Phương pháp Ivy Lee: lời khuyên cho công việc thường nhật để đạt được năng suất cực đại

Vào những năm 1918, Charles M. Schwab là một trong những người đàn ông giàu nhất thế giới.

Schwab là chủ tịch của tập đoàn Bethlehem Steel Corporation, đứng đầu về mảng đóng tàu và thứ hai về sản xuất thép tại Mỹ vào thời điểm đó. Ông luôn luôn tìm kiếm những lợi thế so với đối thủ của mình.

Để nghiên cứu các phương pháp hoàn thành công việc, tăng tính hiệu quả cho team, Schwab đã sắp xếp một buổi meeting với một nhà tư vấn rất được kính trọng tên là Ivy Lee.

Lee là một nhà kinh doanh thành công và được biết đến như người tiên phong trong lĩnh vực quan hệ cộng đồng. Schwab đã mang Lee đến văn phòng và nói:

- Hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành nhiều công việc hơn nữa?

- Cho tôi 15 phút với từng nhân viên quản lý của bạn. - Lee trả lời.

- Phải tốn bao nhiêu tiền vậy? - Schwab hỏi

- Không có gì. Cho đến khi nó thành công. Sau 3 tháng, hãy gửi cho tôi tiền nếu bạn cảm thấy xứng đáng.

Phương pháp Ive Lee

Trong 15 phút với từng nhân viên quản lý, Lee đã giải thích một phương pháp đơn giản để đạt được năng suất cực đại:

• Kết thúc mỗi ngày, hãy ngồi liệt kê 6 tasks quan trọng cần làm vào ngày mai. Không viết nhiều hơn 6.
• Sắp xếp độ ưu tiên cho 6 tasks trên theo mức độ quan trọng.
• Sang ngày hôm sau, tập trung toàn bộ vào task đầu tiên. Hoàn thành task đầu tiên trước khi chuyển sang task thứ hai.
• Tiếp tục hoàn thành các task còn lại theo cách trên. Đến hết ngày, chuyển những task chưa xong sang danh sách 6 tasks của ngày kế tiếp.
• Lặp lại quy trình đó hàng ngày.

Chiến lược trên nghe rất đơn giản, Schwab và đội ngũ quản lý của ông tại Bethlehem vẫn thử áp dụng. Chỉ sau 3 tháng, Schwab gọi Lee đến văn phòng và trả 25000$ cho kết quả tuyệt vời ở công ty ông.

25000$ vào những năm 1918, là tương đương 400000$ vào năm 2015.

Phương pháp Ivy Lee về việc sắp xếp độ ưu tiên cho to-do list nghe qua thì quá đơn giản để có thể mang lại sự khác biệt. Vậy tại sao nó lại hiệu quả?

Lợi ích của việc quản lý độ ưu tiên

Dưới đây là những lý do tại sao phương pháp Ivy Lee lại hiệu quả.

Đủ đơn giản để thực sự hoạt động

Những phương pháp kiểu này không tính toán đến sự phức tạp và đa sắc thái của cuộc sống. Điều gì sẽ xảy ra nếu có 1 việc khẩn cấp xuất hiện? Tuy nhiên theo kinh nghiệm của tôi, thì sự phức tạp lại chính là điểm yếu bởi nó khiến mọi thứ khó trở về đúng lộ trình hơn. Hãy mặc kệ những việc khẩn cấp hay các tình huống gây xao nhãng không mong đợi nhiều nhất có thể, đối mặt nếu bắt buộc phải làm thế, sau đó quay lại với to-do list của bạn càng sớm càng tốt. Đó là lý do sử dụng các phương pháp đơn giản để kiểm soát các hành vi phức tạp.

Bắt buộc phải đưa ra các quyết định mạnh mẽ

Tôi nghĩ không có phép màu gì ở con số 6 mà Lee đã lựa chọn. Tuy nhiên, tôi nghĩ con số đó liên quan đến việc đẩy bản thân lên đến giới hạn. Khi bạn có quá nhiều ý tưởng, hãy cắt bớt và bỏ đi những thứ không thực sự cần thiết. Sự ràng buộc sẽ giúp bạn trở nên tốt hơn. Phương pháp của Lee cũng giống với luật 25-5 của Warren Buffett - yêu cầu tập trung vào 5 tasks quyết định và bỏ qua tất cả mọi thứ. Về cơ bản, nếu bạn không cam kết gì, thì mọi thứ đều có thể khiến bạn bị xao nhãng.

Xoá bỏ sức ì lúc khởi động

Trở ngại lớn nhất để hoàn thành tasks là bắt đầu chúng. Phương pháp của Lee buộc bạn phải quyết định task đầu tiên cần xử lý trước khi sang ngày mới, điều đó rất hữu dụng. Phải có bắt tay vào việc thì mới có được thành công.

Đòi hỏi single-task

Xã hội hiện đại yêu thích multi-tasking. Tuy nhiên, bận rộn hơn không đồng nghĩa với tốt hơn. Thực tế là càng ít vấn đề quan tâm hơn, thì càng làm việc tốt hơn. Thử nhìn vào các chuyên gia ở mọi lĩnh vực, như thể thao, nghệ sĩ, nhà khoa học, CEOs v.vv.. bạn sẽ thấy tất cả đều chung 1 ưu điểm: khả năng tập trung cao. Bạn không thể giỏi nếu bạn phải chia thời gian ra hàng chục lần cho những việc khác. Sự tinh thông đòi hỏi sự tập trung và tính kiên định.

Cuối cùng, hãy thực hiện điều quan trọng nhất đầu tiên, đó là chiến lược duy nhất bạn cần quan tâm để làm việc hiệu quả.

Source: The Ivy Lee Method: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity