Quản lý công việc hiệu quả

Trong cuộc sống hiện đại, mỗi cá nhân đều ngập chìm trong vô số công việc. Mỗi ngày chỉ có 24h, nếu không có sự phân loại, sắp xếp khoa học thì rất khó để hoàn thành công việc mà vẫn dành được thời gian nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống. Vậy hãy cùng tìm hiểu về những kỹ năng, công cụ giúp chúng ta có thể quản lý công việc hằng ngày hiệu quả hơn!

1. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn không quản lý công việc hiệu quả?

• Mất tập trung: Trong một khoảng thời gian nhất định, bạn phải giải quyết rất nhiều công việc khiến bạn trở nên xao nhãng, không toàn tâm toàn ý cho công việc chính của mình.
• Chậm deadline: Không sắp xếp công việc dễ khiến cho bạn không biết công việc nào là quan trọng nhất, phải xử lý trước tiên và cần phải đầu tư bao nhiêu thời gian. Điều đó dẫn đến việc bạn không hoàn thành hết tất cả các công việc đúng thời hạn.
• Bỏ sót công việc: Không có phương pháp quản lý công việc hiệu quả khiến cho bạn dễ quên đi những việc mình cần làm, bỏ lỡ những việc quan trọng.

2. Công việc của bạn sẽ được cải thiện như thế nào khi được quản lý hiệu quả?

• Tăng năng suất làm việc, đạt được mục tiêu nhanh hơn.
• Tiết kiệm được thời gian và công sức của mình, tránh làm việc lan man, không có trọng tâm.
• Nắm được toàn bộ công việc cần làm, chủ động hơn, nâng cao sự tự tin.
• Giảm tình trạng căng thẳng khi công việc quá nhiều, tinh thần làm việc ổn định.

3. Các bước để quản lý công việc hiệu quả

Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm: Để có một kế hoạch quản lý công việc hiệu quả thì việc đầu tiên là bạn cần xác định được những công việc cần làm và định kỳ hoàn thành theo ngày/ theo tuần/ theo tháng.

Bước 2: Lên kế hoạch cụ thể cho mỗi công việc: Trước khi bắt tay vào làm bất kì một công việc gì thì chúng ta cũng cần dành chút thời gian để suy nghĩ về công việc đó: thời hạn cần hoàn thành, những cách làm tối ưu nhất, đơn giản nhất và tốn ít sức lực nhất. Từ đó sẽ xác định được mức độ ưu tiên cho công việc đó.

Bước 3: Xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày: Mục tiêu chính là kim chỉ nam dẫn đường đi đến đích một cách hiệu quả. Không có mục tiêu rõ ràng cho mỗi công việc cũng như cả chuỗi công việc hàng ngày cũng giống như mò mẫm trong đêm không biết đường đi cụ thể. Thêm vào đó, mục tiêu cũng giống như động lực thúc đẩy con người làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn. Vì vậy, xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày là điều quan trọng hàng đầu để có những ngày làm việc hiệu quả.

Bước 4: Phân loại công việc: Phân loại công việc giúp xác định được điều gì quan trọng nhất cần làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả. Ma trận Eisenhower là một trong những phương pháp đơn giản hỗ trợ việc quyết định thứ tự ưu tiên của công việc. Hãy thử xem nó hiệu quả đến mức nào! Hãy thực hiện bước 1,2,3 liệt kê những hoạt động bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên 2 yếu tố: tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

Từ đó chúng ta sẽ có được thứ tự công việc được sắp xếp như sau:

• Việc khẩn cấp và quan trọng (cần phải làm ngay lập tức).
• Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (công việc cần được lên kế hoạch để thực hiện sau)
• Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (công việc nên bàn giao cho người khác)
• Việc không khẩn cấp, cũng không quan trọng (công việc không cần thiết, có thể được loại bỏ)

Bước 5: Có chế độ nhắc nhở công việc: Đã có thứ tự ưu tiên hợp lý nhưng với một khối lượng công việc quá lớn, nhiều khi bạn không thể quản lý hết được những công việc mà mình cần làm. Đừng giao hết nhiệm vụ cho trí nhớ mà hãy để cho công cụ, thiết bị nhắc nhở giúp bạn làm điều đó.

