Cơ bản về quản trị nhóm

Is-Building-a-Team-Really-That-Easy.jpg

Quản trị nhóm (Team management) là một kĩ năng của cá nhân hoặc tổ chức nhằm quản trị hoặc định hướng một nhóm người thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Quản trị nhóm bao hàm làm việc nhóm (teamwork), giao tiếp (communication), đặt mục tiêu (object setting) và đánh giá hiệu quả (performance appraisals). Hơn nữa, quản trị nhóm còn bao gồm khả năng nhận thức vấn đề và giải quyết các mâu thuẫn trong team. Có nhiều cách thức quản trị và phong cách lãnh đạo (leadership style) khác n hau mà một người trưởng nhóm (team manager) có thể làm theo để tăng hiệu suất cá nhân và xây dựng một team hoạt động hiệu quả.

Các yếu tố làm nên một team mạnh và thành công

Định hướng thống nhất

Trong hoạt động của bất kì một team nào, sự gắn kết giữa những người đưa ra quyết định là vô cùng quan trọng. Định hướng thống nhất có nghĩa là những người lãnh đạo cần phải làm việc cùng nhau như một thể thống nhất hay còn gọi là một nhóm lãnh đạo (leadership team) để đưa ra quyết định chung, thay vì chia họ thành từng nhánh và hoạt động độc lập. Điều này nhằm đảm bảo team luôn hoạt động theo một định hướng thống nhất, thay vì mỗi người một ý và đi theo các hướng khác nhau. Yếu tố này đòi hỏi những người trưởng nhóm cần phải có kĩ năng giao tiếp mạnh.

Giao tiếp hiệu quả

Nhất định cần phải duy trì một sự giao tiếp tốt từ trên xuống dưới và ngược lại. Giao tiếp tốt sẽ giúp cho thông điệp được truyền tải một cách chính xác và nhanh chóng đến đối tượng được nhận, nó giúp tăng tốc độ đưa ra quyết định cũng như hoạt động của toàn team. Hơn nữa, việc giao tiếp tốt còn tăng tính linh hoạt của một tổ chức và giúp nó có thể dễ dàng thích ứng với những thay đổi từ bên ngoài.

Mục tiêu chung (Tầm nhìn chung)

Khi các thành viên làm việc cùng nhau, họ luôn có những quan điểm khác nhau, tuy nhiên chìa khoá của một nhóm thành công là thống nhất được mục tiêu chung trong team. Việc team leader đặt ra một mục tiêu chung cho team để theo đuổi là rất quan trọng. Bằng cách này, tất cả thành viên trong nhóm đều nỗ lực để đạt được mục tiêu đó. Nếu như không có mục tiêu chung, các thành viên sẽ không toàn tâm toàn ý và không sử dụng hết sức lực của họ, dẫn đến không thể đạt được kết quả cuối cùng. Thậm chí, các thành viên còn có thể tách họ ra khỏi những nhiệm vụ được giao do thiếu niềm tin hoặc sự yêu thích bởi mục tiêu không rõ ràng.

Vai trò và trách nhiệm rõ ràng

Không xác định vai trò một cách rõ ràng thường là trở ngại lớn nhất để trở thành một team thành công. Nếu các thành viên không rõ ràng về vai trò của họ thì sự cống hiến của họ với team có xu hướng trở nên ít hơn. Vì thế mà nhiệm vụ của trưởng nhóm là chỉ rõ ra vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong team để đảm bảo rằng team sẽ hoạt động trơn tru như một thể thống nhất. Trong một team thành công, việc đầu tiên người trưởng nhóm cần làm là phân tích nhiệm vụ để hiểu xem để hoàn thành thì cần điều gì. Sau đó, đánh giá thế mạnh và điểm yếu của từng thành viên và giao cho họ vai trò phù hợp. Cuối cùng, họ cần làm cho tất cả mọi người trong team hiểu về trách nhiệm của họ cũng như của những thành viên khác nhằm tránh sự mơ hồ, đồng thời tạo nên sự giao tiếp hiệu quả trong team.

Các phương pháp quản lí team

"Ra lệnh và điều khiển"

Phương pháp "Ra lệnh và điều khiển" là một cách quản lí team theo phong cách quân sự. Với phương pháp này, người trưởng nhóm sẽ ra lệnh cho các thành viên phải hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, nếu họ từ chối, họ sẽ bị quở trách hoặc thậm chí trừng phạt cho tới khi họ chấp nhận theo mệnh lệnh đó. Người trưởng nhóm có quyền lực tuyệt đối và sử dụng phong cách lãnh đạo chuyên quyền. Phương pháp này có một số hạn chế. Đầu tiên, tinh thần làm việc trong nhóm sẽ giảm đi do các thành viên sẽ dễ dàng bị hạ thấp bởi người trưởng nhóm dù mắc phải những lỗi nhỏ nhất; sự trừng phạt cũng dẫn đến sự thiếu tự tin trong các thành viên dẫn đến hiệu suất kém đi. Thứ hai, trong các tổ chức hiện đại, nhân sự rất quan trọng, do vậy những người quản lí cần giữ chân những nhân viên có chuyên môn tốt. Quản lí theo phong cách "Ra lệnh" sẽ gia tăng việc nhân viên bỏ việc. Hơn nữa, trong các tổ chức lớn, những người quản lí thường không có thời gian để ra lệnh tới tất cả nhân viên và theo dõi sát sao được, nó sẽ làm giảm hiệu suất của doanh nghiệp cũng như khiến cho những người quản lí không thể tập trung vào những trách nhiệm cốt lõi của họ.

