[FBA] #1 - BACCM và những khái niệm nhất định phải biết khi tìm hiểu nghề BA

Chào mọi người. 🙌 Lời đầu tiên, mình xin giới thiệu sơ qua về series FBA mình đang thực hiện trong thời gian tới. Series này là những kiến thức mình đúc kết được trong quá trình học khóa Fundamental Business Analysis của BAC (link khóa học cho bạn nào quan tâm). Series sẽ tập trung vào những kiến thức nền tảng, cơ bản nhất để bắt đầu với nghề BA, đồng thời sẽ đi kèm một số ví dụ cụ thể mà mình ghi chép cũng như được thực hành trong quá trình học và tự học. Nếu có điều gì sai sót, mọi người có thể để lại comment góp ý cho mình nhé!

Introduction

Trong bài viết ngày hôm nay, mình sẽ đưa đến những khái niệm cơ bản về nghề BA như:

• Làm BA là làm gì?
• Sự khác biệt cơ bản của IT BA và Non-IT BA
• BA Career Path
• Quy trình Phát triển yêu cầu (Requirement Development) trong thực tế
• BACCM (Business Analysis Core Concept Model) là gì?

Now, let's get started!

Body

Làm BA là làm gì?

Đây là một câu hỏi mà có lẽ bắt cứ ai khi lần đầu tìm hiểu về nghề BA cũng đều thắc mắc. Có nhiều đáp án có thể được đưa ra khi hỏi bất cứ ai đã từng làm việc với BA kiểu

• BA là người phiên dịch
• BA là người làm document cho dự án
• BA làm testing cho sản phẩm
• BA là người giao tiếp giữa các bên, là cầu nối giữa project team và các stakeholder ...

BA là cầu nối giữa team dev và khách hàng

Tất cả các câu trả lời trên đều đúng, nhưng chưa đủ. Để hiểu khái niệm về Business Analyst, trước hết cần hiểu về Business Analysis là gì.

Có rất nhiều khái niệm về Business Analysis, nhưng mình sẽ đưa ra một khái niệm mà mình cảm thấy ngắn gọn và dễ hiểu mà vẫn đầy đủ nhất.

Business Analysis is the practice of enabling change in an enterprise by defining needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders.

(BABOK v3.0)

(Tạm dịch: Phân tích nghiệp vụ là quá trình thực hiện những thay đổi trong doanh nghiệp bằng cách tìm ra nhu cầu và đề xuất giải pháp tạo ra giá trị cho các bên liên quan.)

Hiểu một cách nôm na, BA sẽ là người tìm ra những nhu cầu thực sự (actual needs) trong doanh nghiệp (mà có thể chính doanh nghiệp đó cũng không phát hiện ra), đề xuất giải pháp phù hợp để giải quyết một vấn đề, hoặc nắm bắt cơ hội phát triển của doanh nghiệp.

Vì sao phải nhấn mạnh nhu cầu thực sự, vì đôi khi chính khách hàng cũng không hiểu được thực sự họ muốn gì cho đến khi BA phân tích và chỉ ra cho họ thấy.

Ví dụ: Khách hàng là một chuỗi nhà hàng fast food đi đến và nói tôi muốn làm một app giao đồ ăn giống như grab food. Người làm BA không phải chỉ lắng nghe yêu cầu từ khách hàng và làm theo, mà cần tìm hiểu xem có thực sự họ cần một app giao đồ ăn hay không, hay chỉ cần một tính năng trong app có sẵn, hay đội shipper phân phối đồ ở từng chi nhánh, hay đơn giản là liên kết với một app giao đồ ăn có sẵn.

Hãy là một BA sáng suốt để hiểu được actual needs của khách hàng

Sau khi tìm hiểu được mục đích thực sự của Khách hàng giả định chỉ là một tính năng trong app có sẵn của họ chẳng hạn, BA sẽ là người cần đề ra giải pháp để tạo ra được giá trị cho các bên liên quan là chuỗi cửa hàng, khách hàng và các shipper, sau đó tìm ra và lên kế hoạch cho các thay đổi cần có để thực hiện giải pháp đó.

Vậy, Business Analyst sẽ là những người thực hiện business analysis tasks, không quan trọng họ đang nắm giữ chức vụ gì trong tổ chức/doanh nghiệp.

Có thể trong một tổ chức, không tồn tại người mang title là Business Analyst, nhưng sẽ có những PM, PO, Data analyst, QA, BrSE,... đang thực hiện những nhiệm vụ, những công việc như một Business Analyst thì cũng được coi là Business Analyst.

Ok hy vọng những giải thích của mình sẽ giúp mọi người phần nào dễ hiểu hơn về nghề BA (hoặc không =)))

Sự khác biệt cơ bản của IT BA và Non-IT BA

Do nhu cầu hiện nay về IT BA là khá lớn, vì vậy nhiều người lầm tưởng rằng làm BA là auto làm về ngành IT. Đây là một hiểu nhầm phổ biến về nghề BA. Thông thường trong một công ty, ngay cả trong công ty về IT cũng có thể tồn tại song song 2 role là BA và Non-IT BA. Non-IT BA đôi khi không mang title là BA (có thể là PM, PO, thư ký, trưởng phòng chiến lược, trưởng phòng đầu tư,... của doanh nghiệp) và sẽ là nơi lấy input cho IT-BA.

