Dạo qua 1 vòng fb với LinkedIn thì mình thường xuyên gặp trường hợp các chị HR lên cơn tăng xông với ứng viên. Nguyên nhân khá đa dạng: viết mail rác, bùng lịch phỏng vấn, xưng hô hoặc nói chuyện với các HR ko đúng mực,..... Trong đó thì nổi cộm nhất là vấn đề viết mail. Trong bài này mình sẽ viết về vấn đề viết email xin việc.

Các phần của 1 email tốt

Đây là mẫu email dùng đi xin việc của mình. Mình thì không dám tự nhận là email của mình là email ko có lỗi nhưng đây là cái email tốt nhất mình có thể đem ra làm mẫu.

Email sẽ gồm các phần sau:

Tiêu đề

Ghi rõ họ tên cũng như mục đích thư(xin ứng tuyển) và vị trí ứng tuyển(PHP, Ruby, Front-end,...).

Chào hỏi

"Kính gửi" với công ty mình định ứng tuyển. Nếu mà là do các nhân viên HR share thông tin thì ghi "bạn" + họ tên của bạn HR.

Tiếp theo sẽ là giới thiệu bản thân cộng với vị trí công tác hiện tại. Ví dụ như mình đang sinh viên thì "đang học ở....". Hoặc sau thì nếu có thất nghiệp chắc là ghi "freelancer".

Phần thân

Trước hết ghi kênh/ lí do nhận được thông tin tuyển dụng.

Tiếp đến ghi về kinh nghiệm nghề nghiệp, thực tập, join dự án nào đã được công khai(Nếu có kinh nghiệm, còn nếu là hoàn toàn mới xin việc không có kinh nghiệm thì bỏ qua phần này và đi thẳng phần sau).

Sau đó là 1 số sản phẩm cá nhân(Với những bạn chưa có kinh nghiệm nghề nghiệp thì ghi câu "Tuy chưa có kinh nghiệm ở đâu nhưng em có những sản phẩm cá nhân như: ". Mình thì có kinh nghiệm thực tập rồi thì ghi như trên).

Và cuối cùng của phần thân là mục đích của việc gửi mail. Sau 1 loạt giới thiệu bên trên thì phải kết luận là tôi muốn làm việc này vì vậy tôi gửi mail kèm CV để xin việc.

Phần kết

Lại thêm 1 lời chào và cảm ơn. Mình mẫu ở đây là cảm ơn vì đã đọc email

Chữ ký

Mỗi công cụ email đều có cách tạo chữ kí. Tạo chữ ký cũng không mất thời gian lắm.

CV đính kèm

Dung lượng của CV không quá nặng nên có thể đính kèm ko cần thông qua các dịch vụ lưu trữ. Chỉ có điều đặt tên CV cũng cần cẩn thận như tiêu đề. Ghi rõ CV ứng tuyển vị trí gì.

Một số lỗi khi viết mail

Tiêu đề không rõ ràng

Một số email bỏ trống tiêu đề hoặc tiêu đề ghi mỗi "Thư xin việc". Mình ngày xưa khi gửi thư xin thực tập kèm CV cho 1 công ty IT tên Fr.... đã mắc lỗi này. Ghi mỗi chữ Đơn xin thực tập. May lúc ấy bị thầy giáo sạc 1 trận mới sáng mắt ra và viết cẩn thận hơn.

Nội dung email

Phần này thì cũng lỗi mình ngày xưa. Mình lúc đó chỉ ghi mỗi dòng là "Em tên Hoàng Đức Quân. Hiện tại em đang muốn xin.... Đây là CV của em ạ". Không có chữ kí gì hết.

Kể tới đây thì cảm giác ăn năn hối lỗi của mình tăng lên. Ngày xưa bộ phận HR cty ấy cũng duyệt cho mình được phỏng vấn thì kể cũng khá là vị tha. Nhưng tất nhiên vẫn tạch vì kiến thức non.

Thực sự thì không cần phải quá dài dòng nhưng ngắn gọn đủ ý.

Chào hỏi sai

Lý do chị HR ở công ty cũ của mình không vui lắm là do việc xưng hô không đúng mực này. 1 bạn sinh năm 96 gửi email mà chào hỏi "Gửi HR". Ngoài ra cũng có thể kể đến 1 số trường hợp là xin vào công ty B nhưng chào hỏi lại kính gửi công ty A(chắc là copy khuôn mẫu rải CV nhưng quên edit chi tiết).

Đây là lỗi mà mọi người phải chú ý. Phần chào hỏi thì cần cẩn thận và rõ ràng ra. Gửi cho HR thì đừng ghi như lỗi bên trên. "Kính gửi nhà tuyển dụng" ở đây là 1 cách dùng rất hay. Và copy tuy là 1 cách hiệu quả nhưng hãy edit những chỗ cần thiết

Dùng giọng điệu ngôn ngữ không phù hợp

Dùng nhầm văn nói cho văn viết cũng là lỗi phổ biến. Ở trường hợp trên thì bình thường chúng ta gọi "chị HR", "bạn HR". OK không vấn đề gì. Nhưng văn viết mà viết văn phong của văn nói thì nó khá là cụt và thô lỗ.

CV đính kèm không đặt tên rõ ràng

Nhiều khi download CV xong quên đổi tên lại thì có khi tên CV sẽ là 1 chuỗi kí tự mã hóa, dù bên trong nội dung khá là chi tiết đầy đủ. OK, tốt nhất không nên mở file này vì file này cũng có thể là virus.

CV không ở định dạng PDF

Thực ra thì cái này không gây khó chịu cho nhà tuyển dụng lắm. Tuy nhiên với 1 số trường hợp thì font khác nhau và phần mềm soạn thảo khác nhau sẽ gây ra vỡ bố cục văn bản(hay nôm na là mỗi chữ chạy 1 nơi). Và mọi người sẽ nhầm nó là dùng vào mục đích ở nhà vệ sinh chứ không phải là xin việc. Nguy cơ trên vẫn còn nhỏ vì VẤN ĐỀ NGUY HIỂM là có ai đó có thể sửa CV của bạn trước khi đến tay của nhà tuyển dụng. Thế nên CV hãy luôn ở dạng PDF.

Không chữ kí

Mặc dù là có họ tên nhưng để xác nhận lại thì bạn vẫn cần chữ kí để chứng tỏ người gửi mail là bạn chứ không phải là ai khác. Và ngay cả khi có chữ kí thì mình bên trên cũng phải đặt thêm cả tên của mình ở dạng kí tự Latin trước chữ kí do chữ kí của mình tiếng Nhật.

Lời kết

Khó có ai có thể viết được mail xin việc hay được nhưng mọi người hãy cố gắng chú ý từng chút để hoàn thiện email. Ngoài ra thì nên chăm chỉ kết bạn với HR (cười). Họ có thể phiền, lầy và hay post link tuyển dụng nhiều tới mức phát ngán thật đấy, nhưng duy trì quan hệ với họ sẽ giúp các bạn hoàn thiện lại các kỹ năng viết email, CV hay thậm chí cũng là 1 cách tốt để tăng khả năng được đi phỏng vấn việc làm khi bạn có nhu cầu đi làm việc ở công ty của họ. Email mẫu của mình kia chỉ mang tính chất chung chung chứ nếu áp dụng chắc mình sẽ thay hết ngôi xưng hô từ "tôi" sang "em".

Chúc các bạn viết được email tốt.