1. Work breakdown structure (WBS) là gì?

WBS là viết tắt của Work breakdown structure nghĩa cấu trúc phân chia công việc. WBS là khái niệm dùng để mô tả việc tách và chia nhỏ đối tượng công việc. Mục đích để dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc triển khai và kiểm soát. Các việc nhỏ cần phải đảm bảo nằm trong phạm vi, giải quyết mục tiêu của công việc to. Đồng thời, giữa các công việc nhỏ có thể độc lập hoặc có mối quan hệ phụ thuộc hoàn thành với nhau. Công việc to chỉ được coi là hoàn thành khi tất cả các công việc con đã được xử lý.

Đơn vị công việc nhỏ nhất được phân tách ra gọi là gói công việc (work package). Một gói công việc có thể được sử dụng để nhóm các hoạt động (Activity) – nơi mà công việc được lên lịch và ước tính, theo dõi và kiểm soát. Nghĩa là các giao phẩm dự án sẽ được phân rã thành cấp độ thấp nhất trong WBS gọi là gói công việc, rồi các gói công việc sẽ tiếp tục được phân rã đến cấp độ thấp hơn gọi là hoạt động.

Gói công việc là công việc được xác định ở mức thấp nhất của WBS, ở đó chi phí và thời gian có thể được ước tính và quản lý.

2. Mục đích của WBS

Mục đích của việc tạo WBS là để minh bạch hóa nội dung công việc. Bạn phải đặt mục tiêu phù hợp với mục đích của dự án và xác định các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu. Bằng cách tạo ra WBS, ta sẽ làm rõ ra được các công việc, nhiệm vụ cần thiết.

2.1 Có thể tạo được schedule

Bằng cách phân tách nhỏ công việc, ta thấy được thời gian, nguồn lực cần thiết cho mỗi công việc. Từ đó, có thể phân bổ resource. Bạn có thể tạo một lịch trình chính xác bằng cách phân bổ mọi người và tích lũy yêu cầu.

2.2 Có thể tạo được estimation cho effort

Trước khi phân tách công việc, phạm vi công việc không rõ ràng và không thể tính được thời gian làm việc cần thiết. Khi công việc được phân tách, phạm vi công việc trở nên rõ ràng và số giờ cần thiết có thể được tính toán chính xác hơn.

2.3 Tạo được nhận thức chung về phạm vi công việc cho cả team

Có thể giảm được việc phát sinh sai lệch về phạm vi công việc với người phụ trách công việc. Người phụ trách có thể kiểm tra công việc sẽ phụ trách trong danh sách. Nếu có công việc không xác định hoặc công việc bị thiếu, việc sửa chữa sẽ được thực hiện để tránh việc bị sót.

3. Các bước tạo WBS hiệu quả

Một điểm quan trọng cần chú ý khi xây dựng WBS là: phân tách nội dung công việc đến đâu và thiết lập thứ tự ưu tiên sau khi đã phân tách công việc.

3.1 Xác định công việc

Trước khi tạo WBS thì công việc vẫn còn nguyên là một khối lớn. Ta sẽ thực hiện phân tách nó cho đến khi biết được thời gian cần thiết cho khối công việc này. Nếu ta không làm rõ phạm vi công việc thì cũng sẽ không xác định được thời gian cần thiết dành cho nó. Do đó việc làm rõ ra phạm vi công việc trở nên rất cần thiết.

Lúc này, điểm cần chú ý là cần phải thảo luận và được sự đồng ý của người phụ trách. Thông thường thì PM tạo ra WBS, nhưng hay bị phát sinh ra một khoảng lệch thời gian so với người phụ trách công việc trong thực tế. Nên phải thảo luận và nhận được sự đồng ý của người phụ trách, để tránh phát sinh các khoảng lệch đó.

3.2 Thiết lập trình tự công việc

Khi công việc đã được xác định, ta sẽ thiết lập trình tự công việc. Cần phải nhận biết được sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau. Ta có thể thấy được critical path sau khi thiết lập được trình tự công việc.

Critical path là một chuỗi công việc từ trái sang phải khi tiến hành dự án. Nếu phát sinh chậm trễ trên các critical path sẽ dẫn đến sự chậm trễ của dự án ngay lập tức. Do đó, cần nhấn mạnh các critical path, để có thể ý thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của chúng.

3.3 Cấu trúc hóa công việc

Sau khi sắp xếp công việc theo thứ tự, bước tiếp theo là cấu trúc nó. Lọc ra các công việc cùng cấp độ, rồi bên dưới lọc ra các công việc children cùng cấp độ. Nếu ta cộng dồn các công việc level children vào thì sẽ ra công việc level parent. Hay nói ngược lại là, công việc level parent được phân tách tất cả thành công việc level children. Bằng cách cấu trúc hóa công việc như thế này, ta sẽ tránh được việc bị bỏ sót công việc.

