NHỮNG ĐIỀU BUSINESS ANALYST CẦN BIẾT VỀ MÔ HÌNH HÓA VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH

Có rất nhiều cách để minh hoạ các quy trình chúng ta tuân theo trong hoạt động hàng ngày, các dự án chúng ta thực hiện và các doanh nghiệp chúng ta làm việc. Tuy nhiên, mô hình hóa và phân tích quy trình là một cách tiếp cận rất thành công. Bạn có thể quen thuộc với những thuật ngữ này với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ, nhưng bạn sẽ mất đi cơ hội nếu không hiểu ý nghĩa và ứng dụng của chúng trong lĩnh vực kinh doanh. Bài viết này sẽ giới thiệu và tìm hiểu về mô hình hóa quy trình, phân tích quy trình và các chức năng tương ứng của chúng.

1. Mô hình hóa quy trình (Process Modeling)

Mô hình hóa quy trình là quá trình thể hiện trực quan dữ liệu và bối cảnh dưới dạng các sự kiện và số liệu. Để tạo mô hình quy trình kết nối chúng, tất cả thông tin có sẵn về một quy trình sẽ được kết hợp để làm cho quy trình đó trở nên kỹ lưỡng và dễ hiểu hơn.

Trong thực tế, mô hình hóa quy trình thường được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực BA. Về mặt kỹ thuật, mô hình hóa quy trình cũng bao gồm sơ đồ thô mà bạn vẽ trên một tờ giấy để giải thích một khái niệm cho đồng nghiệp. Tuy nhiên, nói một cách chuyên nghiệp, mô hình hóa quy trình kinh doanh yêu cầu sử dụng nhiều khía cạnh có thể so sánh được, bao gồm biểu mẫu, đồ thị, thay đổi màu sắc và ký hiệu.

Nói một cách ngắn gọn, mô hình hóa quy trình là sự kết hợp giữa trực quan hóa quy trình kinh doanh thực tế với các hoạt động lý thuyết. Nó có thể liên quan đến việc phân bổ nguồn lực, đào tạo nhân viên hoặc quản lý tài chính, sử dụng năng lượng hiệu quả…

1.1. Cách thức hoạt động của mô hình hóa quy trình:

Thu thập dữ liệu: Việc biểu diễn dữ liệu chữ và số là nền tảng của mô hình hóa quy trình. Trong khi một quy trình hoạt động bên ngoài giới hạn của một cấu trúc bằng văn bản, thì việc mô hình hóa quy trình nhằm mục đích giảm độ phức tạp của các từ, hình, hình dạng và đường nét. Vì lý do này, việc thu thập và biên soạn dữ liệu diễn ra.

Đại diện thử và sai: Khi nói đến mô hình hóa, có một số tùy chọn cho mỗi quy trình nhất định. Tuy nhiên, tất cả các mô hình quy trình đều có một số ưu điểm và nhược điểm mà chỉ trở nên rõ ràng khi bạn cố gắng xây dựng chúng. Mỗi bước của quy trình lập kế hoạch kinh doanh đều liên quan đến việc thử và sai, và việc lập mô hình quy trình cũng không khác. Các nhà phân tích nghiệp vụ thường cần tạo ra một số mô hình để có được mô hình chính xác nhất về mặt kỹ thuật, nghĩa đen và ngữ cảnh có thể.

Xử lý mô hình cuối cùng: Sau khi một mô hình đã được chọn, nó có thể được đưa vào danh mục đầu tư của doanh nghiệp và được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các sáng kiến tiếp theo của riêng bạn.

1.2. Lợi ích của việc mô hình hóa quy trình:

Sự hiểu biết của bạn về quy trình bạn đang làm việc được mở rộng nhờ mô hình hóa quy trình. Nó mang lại cho bạn sự rõ ràng và giúp bạn có thể nhìn xa hơn những giới hạn của mô hình hiện có. Mô hình hóa quy trình có thể hỗ trợ các Business Analyst theo những cách sau:

Điều chỉnh mô hình kinh doanh của bạn với các chiến lược: Mô hình hóa quy trình kinh doanh giúp chúng tôi hiểu được quỹ đạo của dự án liên quan đến mục tiêu của bạn vì nó xem xét các chi tiết cụ thể của dự án đó. Ngoài ra, nó cho phép điều chỉnh trong trường hợp có thứ gì đó xuất hiện ngoài phạm vi hoặc không tương thích với các chiến thuật khác.

