Làm sao để tạo và sử dụng To Do List hiệu quả?

Bài đăng này đã không được cập nhật trong 4 năm

Bạn đã từng băn khoăn về việc làm sao để tạo và sử dụng To Do List cho hiệu quả?

Nếu trong 1 dự án có nhiều member, khi mà bạn chỉ nhận task từ leader thì mọi việc sẽ vô cùng đơn giản hơn. Tức là bạn chỉ cần hoàn thành đúng những task mà mình được phân công và báo cáo tiến độ rõ ràng là được. Nhưng nếu bạn là một leader, một member duy nhất trong 1 team thì để đảm bảo tiến độ công việc, bạn sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm PIC task, lên schedule, ... Vậy làm như thế nào để công việc này trở nên hiệu quả hơn, cá nhân mình thì chưa chính thức là leader, nhưng mình đã và đang làm những dự án với team size = 1, và ở đây mình sẽ chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân mình, những phương pháp mình tham khảo được. Tuy rằng trong đó có những phương pháp, mà kể cả mình cũng chưa thực sự hoàn thiện trong thực tế, nhưng mình vẫn đề cập trong bài viết này để mọi người có thể cùng tham khảo. Dĩ nhiên nếu bạn có 1 phương pháp, 1 góp ý nào đó về chủ đề này, bạn có thể comment bên dưới và hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội trao đổi với nhau những kiến thức, kinh nghiệm để phát triển bản thân nhé!

1. Liệt kê task theo tháng/ tuần

Đối với một project cụ thể, bạn có thể sẽ có những kế hoạch theo từng giai đoạn. Và hãy tận dụng nó! Bạn có thể viết hoặc note ra những task theo quý rồi đến tháng rồi đến tuần rồi từ đó việc PIC task theo ngày sẽ đơn giản hơn hết. Bên cạnh đó, việc làm như vậy sẽ giúp bạn không bị miss task.

Giả dụ, để lên To Do List cho 1 ngày, bạn hãy xác định theo cấp bậc thời gian.

Đầu tiên xác định ngày đó thuộc giai đoạn nào --> giai đoạn X
Giai đoạn X bao gồm những task lớn nào --> Task A, B, C
Vào ngày đó, status của các task đó như thế nào?
Dựa vào những status đó bạn có thể xem xét sắp xếp plan cho mình

Tuy nhiên, bạn vẫn cần lưu ý note vào những task định kỳ hằng tháng, hằng quý của mình nhé. Bên cạnh đó, To Do List của chúng ta không nhất thiết là chỉ liên quan đến công việc, mà nó còn có thể bao gồm các personal plan. Hãy nhớ rằng To Do List là để chúng ta hoàn thành những công việc mang đến giá trị, bao gồm cả những giá trị tinh thần.

2. Phân loại task

Khi chúng ta làm việc trong 1 dự án, 1 tập thể, chắc chắn sẽ có rất nhiều task có độ ưu tiên khác nhau. Và khi sắp xếp To Do List, thì độ ưu tiên của task là 1 yếu tố hết sức quan trọng.
Nếu bạn note ra 1 list task sẽ hoàn thành trong ngày đầy đủ và chi tiết, nhưng không phân loại chúng. Và bằng một cách vô tình nào đó, bạn làm những task có độ ưu tiên cao nhất vào cuối ngày, chẳng may nó phát sinh vấn đề và buộc bạn phải ở lại sau giờ làm để cover hay nhờ các bên hỗ trợ, thì rõ ràng chất lượng công việc cũng không được đảm bảo.
Chính vì thế, sau khi note ra To Do List, bạn đừng quên liệt kê theo thứ tự độ ưu tiên để có thể hoàn thành tốt những task quan trọng trong ngày một cách trọn vẹn.
Để phân loại task hiệu quả, cơ bản nhất thì chúng ta cần xác định những yếu tố sau đây: thời gian hoàn thành task, deadline của task, risk của task.
Ngoài ra, chúng ta cũng nên sắp xếp độ ưu tiên linh động theo vấn đề nhân sự, ví dụ task A được hỗ trợ từ anh B, anh B có plan off vào buổi chiều thì rõ ràng chúng ta nên sắp xếp làm task đó vào buổi sáng để có thể báo cáo kịp thời khi task A có vấn đề cho anh B vào buổi sáng chẳng hạn.
Để tăng tính hiệu quả hơn nữa thì bạn có thể loại bỏ những tasks mang lại giá trị thấp trong To Do List của mình. Một trong những vấn đề phổ biến nhất với To Do List là chúng bị quá tải. Khi bạn liên tục thêm items mới vào ngay khi chúng xuất hiện trong đầu bạn, từ đó việc tạo To Do List thường kết thúc với quá nhiều công việc cần làm mà có thể rằng bạn sẽ không đủ thời gian để hoàn thành tất cả trong 1 ngày, 1 tháng hay 1 quý. Nếu bạn lo ngại rằng mình sẽ quên mất chúng thì bạn có thể note lại ở một list khác mà ở đó chúng ta có thể xem lại nếu hết việc để làm. Cách này có thể làm bạn nhìn vào To Do List của mình một cách đỡ căng thẳng hơn rất nhiều lần.