4. Sử dụng tool để tạo WBS hiệu quả

Để hiệu quả trong việc quản lý dự án bằng WBS, chúng ta cần sử dụng tool để tạo WBS. Có một số nơi vẫn sử dụng giấy hoặc whiteboard để tạo WBS. Nhưng nó sẽ không phù hợp nếu phải chỉnh sửa hoặc chia sẻ cho nhiều người khác. Bây giờ thì có rất nhiều web tool phục vụ việc tạo WBS một cách hiệu quả. Nên cần phải chọn tool phù hợp với project rồi tạo WBS một cách hiệu quả.

4.1 Excel

Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Nhiều người tạo WBS bằng Excel vì nó được sử dụng rộng rãi trong công việc hàng ngày. Đặc điểm của Excel là dễ dàng tạo và dán bất cứ thứ gì. Việc nhập data và thao tác với share rất dễ dàng, nên nó được sử dụng rất rộng rãi. Nhiều mẫu WBS Excel cũng có sẵn, do đó rào cản cho việc tạo WBS là thấp. Trước hết, hãy thử sử dụng một mẫu Excel và tùy chỉnh nó theo dự án của bạn xem sao.

4.2 Wrike

Wrike không chỉ cung cấp solution về quản lý dự án, mà còn cung cấp các giải pháp về marketing, creative và phát triển sản phẩm. Ngoài biểu đồ WBS và Gantt, nhà quản lý có thể theo dõi sự phân bổ và hiệu suất.

4.3 Backlog

Backlog là một công cụ quản lý dự án với giao diện dễ sử dụng. Bên cạnh các biểu đồ WBS và Gantt, còn có chức năng burn-down chart và wiki. Ngoài ra, tính năng đặc biệt Like nhằm thúc đẩy giao tiếp với hơn 300 biểu tượng nhân vật khác nhau. Đó là một tính năng tốt để tạo môi trường giao tiếp giữa các thành viên trong dự án với nhau.

5. Hiệu quả khi sử dụng WBS

5.1 Tạo cấu trúc công việc đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn

Khi một tập các công việc được gom về cùng tính chất và cách thực hiện thì việc kiểm soát sẽ đơn giản và hiệu quả. Đồng thời, việc phân chia công việc phù hợp ứng với các công việc sẽ tạo ra sự chuyên môn hóa thúc đẩy năng suất cao hơn.

5.2 Phân tích chi phí để kiểm soát tốt hơn

Với mỗi nhiệm vụ nhỏ được phân chia, các nhà quản lý dễ dàng dự tính được chi phí tương ứng cần thiết để thực hiện. Đồng thời đảm bảo chi phí trên tổng các nhiệm vụ trong từng gói công việc không vượt quá ngân sách. Điều này cũng một phần hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát tốt hơn nguồn tài nguyên này thông qua chi phí thực tế tiêu hao, việc kiểm soát tốt từ những công việc nhỏ giúp một dự án sử dụng ngân sách hiệu quả hơn cả.

5.3 Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện

Khi phân cấp công việc, nhà quản lý có thể thiết lập thời hạn và phân quyền chi tiết ứng với mỗi công việc. Nhờ vậy, việc chậm tiến độ công việc có thể dễ dàng kiểm soát và khắc phục hơn thông qua các cảnh báo và nhắc nhở. Đồng thời dễ dàng nắm bắt được nguyên nhân, người chịu trách nhiệm cho các chậm trễ đó. Khi đó, việc kiểm soát tiến độ dự án sẽ trở nên kịp thời, hiệu quả và chi tiết hơn.

5.4 Đánh giá chính xác một vấn đề

Khi một vấn đề tốt hay xấu được phản ánh ở các đầu việc lớn trong một dự án, nhà quản lý nhanh chóng đánh giá được tầm ảnh hưởng của nó tới cả tiến trình thông qua WBS. Việc ứng dụng WBS giống như chìa khóa mở ra cách giải quyết các vấn đề phát sinh khi xác định được cụ thể nguyên nhân, điểm xuất phát của vấn đề và các đơn vị có trách nhiệm khắc phục.

5.5 Cải thiện hiệu suất

Dựa vào sự minh bạch trong phân chia công việc và giới hạn phạm vi, sẽ hạn chế sự nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm và thiếu công bằng khi đánh giá hiệu suất cá nhân. Các công việc được chia nhỏ tối đa giúp nhà quản lý có đánh giá khách quan về nguồn lực đang sử dụng cho từng đầu việc. Thước đo này góp phần giúp dự án hoạt động với nền tảng công bằng và minh bạch hơn.

Bài viết được tham khảo từ nhiều nguồn như: https://www.adeaca.com/blog/faq-items/what-is-a-work-breakdown-structure/ và https://www.lucidchart.com/blog/how-to-create-a-work-breakdown-structure-and-why-you-should