Bạn nào đã từng làm việc với scrum framework chắc cũng biết meeting (họp hành) là "đặc sản" của scrum.

Team trao đổi với nhau, gặp chuyện khó khăn, tranh luận hơi hơi to tiếng một tí --> gọi scrum master, tổ chức meeting để phân xử (đúng hơn là scrum master sẽ hỗ trợ việc khái quát hóa các vấn đề lên bảng để các member dễ hiểu và quyết định xử lý như nào). Resource giữa 2 team bị cạnh tranh (thiết bị, server, con người,...), gọi scrum-master ra để sắp xếp....

Những cái lý do trên là các cuộc họp đột xuất, còn trong scrum có các cuộc họp quan trọng và thường được tổ chức thường kỳ.

• Sprint planning meeting: Cuộc họp xuất hiện vào đầu mỗi sprint để scrum-team thực hiện thỏa thuận với PO về các công việc sẽ làm trong sprint và đưa ra các cam kết sau khi kết thúc sprint này sẽ bàn giao được những gì.
• Daily meeting: Cuộc họp mỗi ngày để chào hỏi nhau, trao đổi với những gì đã làm và sẽ làm trong ngày.
• Sprint review: Kết thúc mỗi sprint, các thành viên trong scrum team thực hiện review lại các công việc đã làm trong sprint. Có thể demo cho PO hoặc các bên liên quan về sản phẩm/kết quả đã làm. Kết thúc buổi họp sẽ có bản đánh giá scrum có thực hiện đúng cam kết hay không.
• Refinement metting: Thường được thiết lập khi team cần được mô tả, giải thích về một epic/product backlog mới. Thường trong buổi này sẽ có hoạt động poker planning để định lượng (estimate) các đầu việc.
• Retrospective meeting: Đây là cuộc họp để cùng nhau nhìn lại và thực hiện cải tiến "quy trình" làm việc đang có. Trên viblo cũng đã có bài viết khá chi tiết về Retrospective nên tôi sẽ không đi vào vấn đề này nữa, các bạn tham khảo tại Agile Retrospective - Tại sao nó lại cần thiết và một số cách để thực hiện

Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn về chủ đề: Daily scrum meeting. Nghe tên cuộc họp chúng ta cũng biết ngay là cuộc họp vào đầu ngày làm việc rồi nhỉ, ẩn sâu trong cuộc họp này có những gì, mời các bạn tiếp tục đọc.

Tổ chức Daily scrum meeting

Thành phần tham gia

• Đây là một cuộc họp bắt buộc các thành viên trong team đều phải tham dự hàng ngày.

• Trong trường hợp có thành viên vì một lý do nào đó không tham gia. Cuộc họp vẫn được tiến hành bình thường.

• Thành viên vắng mặt sẽ trình bày bổ sung với PO hoặc người điều hành/người liên quan đến công việc của mình.

• PO hoặc các thành phần khác có thể tham gia daily meeting nhưng chỉ được lắng nghe và không đóng bất cứ vai trò nào trong sự kiện này

Địa điểm

Địa điểm tổ chức thường lựa chọn vị trí có thể “đứng” (thành vòng tròn) để thuận tiện cho việc giao tiếp giữa các thành viên.

Việc “đứng” sẽ giúp cho các thành viên tập trung hơn.

Thời gian tổ chức

Khung thời gian được lựa chọn dựa trên cam kết của tất cả các thành viên trong team.

Nhưng không nên chọn quá sớm hoặc quá muộn. Theo kinh nghiệm của tôi, chọn thời gian sau khi các thành viên đã lấp đầy "cái bụng đói" của mình.

Cách thức vận hành

Mỗi buổi meeting thường chỉ nên kéo dài khoảng 15' (nếu team quá đông, hãy tách nhỏ team ra để đảm bảo về vận hành), sẽ có một người đóng vai trò là LEAD để thực hiện luân phiên hỏi các thành viên khác 3 câu hỏi

• Tôi đã làm được gì từ lần daily meeting gần nhất?
• Tôi sẽ làm những gì từ bây giờ đến lần daily meeting tiếp theo?
• Tôi đang gặp những khó khăn gì ?

Các lỗi thường gặp & cần tránh:

Daily meeting bị biến thành buổi họp tổng hợp

• Một buổi báo cáo tiến độ công việc
• Một phiên thảo luận để giải quyết vấn đề.

Vì vậy, scrum-master/lead of meeting

• Trong buổi daily meeting, hãy đảm bảo mỗi thành viên chỉ trả lời 3 câu hỏi.
• Nếu có các vấn đề cần “brain-storming”, hãy để giải quyết (ngay) sau buổi daily meeting.

--> Làm như vậy mới có thể thu gọn thời gian trong 15’ và các thành viên không liên quan đến việc brain-storming có thể tiếp tục làm việc luôn.

