Time Assets và Time Debts: một hướng suy nghĩ khác về cải thiện năng suất

Các bài viết cũ cùng chủ đề:

Chiến lược của Warrent Buffett: Làm thế nào để tối đa sự tập trung và làm chủ những điều ưu tiên của bạn

Ở giai đoạn cuối của sự nghiệp, Steve Jobs nổi tiếng với việc lái xe mà không có đăng ký.

Có rất nhiều câu chuyện được mọi người đưa ra khi phân tích lý do tại sao Jobs lại quyết định như vậy. Một vài người cho rằng ông ko muốn bị theo dõi. Những người khác lại tin rằng Jobs đang tìm cách để tránh các phiếu phạt. Jon Callas - một chuyên gia bảo mật máy tính từng làm việc cho Apple, cũng đưa ra ý kiến của riêng mình.

Theo Callas, Steve Jobs đã tìm ra một lỗ hổng trong luật đăng ký xe ở California. Bất cứ ai sử dụng một chiếc xe mới quá 6 tháng sẽ phải tiến hành đăng ký, tuy nhiên trong 6 tháng đầu thì vẫn có thể sử dụng mà không cần có biển số.

Có lẽ Jobs đã thực hiện một hợp đồng đặc biệt với Mercedes để mỗi 6 tháng ông có thể bỏ chiếc xe cũ và đc thay thế vào đó là 1 chiếc Mercedes SL55 AMG mới. Khi đó, ông sẽ ko bao giờ lái 1 chiếc xe quá 6 tháng, và ko bao h phải đi đăng ký xe cả.

Sau khi nghe xong câu chuyện trên, nhiều người sẽ phản ứng như kiểu: "đó là điều bạn làm khi bạn có nhiều tiền". Thực tế đúng là hợp đồng trên không thể áp dụng cho hầu hết mọi người trên hành tinh này. Tuy nhiên, khi bạn nhìn sâu hơn, bạn sẽ thấy được việc Steve Jobs đã xây dựng một Time Asset cho mình thế nào.

Time Assets và Time Debts

Hầu hết các chiến lược về năng suất đều tập trung vào tính hiệu quả trong ngắn hạn: làm thế nào để quản lý danh sách công việc cần thực hiện một cách hữu hiệu, làm thế nào để hoàn thanh được nhiều công việc hơn vào mỗi buổi sáng, làm thế nào để rút ngắn những cuộc họp hàng tuần lại, v.vv..

Đó đều là những ý tưởng hợp lý.

Mặc dù vậy, chúng ta thường không nhận thức được rằng có những lựa chọn mang tính chiến lược có thể tác động đến quỹ thời gian của chúng ta với quy mô lớn hơn.

Những lựa chọn này được phân loại thành Time Assets và Time Debts, hai khái niệm mà tôi đã học được từ Patrick McKenzie.

TIME ASSETS là những hành động khi bạn thực hiện nó ngày hôm nay nhưng có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong tương lai.

Các phần mềm máy tính là một ví dụ điển hình của Time Asset. Bạn chỉ viết phần mềm một lần vào thời điểm hiện tai và chương trình đó sẽ tự thực hiện các yêu cầu cho bạn vào mỗi ngày sau đó. Nó tương đương với việc bạn thực hiện một đầu tư trả trước về thời gian và nhận lại lợi nhuận vào mỗi ngày sau đó.

Hệ thống thuê xe mà Steve Jobs nghĩ ra cũng là một ví dụ khác của Time Asset. Nó đòi hỏi ông phải suy nghĩ một khoảng thời gian để tìm ra được lỗ hổng và sắp xếp một hệ thống thuê xe theo chu kỳ, nhưng bù lại nó lại cho ông có được thêm thời gian và giảm thiếu những phiền phức sau mỗi 6 tháng.

TIME DEBTS là những hành động mà bạn thực hiện hôm nay nhưng sẽ tiêu tốn thêm thời gian của bạn trong tương lai.

Email là một loại Time Debt mà hầu hết mọi người thực hiện mỗi ngày. Nếu bạn gửi một email ngay lúc này, bạn ràng buộc bản thân rằng mình sẽ đọc lời hồi đáp đi kèm với những lời nhắn khác sau đó. Mỗi email bạn gửi đi tạo ra một món nợ nhỏ mà bạn sẽ phải trả ở thời điểm sau này.

Dù vậy không có nghĩa là những món nợ luôn là điều tồi tệ.

