Tại sao Agile không chỉ dành riêng cho các technical team

Khi hầu hết những người sáng lập công ty công nghệ nghĩ về Agile và Scrum, họ có xu hướng nghĩ tới những phương pháp làm thế nào để sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả của việc phát triển phần mềm.

Scrum không phải ban đầu đã được thiết kế để giúp các nhóm kỹ thuật xây dựng và bàn giao các sản phẩm một cách hiệu quả, cố vấn cao cấp OpenView và Giám đốc điều hành Scrum Inc Tiến sĩ Jeff Sutherland nói rằng Scrum thực sự có thể được sử dụng để nâng cao sản lượng công việc của bất kỳ nhóm hoặc nghề nghiệp nào.

"Tại OpenView, chúng tôi nhận thấy rằng Scrum có thể tăng gấp đôi sản lượng của bất cứ việc gì - nó không quan trọng cho dù đó là bán hàng, tiếp thị, phần mềm, tài chính," Tiến sĩ Sutherland nói. "Nó hoạt động ở khắp mọi nơi."

Điều đó có ý nghĩa, bởi vì cốt lõi của Scrum thực sự xuất phát từ sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), một ngành công nghiệp mà không phải tương tự với phát triển phần mềm. Và ý tưởng cơ bản đằng sau Scrum là chỉ đơn giản là để khuyến khích các team làm việc tốt hơn và tạo ra chất lượng cao hơn. Cuối cùng, mục tiêu không chỉ áp dụng cho các nhà phát triển phần mềm. Nó cũng phục vụ mục đích riêng biệt cho các nhà tiếp thị người cần phải thực hiện các chiến dịch tiếp thị tốt hơn, hoặc thậm chí các đội quản lý cần để tổ chức các cuộc họp, quản lý tốt hơn.

Business case cho Scrum đối với các non-technical team

Trong khi các lợi ích phát triển phần mềm của Scrum là khá rõ ràng (sản xuất phần mềm tốt hơn nhanh hơn, cải thiện kinh nghiệm người dùng, vv), các nhà tiếp thị, nhân viên bán hàng, và các đội quản lý đôi khi phải vật lộn để xem làm thế nào Scrum có thể giúp họ làm công việc của họ tốt hơn. Thực sự là rất dễ dàng nếu những người làm việc trong lĩnh vực khác lĩnh vực công nghệ đơn giản chỉ tập trung vào một trong những lợi ích kinh doanh lớn nhất của Scrum: Được thực thi đúng, Scrum có thể làm tất cả mọi thứ xảy ra nhanh gấp hai lần.

Đối với người làm marketing, “nhanh gấp 2 lần đồng nghĩa với việc sản phẩm của chúng ta có nhiều khả năng tiếp cận được với khách hàng hơn, nhiều nội dung hơn được truyền tải”. Đối với nhân viên bán hàng, nó có thể giúp tăng gấp đôi số cuộc hẹn với khách hàng. Đối với đội ngũ dịch vụ khách hàng, nó có thể có nghĩa là giảm 1 nửa thời gian yêu cầu dành cho quản lý dịch vụ.

Bất kể là đối với các ứng dụng hoặc các đầu ra nào thì các tham số tổng thể cho Scrum là tốc độ, hiệu quả và nâng cao năng suất. Với những lợi ích có vẻ hiển nhiên như thế nhưng không có nghĩa là các team non-technical có thể dễ dàng bị thuyết phục để mua Scrum.

Các cơ hội cải tiến đang có, nhưng có thể khiến mọi người đón nhận Scrum hay không đó là thách thức thực sự. Nó có thể mất công, nhưng sẽ không lâu để nhận ra những gì Scrum có thể giúp tổ chức trong việc cải tiến năng suất

5 cách Scrum có thể giúp bất kỳ team nào

1. Biết từng nhiệm vụ của mình đóng góp như thế nào trong mục tiêu chung

Bởi vì Scrum cho phép bạn chia các công việc phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, nó buộc bạn phải suy nghĩ về những hành động cụ thể cần thiết để đạt được một mục tiêu, và Scrum khuyến khích xem xét và sửa đổi từng hoạt động của bạn với các thành viên khác trong nhóm.