Cùng đi vào một ví dụ để hiểu rõ hơn về quy trình này.

Một công ty vận chuyển có nhu cầu cải thiện app hiện tại để giảm chi phí vận hành.

• Non-IT BA: Tìm hiểu nhu cầu thực sự của doanh nghiệp
  • Giảm thiểu chi phí vận chuyển lại
  • Thu hút thêm khách hàng là những người bận rộn

=> Giải pháp: Cho phép khách hàng lựa chọn thời điểm và cách thức nhận hàng

=> Tài liệu BRD (Business Requirement Document) + Project Definition + Stakeholder analysis

• IT BA: Từ tài liệu của Non-IT BA để hiểu về dự án
  • Đưa giải pháp cụ thể: Thêm các tính năng nào vào app của người dùng, app của tài xế
  • Tạo SRS (System Requirement Specifications)
  • Làm việc cùng team dev và khách hàng để đưa ra sản phẩm hoàn chỉnh cuối cùng

Ngoài ra, Non-IT BA còn có thể xuất hiện ở nhiều ngành nghề khác ngoài IT. Và cũng có nhiều BA sẽ thực hiện nhiệm vụ của Non-IT BA và IT BA. Trong series của mình, mình sẽ nói trên khía cạnh của một BA trong các project về IT nhé.

BA Career Path

Vậy thì làm BA sẽ có thể phát triển theo những hướng nào? Ở đây mình chia thành 4 hướng chính:

1. Business Analysis:

Những người đi sâu hơn về nghiệp vụ phân tích sẽ có thể phát triển lên các vị trí cao hơn như:

• Enterprise BA (Senior BA): biết mình phải làm gì trong dự án và có khả năng thích ứng với các thay đổi
• BA Practice Manager: quản lý một đội BA nhỏ, có khả năng đánh giá và đưa các nhân sự phù hợp vào các dự án
• CXO (Chief Experience Officer): chịu trách nhiệm giám sát chất lượng các sản phẩm khi đến tay khách hàng và trao đổi, tương tác với khách hàng

2. Product management:

Hướng đi thiên về product dành cho những ai muốn gắn bó với sản phẩm mà mình đã làm trong dự án, để đưa ra các định hướng phát triển cho sản phẩm trong tương lai. Người làm product cần hiểu về sản phẩm, UI/UX người dùng và thị trường để có thể đi cùng sản phẩm lâu dài.

Các vai trò sẽ được phát triển theo chiều rộng, từ Product Owner (chịu trách nhiệm 1 sản phẩm) đến Product manager (chịu trách nhiệm 1 chuỗi sản phẩm liên quan) đến Product Head (chịu trách nhiệm cho nhiều sản phẩm khác nhau).

3. Project management:

Theo hướng này, BA cần có những thế mạnh về quản trị dự án, quản trị rủi ro, tài nguyên,... BA có thể chịu trách nhiệm cho 1 hoặc nhiều dự án riêng biệt tùy theo từng cấp bậc.

4. Consulting:

Trong quá trình thực hiện dự án, BA có thể sẽ phải tìm hiểu các nghiệp vụ của một lĩnh vực nào đó cụ thể (ngân hàng, tài chính, bán hàng,...). Từ đó có thể phát triển theo hướng tư vấn về nghiệp vụ cho các doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp.

Trên đây chỉ là một số ý hiểu chính của mình về các hướng BA có thể phát triển. Mọi người sau khi bắt đầu ở vị trí BA một vài năm có thể nghiên cứu xem mình phù hợp với nghiệp vụ nào để có thể đi xa hơn trong tương lai nhé!

Quy trình Phát triển yêu cầu (Requirement Development) trong thực tế

Yêu cầu (Requirement) là chủ thể chính mà BA sẽ làm việc cùng trong suốt vòng đời của dự án. Vì vậy, quy trình BA làm việc trong dự án luôn đi cùng với quy trình phát triển của requirement.

Quy trình phát triển yêu cầu bao gồm:

• Project Definition (Định nghĩa dự án): Mình sẽ đi rõ hơn về bước này ở phần sau.
• Elicitation (Khơi gợi/moi móc thông tin): Lấy được càng nhiều thông tin càng tốt ở mọi nguồn.
• Analysis: Phân tích requirement
• Document: Làm các tài liệu liên quan
• Validation: Xác thực thông tin với các nguồn thông tin hoặc nguồn khác
• Management: Quản lý yêu cầu

Trong các bài viết sau, mình sẽ đi vào từng bước một trong quy trình xem BA sẽ làm gì ở từng bước đó nhé!