Có thể rằng bạn hứng thú với việc phục vụ hội đồng ở trường học hoặc tham gia tình nguyện với những tổ chức địa phương. Tuy nhiên, khi bạn quyết định có những ràng buộc này, bạn cũng tạo ra Time Debt mà bản thân sẽ phải trả ở một thời điểm nào đó. Đôi khi những món nợ mà chúng ta có ràng buộc thực sự xứng đáng để hi sinh thời gian cho nó, nhưng chủ yếu thì không.

Time Assets trong thực tế

Tôi đã viết lại một danh sách ngắn các Time Assets và Time Debts cho công việc kinh doanh của mình. Dưới đây là một vài điều mà tôi đã nghĩ tới ...

Assets

• Trả lời câu hỏi

  Tôi có thể tạo ra một trang trong website của mình với chức năng trả lời một vài câu hỏi, bao gồm các câu hỏi trong Frequently Asked Questions. Mục đích của hệ thống này là để nắm rõ mong muốn của người hỏi và giúp tôi trả lời các câu hỏi thường gặp, thay vì tôi cứ phải sử dụng email.

• Kế toán

  Bằng cách đặt ra những luật lệ rõ ràng cho người thủ thư và kế toán, chúng ta có thể phát triển một hệ thống tự động gắn giao dịch với chi phí hàng tháng nhằm tối thiểu hoá việc phải xét duyệt các giao dịch trùng lặp bằng tay.

• Lên kế hoạch

  Đặt lịch hẹn, các cuộc điện thoại, những buổi phỏng vấn đều đòi hỏi phải sử dụng email rất nhiều. Sử dụng phần mềm như ScheduleOnce giúp loại trừ vấn đề này và giúp mọi người lựa chọn từ một danh sách các khoảng thời gian còn trống.

Debts

• Email

  Càng trả lời nhiều email thì càng tạo ra nhiều email.

• Bình luận

  Tôi thích các bình luận trên website của mình và không có dự định xoá chúng đi. Nhưng mỗi khi tôi đăng một bài viết có phần bình luận, tôi đã tạo ra một Time Debt mà bản thân phải trả bằng cách cho phép và kiểm duyệt bình luận sau này.

• Phỏng vấn

  Ban đầu, tôi đồng ý với mọi cuộc phỏng vấn được yêu cầu. Nhưng bây giờ, tôi chỉ trả lời pv 3 đến 5 lần mỗi tuần. Trả lời có với các lịch phỏng vấn là một Time Debt.

• Công việc kém chất lượng

  Nếu bạn không chỉnh sửa bải viết ngay lập tức, bạn sẽ phải chỉnh sửa ngữ pháp sau đó. Nếu bạn viết một đoạn code cẩu thả bây giờ, bạn sẽ phải sửa lỗi cho nó sau này. Nếu bạn tạo ra một sản phẩm tồi ngay từ ban đầu, bạn sẽ phải bảo hành cho khách hàng và hoàn trả lại tiền. Mỗi một sản phẩm thiếu chất lượng là một Time Debt mà bạn sẽ phải trả.

  "Nếu bạn không có thời gian để làm cho nó đúng, thì khi nào bạn sẽ có thời gian để làm nó tốt hơn?" - John Wooden.

Một hệ thống quản lý thời gian của bạn

Những hệ thống quan trọng hơn những mục tiêu, và Time Assets là một ví dụ hoàn hảo để giải thích tại sao điều đó đúng.

Mỗi Time Asset mà bạn tạo ra là một hệ thống mà sẽ giúp bạn làm việc ngày qua ngày.

Nếu lịch làm việc của bạn được phủ kín bởi Time Debts thì bạn làm việc chăm chỉ đến đâu cũng không quan trọng. Những lựa chọn sẽ ngay lập tức đẩy bạn vào lỗ hổng năng suất.

Mặc dù vậy, nếu bạn tạo ra những Time Assets một cách có chiến lược ngày qua ngày, thì bạn có thể nhân thời gian của mình lên nhiều lần.

Lái một chiếc xe không có biển kiểm soát có vẻ như là một cách quá đà để tiết kiệm thời gian, nhưng nó cũng là một cách suy nghĩ mang tầm chiến lược mà hầu hết mọi người không bao giờ thử. Đó không phải là cách chỉ có thể áp dụng cho Steve Jobs. Nó có thể áp dụng cho tất cả chúng ta.

Time Debts sẽ lấy đi thời gian của bạn. Hãy cẩn thận khi lựa chọn chúng.

Times Assets sẽ giúp bạn có thêm thời gian. Hãy dành thời gian để tạo ra chúng.

Source: A Different Way of Thinking About Productivity