Tại sao Ho-ren-so là thứ bạn cần và giúp giải quyết mọi vấn đề có thể gặp phải

1. Nguồn

Bài viết này nằm trong chương đặc biệt của cuốn sách ”先読み力”(năng lực đọc trước tình huống).

2. Động cơ

• Điểm khác biệt của leader và member là gì?
• Tại sao lại cần tới Horenso
• Tại sao dù nó là phiền phức, nhưng việc không thực hiện nó sẽ đem tới bạn và cả người khác nhiều điều phiền phức hơn nữa
• Tại sao nó là điểm chung giữa những con người làm được việc và được đánh giá cao

Hy vọng bài viết này sẽ trả lời được câu hỏi đó cho toàn bộ mọi người.

3. Bài viết

3.1 Ho-ren-so chủ động

Các bạn đã nghe thấy cụm từ Ho-ren-so bao giờ chưa?

Không biết có phải tại làm ở công ty nước ngoài hay không mà tôi chưa từng được dạy về cụm từ Ho-ren-so bao giờ. Ho-ren-so chính là viết tắt của 3 từ: HOkoku (báo cáo), RENraku (liên lạc) và SOdan (bàn bạc).

Tôi vẫn còn nhớ mình bị ấn tượng thế nào bởi cụm từ này khi nghe được từ một người bạn. Khi làm việc đây chính là điều cơ bản và "đương nhiên" bạn cần đảm bảo. Vậy tại sao Ho-ren-so lại quan trọng đến vậy?

3.2 ■Horenso không mới

Khi nghe đến Horenso, có thể các bạn sẽ hình dung ngay ra hành động làm một thứ gì đó được leader của mình giao cho, một hành động ở thể "bị động". Tuy nhiên, một khi bạn có thể biến việc Horenso "bị động" sang thế "chủ động", tất cả những thứ như bị leader kiểm tra hay thúc giục làm việc sẽ đều biến mất, hơn nữa bạn có thể nhận được sự trợ giúp tối đa từ họ.

Chúng ta bắt đầu từ việc nhìn vào một ví dụ Horenso bị động và chủ động.

▼Ví dụ: Horenso bị động

Leader…「Tài liệu làm đến đâu rồi? Cậu đã liên lạc với khách hàng chưa?」

Bạn …「Tài liệu đã làm gần xong rồi. Tôi dự định sẽ liên lạc với khách hàng bây giờ.」

（Ông không cần phải lo đâu, chờ chút nữa là xong rồi…。）

Giống như trên, bạn đã gặp phải trường hợp leader của mình luôn thường xuyên phải cố gắng nắm bắt tình hình, cứ thỉnh thoảng lại hỏi hay chưa?

Tuỳ vào từng trường hợp, chắc hẳn đã có lúc bạn nghĩ rằng「Tại sao lại phải hỏi đến cả những thứ như vậy vậy?」.

Có thể ông leader của bạn thừa hơi, cũng có thể bạn không được tin tưởng, hoặc là họ có linh cảm gì đó không lành.

Khi rơi vào tình cảnh này, điều đầu tiên hãy thử đặt mình vào vị trí của leader và nghĩ thử 「nếu mình mà là leader thì ra sao」

Giả sử bạn là leader, bạn sẽ xử trí ra sao khi các thành viên dưới quyền mình có các hành động như dưới đây:

▼Ví dụ: Cho tới hạn deadline vẫn không thấy có liên lạc gì thông báo tình hình. Đến khi bạn sờ đến thì

Bạn giao cho một thành viên công việc tạo tài liệu trong vòng 1 tuần, và từ đó không thấy có liên lạc gì cho tới tận hạn phải làm xong. Tới hạn, bạn cứ đinh ninh nghĩ rằng 「Không thấy member có liên lạc gì, chắc là không có vấn đề gì đâu」, xong đến lúc nhìn qua tài liệu thì mới thấy có rất nhiều lỗi, thiếu và sai loạn cả lên.

Cuối cùng bạn phải thức cả đêm cùng thành viên đó để hoàn thành tài liệu cho xong.

Nếu bạn là leader, chắc hẳn bạn sẽ nghĩ rằng 「Tại sao không báo cáo, liên lạc và bàn bạc sớm với mình chứ. Lần này may mắn chỉ cần thức 1 đêm là có thể sửa và giao kịp hạn, tuy nhiên để phòng tránh trường hợp bất trắc, từ nay về sau cần thiết phải nắm tình hình thường xuyên. Không có cách nào khác, vẫn phải qua hỏi han để xác nhận tiến độ thực thôi.」.

