Sức mạnh đội nhóm được trao quyền

Bài đăng này đã không được cập nhật trong 3 năm

Cần phải làm gì để các thành viên trong đội nhóm, trong công ty có thể toàn tâm toàn ý với dự án, đạt được năng suất làm việc cao nhất?

Lãnh đạo "kiểu cũ" cho rằng một tổ chức thành công thì được lãnh đạo bởi một người trên TOP - một người xuất sắc biết và hiểu mọi chuyện, người mà sẽ dẫn dắt họ với bến bờ thành công.

Nhưng cách tiếp cận này liệu có đủ để truyền cảm hứng, hay khiến từng thành viên cháy hết mình với công việc mà họ đang làm? Thì câu trả lời "thường là không".

Lãnh đạo dựa trên chủ đích (Intent-based Leadership)

Lãnh đạo dựa trên chủ đích là một cách tiếp cận khác, mà ở đó chúng ta tạo ra một môi trường nơi đội dự án của các bạn được khuyến khích đóng góp ý tưởng và cảm thấy giá trị khi được làm điều đó.

ở đó một môi trường an toàn được xây dựng trên sự tin tưởng - nơi các thành viên cảm thấy có động lực và cảm hứng để làm những công việc tuyệt vời. Và ở đó quyền kiểm soát, quyền quyết định được trao cho không ai khác - chính những thành viên đội nhóm.

Một lãnh đạo "kiểu cũ" sẽ có thể sợ hãi hoặc thậm chí chưa hề nghĩ đến việc "từ bỏ quyền kiểm soát" để trao nó cho người khác. Nghe nó thật "khôi hài" vì như thế thì làm sao mà lãnh đạo được team, nghe không khác nào mình chối bỏ nhiệm vụ quan trọng nhất của một người lãnh đạo.

Nhưng sự thật là nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả, bạn cần phải trao quyền.

nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả, bạn cần phải trao quyền

Trao đi quyền quyết định, điều mà các thành viên luôn trông chờ bạn sẽ làm, giúp các thành viên phải "căng mình" ra một chút, và tập thích ứng với hoàn cảnh. Giving others the decision-making power they’d normally expect you to make, helps them stretch themselves and practice

Nếu bạn học được việc chấp nhận những điều "tưởng như lạ lùng" này, bạn sẽ học được cách trao quyền và có thể ngủ ngon vì bạn biết và tin rằng anh em của bạn đã được trang bị và sẵn sàng để đưa ra những quyết định để xử lý các công việc một cách đúng đắn. Vì lãnh đạo trao quyền để tạo ra lãnh đạo

lãnh đạo trao quyền để tạo ra lãnh đạo

Nghe thì thật "sướng tai" nhưng làm thế nào để chúng ta có thể áp dụng cho chính tổ chức của mình?

Sau đây là một vài cách mà các bạn có thể thử nghiệm nhé~

Trao nhiều hơn quyền kiểm soát

Việc đầu tiên bạn có thể làm là thay đổi ngôn từ của mình.

Ví dụ, giả sử một thành viên đến gặp bạn và hỏi "anh ơi iem phải làm sao?" thì bạn hãy cố mà kiềm chế để không đưa ra một hướng giải quyết, mà thay vào đó, hãy hỏi lại rằng: "thế chú thử nghĩ xem chú nên làm thế nào?"

Cách làm này "truyền quả banh" quyết định đến cho thành viên đó, khiến người đó phải sử dụng sự phán đoán của mình từ đó phát triển kĩ năng lãnh đạo.

Bạn có thể đánh giá rằng một người đang ở nấc thang lãnh đạo thông qua việc đối chiếu các câu hỏi dưới đây. Hãy thử xem các thành viên nhóm dự án của bạng đang thuộc tuyp nào nhé!

Hãy cứ để anh em trong team "bất đồng ý kiến". Ví dụ trong một buổi họp thường lệ, nếu bạn muốn anh em nói lên suy nghĩ thật sự của mình mà sôi nổi hơn, thì hãy bảo họ nói lên ý kiến của họ trước tiên. Hãy lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi - trước khi đưa ra suy nghĩ của bạn. Còn khi đưa task, hãy nêu mục đích - chứ không phải là phương án làm.

khi đưa task, hãy nêu mục đích - chứ không phải là phương án làm.

Khuyến khích tự rèn luyện

Một khi quyền quyết định được thự hành rộng rãi, thì lúc này năng lực kĩ thuật trở thành một vấn đề quan trọng. Đừng chỉ bảo anh em việc họ cần làm, mà hãy nhắc nhở anh em học tập, để họ có đủ khả năng để đưa ra quyết định ngay cả khi bạn không có ở đó.

Không nhất thiết là cứ phải đăng kí cho anh em những khóa học đắt tiền, mà ở đây chúng ta làm sao xây dựng một văn hóa mà học tập diễn ra khắp mọi lúc mọi nơi.