Communication pipelines: Để bất kỳ quá trình nào được hoàn thành và vận hành thành công, giao tiếp là điều cần thiết. Mặc dù mọi người giao tiếp khác nhau nhưng các chiến lược giao tiếp lộn xộn thường khiến toàn bộ quy trình của công ty liên tục bị chậm trễ. Tuy nhiên, một trong những phương pháp tốt nhất để thể hiện các yêu cầu và luồng thông tin ở mọi giai đoạn của quy trình là thông qua mô hình hóa quy trình. vì mô hình cũng giải thích chi tiết về động lực của quy trình nên giúp mọi người tham gia hiểu rõ hơn và có khả năng trình bày rõ quan điểm của mình cũng như tiến triển của quy trình.

Cơ chế làm việc được hoạch định tốt: Các nhà đầu tư, quản trị viên, nhà sáng tạo, nhà hậu cần và các bộ phận liên quan khác có thể hợp nhất sức mạnh và tính hữu dụng của họ một cách rõ ràng hơn bằng một mô hình quy trình được thiết kế tốt. Nói một cách đơn giản, việc tạo ra một mô hình quy trình kinh doanh cho phép bạn hình dung ra một hệ thống hiệu quả phù hợp với tất cả mọi người.

Giúp loại bỏ lỗi: Bạn sẽ không thể xác định các khu vực có vấn đề mà có thể chưa được phát hiện nếu không có mô hình trực quan trừ khi bạn xây dựng kế hoạch làm việc của quy trình, Để xác định các khu vực kém hiệu quả, mô hình quy trình thể hiện tất cả các luồng đầu vào, quy trình làm việc và đầu ra. Tăng năng lực tổ chức: Mô hình quy trình giúp các nhà phân tích nghiệp vụ có thể chỉ ra cách một công ty có thể làm việc hướng tới các mục tiêu dài hạn hơn, đầy tham vọng hơn bằng cách tối đa hóa hoạt động truyền thông, hiệu quả, quản lý tài nguyên và làm việc theo nhóm.

2. Phân tích quy trình

Việc phân tích mô hình quy trình nghiệp vụ được gọi là phân tích quy trình. Bước này mở rộng hơn bước trước và tất cả phân tích chỉ dựa trên bối cảnh và trình bày rõ ràng của mô hình. Có thể đạt được sự hiểu biết sâu sắc hơn về sự phức tạp cơ bản của các quy trình tưởng chừng như đơn giản thông qua phân tích quy trình.

2.1. Phương pháp phân tích quy trình:

Đại diện: Chuỗi sự kiện kết nối nhiều thành phần của mô hình cũng như các điểm mạnh và điểm yếu của mô hình đều được trình bày trong mô hình quy trình. Mỗi phần dữ liệu mô hình đều đóng một vai trò quan trọng trong phân tích.

Giải thích: Việc giải thích bị ảnh hưởng bởi khuynh hướng của nhà phân tích cũng như mô hình được đưa ra để phân tích. Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ có thể xác định các vấn đề có thể xảy ra và xác định nguyên nhân cơ bản của mô hình bằng cách diễn giải mô hình.

Giải quyết vấn đề: Giá trị gia tăng cho mô hình hiện tại là giai đoạn cuối cùng. Điều này bao gồm những thứ như thời gian biểu, tổ chức lại tài chính, định tuyến lại quy trình, v.v. Mô hình quy trình kinh doanh chỉ có thể là cơ sở cho phân tích quy trình chất lượng cao nếu nó chính xác về mọi mặt nghĩa đen, ngữ cảnh và hoạt động kinh doanh.

2.2. Lợi ích của việc phân tích quy trình:

• Cải thiện các mô hình quy trình kinh doanh.
• Cung cấp các đề xuất để tăng hiệu quả và loại bỏ lỗi.
• Cho phép bạn thử nghiệm theo những cách mới bằng cách thiết kế lại các mô hình quy trình.
• Cung cấp những gợi ý quan trọng trong việc tìm ra các mục tiêu dài hạn.
• Làm sáng tỏ các cách để phát triển trong mọi điều kiện thị trường.
• Lập mô hình và phân tích quy trình là hai năng lực quan trọng trong lĩnh vực BA, như bạn chắc chắn có thể quan sát thấy.

Sở hữu hai khả năng này sẽ làm tăng khả năng được tuyển dụng và giá trị của bạn đối với công ty với tư cách là nhà phân tích nghiệp vụ. Nếu bạn không biết nhiều về mô hình hóa và phân tích quy trình, hãy nghĩ đến việc đạt được thêm kiến thức chuyên môn trong các lĩnh vực này và sử dụng nó để thăng tiến trong sự nghiệp phân tích nghiệp vụ của bạn. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.