrospectives?

Bạn - Scrum Master nghĩ rằng mình đã nói về mục đích của buổi Retro này với team rồi/ hoặc chắc mẩm anh em đều hiểu lý do rồi thì có thể kiểm chứng lại xem anh em thật sử hiểu ý nghĩa của event này hay không qua việc nhờ anh em ghi điều đó ra giấy. Thử xem!

Chắc bạn sẽ bị ngạc nhiên đấy

5. Kì vọng

Phát cho mỗi member của Team một tờ A4 (A5 chắc hơi nhỏ)

Chia làm 2 phần: phần dưới để trống, phần trên lại chia 2 cột nhỏ

• Cột trái: Đây là những điều đồng đội có thể kì vọng/ trông đợi vào tôi
• Cột phải: Đây là những điều tôi mong đợi ở mọi người

Mỗi member sẽ tự điền 2 cột bên trên này, sau đó truyền sang người bên cạnh. Trên tờ giấy mình nhận được, hãy ghi vào phía bên dưới điều mình mong đợi ở chủ nhân của tờ giấy đó. Tiếp tục truyền như vậy cho đến hết vòng.

Những nội dung được ghi trên tờ giấy sẽ nguồn thông tin quý báu để Team cùng thảo luận sau đó.

6. Viết ra những điều khó nói

Có những điều khó nói, thế thì hãy viết ra. Và Scrum Master / Người điều phối cần nhấn mạnh trước mọi người, những điều viết ra sau đây sẽ không được tiết lộ cho bất kì ai khác.

Khi mọi người thể hiện được sự an tâm, tin tưởng thì hãy để mọi người comment những điều phiền lòng? những thói quen xấu trong team..., sau đó truyền tay người tiếp theo để bổ sung/ comment. Làm thế cho đến hết vòng.

Sau khi thảo luận kết thúc, hãy xé các mẩu giấy trước sự chứng kiến của mọi người.

7. Remember the Future - Hồi Tưởng Tương Lai

Con người là một sinh vật đầy tư duy sáng tạo. Hãy tận dụng điều này?!

Trong activity mang tên: Hồi Tưởng Tương Lai, ta sẽ yêu cầu người tham gia tưởng tượng rằng là chúng ta đang ở thời điểm trong tương lai và đã thành công. Ví dụ Sprint tới đây chúng ta thành công và ta đang ở ngày cuối của Sprint đó. Tiếp theo, các thành viên sẽ mô tả team đã làm những gì để đến sự thành công đó vào một mẩu giấy.

Con người rất giỏi tưởng tượng, cách làm này sẽ giúp chúng ta có những ý tưởng, hình dung rõ ràng hơn về sự thành công và cách để mang lại thành công đó!

8 Chọn địa điểm khác cho buổi Retro

Có thể điều này sẽ khiến chúng ta hơi e ngại. Song hãy thử rời office một lần. Ví dụ như ra quầy coffee, công viên, ( thậm chí lên hẳn trên thuyền ).

Mình thì tin chắc thay đổi về cảnh sắc, môi trường sẽ là chất xúc tác cho các hoạt động Brain Storming và các ý tưởng out-of-the-box!!

9. Để ai đó "khác" điều phối buổi Retro

Đúng là Scrum Master cần hỗ trợ Team để tiến bộ - hoàn thiện không ngừng, nhưng không có nghĩa rằng Scrum Master lúc nào cũng phải là người "điều phối" các event.

Hãy thử một lần nhờ một member trong Team host buổi Retro - lên ý tưởng, triển khai các hoạt động mà họ muốn sẽ diễn ra. Điều này sẽ giúp tránh tư duy: "Retro là show của Scrum Master", giúp team member tự vận hành nhờ đó phát triển self-organize, và cũng là cơ hội để Scrum Master tham gia với team như là một thành viên

Lời kết

Chắc chắc đâu đó ngoài kia sẽ còn nhiều ý tưởng khác để khiến buổi Retro ý nghĩa hơn - hợp tác đoàn kết hơn - giá trị hơn nữa. Song mình hi vọng bài viết đã đem lại một vài cảm hứng mới cho các bạn Facilitator để vận hành mọi thứ một cách hứng khởi hơn. Cheers!

Nguồn bài viết: https://dzone.com/articles/11-ideas-to-spice-up-your-retrospective