BACCM (Business Analysis Core Concept Model) là gì?

BACCM là một khái niệm mà bất kỳ BA nào cũng nhất định phải đọc qua khi bắt đầu tìm hiểu về nghề BA. Nó như kim chỉ nam cho mọi dự án, là khởi nguồn cũng như định nghĩa mọi công việc sau này trong dự án.

Vì vậy, BACCM cũng là mô hình để BA định nghĩa về dự án trong Requirement Development mình đã đề cập ở trên.

Cùng mình bắt đầu tìm hiểu rõ hơn về BACCM nhé!

BACCM hiểu nôm na là một framework gồm 6 khái niệm cốt lõi để phân tích một dự án. Tức là để hiểu cơ bản về dự án, bạn phải hiểu rõ về BACCM của dự án đó.

6 khái niệm trong BACCM bao gồm:

• Need: Nhu cầu của khách hàng. Và như mình nhấn mạnh ở đầu bài, needs phải là actual needs, chứ không phải wants.
• Solution: Giải pháp đáp ứng need của doanh nghiệp.
• Stakeholder: Các bên liên quan. Là những người chịu ảnh hưởng bởi solution.
• Change: Những thay đổi cần có trong quá trình thực hiện solution.
• Value: Giá trị đem lại cho các stakeholder khi thực hiện solution.
• Context: Hoàn cảnh, hiện trạng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Trong BABOK (sách giáo khoa của ngành BA) có đề cập nôm na rằng, cả 6 khái niệm này đều quan trọng như nhau, đều cần phải được định nghĩa đầy đủ để có thể thực hiện được một dự án theo đúng quy trình. Vì vậy là một BA, cần phải hiểu thật kĩ từng định nghĩa để không định nghĩa sai bất kỳ khái niệm nào trong các dự án nhé!

➡️ Cùng mình đi qua một ví dụ cụ thể để hiểu hơn về BACCM nhé!

Một trung tâm tiếng Anh muốn cải thiện quy trình theo dõi kết quả học tập của con cái cho phụ huynh

• Need:

  • Phụ huynh khó theo dõi kết quả học tập
  • Chưa có kênh tương tác giữa học viên/phu huynh, giáo viên
  • Nhân viên trung tâm mất nhiều thời gian, tiền điện thoại để thông báo kết quả và xử lý feedback của phụ huynh

• Change

  • Trung tâm cần thuê 1 bên outsource để update app
  • Thông báo, quảng bá đến các phụ huynh về tính năng mới
  • Buổi training cho nhân viên trung tâm và giáo viên về tính năng mới

• Solution

  • Chuyển đổi số quá trình giáo vụ, học tập
  • Phát triển các tiện ích phù hợp cho phụ huynh trên mobile app

• Context

  • Thời kỳ số hóa mọi quy trình
  • Trung tâm đã có sẵn app đăng ký học và update tin tức
  • Thay đổi quá trình giáo vụ, giao tiếp giữa trung tâm và phụ huynh, giữa giáo viên với academic staff

• Value

  • Phụ huynh: Dễ dàng nắm bắt tiến độ học tập của con. Kênh liên lạc, trao đổi với trung tâm về tình hình và nguyện vọng học tập
  • Giáo viên: Dễ dàng update tình hình học tập của học viên. Liên lạc, trao đổi với Academy staff dễ dàng hơn. Nhân viên trung tâm (Academic Staff): Tiết kiệm thời gian trong quy trình làm việc.
  • Trung tâm: Nâng cao hình ảnh. Thu hút thêm nhiều học viên mới. Tiết kiệm chi phí.

• Stakeholders: phụ huynh, giáo viên, Academic Staff

Conclusion

Câu trả lời cho các câu hỏi đầu bài:

• Làm BA là làm gì?

  Là tạo ra các thay đổi để mang lại giá trị đáp ứng nhu cầu thực sự của doanh nghiệp

• Sự khác biệt cơ bản của IT BA và Non-IT BA

  Trong một công ty IT, output của Non-IT BA sẽ là input của IT BA

• BA Career Path có thể theo 1 trong 4 hướng:

1. Business Analysis
2. Product management
3. Project management
4. Consulting

• Quy trình Phát triển yêu cầu (Requirement Development) trong thực tế:

  Project Definition -> Elicitation -> Analysis -> Documentation -> Validation -> Management

• BACCM (Business Analysis Core Concept Model) là gì?

  6 khái niệm cơ bản gồm Need, Solution, Change, Stakeholder, Value, Context.

  Hy vọng bài viết của mình phần nào có thể giải thích được một số khái niệm cơ bản nhất về nghề BA. Đây cũng là những ghi chép mà mình thu thập được trong khóa học nên có thể còn có sai sót, mong mọi người thông cảm và cùng đóng góp ý kiến nhé! ^^ Thanks for reading!

References

• Khóa học Fundamental Business Analysis BAC - Mr La Quang Hieu
• Wikipedia
• BABOK v3