• Phương pháp truyền thống:
  • Sử dụng giấy nhớ
  • Lập thời gian biểu dán vào đầu bàn làm việc
• Phương pháp sử dụng tool quản lý: Với công nghệ hiện đại, những phần mềm quản lý công việc có thể sẽ là phương pháp tối ưu nhất cho bạn, giúp bạn quản lý công việc một cách khoa học nhất.
  • Bạn có thể đặt chế độ nhắc nhở công việc qua trang chủ phần mềm, SMS, email, ghi chú công việc sẽ được gửi tới bạn để bạn chủ động hơn trong mỗi việc cần làm.
  • Bạn có thể quản lý được chi tiết tiến độ của công việc, từ đó đưa ra những phương hướng cụ thể, hợp lý hơn cho những giai đoạn sắp tới của công việc.
  • Với tính năng lưu trữ dữ liệu hiệu quả, phần mềm quản lý công việc có thể giúp bạn lưu trữ lại những thông tin, nội dung cần thiết của công việc, khi bạn cần, có thể tìm lại một cách dễ dàng hơn.
  • Một số tool quản lý công việc phổ biến hiện nay:
    • Any.do: To - Do List, Task List
    • Google Keep, Gtask
    • Todoist
    • Trello
    • Ever Note
    • MyXteam

Bước 6. Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý: Bạn chỉ có thể làm việc hiệu quả khi có khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Thời gian nghỉ ngơi là thời gian tái tạo năng lượng, là lúc có thể suy ngẫm sâu sắc hơn về những công việc vừa qua, ngầm lại những điều làm được và chưa làm được để có thể làm tốt hơn trong giai đoạn tiếp theo. Hãy dành cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi hàng ngày hợp lý để bản thân có thể sẵn sàng hơn cho những công việc tiếp theo.

Bước 7. Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày: Đánh giá kết quả công việc hàng ngày là điều cần thiết để bạn có thể nhận biết mình đã làm tốt được công việc của mình hay chưa, giúp bạn định hình được tiến độ công việc và có những giải pháp hiệu quả hơn trong tương lai.

Trên đây là những bước gợi ý để giúp mỗi người có thể dễ dàng lên kế hoạch quản lý công việc của mình. Tuy nhiên, việc thực hiện và tuân thủ đầy đủ các bước trên có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Vậy nên mỗi người sẽ có sự lựa chọn riêng để tìm ra cho mình phương pháp quản lý công việc hiệu quả nhất. Bí quyết quản lý công việc một cách hiệu quả nằm trong tay bạn, bạn chỉ cần suy nghĩ và tìm cách thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Bạn nên phân tích những gì bạn làm vào ngày mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời cắt bớt những chi tiết vụn vặt để phát huy tối đa khả năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự nỗ lực và kiên trì là vô cùng cần thiết, không có nỗ lực nào là ngớ ngẩn mà chỉ có những người không nỗ lực mới là những người ngớ ngẩn.

Nguồn tham khảo:

1. https://faceworks.vn/chi-tiet/nhung-ky-nang-de-quan-ly-cong-viec-hang-ngay/
2. https://viblo.asia/p/lam-sao-de-tao-va-su-dung-to-do-list-hieu-qua-GrLZD3QVKk0
3. https://myxteam.com/quan-ly-cong-viec-hieu-qua-theo-phuong-phap-horenso-cua-nguoi-nhat-316.html
4. https://www.timviecnhanh.com/goc-nghe-nghiep/8-cach-quan-ly-cong-viec-de-dat-hieu-qua-cao-nhat/amp/
5. https://blog.topcv.vn/quan-ly-thoi-gian-voi-ma-tran-eisenhower/