[ThaoVTP] [DỊCH BÀI VIẾT] ホウレンソウ(HOU-REN-SOU)TRONG CÁCH THỨC LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI NHẬT

Hou-ren-sou trong cách thức kinh doanh được ví von là “Huyết mạch của công việc” “Huyết mạch của công ty”. Tôi nghĩ đã có nhiều bạn biết rồi, Hou-ren-sou là viết tắt của cụm từ報告/Houkoku- Báo cáo, 連絡/Renraku-Liên lạc, 相談/Soudan-Thảo luận, là các yếu tố không thể thiếu được để tiến hành công việc suôn sẻ

Trong cơ thể chúng ta, nếu máu sạch không tuần hoàn thì có thể chúng ta sẽ bị ngã bệnh. Hou-ren-sou trong kinh doanh cũng vậy, nó quan trọng đến nỗi được ví von là huyết mạch. Tuy nhiên, Hou-ren-sou mà phớt lờ cách thức kinh doanh thì cũng có khi không được truyền đạt đúng cho đối phương. Cả báo cáo, cả liên lạc, cả thảo luận, không chỉ đơn giản là truyền đạt mà điều quan trọng là phải hiểu đúng. Vì vậy, cũng cần cách thức khi Hou-ren-sou. Dưới đây sẽ giải thích về mục đích, lý do vì sao cần có Hou-ren-sou, cũng như tầm quan trọng, những điểm lưu ý, cách dùng từ, việc chuẩn bị khi Báo cáo- Liên lạc- Thảo luận.

Mục đích và tầm quan trọng của Báo cáo – Liên lạc- Thảo luận (Hou-ren-sou)

Trước hết tôi xin giải thích sự khác nhau giữa Báo cáo- Liên lạc- Thảo luận.

Nói bí quyết UP communication là “Từ Hou-ren-sou…” thì cũng phải là cách nói phóng đại

Báo cáo:

Báo cáo là cấp dưới thông báo quá trình thực hiện và kết quả đối với chỉ thị, mệnh lệnh từ cấp trên. Việc báo cáo sẽ theo chiều (flow) từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc từ hậu bối lên tiến bối

Liên lạc

Liên lạc là thông báo các thông tin đơn giản cho những người liên quan. Sẽ không đưa ý kiến hoặc phỏng đoán của cá nhân vào đây. Ngoài ra, dù là cấp trên hay cấp dưới, ai cũng có thể là người liên lạc và người được liên lạc. Có rất nhiều kiểu liên lạc như liên lạc từ tổng vụ và nhân sự đến toàn bộ nhân viên hay từ project manager đến member

Thảo luận

Thảo luận là hỏi ý kiến tham khảo cấp trên, tiền bối, đồng nghiệp khi muốn nghe ý kiến hoặc khi phân vân và nhận lời khuyên

Văn phòng mà không có hoạt động Hou-ren-sou như đã nói ở trên thì sự hiểu biết suy nghĩ, ý tưởng của cấp trên và cấp dưới, giữa các nhân viên sẽ không đều đặn, khăng khít và hiệu quả làm việc sẽ kém đi. Kết quả là khả năng phát sinh liên tục vấn đề (trouble) sẽ cao. Như vậy chẳng khác gì công ty bị đóng băng. Nếu cứ để thế mãi thì tình hình kinh doanh của công ty sẽ chỉ xấu đi thôi. Sức sống của văn phòng cũng như động cơ làm việc của bạn cũng có thể bị giảm xuống.

Ngược lại, văn phòng mà đang sử dụng triệt để hoạt động Hou-ren-sou thì communication giữa cấp trên và cấp dưới bằng báo cáo sẽ khăng khít, sự hiểu biết lẫn nhau giữa tiền bối và đồng nghiệp, hậu bối bằng liên lạc sẽ tiếp tục sâu sắc. Ngoài ra, bằng cách cùng thảo luận với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới sẽ có những ý tưởng mới được nảy sinh, các vấn đề vướng mắc có thể được giải quyết. Huyết mạch, sinh khí sẽ tuần hoàn trong công ty. Nếu nói về cơ thể thì sẽ là trạng thái khỏe mạnh.

Hou-ren-sou chính xác không phải chỉ cần thiếtđể công việc vận hành chính xác, suôn sẻ. Mà nó còn cần để ngăn chặn trước những hiểu nhầm, các vấn đề hoặc để tăng hiệu suất làm việc. Đây là hoạt động không thể thiếu được để tiếp tục tiếp thêm sinh khí cho công ty.

Nguồn tham khảo:

http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/

Bài viết khác tóm tắt hơn:

Thuật ngữ Hou-ren-sou được đề cập rất nhiều trong cách thức kinh doanh. Hou-ren-sou là cách nói tắt của Houkoku- Báo cáo, Renraku-Liên lạc, Soudan-Thảo luận mà không thể thiếu được để làm cho công việc suôn sẻ.

Trước hết, tôi sẽ giải thích sự khác nhau của từng hoạt động.

□Báo cáo Để chỉ việc cấp dưới thông báo quá trình thực hiện và kết quả đối với những chỉ thị và mệnh lệnh từ cấp trên.

□Liên lạc Để chỉ việc thông báo các thông tin đơn giản cho những người liên quan bất kể là cấp trên hay cấp dưới. Sẽ không đưa ý kiến và phán đoán cá nhân vào đây.

□Thảo luận Để chỉ việc nhận lời khuyên, nghe ý kiến tham khảo từ cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới khi phân vân. Cũng có khi cấp trên thảo luận với cấp dưới.

Văn phòng mà không được thực hiện Hou-ren-sou được nói ở trên thì sự hiểu biết lẫn nhau giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các nhân viên sẽ không thể khăng khít nên hiệu suất công việc sẽ kém đi.

Kết quả là khả năng phát sinh nhầm lẫn nào đó hoặc vấn đề gì đó sẽ cao. Môi trường làm việc mà không có communication thì sẽ chỉ tệ đi, cảm giác muốn làm việc của bạn cũng sẽ bị mất đi.

Ngược lại, văn phòng mà Hou-ren-sou được sử dụng triệt để thì communication giữa cấp trên và cấp dưới sẽ khăng khít, cũng có thể tăng sự hiểu biết lẫn nhau giữa tiền bối, đồng nghiệp và giữa các nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, bất kể là quan hệ trên dưới hay ngang hang thì bằng việc thảo luận với nhau sẽ có nhiều ý tưởng hay được sinh ra hoặc có thể giải quyết tốt các vấn đề.

Hou-ren-sou không phải chỉ để làm cho công việc diễn ra suôn sẻ mà còn nhằm giảm nhầm lẫn, vấn đề phát sinh hay tăng hiệu suất công việc.

Nguồn tham khảo:

http://www.berlinmdcc.org/hourensou/kiso/hourensou.html