BPM trong y tế - Cải thiện chất lượng chăm sóc và hiệu quả tổ chức

Nghiệp vụ y tế hay chăm sóc sức khỏe là một quy trình hết sức phức tạp, thực ra thì nó mang tính cạnh tranh nhiều hơn. Hiện nay quản lý chăm sóc sức khỏe luôn hướng tới việc vừa tuân thủ các quy định và yêu cầu pháp lý cũng như vừa mang tới sự chăm sóc chất lượng cao nhất.

Quy trình càng phức tạp đòi hỏi luồng điều khiển phải chính xác. BPM đáp ứng tốt điều này: các bệnh viện và phòng khám có thể cải thiện và kiểm soát quy trình nghiệp vụ của mình một cách sát sao hơn, tránh khỏi lối tổ chức cũ kém hiệu quả, cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng thăm khám bệnh nhân. (Xem BPM là gì?)

Hãy xem lại một lượt quy trình ở các tổ chức y tế hiện tại. Phần nào có thể tự động hóa và quy trình nào có thể đưa vào quản lý bằng hệ thống BPM?

Chúng ta sẽ không đi vào phần quản lý quy trình hoạch định chiến lược vì đó là kế hoạch riêng của mỗi tổ chức. Mà sẽ đi sâu vào quy trình tổ chức - thứ tạo ra những luồng giá trị chính và các quy trình hỗ trợ như kế toán và tuyển dụng.

Các tổ chức y tế, bệnh viện có thể làm được hai việc chính dựa vào BPM:

• Xây dựng lược đồ quy trình nghiệp vụ, công việc này nghĩa là mô hình hóa các tác vụ lên một lược đồ.
• Thi hành cách quy trình nghiệp vụ đó trên sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng.

Các quy trình ở các bệnh viện ở các nơi khác nhau có thể khác nhau, nhưng đều có những điểm chung nhất sau đây.

Mua sắm thiết bị. Thiết bị hiện đại hơn đồng nghĩa với việc chất lượng chăm sóc sức khỏe tốt hơn. Quy trình mua sắm càng hiệu quả và rẻ thì chất lượng dịch vụ sẽ càng tốt hơn. BPM sẽ giúp tự động hóa quy trình này từ khi ai đó điền vào yêu cầu phê duyệt mua đến khi hóa đơn từ nhà cung ứng được chi trả.

Lập lịch cho bệnh nhân. Một lần nữa, đây là một trong những yếu tố tiên quyết của chất lượng dịch vụ. Hơn thế nữa, đây này là điều cốt lõi trong hiệu quả chung cũng như tác động chính vào lợi nhuận của phòng khám vì bệnh nhân chủ yếu đánh giá chất lượng dịch vụ qua các lần hẹn thăm khám. Tự động hóa cho phép quá trình này diễn ra thuận tiện nhất có thể: Bác sĩ có thể xem các lịch khám, ban trực không cần bỏ công nhắc nhở các bác sĩ về lịch thăm khám nữa vì đã có thông báo tự động từ app.

Quản lý tài liệu. Ở một số bệnh viện điều này hiện đang bị coi nhẹ, hoặc không thì cũng bị xếp chồng những mớ giấy tờ khó tra soát, số hóa tài liệu giấy là một giải pháp cần phải thực hiện càng sớm càng tốt trong tình hình thông tin liên tục bùng nổ và phình ra. Các loại tài liệu lưu trữ như:

• Tài liệu nội bộ như email, phê duyệt, báo cáo giải trình.
• Tài liệu bệnh nhân: sổ khám bệnh, báo cáo biểu đồ, thông tin bảo hiểm.

Quản lý tốt tài liệu bệnh nhân có thể giúp bệnh viện chủ động trong việc phân tích dữ liệu bệnh nhân từ đó ra quyết định điều trị cũng như thăm khám chi tiết và kế hoạch hơn. Ví dụ: Process map của quy trình mua sắm thiết bị

Các tính năng vượt trội nào của BPM giúp cho quy trình chăm sóc sức khỏe hiệu quả hơn?

