Bài viết dưới đây là những dòng chia sẻ của anh Arvind Arcot về tầm quan trọng của những kỹ năng mềm cần phải học và rèn luyện như những kỹ năng cứng khác.

Anh đã từng thi đậu chứng chỉ CBAP - Certified Business Analyst and Practice Lead và hiện đang là BA Lead tại Yarra Valley Water.

Với kinh nghiệm dày dặn của mình, anh Arvind nhận định rằng một người BA thực thụ sẽ thấy rằng: Các kỹ năng cứng về tài liệu hóa, khơi gợi yêu cầu, mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, … thì có thể học được, tuy nhiên với nhóm kỹ năng mềm không phải đi học là được; mà nó là sự nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của chúng cho đến quá trình thực hành, đúc kết từ thực tế làm việc có thể nói rằng nhóm kỹ năng mềm như một nhóm kỹ năng cứng ta cần học và thực hành.

Tuy nhiên, có một số người đang làm công việc này ở mức mô hình hóa yêu cầu cho từng business case mà chưa thực sự hiểu sâu hơn về vai trò và công việc của người BA còn rộng hơn chức danh BA mà nó đang có. Với một mindset của 1 người BA thực thụ họ sẽ nhìn ra được cả bức tranh tổng thể với nhiều khía cạnh khác nhau. Khi đó bạn thực sự là chuyên gia tư vấn giải pháp chuyên nghiệp đối với công ty.
Cùng kiểm tra lại với anh Arvind những nhận định sau nhé:

1. Mục đích Giao tiếp thông qua Tài liệu:

Việc giao tiếp của BA với các bên liên quan thông qua tài liệu là một điều không thể thiếu. Vậy làm sao để tài liệu bạn viết ra trở nên có nghĩa và dễ hiểu đối với từng đối tượng đọc cụ thể? Nguyên nhân tài liệu được nhận xét là tẻ nhạt là do BA đã đưa vào trong tài liệu những từ ngữ phức tạp. Điều này khiến một BA khác đọc vào cần phải mất thời gian cố gắng hiểu những thuật ngữ đó sao cho đúng ý tưởng người viết. Vậy đâu là giải pháp cho những trang tài liệu toàn chữ này. Đó là hãy kết hợp cùng hình ảnh. Hay nói cách khác BA cần tạo mockup/ prototyping cũng như work flow đính kèm vào tài liệu để các bên khác khi đọc dễ dàng nắm bắt ý tưởng công việc.

Như vậy, nếu bạn là một người biết cách dùng lời nói để thuyết phục người khác thì hãy tập cho mình kỹ năng trình bày vấn đề thông qua con chữ luôn nhé! Thành thạo kỹ năng này sẽ giúp người BA đạt nhiều thành công hơn trong công việc của mình khi giúp các bên liên quan có chung 1 cách hiểu đúng về yêu cầu từ các bên.

2. Khơi gợi yêu cầu và biết được nhu cầu:

Khơi gợi yêu cầu là một công việc quan trọng và thường xuyên của BA. Một số BA quên rằng việc khơi gợi yêu cầu không chỉ dừng lại ở việc phỏng vấn các bên liên quan hoặc tổ chức workshop mà còn là việc tìm hiểu đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Xác định được đúng mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Từ cách tiếp cận này giúp cho doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu của họ. Đôi khi doanh nghiệp không biết được họ thực sự muốn gì và cần gì. BA sẽ giúp doanh nghiệp vẽ nên bức tranh cụ thể về tương lai doanh nghiệp của họ như thế nào. Tầm nhìn về trạng thái tương lai sẽ thúc đẩy họ phát sinh những yêu cầu cụ thể. Đôi khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định nhu cầu cụ thể của họ và BA giúp họ giải quyết những khó khăn đó.

BA sẽ giúp các doanh nghiệp xác định đúng yêu cầu. Khả năng này chỉ có thể được làm tốt khi BA hiểu thực sự vấn đề của doanh nghiệp, vấn đề cần phải giải quyết. Và khi đó BA sẽ đặt ra được đúng các câu hỏi mà doanh nghiệp cần để khơi gợi yêu cầu. Nếu không hiểu và làm đúng các yêu cầu trên thì công việc của BA chỉ là mời các bên liên quan vào phòng họp. Các bên liên quan sẽ chia sẻ những gì họ nghĩ chứ không phải những điều họ thực sự muốn. Sau đó bạn ghi chép lại, truyền tải và xây dựng giải pháp. Và khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp thì họ nói đây không phải là những gì họ muốn. Lúc này nhiều BA sẽ nói tôi chỉ làm theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp. Đó là lý do dự án của bạn thất bại.

