Để khởi đầu dự án thuận lợi - Cần hỏi gì? (Phần 2)

Như đã đề cập ở phần 1, mỗi dự án khởi đầu đều cần đưa ra rất nhiều câu hỏi. Các câu hỏi này đóng vai trò rất quan trọng trong việc làm sáng tỏ insight của khách hàng cũng như các member làm việc trong dự án đó. Phần 1 đã đưa ra 5 câu hỏi thuộc nhóm "Tại sao?" (5 Why), đó là các câu hỏi liên quan đến Alignment của Inception Deck – bảo đảm bạn và những người khác có chung nhận thức về lý do: "Vì sao team được thành lập? Chúng ta phải làm những gì? Và làm thế nào chúng ta làm điều đó?"

Trong phần 2, tôi sẽ tiếp tục với 5 câu hỏi trong phần Expectation setting. Các câu hỏi này nhằm mục đích bảo đảm bạn đã trao đổi rõ ràng với team và các bên liên quan điều gì cần thiết để làm project thành công. Bạn đọc có thể tham khảo nội dung phần 1 được đề cập ở link sau: https://viblo.asia/aki_thuhh/posts/bxjvZwpPGJZ

Phần 2: Expectation Setting

6. Chọn giải pháp kỹ thuật

Thực tế, ngay từ bước chọn thành viên của team, đó đã là việc bạn chọn giải pháp kỹ thuật. Nếu bạn chọn các thành viên giỏi về một kỹ thuật nào đó, họ có xu hướng chọn kỹ thuật đó để sử dụng theo thói quen. Tuy nhiên, trước quyết định sử dụng một giải pháp bất kỳ, hãy lấy ý kiến của toàn team trước khi bắt đầu dự án, việc này giúp team của bạn:

• Đề cao sự đồng thuận trong team.
• Thấy được các việc cần chuẩn bị về tool và kỹ thuật

Từ các giải pháp kỹ thuật, có thể nhìn thấy giới hạn và điểm yếu của sản phẩm. Từ đó có các quyết định hợp lý.

Ở bước này, trong cuộc họp cần phải làm rõ 3 điểm sau:

– Bạn định thiết kế sản phẩm thế nào? Hãy hiển thị ý tưởng bằng sơ đồ.

Sơ đồ hay sơ đồ tư duy là một phương pháp rất đơn giản và hiệu quả đưa ra để thiết kế một sản phẩm, nó khiến cả bạn cũng như khách hàng hiểu rõ hơn về thứ mình sẽ thiết kế trong tương lai.

– Xác định các risk có thể xảy ra nếu sử dụng các kỹ thuật trên.

– Thảo luận xem các kỹ thuật trên có phải là phương án tối ưu không? Lấy sự đồng thuận của toàn team.

7. Điều gì khiến bạn mất ngủ?

Có hàng ngàn trắc trở có thể đến với dự án của bạn. Có những vấn đề bạn có thể xử lý, có những vấn đề vượt quá phạm vi và khả năng kiểm soát của bạn. Nhiệm vụ của chúng ta là nhận ra các nguy cơ, phân loại chúng và chuẩn bị đối phó với tất cả các vấn đề có thể đối phó được.

Có thể đưa ra một ví dụ, bạn chẳng làm gì để ngăn khủng hoảng kinh tế được, vì thế hãy quẳng nỗi lo này ra sau đầu. Nhưng đấu tranh để giành team member tốt thì có giá trị để thử. Đây là cơ hội để bạn list up ra tất cả những điều bạn cần có để giảm thiểu nguy cơ, giúp cho dự án thành công và “chiến đấu” để có được chúng. Tất nhiên là bạn sẽ chẳng bao giờ có được mọi thứ bạn muốn đâu. Nhưng dù sao thử nghiệm một chút cũng chẳng mất gì.

8. Dự tính thời gian hoàn thành

Việc dự kiến một dự án mất bao nhiêu ngày để hoàn thành trước khi nó bắt đầu là không thể, nhưng ít nhất chúng ta cần thông báo với các bên liên quan một cách đại khái cần 3 tháng, 6 tháng hay 9 tháng.

Điều quan trọng của câu hỏi này không nằm ở tính chính xác của ước tính, thời gian dự tính này nhắc nhở chúng ta mục tiêu của dự án, nhấn mạnh chúng ta sẽ phải làm được những gì với nguồn lực trong tay trong thời gian cho phép.

Việc lập kế hoạch cho một dự án với khoảng thời gian từ 3-6 tháng sẽ mất vài ngày đến 2 tuần. Theo tác giả Jonathan Rasmusson, bí quyết để một dự án thành công là nó không được dài hơn 6 tháng. Việc không xác định rõ mục tiêu khiến dự án dường như không bao giờ kết thúc, và sản phẩm làm ra cũng dễ bị lạc đường, không đầy đủ. Nếu khách hàng cứ yêu cầu thêm tính năng mà không để ý đến thời hạn, dự án sẽ ngày càng chệch hướng, nặng nề hơn và cuối cùng đổ vỡ.

9. Xác định rõ ưu tiên cái gì?

Mỗi dự án đều có 4 yếu tố quan trọng: thời gian, tiền, phạm vi phát triển và chất lượng. 4 yếu tố trên đối lập nhau và không thể cùng đặt mức độ ưu tiên cao được.

Ở phần này, chúng ta cần làm rõ, trong dự án cái gì là quan trọng nhất và không được thay đổi, cái gì tùy theo các yêu cầu và ngoại cảnh có thể điều chỉnh thêm. Ngoài ra, việc thảo luận cái gì có thể khiến dự án thất bại – sản phẩm khó dùng, tốc độ, tính an toàn và đặt chúng lên trade off slider cũng giúp ích rất lớn khi ta cần đưa ra những quyết định quan trọng.

10. Chúng ta cần gì và bao nhiêu?

Đây là câu hỏi về 2 vấn đề nóng bỏng với mỗi bên khách hàng và dự án: mất bao nhiêu thời gian và chi phí sẽ là bao nhiêu? Trong trường hợp một dự án đã fix budget, chúng ta chỉ việc xem với budget đó, ta có thể xử lý được số tasks được đưa ra không. Đây cũng là cơ hội để bạn phán đoán một team thế nào có thể giảm giá thành đến mức thấp nhất, quyết định số người trong team, các kỹ năng cần có của thành viên và thành lập team dựa theo tiêu chí này.

Trên đây tôi đã giới thiệu với các bạn đầy đủ 10 câu hỏi đặc biệt quan trọng khi bắt đầu dự án cuả Jonathan Rasmusson. Mục đích của việc thực hiện 10 câu hỏi Inception deck tìm ra những khái niệm cốt lõi của dự án, sau đó chia sẻ kết quả đến các bên liên quan và những người khác trong team.

Việc thực hiện tất cả 10 bước sẽ làm bạn mất vài ngày hoặc vài tuần cho một dự án dài từ 3 đến 6 tháng. Tuy nhiên, nó là một công cụ vô giá để thiết lập mục tiêu cho dự án và nhắc nhở mọi người vai trò của họ cũng như của project. Hi vọng rằng 10 câu hỏi này sẽ giúp ích trong việc định hướng insight cũng như plan của dự án, góp phần giúp bạn nhận thấy rằng các tố chất của mình đã thực sự phù hợp với dự án chưa, điểm nào cần phát huy, điểm nào cần thay đổi để match với insight và flow của dự án mà bạn tham gia.

*Nguồn tham khảo: "The Agile Samurai: How Agile Masters Deliver Great Software" – Jonathan Rasmusson - 2010