1. BPM là gì?

Sau nhiều thập kỉ tranh cãi về thuật ngữ mang tên BPM, người ta đã có định nghĩa chính thống cho BPM hay với tên tiếng Việt là "Quản lý quy trình nghiệp vụ" như sau: BPM là một khái niệm liên quan đến bất kì sự kết hợp nào của mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ các mục tiêu của doanh nghiệp, mở rộng hệ thống, nhân viên, khách hàng và đối tác trong và ngoài phạm vi doanh nghiệp.

Đó là một định nghĩa mang tính ngắn gọn và khái quát hóa nhất có thể từ bpm.com để đảm bảo tính đúng đắn của thuật ngữ BPM, nói nôm na trong giới kĩ thuật lai kinh tế như một số bạn đang đọc bài đây, BPM có thể hiểu như là chúng ta đang tác động, cải thiện một quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối bằng cách phân tích nó, mô hình hóa cách thức hoạt động trong các kịch bản khác nhau có thể xảy ra đồng thời thực hiện các cải tiến, giám sát quá trình cải tiến ấy để liên tục tối ưu hóa nó. Kết quả là ta thu được một quy trình chất lượng hơn trước.

Một số đặc điểm của Business Process Management

• Business Process (quy trình nghiệp vụ), là một hoạt động hoặc một tập hợp các hoạt động để hoàn thành một mục tiêu nào đó của tổ chức, ví dụ quy trình mở thẻ ngân hàng , đầu tiên là khách hàng sẽ điền form khai thông tin -> sau đó thông tin sẽ được chuyển qua đánh giá tính đúng đắn và hợp lệ -> nếu được thì hệ thống sẽ cấp phát tài khoản, lưu trữ định danh trên database -> cuối cùng là cấp phát thẻ, và thông tin lại về phía khách hàng. Quy trình đơn giản ở mức 0 là như vậy, ta tạm thời sẽ không phân rã sâu hơn.
• BPM không phải là tác vụ một lần, mà đây là một hoạt động liên tục tái cấu trúc quy trình.
• BPM là công việc liên quan tới cả thiện quy trình không nhất thiết phải liên quan tới công nghệ và tự động hóa.
• BPM được thực hiện bởi người quan tâm đến cải thiện quy trình, không phải người thực hiện quy trình, ví dụ như Chi nhánh trưởng phê duyệt hồ sơ mở thẻ nhưng cô ta thấy "Oh! Just do it", mà không quan tâm là quy trình này cần phải cải thiện như thế nào thì cô ta không thực hiện BPM mặc dù cô ta đang ở trong BPM, cô ta chỉ đơn thuần là làm những công việc thuộc một phần của quy trình mà thôi.
• Việc triển khai (coding) để cải thiện quy trình thực chất cũng không phải BPM, khá dị nhưng sự thật là sau khi ông Developer thu thập yêu cầu thiết kế và sau đó triển khai ứng dụng thì (có thể) không còn quan tâm đến sự phát triển của ứng dụng nữa. Mà việc phát triển tăng dần, cải thiện, hiển thị, phản hồi cho khách hàng mới là BPM.
• Một lưu ý nữa là để Doing BPM thì dù cho các process có nhỏ đến đâu, người làm BPM cũng phải có một big-picture view của nó, nếu như người chỉ đóc góp một bước đơn lker trong quy trình thì đó cũng không gọi là BPM.

Một số hiểu lầm về Business Process Management

• BPM không phải là một sản phẩm. Như đã nói, BPM là một hoạt động và chuỗi các hoạt động.
• BPM không phải là một phân khúc thị trường. Các sản phẩm hỗ trợ BPM mới là như vậy.
• Một ứng dụng không làm BPM. Ứng dụng chỉ là một kết quả của hoạt động BPM, có thể nó thực thi quy trình nghiệp vụ, hay hỗ trợ người ta thực thi quy trình ấy. Và nhiêu đây không đủ để coi nó đang thực hiện BPM.
• BPM cải thiện quy trình nhưng không phải cái gì cải thiện quy trình cũng là BPM.
• BPM không chỉ là tất cả các hoạt động được hỗ trợ từ Ứng dụng BPM (BPMS).
• Và đương nhiên, không phải chỉ vì bạn thao tác trên BPMS có nghĩa là bạn đang làm BPM.

(theo Nathaniel Palmer)

2. BPM mang lại những lợi ích gì?

Một cách tổng quát, BPM giúp các tổ chức mà cụ thể hơn là giúp giám đốc điều hành xác định cách triển khai, giám sát và đo lường tài nguyên của công ty. Từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất, giảm chi phí và giảm thiểu sai sót cũng như rủi ro. Thực hiện các thực tiễn tốt nhất trong BPM góp phần quản lý tài chính lành mạnh và cung cấp khả năng hiển thị về mức độ thành công của một tổ chức trong việc đáp ứng các mục tiêu.

Một cách cụ thể BPM đã và đang (theo hpt.vn):

• Giúp tổ chức doanh nghiệp cải tiến quy trình, tối ưu hóa quy trình, và xây dựng các quy trình được tin học hóa một cách khoa học, hiệu quả. Các luồng nghiệp vụ được xây dựng theo định hướng quy trình này sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, chi phí cũng như thời gian xử lý giao dịch, chuyển hướng dịch vụ của tổ chức theo định hướng khách hàng.
• Cung cấp môi trường cộng tác, phối hợp tác nghiệp thuận lợi cho các bộ phận, phòng ban khác nhau của tổ chức.
• Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng hệ thống quy tắc nghiệp vụ, SLA, KPI phù hợp với chính sách, chủ trương của tổ chức, doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo khả năng quản lý cũng như thay đổi linh hoạt khi cần thiết.
• Giúp tổ chức, doanh nghiệp tinh gọn hệ thống mẫu biểu, giảm thiểu số lượng mẫu biểu cần quản lý.
• Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng cơ cấu phân công công việc linh hoạt, phù hợp. BPM bao gồm 4 thành phần quan trọng:

BPM cho phép xây dựng và phát triển quy trình một cách hiệu quả hơn với khả năng tin học hóa cao và sự hỗ trợ tối đa cho từng đối tượng trong doanh nghiệp tham gia vào quy trình phát triển sản phẩm dịch vụ.

3. BPM Tools và vendors

BPMS có thể là viết tắt của nhiều thứ - Hệ thống BPM (BPM system); Bộ công cụ BPM (BPM suite); hay Ứng dụng BPM (BPM Software), nhưng chung quy lại những BPM Tool kể trên đều giúp các tổ chức xây dựng hoạt động BPM bằng cách cung cấp các công cụ mapping, mô hình hóa, automation, quản lý và tối ưu.

Có rất nhiều các công ty lớn trên thế giới cung cấp bộ công cụ BPM của họ cho các doanh nghiệp, cụ thể có thể kể tới như:

1. IBM BPM

2. TIBCO Software

3. Oracle BPM

4. Nintex

5. bpm’online studio

6. Pegasystems

7. Red Hat

8. Appian

   etc...