+3

Conceptual & visual thinking dành cho BA

Đối với 1 BA thì "tư duy phân tích" là thứ quan trọng nhất trong tất cả các thứ quan trọng. Bản thân trong cái tên Business Analyst đã có chữ "Analyst" - phân tích ở trong đó, vậy nên "tư duy phân tích" là điều bắt buộc phải có.

Analysis means simply breaking down the information of an object, entity, process, or anything else to understand its functioning - Sandhya Jane – Author of Business Analysis: The Question and Answer book

Nôm na là để "phân tích" được thì ta cần phải mổ xẻ các đối tượng, quy trình,... và sắp xếp chúng lại với nhau một cách hợp lý để hiểu được bản chất của vấn đề.

Và để mổ xẻ, sắp xếp như nêu trên thì có 2 loại tư duy "con" của "tư duy phân tích" mà ta cần sử dụng đến đó là Conceptual thinking & Visual thinking.

Conceptual thinking

Trong Tiếng Việt, "Conceptual thinking" có nghĩa là tư duy khái niệm hóa, tức là kiểu tư duy theo hơi hướng trừu tượng & bao quát vấn đề.

Giống như với các anh em lập trình, khái niệm abstract thường gắn với việc tổng quát hóa một cái gì đó thì với BA, conceptual thinking cũng vậy.

Để dễ hình dung hơn thì mình sẽ lấy một ví dụ cụ thể như thế này:

Chúng ta cần tìm hiểu nghiệp vụ về việc chấm công trong một công ty và sau đó về report lại với các bên liên quan. Trong trường hợp đó, sau khi thực hiện các giai đoạn elicit (khai thác) vấn đề thì bạn sẽ làm gì tiếp theo? Đó chính là tổng quan hóa lại mọi thứ để có một cái nhìn tổng quan nhất.

Flow của việc chấm công sẽ chạy qua những giai đoạn nào, cần những bên nào tham gia,.. ta sẽ tổng hợp lại hết, tuy nhiên trước khi đi chi tiết vào từng step 1 sẽ có những chuyện nhỏ nhặt gì thì ta cần hình dung nguyên vẹn 1 flow tổng quát nhất, để bản thân hiểu được toàn bộ quá trình, cũng như khi đi report cho những stakeholder dạng high level, những người chỉ cần biết tổng quan chung để đưa ra hướng chỉ đạo thì sẽ dễ dàng hơn, không mất quá nhiều thời gian đi vào chi tiết.

Và để hiểu được flow tổng quan như thế, ta cần có "Conceptual thinking".

Tuy nhiên, sau khi hình dung được việc flow như ví dụ trên chạy như thế nào 1 cách tổng quan, ta cần trình bày nó một cách rõ ràng với các stakeholder. Và để trình bày những thứ sắp xếp trong đầu ra ngoài, đó chính là lúc cần dùng đến "Visual thinking".

Visual thinking

Như tên gọi, "Visual thinking" chính là lối suy nghĩ là chúng ta sẽ trực quan hóa gần như mọi thứ có thể lên thành các biểu đồ, hình vẽ,... cho các stakeholder và chính bản thân mình có thể hình dung được kỹ càng hơn vấn đề.

Như trong ví dụ nêu trên, sau khi hình dung được flow tổng quan thì thường ta sẽ trực quan hóa nó lên bằng các biểu đồ (flow chart, bpmn,...) nhằm nhìn lại rõ nhất toàn bộ quy trình. Từ đó ta có thể thực hiện những việc sau:

  1. Tự mình xác nhận lại xem mình đã hiểu toàn bộ quy trình chưa
  2. Đem đi để xác minh lại với các bên liên quan trong quá trình elicit nhằm chắc chắn rằng mình hiểu đúng
  3. Trình bày với team để team có thể hiểu một cách tổng quát quy trình và gần như toàn bộ những gì mình cần làm với chức năng liên quan đến việc chấm công

Ngoài ra, việc trực quan hóa không chỉ diễn ra sau khi mình ôm các kiểu thông tin elicit về để sắp xếp, mà nó còn có thể diễn ra ngay khi thực hiện elicit thông tin. Kiểu như ngay trong lúc nghe bộ phận chấm lương trình bày, mình có thể vẽ nhanh lại quy trình này theo 1 flowchart hay gì đó (miễn là có thể hiểu nhanh về quy trình, còn việc làm theo chuẩn thì có thể sau này về chỉnh sửa sau) để confirm các thông tin vừa nhận được ngay trực tiếp lúc đang hỏi - đáp.

Với những khái niệm mang tính chất phức tạp như luồng gửi - nhận data, luồng chạy của API,... cũng cần được trực quan hóa lên trong những trường hợp nhất định, để tất cả cùng có 1 cách hiểu chung, nhằm tránh mỗi ông nghĩ 1 kiểu trong dự án.

Tổng kết

Đối với 1 BA, Conceptual & visual thinking là những kỹ năng quan trọng & bắt buộc phải có. Chúng đi song hành & bổ trợ cho nhau để giúp chúng ta tìm hiểu, trình bày vấn đề một cách tốt nhất và việc nâng cao 2 kỹ năng này giúp chúng ta "phân tích" ngày càng tốt hơn.

Sau đây là một số cách để tập luyện:

  1. Tập tổng quát hóa các quy trình mình thấy trong cuộc sống (VD từ khi ngủ dậy đến lúc tan làm thì mình trải qua những step nào, quy trình xin nghỉ của 1 nhân viên trong công ty ra sao,...) lưu ý là không nên đi quá chi tiết
  2. Trực quan hóa lại các quy trình mà mình tìm hiểu nêu trên
  3. Kiếm 1 người để trình bày thử các quy trình trên xem người ta có hiểu không
  4. Càng ngày càng kiếm những quy trình phức tạp hơn để tập luyện

Chúc mọi người sẽ trở thành những BA tốt hơn.


All Rights Reserved

Viblo
Let's register a Viblo Account to get more interesting posts.