Nếu không có báo cáo - liên lạc - bàn bạc thường xuyên từ các thành viên, leader không có cách nào khác phải nói nhiều hơn để kiểm tra tình hình. Một khi xảy ra các vấn đề như không thể theo kịp schedule đã đề ra, điều này sẽ làm ảnh hưởng xấu tới các thành viên liên quan ở các các team khác nữa.

Để phòng tránh được toàn bộ những kịch bản xấu ở trên, mặc dù không phải điều gì mới, nhưng mỗi người trong chúng ta hãy tuân thủ Ho-ren-so thật tốt. Có thể mọi người vẫn nghĩ「Horenso đã cũ lắm rồi」, tuy nhiên cuối cùng nó vẫn rất cần thiết.

Bạn có thể ra tay sớm hơn một bước trước khi vấn đề xảy ra bằng việc tuân thủ nghiêm ngặt Horenso.

Để mình không bị vướng vào những rắc rối không cần thiết và nhận được sự trợ giúp tối đa từ leader của mình, Horenso trở thành thứ không thể thiếu.

Có rất nhiều thành viên nghĩ rằng 「tôi đang thực hiện Horenso rất đầy đủ」. Tuy nhiên, từ phía người nghe là leader, thường xuyên thấy có thiếu sót và không rõ ràng.

Ví dụ: khi được hỏi tài liệu đã hoàn thành tới đâu, bạn cần thông báo rõ ràng mục tiêu hoàn thành khi nào, tính tới thời điểm hiện tại đã xong tới đâu, có gặp vấn đề gì hay không, có hoàn thành được kịp theo kế hoạch không, những điểm cần báo cáo là gì..

Nếu bạn đã có Horenso tới leader mà vẫn bị kiểm tra hay bị hỏi, điều đó đồng nghĩa với bản báo cáo vẫn chưa đủ và rõ ràng.

Khi bạn không thể đoán biết được trước thông tin mà leader của mình muốn là gì, điều đó cũng thể gọi là "bị động".

Đoán biết trước được thông tin mà leader mình muốn biết trước khi bị leader hỏi để xác nhận hay nhắc nhở, từ đó có Horenso không bị thiếu thông tin và rõ ràng, đây mới được gọi là "chủ động". Hãy cùng nhìn vào một ví dụ sau:

▼Ví dụ Horenso chủ động

Leader…（Trước khi leader nhắc nhở bạn）

Bạn…「Về tài liệu được giao hôm trước, tôi dự định sẽ hoàn thành bản cuối cùng vào thứ 6 tuần này. Trong buổi sáng thứ 4 dự kiến sẽ xong được bản draft, hiện nay tôi đã xong được 80% cho bản này. Hy vọng sẽ nhận được feedback trước 5h chiều ngày thứ 4」

Leader…「Hiểu rồi. Vậy 2h chiều ngày thứ 4 tôi sẽ xem qua và có feedback. Hiện nay có vẻ không có vấn đề gì nhỉ. Nếu giữa chừng gặp phải vấn đề gì hãy bàn với tôi nhé.」

Giống như trên, nếu các thành viên có thể nghiêm túc tuân thủ việc Horenso một cách chủ động, những việc như xác nhận hay nhắc nhở đến từ leader sẽ biến mất.

Ngoài ra bạn có thể nhận được sự giúp đỡ nhiều nhất từ leader, cũng như tiếp tục công việc một cách có hiệu quả nhất, khoảng cách gần nhất để tiến tới mục tiêu. Đây mới đáng được gọi là "chủ động".

Bạn có thể đoán biết trước thông tin mà leader của mình muốn qua câu hỏi「nếu mình là leader, mình muốn biết những gì?」, sau đó hãy thực hiện Horenso đầy đủ và rõ ràng.

3.3 ■Chọn lọc thông tin để Horenso

Mặc dù đúng là việc tuân thủ Horenso là rất cần thiết, tuy nhiên không phải bất cứ thông tin nào cũng đều phải Horenso. Bao giờ cũng có những thông tin rất cần thiết phải truyền tải tới leader và không cần thiết lắm. Từ đây, tôi sẽ nói về 「Lấy gì làm chuẩn để phân biệt thứ nào cần Horenso hay không」.

Bạn đã từng gặp phải trường hợp mặc dù đã viết mail để Horenso tới leader nhưng không được đọc kỹ , hay kể cả có gặp trực tiếp và thông báo đi chăng nữa cũng không được lắng nghe và hiểu rõ ràng hay chưa?