2. Theo dõi công việc của team

Scrum khuyến khích sự minh bạch, nhưng không ở mức độ quản lý vi mô. Team của bạn cần phải biết những gì bạn đang làm và biết khi nào bạn thực hiện xong nhưngbạn có thể kết thúc bất kì lúc nào bạn muốn. Không có bất kì “Boss” nào trong một Scrum Team, nhưng mọi người phải chịu trách nhiệm cho ra sản phẩm cuối cùng hoàn chỉnh. Bên cạnh đó, Scrum cũng khuyến khích sự tự chủ trong tổ chức

3. Xây dựng thành phẩm

Hay nói cách khác “Hoàn thành công việc trước deadline thật xa”. Ví dụ điển hình như sau: “Tôi sẽ xuất bản một bản eBook ngày 15 tháng 8″. Đó là một mục tiêu, nhưng bạn phải xác định được cần làm gì để hoàn thành nhiệm vụ và khi nào hoàn thành chúng? Trong mỗi Sprint, các hạng mục của bạn sẽ được hiểu như: “Tôi sẽ hoàn thành một bản thảo của eBook của tôi và được duyệt bởi cấp trên vào ngày 01 tháng 8″.

4. Tổ chức

Quản lý dự án hiệu quả yêu cầu một tổ chức rõ ràng, và yêu cầu phải giao tiếp đối thoại mở và theo dõi tiến trình. Đây thực sự là điểm nội bật của Scrum (quản lý dự án hiệu quả nói chung). Bạn sẽ vẽ ra một bản đồ lộ trình hợp lý để thực hiện công việc. Cho dù bạn sử dụng Scrum framework hay bất kì framework nào, đặt nhiêm vụ lên hàng đầu là chìa khóa để thành công.

5. Linh hoạt nhưng tập trung

Scrum đôi khi có vẻ như có rất nhiều “quy tắc”, nhưng điều quan trọng là: Scrum là một khuôn khổ nhanh nhẹn (agile framework). Nó được thiết kế để cung cấp những sản phẩm tốt hơn và nhanh hơn. Điều này có nghĩa là bạn phải rời khỏi khuôn khổ Sprints cho những việc bất ngờ, nhưng bạn phải ưu tiên công việc để nói “từ chối” với nhưng việc có sức ảnh hướng thấp bất ngờ xảy ra. Scrum Master (hoặc tương đương) giúp bạn tìm ra những trở ngại và tìm ra cách tốt nhất để xử lý nó rất quan trọng hơn việc đạt được mục tiêu của team.

Làm thế nào để áp dụng Scrum vào những công việc ngoài phần mềm

Dù Scrum không phải chỉ được ứng dụng duy nhất cho quản lý phần mềm thì cũng không có nghĩa là sale, marketing, hoặc các đội quản lý có thể sử dụng nó chính xác theo cùng một cách mà nhóm phát triển phần mềm thực hiện.

1. Độ dài của Sprint:

Do tính chất lặp đi lặp lại của các công ty kỹ thuật và các loại sản phẩm của họ mà các nhóm phát triển phần mềm thường lựa chọn sử dụng sprint kéo dài từ một đến hai tuần. Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của dự án và đặc thù sản phẩm của bạn mà sprint có thể cần phải ngắn hơn hoặc dài hơn. Chỉ cần cẩn thận không để thời gian của sprint quá dài làm mất đi tính chất nhanh và gấp rút của sprint.

2. "sản phẩm" có thể áp dụng với mô hình Agile:

Với việc phát triển phần mềm bước xác định này là đơn giản. Tuy nhiên với sale và marketing thì khó có thể đinh nghĩa một cách chính xác “product. Mục đích ở đây là cần xác định team sẽ làm gì và hành động của họ sẽ ra sao tương ứng với các bước trong Agile

3. Các chức năng cần thiết để team hoàn thành sprint:

Đối với các dự án không phải dự án kĩ thuật, nên xác định những vai trò tương đương test, dev trong dự án phần mềm, và làm thế nào để xây dựng được mô hình tương đương với mô hình của dự án phần mềm.

Nguồn: http://labs.openviewpartners.com/scrum-for-non-technical-teams/#.V5YO9-h9600