[Bridge to Japan: BrSE Mentorship Recap] Các kỹ năng giao tiếp của một BrSE

Bridge to Japan: BrSE Mentorship Recap - Series tập hợp các bài viết recap chất lượng nhất từ các thành viên tham gia chương trình Bridge to Japan: BrSE Mentorship - Chương trình kết nối, trao đổi và cố vấn nghề nghiệp dành riêng cho các kỹ sư cầu nối. Chương trình nằm trong khuôn khổ Bridge to Japan - Chuỗi hoạt động hướng đến Cộng đồng BrSE tại Việt Nam & Nhật Bản, do CMC Japan, thành viên của CMC Global tổ chức và bảo trợ truyền thông từ Viblo.

Mentor: Nguyễn Văn Tuấn

Mentee: Đinh Ngọc

1. Communication Skill

1.1. Khả năng truyền đạt

• Tình huống:

Brse sẽ giao tiếp rất nhiều người, nhất là trong dự án lớn, guồng công việc quay rất là nhanh, khả năng thiếu xót thông tin rất cao

VD: Khách hàng có yêu cầu không gấp -> quá bận Brse truyền đạt thiếu thông tin -> Dep không nắm được => mâu thuẫn.

Brse ngại khi giao tiếp trong cộng đồng lớn, chỉ nói cho người trực tiếp ảnh hưởng và không truyền đạt đến hết tất cả mọi người => mâu thuẫn.

Brse ôm thông tin 1m, team ở dưới sẽ không biết, với các vấn đề qan trọng cần thời gian ngắn, mà process quá lâu sễ khiến khách hàng đánh giá hiệu quả làm việc của cả team.

Truyền đạt cho các tầng manager (tiến độ dự án, vấn đề dự án, rủi ro) bị miss thông tin và các thông tin liên quan sẽ đổ theo chiều dọc xuống thiếu hàng loạt, thông tin lack ngày càng nhiều.

Brse chỉ dịch suông lời nói cho team phát triển, thì team sẽ không hiểu pattern, ý nghĩa thực chất, lý do phát sinh, sau cái này sẽ làm cái gì tiếp -> Brse không có power trong dự án.

• Truyền đạt như thế nào?
  • Tiêu chí khả năng truyền đạt: chính xác ( dịch nguyên văn câu nói của khách hàng người Nhật), minh bạch, rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn
  • Trong một dự án mọi thông tin phải thông suốt, đảm bảo truyền đạt thông tin đủ các cấp, nếu team phát triển quá nhiều thì truyền đạt cho leader team dep, tester…
  • Không chỉ là truyền đạt ngắn gọn: không chỉ dịch suông lời nói vẫn cần thêm những thông tin cần thiết, giải thích thêm bối cảnh

1.2. Khả năng lắng nghe

• Chủ động trong mọi tình huống: nhờ khách hàng gửi uinput (file yêu cầu) để phân tích tìm hiểu trước, lên kịch bản trước về nội dung khách hàng muốn trao đổi.
• Hiểu phong cách của đối phương, chủ động control cuộc họp: Không để đối phương đưa cuộc họp đi xa mục tiêu ban đầu, cần control meeting hướng khách hàng về nội dung chính của cuộc họp, tóm tắt vấn đề, dùng cách trao đổi mềm mỏng hướng cuộc họp quay trở lại
• Quy trình tiếp nhận thông tin từ khách hàng: cần lắng nghe thông tin từ khách hàng trước, luôn xin lỗi trước khi khách hàng complain (đối với văn hóa Nhật), nghe mong muốn khách hàng là gì.

2. Soft Skill

2.1. Thái độ cứng rắn - mềm mỏng:

Cần có thái độ cứng rắng và mềm mỏng để cân bằng lợi ích công ty và khách hàng, thậm chí xảy ra cãi nhau để xây dựng dự án tốt hơn (trường hợp nào cần đảm bảo quyền lợi cho bên nào) VD: Team cty làm sai quá nhiều so với yêu cầu của khách hàng -> cãi nhau với team mình/ báo cáo với cấp trên Ngược lại: một khách hàng hay thay đổi, yêu cầu quá nhiều -> cứng rắn với khách hàng để đẩm bảo quyền lợi của công ty

2.2. Tiếng Nhật lưu loát, tự nhiên

3. Kế hoạch học thi Chứng chỉ FE - Fundamentals IT Engineering

3.1. Lưu ý:

• Đặt mục tiêu quá lâu sẽ làm giảm nhiệt học -> đến tháng thứ 4 sẽ quyết định mình có bỏ cuộc hay không
• Lướt nội dung sơ bộ, đánh giá độ khó dễ, lên bảng kế hoạch
• Giữ kế hoạch đúng hạn, tăng số giờ nếu để học theo kế hoạch
• Đừng chú ý quá nhiều vào 1 vấn đề mình khó hiểu, còn thời gian fix gap đằng sau -> không mất thời gian
• Để hiểu vừa vừa 1 vất đề: trả lời được 3 câu hỏi: what (là gì) - when (sử dụng khi nào) - how (áp dụng như thế nào) -> với why thì để khi fix gap

3.2. Xây dựng plan: 5 - 6 tháng

• Học kiến thức: 3 tháng
• Giải đề: 1 tháng
  • Khá nặng, cần tăng thời gian, làm cả đề như đi thi thật
  • Trong quá trình làm đề, note lại các câu hỏi nắm kha khá, nắm mơ hồ (tam giác), chưa nắm được (dấu sao đỏ)
• Fix gap: 2 tháng
  • Note lại kiến thức, tổng hợp lại
• Đánh giá bản thân: 2 tuần