3. Sơ đồ quy trình (process maps) và trực quan hóa (Visualisation)

Giống với những yêu cầu, sơ đồ quy trình (process maps) là bản chất thứ hai đối với một Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst). Nhưng điểm chính của sơ đồ quy trình không chỉ nói nhiệm vụ nào xảy ra sau cái gì. Thay vào đó, nó sẽ phát họa thành một bức tranh giúp người xem hình dung được tình hình hiện tại và tầm nhìn hướng tới tương lai của doanh nghiệp/tổ chức.

Các BA không phải lúc nào cũng lập sơ đồ quy trình để vẽ ra bức tranh đó. Đôi khi BA cũng phải lập sơ đồ trải nghiệm (journey maps), sơ đồ bối cảnh kinh doanh (business context diagram), sơ đồ luồng dữ liệu (data flow diagrams),... để giúp các bên liên quan hiểu được tình trạng hiện tại và hình dung các thành công sẽ đạt được trong tương lai. Một BA có thể tạo nên câu chuyện bằng hình ảnh để cung cấp cho khách hàng cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề này. Bộ tài liệu có sự kết hợp giữa hình ảnh và văn bản không những thú vị mà còn dễ hiểu hơn khi không có bất cứ hình ảnh nào.

4. Chuyển giao và thực thi những giải pháp khả thi

BA là một mắt xích quan trọng trong việc chuyển giao các dự án và thực hiện các công việc khó khăn khác để đảm bảo các dự án được hoàn thành và đáp ứng được sự kỳ vọng của các bên liên quan. Đó là điều mà những người BA đều mong đợi làm được ở bất cứ nơi đâu. Nhưng trong sách BABOK và cộng đồng BA trên thế giới, những tác giả đã tạo ra nó có định nghĩa về Business Analysis như sau:

“Business Analysis là việc đề ra những thay đổi cho tổ chức, bằng cách xác định nhu cầu và những giải pháp khả thi mang đến giá trị thực tiễn cho các bên liên quan. Business Analysis cho phép một doanh nghiệp nêu rõ nhu cầu và lý do thay đổi cũng như thiết kế và mô tả các giải pháp có thể mang lại giá trị.”

Từ khóa ở đây là "Enabling change" – tạm dịch là những giải pháp khả thi. . Điều này có nghĩa là bạn phải đối mặt với nỗi sợ hãi và ức chế của người dùng cuối hoặc các bên bị ảnh hưởng khác, đồng cảm với họ và giải quyết nỗi sợ hãi, lo lắng và không chắc chắn của họ. Đó là về xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan, để họ cảm thấy an toàn khi chia sẻ những lo lắng của mình với bạn và tin tưởng rằng bạn luôn quan tâm đến họ. Họ càng tin tưởng bạn, bạn sẽ càng dễ dàng tìm ra đâu là giải pháp khả thi dành cho vấn đề thực sự của họ.

5. Thúc đẩy đàm phán và thương lượng

BABOK xác định “Đàm phán và giải quyết xung đột” là năng lực cần thiết cũng như cơ bản nhất dành cho người làm BA. Khi chúng ta đưa ra các yêu cầu, có thể sẽ có các yêu cầu mâu thuẫn đến từ các bên liên quan. Đó là lúc BA phải tập hợp mọi người đến một phòng và tạo một phiên họp đàm phán, thúc đẩy sự đồng thuận giữa các bên liên quan về các yêu cầu. Để có thể làm điều đó, bạn phải có một kỹ năng đặc biệt để trở thành một nhà đàm phán. Hãy cho họ thấy bạn là người trung lập và thực sự không thiên vị. Điều này chỉ có thể thực hiện được nếu người BA có trí tuệ xúc cảm (emotional intelligence) để không đứng về phía nào và không bị ảnh hưởng bởi ý kiến cá nhân. BA cần khéo léo đàm phán theo cách mà tất cả các bên liên quan đều nhận thấy rằng chúng ta đang thực hiện dự án vì lợi ích chung, đem lại những gì tốt nhất cho tổ chức. Từ đó, làm giảm đi sự tức giận hoặc thất vọng của các bên liên quan khi nhu cầu của họ không được đáp ứng vì mục tiêu chung.

Kết luận

Vai trò của BA đã, đang và sẽ luôn là một vai trò đầy thách thức và bạn cần có một cá tính đặc biệt để thành công trong lĩnh vực này. Có những người nghĩ rằng BA chỉ cần làm và bàn giao sản phẩm, dự án cho các bên liên quan mà quên mất việc xây dựng niềm tin và mối quan hệ với doanh nghiệp cũng là một điều quan trọng. Hãy bắt đầu thay đổi và cung cấp giá trị cần thiết để đi xa hơn, được công nhận và đánh giá cao.