Hướng dẫn nguyên tắc cho việc đưa ra quyết định

Thay vì những quy trình "cứng nhắc", hãy giúp đỡ các thành viên trong team hiểu được những phương thức luận, những nguyên tắc cần thiết thông qua các hướng dẫn (có thể bằng văn bản) để các thành viên thực sự hiểu được bản chất mục tiêu của việc mình làm và có thể tự sáng tạo ra những phương án thực thi khác nhau linh hoạt với tình huống dựa trên những cơ sở lập luận đã được hướng dẫn.

Ví dụ: Hướng dẫn về "định nghĩa thế nào là hoàn thành" (definition of done) thay vì một checklist mà trong đó yêu cầu chính xác testcase phải được cover 100% (mục tiêu của từng giai đoạn phát triển dự án có thể khác nhau, do đó không phải lúc nào ta cũng cần phải hoàn hảo 100% sản phẩm)

Xây dựng niềm tin

Lắng nghe trước, nói cuối cùng. Hãy làm quen với các thành viên và tạo sự kết nôi với mọi người. Đừng ngồi một chỗ ở nơi của bạn; hãy khiến mọi người có thể tiếp cận bạn; hãy ngồi cạnh anh em đồng chí dự án bạn; hãy ra ngoài và ăn cơm với họ, nói những chuyện bên lề ngoài chuynej công việc.

Ngoài ra, bằng việc trực tiếp tham gia và giúp đỡ một phần công việc của anh em dự án, bạn sẽ hiểu hơn những khó khăn mà anh em phải đối mặt. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng sự đồng cảm và niềm tin trong đội nhóm.

Lắng nghe trước, nói cuối cùng

Công nhận

Bạn muốn một môi trường mà ở đó anh em khao khát kiếm tìm sự vượt trội, chứ không ngần ngại sai lầm.

Nếu một thành viên hoàn thành xuất sắc công việc. Đừng đợi đến phiên review quý hay vài tháng một lần để khen ngợi thành viên đó, mà hãy nói với người đó ngay lúc này.

Hãy trao cho họ sự công nhận từ phía bạn, phía công ty ngay lập tức và phải thật cụ thể.

Việc làm công khai và tức thời này sẽ tạo nguồn động viên lớn không chỉ cho cá nhân đó mà còn tạo đà tiếp tục cho tinh thần khao khát của toàn bộ các thành viên khác trong dự án / công ty.

Nói lên ý kiến

Càng nhiều thành viên được trao quyền quyết định - nghĩa là họ được thoải mái chọn cách mà họ mong muốn thì sẽ càng khó để những người khác, hay chúng ta kiểm soát được chuyện nó đang diễn ra đến đâu.

Lúc này "sự minh bạch" (transparency) chính là chìa khóa; không cần phải một quy trình cồng kênh phức tạp, chỉ cần đơn giản là một message nhanh gọn trên Slack notify vào kênh của toàn bộ team - là đủ.

Chẳng hạn một bạn Infra sửa một đoạn configure môi trường, chỉ cần anh ấy ping nhẹ trên Slack việc sắp làm, và tiếp tục một notify thông báo hoàn thành nữa thì sẽ giúp cả team nắm được chuyện này.

Một ví dụ khác về công tác deployment lên production. Bạn có thể tạo một hướng dẫn về định nghĩa thế nào là một release thành công, một tài liệu mà một lần nữa "sự minh bạch" là một yêu cầu lớn đối với các thành viên khi thực thi nghiệp vụ deploy. Tài liệu yêu cầu các kĩ thuật viên phải rõ ràng về ý đồ mục tiêu của đợt release, soạn thỏa nội dung chức năng release và cung cấp status kết quả của release đó. Thế là anh em chỉ cần đảm bảo được các tiêu chí trên thì có thể toàn quyền chủ động khi nào có thể release.

Tổng kết

Một người lãnh đạo biết trao quyền cho các thành viên trong đội nhóm của anh ấy không phải là một người từ bỏ nhiệm vụ của mình, mà thực tế đó mới chính đó là trách nhiệm quan trọng nhất của một người lãnh đạo. Là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác phát triển bồi dưỡng yếu tố "con người" trong tổ chức.

Sẽ có lúc chúng ta không thấy rõ rệt sự cải thiện hay hiệu quả từ cách tiếp cận "lãnh đạo dựa theo chủ đích" này, nhưng hãy cứ tiếp tục! Hãy lặp đi lặp lại những thông điệp của bạn trong những tin nhắn, email, những cuộc cặp gỡ, trên chatwork, slack... hãy tin tưởng điều tốt đẹp sẽ xảy ra.

Hãy nhớ ràng — Lãnh đạo là một lựa chọn, không phải là một vị trí