Rõ ràng vì bị nói「Hãy Horenso thường xuyên nhé」nên mình mới đang thực hiện Horenso. Điều này thật quá quắt.

Bình tĩnh lại đã nào, có thật là đơn giản vậy không?

Bạn hãy tiếp tục thử nghĩ 「nếu mình mà là leader thì」, rồi xem xét lại tình hình nào.

Bạn - người leader khi đang tập trung, bỗng dưng các thành viên xen ngang thường xuyên để Horenso.

「Mặc dù tôi đã yêu cầu mọi người Horenso, tuy nhiên hãy cho tôi thời gian để tập trung một chút.. Thêm nữa, hầu hết các việc đều đâu có quá cần thiết 」

「Mặc dù đã nhờ mọi người, tuy nhiên nếu Horenso toàn bộ mọi thứ thì tôi sẽ rất khổ nếu phải kiểm tra.. Thêm nữa, rất nhiều người forward thư liên tục để gửi nên nếu tôi không kéo xuống hết để đọc và nắm tình hình sẽ khôgn hiểu gì cả.」

「Mọi người Horenso thường xuyên là rất tốt, tuy nhiên tôi còn rất nhiều việc phải làm cho nên không có thời gian để nghe cũng như xem toàn bộ thư của mọi người.」

Có thể bạn sẽ nghĩ và gặp phải những điều như trên.

Thực hiện Horenso làm sao để leader của mình không phải suy nghĩ như trên là rất quan trọng.

Ví dụ với một người mới vào công ty, việc thực hiện Horenso thường xuyên và đầy đủ là rất tốt. Nếu không thực hiện Horenso và để xảy ra vấn đề gì sau đó, thì chắc hẳn việc thực hiện đầy đủ sẽ tốt hơn nhiều rồi.

Tuy nhiên nếu thành viên này đã làm việc 1 năm ở công ty, người này bắt buộc phải biết cách phán đoán và chọn lọc thông tin để Horenso.

Vậy làm sao để chọn lọc thông tin rồi Horenso?

Hãy cùng suy nghĩ từ hướng nếu đặt tại vị trí của người leader, họ muốn biết thứ gì, chúng ta cùng nhìn xem tại thời điểm nào thì cần Horenso và khi nào thì không.

・Thời điểm muốn nhận được Horenso

Khi công việc không thể hoàn thành theo schedule đã đặt ra, leader muốn biết sự thực đó càng sớm càng tốt.

Khi ở trường hợp xấu có khả năng xảy ra vấn đề, leader sẽ muốn biết càng sớm càng tốt.

Lý do đó là trước khi tình huống trở nên không thể cứu chữa được, leader cần nắm được tình hình thực tế, rồi từ đó suy nghĩ xem cần giúp đỡ như thế nào. Có 4 điều cần được thông báo:

1. Tình trạng hiện nay
2. Nguyên nhân và lý do tại sao không ổn
3. Để giải quyết được vấn đề, cần phải làm những gì (làm thế nào)
4. Để giải quyết được vấn đề, các việc cần nhờ tới leader (làm thế nào)

Nếu đặt quan điểm dựa theo 4 điều trên rồi thực hiện Horenso, chắc chắn bạn có thể giảm bớt nỗi lo cho leader của mình. Khi các công việc để giúp ổn định vấn đề là chưa đủ, hoặc giả bạn bị rơi vào trường hợp không biết làm sao cho đúng, hãy cùng nghĩ với leader của mình để tìm cách tháo gỡ vấn đề.

・Khi không nên Horenso

Khi công việc vẫn đảm bảo theo schedule tuy nhiên muốn biết tiến trình định kỳ.

Ví dụ: Bạn được giao công việc tạo 4 tài liệu. Có thể cuối cùng bạn chỉ cần sau khi hoàn thành 4 tài liệu rồi mới thông báo và liên lạc hoàn thành xong không có vấn đề gì cũng ok.

Tuy nhiên nếu đây lại là một công việc kéo dài tới 1 tháng để hoàn thành, thì câu chuyện sẽ hoàn toàn khác.

Chắc hẳn từ phía leader muốn kiểm tra tiến độ thật bằng việc check các đầu mục thường xuyên hơn.

Để phòng tránh được việc「Cuối cùng lúc xem thử thì thấy sai hết.」, ít nhất theo tần suất 1 tuần 1 lần, leader của bạn sẽ muốn biết tài liệu có đang được tạo như yêu cầu hay không.