Daily meeting tổ chức không hợp lý

• Địa điểm tổ chức không cố định: Lúc ở phòng họp, lúc tại vị trí làm việc của bạn A, bạn B,...

--> Dẫn đến các tình huống các thành viên trong team sẽ phải "chạy ngược chạy xuôi"

• Thời gian tổ chức không hợp lý: Ví dụ công ty làm việc lúc 8h sáng thì 8h05 đã daily,..."Hà Nội không vội được đâu", những ngày trời mưa thì 8h05 đến được công ty đã là một vấn đề lớn với nhân viên rồi.

--> Hãy lùi lại thời gian thực hiện daily meeting lại so với thời gian bắt đầu làm việc của công ty một quãng đủ để... pha ấm trà, tách cà phê, ăn sáng, đi WC,... Nhưng cũng đừng để quá muộn, hãy để cho các thành viên sau khi daily xong là bắt đầu làm việc luôn.

Daily meeting không mang lại giá trị

• Nhóm phát triển không thấy giá trị của buổi daily meeting.
• Các thành viên thường báo cáo là không gặp vấn đề gì nhưng sản phẩm không được như cam kết.

Nếu xảy ra hai trường hợp trên, scrum-master hoặc development team phải xem lại 5 giá trị scrum đã được áp dụng đúng chưa? Các thành viên có làm việc đúng cam kết hay chưa?

Daily meeting không diễn ra như một thói quen hàng ngày

Daily meeting bắt buộc phải làm hàng ngày như một thói quen của team.

Nếu thành viên nào vắng mặt, thành viên khác vẫn duy trì và làm việc như bình thường. Để đảm bảo tính "minh bạch" trong công việc.

Cải tiến Daily scrum meeting.

Truyền động lực cho team

Cuối mỗi buổi daily meeting, leader/scrum-master sẽ nói với mọi người những câu nói tốt đẹp:

GOOD JOB!

Anh/chị/tôi có thể làm gì giúp các em/các bạn không ?

Cảm ơn mọi người đã tham gia

Câu nói là sẽ mang lại động lực cho các thành viên trong team trong ngày làm việc mới.

Lưu lại các thông tin của daily meeting

Nếu các bạn mang câu hỏi này ra hỏi các developement-team, câu trả lời chắc chắn là: KHÔNG

Nhưng đứng trên cương vị của một Scrum-master, PO hoặc technical leader thì chắc chắn câu trả lời là: RẤT MUỐN.

Sử dụng bảng Kanban

Cách thông thường để mọi người lưu thông tin các "phát biểu" của mình trong cuộc họp là trình bày trên bảng Kanban (TODO LIST)

Bảng kanban thường được dùng ở các scrum - team dưới dạng bảng cứng, chia cột và dùng giấy note nhiều màu để dán. Mỗi màu ứng với một thành viên hoặc ứng với một trạng thái công việc: Đúng hạn, quá hạn, gặp khó khăn....

Cuối mỗi buổi daily - meeting, leader/scrum-master sẽ có nhiệm vụ chụp ảnh lại bảng kanban và chia sẻ cho các thành viên khác trong nhóm với mục đích... "nhắc nhẹ"

Sử dụng checklist template.

Ngoài cách dùng bảng Kanban ở trên, trong quá trình làm việc với scrum-team, chúng tôi có đưa ra một cách lưu trữ dữ liệu khá hiệu quả. Hàng ngày, các thành viên sẽ thực hiện cập nhật vào một file excel chung để trả lời 3 câu hỏi như bên dưới:

Việc nhập dữ liệu vào file chung được thực hiện trước hoặc sau buổi daily là do team tự thống nhất và quyết định.

File dữ liệu chung phải được quản lý bởi scrum-master, technical-leader hoặc PO và được chia sẻ công khai giữa các thành viên trong team.

Thời gian đầu, mới triển khai file mềm, các thành viên trong team khá gay gắt vì tâm lý "tự nhiên bị theo dõi" nhưng sau một vài lần gặp vấn đề như cần báo cáo tổng hợp công việc tuần (để báo cáo thử việc, báo cáo gia hạn hợp đồng, báo cáo tăng lương), các bạn trong team tự giác... không phàn nàn gì nữa.

Đặc biệt đợt WFH vừa rồi, các thành viên thấy việc cập nhật vào file còn dễ dàng quản lý và follow việc của nhau hơn là họp trực tuyến.

Trên đây là chia sẻ dưới góc nhìn của tôi về daily scrum meeting, có thể nó đúng với chúng tôi, chưa chắc đã đúng với team của các bạn. Hy vọng sẽ nhận được nhận xét của các bạn scrum-master khác. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết.