Top 10 câu hỏi phỏng vấn phổ biến dành cho Business Analyst

Hiện nay, nghề Business Analyst ngày càng hot và được nhiều bạn trẻ theo đuổi. Với khả năng kết hợp giữa kiến thức về công nghệ thông tin và hiểu biết về hoạt động kinh doanh, BA đóng vai trò trung tâm trong việc định hình và triển khai các giải pháp công nghệ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để giúp bạn tự tin và thành công trong cuộc phỏng vấn thì trong bài viết sau, hãy cùng BAC khám phá Top 10 những câu hỏi phỏng vấn phổ biến dành cho Business Analyst nhé. Bởi lẽ việc hiểu rõ hơn về các kỹ năng và kiến thức chuyên môn cùng việc chuẩn bị kỹ càng qua việc trả lời các câu hỏi một cách chi tiết và logic, bạn sẽ có nhiều hơn cơ hội thể hiện khả năng của bản thân, để lại ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng và tăng cơ hội có được vị trí như ý.

1. Giải thích mô hình use case?

Mô hình use case là một công cụ quan trọng trong phân tích yêu cầu và mô tả cách mà người dùng sẽ tương tác với hệ thống. Use case diagram biểu diễn chi tiết các tác nhân (actors) và các use case (hành động) mà hệ thống cung cấp. Use case description mô tả về cách thức thực hiện của các tác nhân và hệ thống trong từng trường hợp sử dụng cụ thể.

2. Các yếu tố chính của tài liệu SRS là gì?

Tài liệu SRS (Software Requirements Specification) là gồm các yếu tố chính như phạm vi công việc, mô hình dữ liệu, các phụ thuộc, yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng và nhiều yếu tố khác liên quan đến yêu cầu của dự án.

3. Phân biệt sự khác nhau giữa yêu cầu và nhu cầu.

Hiểu đơn giản, nhu cầu hướng về việc xác định các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai còn yêu cầu thường nhấn mạnh nhu cầu của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại. Hiểu sâu hơn, yêu cầu tập trung vào các tính năng cụ thể và ràng buộc kỹ thuật của một hệ thống hoặc sản phẩm, trong khi nhu cầu tập trung vào các vấn đề và mục tiêu tổng quát mà tổ chức hoặc khách hàng muốn đạt được.

4. Trong một dự án, BA thường sử dụng những loại tài liệu nào?

Các tài liệu được sử dụng bởi một Business Analyst trong một dự án bao gồm:

• Tài liệu yêu cầu (Requirements Documents): Đây là tài liệu mô tả chi tiết về các yêu cầu chức năng, phi chức năng và ràng buộc. Nó định nghĩa các tính năng và hành vi mong đợi của hệ thống từ góc nhìn của người dùng và khách hàng.

• Tài liệu đặc tả kỹ thuật (Technical Specification Documents): cung cấp thông tin chi tiết về các yêu cầu kỹ thuật, cấu trúc dữ liệu, giao diện người dùng và kiến trúc hệ thống,...

• Functional Specification: mô tả về các yêu cầu chức năng của hệ thống hoặc sản phẩm. FS tập trung vào việc định nghĩa các tính năng và hành vi cụ thể mà hệ thống phải cung cấp và làm được.

• Mô hình use case (Use Case Models): mô tả các tác động và phản ứng giữa các thành phần khác nhau của hệ thống, giúp BA hiểu rõ hơn về các kịch bản sử dụng và luồng công việc, từ đó xác định các yêu cầu chức năng cần được triển khai.

• Tài liệu phân tích kinh doanh (Business Analysis Documents): phân tích các phương pháp và quy trình kinh doanh hiện tại, xác định các vấn đề và cơ hội, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể. Tài liệu phân tích kinh doanh có thể bao gồm flowchart, biểu đồ UML, sơ đồ ER (Entity-Relationship),...

5. Sự khác nhau giữa Risk và Issue?

• Risk (Rủi ro): Là một sự kiện tiềm năng có thể xảy ra trong tương lai và có khả năng gây ảnh hưởng đến dự án, hoạt động hoặc mục tiêu của tổ chức.

• Issue (Vấn đề): Là một vấn đề hiện tại hay sự cố xảy ra trong dự án hoặc quá trình kinh doanh. Issue thường làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng hoặc hiệu suất dự án và cần được giải quyết để đảm bảo tiếp tục tiến trình của dự án.

Tóm lại, rủi ro là sự kiện tiềm năng có thể xảy ra trong tương lai, trong khi vấn đề là sự cố hiện tại cần được giải quyết.

6. Theo bạn vai trò của Business Analyst trong một nhóm làm việc là gì và BA cần có những điểm mạnh gì để có thể làm việc hiệu quả với các bên liên quan?

Business Analyst (BA) đóng vai trò như một cầu nối gắn kết giữa khách hàng và nhóm phát triển. BA có nhiệm vụ hiểu và phân tích yêu cầu của khách hàng, đồng thời đưa ra giải pháp và hướng dẫn cho đội phát triển để triển khai dự án một cách hiệu quả.

Một số điểm mạnh mà một BA nên sở hữu để phục vụ tốt nhất cho công việc bao gồm:

• Kỹ năng phân tích

• Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

• Kiến thức về lĩnh vực kinh doanh

• Kỹ năng quản lý dự án

• Tư duy logic và giải quyết vấn đề

7. Bạn đã từng sử dụng cách tiếp cận dự án điển hình nào chưa? Nếu đã từng thì đó là phương pháp gì?

Tùy thuộc vào kinh nghiệm thực tế của bạn để trả lời câu hỏi này, dưới đây là mẫu câu trả lời BAC gợi ý cho bạn:

"Cách tiếp cận dự án điển hình mà tôi đã sử dụng là Agile. Tôi đã làm việc trong một môi trường phát triển Agile, sử dụng các phương pháp như Scrum và Kanban để tạo ra các vòng lặp ngắn và liên tục tương tác với khách hàng để đảm bảo sự linh hoạt và phản hồi nhanh nhất trong quá trình phát triển dự án."

8. Bạn đã từng gặp khó khăn khi làm việc với nhiều bên liên quan chưa và bạn đã giải quyết vấn đề đó như thế nào?

Để trả lời câu hỏi này, ứng viên BA nên đưa ra tình huống thực tế mà bạn đã gặp phải trong quá trình làm việc, sau đó chia sẻ thành thật cách bạn giải quyết và kinh nghiệm bạn rút ra được để thuyết phục nhà tuyển dụng.

"Trong một dự án phát triển phần mềm, tôi đã gặp tình huống khi các bên liên quan, bao gồm đội phát triển, quản lý dự án và các bên khác không đồng ý với quyết định về phạm vi dự án. Có sự mâu thuẫn về mức độ ưu tiên của các tính năng và các yêu cầu mới được đề xuất. Tình huống này dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành các nhiệm vụ trong việc quản lý dự án.

Để giải quyết tình huống này, tôi đã lắng nghe tất cả các bên, dựa vào đó để đề xuất một giải pháp thỏa đáng và hợp lý. Sau đó tôi đã tổ chức cuộc họp thảo luận để trình bày đồng thời làm việc với mọi người để đạt được sự đồng thuận. Qua trải nghiệm này, tôi nhận thấy tầm quan trọng của việc lắng nghe, tôn trọng ý kiến và tìm kiếm sự đồng thuận trong việc giải quyết các tình huống khó khăn với các bên liên quan."

9. Theo bạn, Pareto Analysis là gì?

Pareto Analysis (Quy tắc 80/20) là một phương pháp định lượng để xác định và ưu tiên các vấn đề, nguyên nhân hoặc yếu tố dựa trên nguyên tắc Pareto. Theo nguyên tắc Pareto, 80% kết quả được tạo ra bởi 20% nguyên nhân. Điều này có nghĩa là một phần nhỏ của các yếu tố hoặc vấn đề ảnh hưởng đến phần lớn kết quả hoặc tác động. Pareto Analysis sử dụng biểu đồ Pareto để trực quan hóa và hiển thị mức độ đóng góp của mỗi yếu tố hay vấn đề.

10. Là một Business Analyst, bạn sẽ thường xuyên sử dụng loại Diagram nào?

Business Analysts thường sử dụng nhiều loại diagram khác nhau trong công việc, một số loại diagram thường được sử dụng bao gồm: Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram, Entity-Relationship Diagram (ERD), DFD, Gantt Chart,...

Trên đây là danh sách Top 10 câu hỏi phỏng vấn phổ biến dành cho Business Analyst. Những câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng và kỹ năng của ứng viên trong việc phân tích yêu cầu, quản lý dự án và tư duy logic. Để thành công trong quá trình phỏng vấn, bạn hãy chuẩn bị thật tốt kiến thức bằng cách tham khảo các bài viết chuyên môn tại BAC's Blog nhé! Chúc bạn thành công trong việc tìm kiếm và xây dựng sự nghiệp trong lĩnh vực BA!