Với những trường hợp như thế này, bạn cần phán đoán từ nội dung của công việc rồi mới thực hiện Horenso. Theo cách này, bằng việc chắt lọc thông tin để Horenso dựa vào tình trạng công việc, bạn có thể giúp hiệu quả của việc Horenso đạt mức tối đa. Điểm cốt yếu chính là khi tình trạng không tốt phải thông báo càng sớm càng tốt, khi làm các công việc có tính chất kéo dài, thông báo định kỳ với leader một cách hợp lý.

3.4 ■Từ「Bàn bạc」hãy tiến thêm một bước, 「Bàn bạc kèm cả phương án lựa chọn」

Từ đây, chúng ta hãy cùng xem từng yếu tố của Ho-Ren-So.

3.4.1 Đầu tiên bắt đầu từ So (bàn bạc)

Mặc dù đã bàn với leader nhưng cũng không có được câu trả lời thoả đáng, hay do leader quá bận và không thể cùng bàn bạc cho ra vấn đề với bạn được.. có rất nhiều lý do làm bạn không giải quyết được vấn đề của mình dù có hỏi leader đi chăng nữa. Không biết lý do vì thiếu thời gian hay năng lực phán đoán không đủ, tuy nhiên chắc hẳn bản sẽ nghĩ 「nhờ người này cũng không giúp gì được rồi」.

Thực sự có phải vậy không?

Hãy cùng đứng trên vị thế leader và suy nghĩ lại lần nữa nào.

Nếu thành viên trong nhóm của bạn không chuẩn bị gì, rồi cứ thế đến chỗ bạn bàn bạc thì sẽ ra sao?

Do nội dung muốn bàn bạc là gì không tóm tắt lại kỹ khiến bạn không thể phán đoán trả lời ngay được. Mặc dù rất muốn nghe chi tiết từ thành viên của mình, tuy nhiên thời gian không cho phép.

Ai ai cũng muốn tránh những kiểu bàn bạc phiền phức như thế.

Tất nhiên cũng tuỳ vào nội dung bàn bạc là gì, tuy nhiên nếu muốn bàn bạc rồi đưa ra một sự thống nhất nào đó, nhất định phải tóm tắt lại nội dung muốn nói là gì, rồi sau đó mới thực hiện sẽ giúp nâng cao hiệu suất của cả đôi bên.

Hãy luôn để trong đầu rằng mình cần phải truyền tải rõ ràng tới leader của mình xem điều mình mong muốn được hỗ trợ là gì.

Đến khi đó, điểm quan trọng nhất chính là bạn có thể chuẩn bị được ý kiến và giả thiết theo quan điểm của mình được không. Khi bàn bạc, không phải chỉ có đưa ra câu hỏi là xong, bạn cần nêu ra ý kiến của mình. Khi có nhiều ý kiến, hãy đưa ra theo dạng có các phương án này để chọn, đây là điều tôi rất hay làm.

▼Ví dụ: Khi xảy ra vấn đề với sản phẩm mình cung cấp tới khách hàng. Bạn đưa ra 3 phương án để giải quyết:

1. Đầu tiên cứ đến xin lỗi đã
2. Đem đến công ty khách hàng sản phẩm thay thế
3. Sửa sản phẩm lỗi đó

Bằng cách ý thức được việc cần thiết đưa ra các phương án như trên, bạn đã có thể xem xét và tổng hợp lại được tình hình trước khi bàn bạc với leader. Về phía leader, họ cũng đã có sẵn các phương án để chọn cho nên dễ dàng hơn khi đưa ra phán đoán trong thời gian ngắn. Ngoài ra khi leader được bạn đưa ra các phương án, họ có thể nắm được chính xác ngay nội dung tình hình ra sao, từ đó có thể đưa ra phương án tốt nhất, hiệu quả hơn nhiều khi không có phương án nào cả.

Ngoài ra có một cách như sau để giúp leader hiểu nội dung và tình hình dễ dàng hơn. Ứng với mỗi một phương án, so sánh dựa theo trục liên quan tới các vấn đề như "thời gian", "chi phí" và "rủi ro".

Với cách viết ra trục như trên rồi từ đó đưa ra phán đoán, mặc dù có thể bạn nghĩ rằng nó sẽ tốn rất nhiều thời gian, tuy nhiên nhất định hãy thử làm chỉn chu một lần. Nếu thực hiện việc này khi đang bàn bạc chắn hẳn sẽ rất mất thì giờ, tuy nhiên nếu bạn đã chuẩn bị kỹ từ trước rồi thì nó sẽ giúp ích rất nhiều trong việc giải quyết vấn đề sau đó.

Kết quả, nếu suy xét về tổng thể thời gian bỏ ra, việc tạo ra trục so sánh rồi bắt đầu suy nghĩ sẽ giúp giải quyết được vấn đề nhanh hơn.

