Tự động phân loại văn bản và tạo công việc từ hệ thống quản lý văn bản bằng AI - Thiết kế sao cho đáp ứng ?

Vấn đề thực tế

Mỗi ngày, các đơn vị trong tổ chức nhận hàng chục văn bản đến từ các hệ thống quản lý văn bản nội bộ. Hiện tại quy trình xử lý hoàn toàn thủ công:

Người dùng phải mở tay từng văn bản để đọc nội dung Tự xác định văn bản thuộc dự án nào trong danh sách hàng chục dự án đang triển khai Tạo công việc/task thủ công vào hệ thống quản lý công việc → Tốn thời gian xử lý, dễ bỏ sót, thiếu nhất quán giữa các đơn vị.

Mong muốn

Văn bản mới đến → Tự động phân loại dự án (AI) → Tự động tạo task Ràng buộc thực tế cần xử lý

Ràng buộc Giải thích Nhiều hệ thống nguồn khác nhau Mỗi đơn vị có thể dùng các DMS hoặc cổng nội bộ riêng Xác thực đa yếu tố Không thể truy cập tự động, cần OTP/QR theo chính sách bảo mật Phiên làm việc có thời hạn Hệ thống nguồn tự đăng xuất sau một khoảng không hoạt động AI cần giám sát Cần người rà soát các trường hợp AI không đủ độ chắc chắn Không tạo trùng Cùng một văn bản không được tạo thành nhiều task Phân biệt theo đơn vị Mỗi đơn vị có danh sách dự án và người xử lý riêng biệt Nhiều đối tác triển khai Mỗi đối tác dùng hệ thống văn bản và giao diện khác nhau Thách thức mở rộng: Kết nối đa hệ thống văn bản

Tổ chức có nhiều đối tác hợp tác, mỗi đối tác sử dụng một hệ thống quản lý văn bản riêng biệt với giao diện và cấu trúc dữ liệu khác nhau:

Đối tác A dùng hệ thống X với giao diện A, cấu trúc trang A Đối tác B dùng hệ thống Y với giao diện B, cấu trúc trang B Đối tác C dùng hệ thống Z với giao diện C, cấu trúc trang C ... và có thể còn nhiều thêm