"Kết nối và gắn kết"

Do những nhược điểm của phương pháp "Ra lệnh và điều khiển", những nhà quản lí phát triển một chiến lược quản trị thay thế là "Kết nối và gắn kết". Phương pháp này, các thành viên sẽ được khuyến khích tham gia trao đổi và đóng góp ý kiến. Hơn nữa họ được kết nối với những thành viên khác để xây dựng tinh thần làm việc nhóm và tính đoàn kết tốt hơn. Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và trách nhiệm của từng thành viên, dẫn đến thành công chung.

"Tài chính"

Với phương pháp "Tài chính", người trưởng nhóm có một giả định rằng tất cả thành viên đều được thúc đẩy bởi những phần thưởng, cụ thể là tiền. Và cách tốt nhất để quản lí team là thưởng tiền dựa trên hiệu suất và sẽ bị phạt tiền nếu mắc lỗi. Điều này tương tự với giả thuyết "Khoa học quản trị" của Frederick Taylor, ông cho rằng động lực chính thúc đẩy mọi nhân viên đó là tiền. Yếu điểm chính của phương pháp này là nó không tính đến các động lực làm việc khác của nhân viên như sự hài lòng với công việc và mục tiêu cá nhân. Hơn nữa, sử dụng cơ chế thưởng phạt sẽ dẫn đến giảm động lực của những nhân viên có đông cơ thúc đẩy bởi các yếu tố khác, đồng thời nó cũng không thể vừa lòng tất cả các thành viên. Điều tiêu cực khác có thể kể đến đó là việc phạt sẽ làm mất tinh thần và làm mất tự tin của thành viên nhóm.

Các vấn đề trong quản trị nhóm

Thiếu cởi mở

Trong cuốn sách "5 rối loạn của một team" của Patrick Lencioni, sự thiếu cởi mở là khi mà những thành viên trở nên sợ bị chỉ trích bởi các thành viên khác. Cởi mở với người khác sẽ giúp thoải mái khi nhờ sự trợ giúp, hoặc sẵn sàng thừa nhận sai lầm của mình. Người trưởng nhóm cần phải hỗ trợ từng thành viên khi họ có khuyết điểm và cho họ thấy những khuyết điểm của họ. Nếu một team thiếu đi sự cởi mở thừa nhận khuyết điểm, các thành viên sẽ không có ý định chia sẻ quan điểm của họ cũng như thừa nhận sai lầm do lo lắng bị đánh giá thấp, dẫn đến sự thiếu giao tiếp trong team.

Sợ xung đột

Trái ngược với những niềm tin phổ biến, xung đột là một yếu tố tích cực thúc đẩy sự trao đổi trong team. Sợ xung đột là việc các thành viên sợ phải tranh luận với các thành viên khác và sợ sự không đồng tình từ trưởng nhóm. Nếu một thành viên giữ lại trong lòng không nói ra với trưởng nhóm hoặc các thành viên khác thì khái niệm "nhóm" trở nên không tồn tại bởi vì nhóm sẽ chỉ còn 1 người đóng góp và không có các ý tưởng mới được nảy sinh từ những cuộc tranh luận.

Nỗi sợ xung đột trong team xuất phát từ việc thiếu cởi mở. Nếu một thành viên sợ bị mất mặt trước mọi người, tranh luận có thể khiến cho họ trở nên sụp đổ và xấu hổ trước các thành viên khác. Tuy nhiên, nếu thành viên tin rằng người khác cũng thoải mái cả khi bị nói ra khuyết điểm, cuộc tranh luận có thể trở nên tốt hơn và nhiệm vụ sẽ được hoàn thành tốt hơn.

Thiếu cam kết

Khi các thành viên không đưa ra quan điểm cá nhân cho một quyết định, nó cho thấy rằng họ không đồng tình hoặc tán thành quyết định đó, dẫn đến sự ngưng trệ trong hoạt động và tiến độ của team. Hơn nữa, khi thành viên không thể hiện quan điểm của họ thì dẫn đến thiếu đi những góc nhìn và ý tưởng mới, gây tổn hại đến dự án và công ty.

Tránh trách nhiệm

Tránh trách nhiệm là việc các thành viên không chịu trách nhiệm về hậu quả của những việc họ làm. Khi một thành viên không dám đưa ra một quyết định, tức là họ không muốn nhận trách nhiệm cho quyết định đó.

Ngoài ra, nếu sự thiếu tin tưởng tồn tại trong team, thì sẽ dẫn đến sự thiếu trách nhiệm giữa người với người, các thành viên sẽ cảm thấy không có trách nhiệm với các thành viên khác do đó không nỗ lực hơn cho nhiệm vụ của họ. Team cần phải tin tưởng và quan tâm đến trách nhiệm của từng người từ đó thúc đẩy sự thành công chung.

Những người trưởng nhóm ngại va chạm có thể tránh việc xem xét trách nhiệm của các thành viên, kể cả khi các thành viên đó làm điều sai. Trưởng nhóm cần phải phát triển sự tự tin và quyết đoán trong việc xét trách nhiệm của thành viên và làm cho họ nhận thấy được trách nhiệm và tăng tính cam kết với team, và rút ra bài học từ những sai lầm của họ. Nếu không lỗi sẽ không được sửa chữa và có thể dẫn đến những vấn đề tồi tệ hơn làm cho team hoạt động kém hiệu quả.

Không chú ý đến kết quả

Nếu trưởng nhóm và các thành viên không chỉ ra trách nhiệm của người khác có nghĩa là họ đang không quan tâm đến kết quả của team. Kể cả họ đã đạt được kết quả, thì họ cũng không có ý định đạt được những kết quả to lớn. Việc không chú ý đến kết quả dẫn đến mất đi động lực của thành viên, mất đi mục đích về sự tồn tại của team.

Tham khảo

https://en.wikipedia.org/wiki/Team_management

https://en.wikipedia.org/wiki/Scientific_management