Trong trường hợp này, leader không có phương án nào để chọn. Đầu tiên phải xin lỗi, sau đó cung cấp sản phẩm thay thế và cuối cùng là sửa sản phẩm bị lỗi rồi sau đó gửi trả lại. Đây là phương án tổng hợp của cả 1, 2 và 3. Hãy cố gắng chỉnh lý các phương án giúp leader dễ đưa ra câu trả lời rồi mới đến bàn bạc như trên. Điều này sẽ giúp bạn nhận được sự trợ giúp tốt hơn từ leader của mình

3.4.2 ■Chia sẻ thông tin rộng hơn bằng cách Ren (liên lạc) theo chiều ngang

Horenso không phải chỉ là thực hiện theo một chiều từ thành viên tới leader.

Trong Horenso - đặc biệt là khi liên lạc được coi là đồng nghĩa với chia sẻ thông tin thì người mà bạn cần liên lạc sẽ tăng lên rất nhiều.

Ví dụ: bên cạnh những thành viên trong nhóm của bạn, những thành viên liên quan như khách hàng, các bộ phận liên quan trong công ty, các nhóm khác, hay các công ty liên quan cũng có thể tính tới.

Bạn sẽ mở rộng được vòng giao tiếp bằng việc thực hiện chủ động liên lạc chia sẻ thông tin.

Thông tin bạn cần phải chia sẻ sẽ được lan toả rộng rãi.

Ví dụ: dự định ngày nghỉ hay những kế hoạch quan trọng có thể chia sẻ ngay lập tức trong nhóm, ngoài ra cả việc thay đổi schedule cần chia sẻ với bên ngoài team nữa. Thông thường khi nhắc tới liên lạc, các thành viên thường chỉ nảy ra việc thông báo tới leader trong nhóm của mình, không cân nhắc tới cả những người liên quan bên ngoài.

Định nghĩa việc liên lạc với leader là theo chiều trên dưới, giữa các thành viên trong nhóm chiều trái phải sẽ có hình như trên.

Có thể nhận thấy vòng giao tiếp được mở rộng ra rất nhiều.

Horenso là tổng hợp của Ho (báo cáo) về việc mình được giao, Ren (liên lạc) khi xảy ra vấn đề, và So (bàn bạc) để đưa ra phương án giải quyết khi không biết làm sao cho phải, chính vì thế nó hay bị coi là thứ bị động. Tuy nhiên, một khi coi "liên lạc" là việc chia sẻ thông tin, nó sẽ biến thành hoạt động chủ động. Người nắm giữ thông tin sẽ chia sẻ thông tin, từ đó hướng dẫn cho người không có thông tin gì cả. Chính vì vậy, chia sẻ thông tin cũng chính là hình thức chủ động của "liên lạc".

Đầu tiên, hãy coi rằng liên lạc chính là chia sẻ thông tin, từ đó chia sẻ thông tin mà mình nắm giữ. Người cần chia sẻ tới không chỉ riêng leader và những thành viên trong nhóm. Hãy mở rộng vòng giao tiếp chủ động tới những người liên quan ngoài nhóm của mình. Làm việc tại một môi trường có vòng giao tiếp rộng sẽ giúp hiệu quả công việc được nâng cao nhanh chóng.

3.5 Tóm tắt

Horenso không phải với thái độ bị động khi bị nhắc tới mới làm, việc thực hiện nó chủ động như thế nào mới là điều quan trọng. Để thực hiện được điều này, việc đặt mình dưới quan điểm của leader hay các thành viên khác là không thể thiếu. Đây chính là thứ mà bất cứ người "được việc" nào cũng nắm rõ. Bài viết này phát triển từng ý dựa trên quan điểm "nếu mình là leader thì ra sao". Khi tôi muốn cất nhắc một thành viên nào đó lên vị trí leader, điều đầu tiên là đánh giá xem thành viên đó có đạt được tiêu chuẩn để trở thành leader hay không, có thể đưa mình vào tâm thế của người khác để suy nghĩ hay không. Có thể Horenso một cách rõ ràng đồng nghĩa với việc bạn đang nắm rõ được tình hình, kiểm soát được tình hình mới mang hơi hướng của một leader được.

Thành viên thường và leader có một điểm khác nhau rất lớn chính là có thể suy nghĩ và hành động dựa trên vị trí của đối phương hay không.

Hy vọng các bạn sẽ học được cách đưa mình vào vị trí của người khác, từ đó dần dần trở thành một leader tuyệt vời.