1. Cách tiếp cận theo hướng nghiệp vụ hóa quy trình mang đến những chính sách quy trình nhất định - có nghĩa là bạn biết được chính xác mọi thứ sẽ được hoàn thành như thế nào. Quy trình nghiệp vụ được thực thi dựa trên các chính sách, nên người giám sát có thể dễ dàng kiểm soát các tiến trình diễn ra theo hoạch định.
2. Các Báo cáo có thể cung cấp một cái nhìn toàn cảnh cho mọi khía cạnh của tổ chức. Một vào hệ thống BPM hỗ trợ tự động tạo báo cáo theo lịch đã lên sẵn, các báo cáo có thể là tỉ lệ hoàn thành công việc, tăng trưởng doanh thu ,v..v Các công cụ như vậy giúp ta hiểu biết tình hình một cách cập nhật hơn từ đó đưa ra quyết định chính xác.
3. Các phần mềm ứng dụng, hệ thống BPM không yêu cầu chuyên gia - tức là người thao tác nó chỉ cần yêu cầu thông thường là có thể sử dụng, tính toán và xuất ra được những dữ liệu phức tạp. Những dữ liệu mang tính đúng đắn cao và có ý nghĩa cao giúp ích rất nhiều cho những người sử dụng nó.
4. Bạn muốn các cá nhân trong hệ thống của mình làm tốt các công việc và hạn chế lỗi lầm phát sinh. BPMS có thể giúp bạn vì mục tiêu của BPMS là tạo nên một quy trình làm việc có tổ chức và được cấu trúc tốt, thể hiện như sau:

Messaging - Nhân viên y tế có thể trao đổi qua tin nhắn, đính kèm tài liệu, scan file, có các kênh riêng biệt cho các chủ đề nhất định, thông báo hoặc cuộc trò chuyện bí mật.

Calender - Tất cả các sự kiện được đăng kí đều hiển thị trên lịch và được theo dõi bởi những người giám sát và quản lý. Điều này mang tới bức tranh rõ ràng về công việc hiện tại và lên lịch được dễ dàng hơn.

Tasks- Quản lý tác vụ đảm bảo không có tác vụ nào bị bỏ quên và mọi thứ được hoàn thành trong thời hạn.

Document Management- Trong tổ chức y tế, vấn đề này thực sự quan trọng. Những vấn đề cần được quan tâm đó là lưu trữ, bảo mật và tính hiệu quả của các tác vụ cần tài liệu. Với luồng làm việc tự động, phê duyệt tài liệu được minh bạch và đơn giản hóa. Các hệ thống BPM cung cấp nơi lưu trữ tài liệu tiện lợi và có tính phân quyền. Số hóa giấy tờ là một lợi ích lớn của BPM

Mobile- Ứng dụng di động cung cấp quyền truy cập cho tất cả các thông tin yêu cầu, tác vụ, tin nhắn, và lịch mọi lúc mọi nơi. Truy cập ngay lập tức ở thời điểm hiện tại hiện nay là một vấn đề thiết yếu và bắt buộc của các hệ thống nói chung và chăm sóc sức khỏe nói riêng.

Nhìn chung, về cơ bản hệ thống BPM cho phép tổ chức quy trình làm việc có tính đến ngân sách, chính sách và yêu cầu nghiệp vụ. Tự động hóa mọi mặt của quản lý nghiệp vụ và chăm sóc bệnh nhân cũng như kiểm soát tình trạng bệnh nhân. BPM giúp tổ chức tuân thủ các quy tắc đồng thời gia tăng lợi nhuận cũng như tính cạnh tranh.

Nếu một tổ chức y tế hướng tới sự thỏa mãn cho người bệnh tốt hơn cũng như cung cấp dịch vụ tốt hơn, BPMS là một giải pháp hiệu quả.