3. Áp dụng những kỹ thuật ưu tiên

Nếu bạn đã xóa tất cả các tasks có giá trị thấp khỏi To Do List của mình, phân loại chúng rõ ràng và lấy chúng từ list task theo tháng theo tuần mà vẫn thấy quá sức, hãy cân nhắc sử dụng một trong các kỹ thuật ưu tiên sau để tạo To Do List cho mình:

Kỹ thuật MIT - Zen B Doneuta, Zen Babauta: khuyên bạn nên bắt đầu mỗi ngày bằng cách chọn từ 1 đến 3 tasks để tập trung vào ngày hôm đó. Đây là những task quan trọng nhất của bạn và bạn không nên làm việc gì khác cho đến khi những nhiệm vụ đó hoàn thành.
Phương pháp Ivy Lee : vào cuối mỗi ngày làm việc, chọn 6 tasks để tập trung vào ngày mai, sắp xếp thứ tự ưu tiên từ 1 đến 6, sau đó thực hiện các nhiệm vụ đó theo thứ tự ưu tiên vào ngày hôm sau.
Kỹ thuật 1-3-9: Vào đầu mỗi ngày làm việc, chọn 13 nhiệm vụ để tập trung vào ngày đó: 1 nhiệm vụ ưu tiên cao, 3 nhiệm vụ ưu tiên trung bình và 9 nhiệm vụ ưu tiên thấp. Hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên cao trước, tiếp theo là các nhiệm vụ ưu tiên trung bình và cuối cùng là các nhiệm vụ ưu tiên thấp.

4. Tạo alert nhắc nhở hoặc dùng những công cụ hỗ trợ

Sau khi tạo xong To Do List của mình, thì việc thực hành nó mới chính là công việc quan trọng nhất. Vậy làm sao để trình bày, nhắc nhở bản thân mình thực hiện To Do List một cách hiệu quả nhất?
Bạn có thể đơn giản dùng calendar trên laptop hoặc điện thoại cá nhân để tạo alert nhắc nhở mình.
Ngoài ra, nếu bạn muốn To Do List của mình được trình bày trực quan hơn, nhìn vào là có thể nhận biết ngay mình cần làm gì thì bạn có thể sử dụng những công cụ như: MeisterTask, Trello,....

5. Chia sẻ To Do List của mình

Sau khi tạo xong To Do List và đã dùng công cụ để quản lý nó, nhưng vẫn gặp phải vấn đề là chúng ta vẫn loay hoay, chưa thực sự quen và tập trung vào nó, thì 1 tip nho nhỏ ở đây là bạn có thể chia sẻ To Do List của mình cho người khác.
Việc chia sẻ To Do List cá nhân cho tất cả mọi người đôi lúc sẽ không thực tế vì những yêu cầu về bảo mật, về sự riêng tư cá nhân. Nhưng nếu được, bạn có thể chia sẻ với những người được quyền biết nó.
Tại sao việc chia sẻ To Do List lại giúp chúng ta hoàn thành To Do List tốt hơn?
Thứ nhất, bạn sẽ cố gắng nhiều hơn trong việc trình bày To Do List. Thường khi chúng ta note xuống những nội dung chỉ cho mình đọc, sẽ có những ký hiệu, những chỗ viết tắt mà có khả năng vào thời gian sau hoặc khi căng thẳng, mình sẽ không hiểu rõ được nó nữa. Nhưng khi chúng ta biết rằng mình sẽ phải cho người khác đọc, bản thân chúng ta sẽ có động lực viết nó chỉnh chu hơn, dễ hiểu hơn. Việc làm này chủ yếu là giúp người khác có thể dễ dàng hiểu được nội dung công việc của bạn, nhưng vô tình nó còn sẽ giúp To Do List của bạn trực quan hơn.
Thứ hai, bạn sẽ phải cố gắng nhiều hơn vì mình đã nói ra kế hoạch của mình, lúc đó bạn sẽ quyết tâm cao hơn để hoàn thành những task mà mình đặt ra. Đó là một chút động lực từ sự trách nhiệm của bạn đối với những nội dung mà mình đã nói.

6. Tổng kết

Mỗi công việc đều có nhiều công đoạn khác nhau, mỗi công đoạn lại chia thành nhiều tasks khác nhau. Vì vậy, chúng ta nên hoàn thiện công việc cũng như bản thân mình bằng cách sắp xếp hiệu quả và hoàn thành tasks trọn vẹn mỗi ngày nhé! Tóm lại, để có một To Do List hiệu quả, trực quan, chúng ta có thể tham khảo những yếu tố sau:

PIC task theo gian đoạn lớn hơn đến giai đoạn nhỏ hơn
Phân loại tasks
Áp dụng những kỹ thuật ưu tiên
Tạo alert nhắc nhở và dùng những công cụ hỗ trợ hiệu quả
Chia sẻ, công khai To Do List của mình.

Qua bài viết này, hy vọng bạn có thể tham khảo được những kiến thức hữu ích và giúp bản thân mình cải tiến công việc cũng như cuộc sống tốt lên mỗi ngày bạn nhé!