Hành trình tổ chức một SCRUM-TEAM của một scrum-master không chuyên (P3): Kich-off meeting

Phần lớn chúng ta đều xem môn thể thao vua và đều biết tình huống "giao bóng" tại vạch giữa sân. Tình huống này được gọi là "kick-off".

Kick-off trong bóng đã được tổ chức khi:

  • Bắt đầu hiệp đấu.
  • Khi một bên ghi được bàn thắng, bên thua sẽ thực hiện kick-off
  • Khi có tranh chấp, theo quyết định của trọng tài, bên bất lợi sẽ được thực hiện kick-off.

Trong công việc, kick-off meeting cũng gần giống như trong bóng đá vậy.

Trong bài viết trước, tôi có tóm tắt một số meeting "chính thống" trong Scrum framework. Ngoài các loại cuộc họp này, có một số loại cuộc họp mang tính chất giao lưu, trao đổi, không liên quan đến công việc; Kick-off meeting là một trong số các cuộc họp như vậy.

WHAT

Cuộc họp được tổ chức để các thành viên trong team cùng nhau làm những việc gì đó...không liên quan đến công việc đang làm.

WHO

Tất cả các thành viên trong team, có thể bao gồm cả PO, khách hàng, đối tác.

WHEN

Thường được tổ chức khi:

  • Team có người mới join vào, cần mọi người kết nối với nhân sự mới. Nhân sự mới sẽ không bị bỡ ngỡ, ngại ngùng.
  • Team cần thực hiện "warm-up" sau một thời gian làm việc vất vả mà kết quả ... chẳng ra gì.
  • Xả stress, chuẩn bị cho các dự án mới.

WHERE

Do là hoạt động không liên quan đến công việc nên địa điểm tổ chức không quá quan trọng:

  • Quán nhậu (nhớ uống say thì không lái xe nhé), Karaoke (lành mạnh thôi nhé), bida - bi lắc (nếu trong team có đủ số lượng cơ thủ), quán game (nếu trong team có đủ số lượng game thủ).
  • Đi xem phim cùng nhau hoặc nhẹ nhàng...cùng nhau chuyển chỗ làm việc sang quán cafe để chơi board-game (ma sói, uno, mèo nổ, ...).
  • Đi du lịch & dã ngoại (nếu có đủ điều kiện kinh tế)
  • Scrum master tổ chức các buổi team-building dạng in-office (chơi trong văn phòng), lồng ghép các hoạt động liên quan đến SCRUM vào.

WHY

Hoạt động chung giữa các thành viên trong team sẽ thực hiện việc gắn kết các thành viên với nhau. Cùng ăn, cùng chơi,... sẽ dễ dàng hơn để...cùng chịu trách nhiệm với công việc.

Ngoài ra khi cùng nhau làm việc, tính cách của các thành viên sẽ dần dần bộc lộ (nóng tính, cầu toàn, háo thắng, rụt rè,...). Mọi người sẽ hiểu nhau hơn --> Ai cảm thấy không phù hợp với những người xung quanh cũng nhanh chóng rút lui.

Sau mỗi buổi kick-off, các thành viên của team sẽ:

  • Tự tin với bản thân, giảm bớt sự rụt rè khi tiếp cận công việc mới hoặc giao tiếp với đồng nghiệp.
  • Tăng Kỹ năng team-work, brain-storming.
  • Hiểu được vision sắp tới của team.
  • Quan trọng nhất là ... xả stress.

HOW (TO DO)

Là một Scrum-master, bạn sẽ như người "phục vụ" cấp cao trong team nên việc phải biết cách "mua vui" cho các thành viên trong team gần như là một điều kiện cần 😄. Đôi khi, tôi thấy nó giống như nhân vật cầm quạt cổ vũ trong các điệu múa của Nhật Bản. Không tìm thấy ảnh minh họa nên dùng tạm cái ảnh từ lâu lâu trong máy của tôi 😃)

Dưới đây là một số gợi ý cho các bạn để thực hiện tổ chức các buổi kick-off cây nhà lá vườn.

Công tác chuẩn bị

  • Lên kế hoạch, thông báo cho các thành viên để sắp xếp công việc chung và riêng. Nếu là ngày làm việc thì cần báo lãnh đạo cao hơn về việc...cả team "đưa nhau đi trốn". Nếu là ngày cuối tuần thì để các thành viên sắp xếp thời gian và công việc của họ.
  • Lên kịch bản & dự trù chi phí: Trước khi tổ chức cần đưa ra kịch bản buổi kick-off như ăn gì, chơi gì, ở đâu,... Sau đó tính toán chi phí hết khoảng bao nhiêu tiền. Nếu cần xin hỗ trợ thì xin ở đâu, cần đóng góp thì chia ra như thế nào....

Tổ chức:

Để tổ chức tốt, các bạn cần biết một số trò chơi để "làm vốn".

Thời gian trước, tôi rất vất vả với các kịch bản trò chơi, nhiều hôm bạn "cùng phòng" còn phải phì cười vì những kịch bản trò chơi "ngu ngơ" do tôi đưa ra (bạn cùng phòng của tôi hiện tại đang là Techlead cho công ty fintech, đã trải qua hầu hết các vị trí trong quy trình phát triển phần mềm, cũng có kinh nghiệm là Scrum-master - có lẽ đây là lý do các sếp chọn tôi là SM cho team vì nếu "bí", tôi có người để tham vấn).

Về sau, tôi phát hiện ra một khóa học "quản trò" trên edumall: https://edumall.vn/xay-dung-hinh-anh-ca-nhan/gay-an-tuong-bang-ky-nang-to-chuc-tro-choi-trong-sinh-hoat-thuyet-trinh-hoi-hop-1474454908

Từ đấy, tôi không phải làm phiền anh bạn cùng phòng trong việc thẩm định giúp tôi làm kịch bản trò chơi nữa 😄 Tất nhiên là để áp dụng vào chương trình của mình thì phải thực hiện chỉnh sửa kha khá nhiều.

Là một scrum-master, nếu chủ động tổ chức kick-off, bạn cần lên phương án tốt, chuẩn bị cho các tình huống có thể xảy ra. Quan trọng nhất là bản thân bạn phải thực sự "native" trong các tình huống, ứng biến tốt như chính cách vận hành SCRUM framework vậy. Cũng đừng đặt nặng quá nhiều vào Kick-off hãy coi nó như một buổi giải trí, xả stress thay vì một buổi giới thiệu dự án sắp triển khai (theo mô hình cổ điển, kick-off là triển khai dự án mới, các thành viên phải tính toán, suy nghĩ điều A, điều B, điều C,...)

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của tôi.


All Rights Reserved