Bảy nguyên tắc làm nên một cuộc họp hiệu quả

MỞ ĐẦU

Khi tham gia vào một tổ chức, chắc chắn chúng ta sẽ phải tham gia vào các cuộc họp, họp lớn, họp nhỏ, họp nội bộ, họp toàn công ty... Có 2 kiểu người trên thế giới này: Người thích các cuộc họp và người không thích họp. Đa số nhân viên đi làm đều phải dành hàng tiếng đồng hồ cho việc họp hành và đôi khi họ cảm thấy mình cũng không giữ vai trò gì quan trọng trong cuộc họp đó cho lắm. Các cuộc họp muôn hình vạn trạng và cũng tốn không ít thời gian. Những người tham gia cuộc họp cần biết mình phải chuẩn bị gì để có một cuộc họp thật sự hiệu quả. Một cuộc họp hiệu quả là rất quan trọng đối với team để có một kế hoạch rõ ràng nhằm có một kết quả tốt nhất. Sau đây chúng ta hãy cùng nhau trao đổi 7 nguyên tắc cần làm để có một cuộc họp hiệu quả.

1. Chuẩn bị nghị trình họp (Meeting Agenda)

Tất cả các cuộc họp đều cần đến nghị trình. Các team đạt được mục đich và sự thống nhất quan điểm thông qua việc có nghị trình rõ ràng trước khi họp. Nếu cuộc họp không có nghị trình sẽ khiến các member lạc hướng và không biết phải tập trung vào đâu. Nghị trình họp có thể sẽ rất thực tế để tiết kiệm thời gian và dễ dàng hơn cho các member trong việc theo dõi tiến trình dự án.

2. Yếu tố lãnh đạo

Đó là trách nhiệm của người quản lý dự án thông qua việc quản lý các công việc trong ngày tuần, trong tuần thậm chí là trong tháng. Người lãnh đạo là linh hồn của dự án, truyền tải các thông điệp, các công việc các member làm hàng ngày đến khách hàng cũng như quản lý cấp cao hơn. Họ cũng là người đảm bảo tất cả các công việc trong nghị trình được giao cho đúng member, và tất nhiên cũng là người chịu trách nhiệm nếu dự án gặp vấn đề.
Việc có một lãnh đạo tốt sẽ đảm bảo an toàn cho dự án và các member có thể luôn tin tưởng rằng công việc sẽ được tiến hành một cách thuận lợi nhất.

3. Luôn đảm bảo trình tự cho cuộc họp

Leader cần đảm bảo cuộc họp có thứ tự và được sắp xếp chuẩn theo trình tự trên nghị trình. Điều này cũng bao gồm việc dự tính cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ, việc quản lý để người họp cảm thấy mình có vai trò trong cuộc họp ngay từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.

4. Đảm bảo sự tập trung của các thành viên

Mọi cuộc họp đều cần tập trung vào nghị trình mà team (hoặc phía khách hàng) đã đặt ra. Các vấn đề có thể xảy ra nếu các member không tập trung vào nội dung của cuộc họp. Member có thể lsẽ làm việc riêng, hoặc không tập trung. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng mọi thành viên trong team đều quan tâm đến nội dung cuộc họp để nắm bắt được rằng mình sẽ làm gì, vai trò của mình là gì, để họ phát huy vai trò của mình một cách hiệu quả nhất. Đó sẽ là một thử thách đối với người lãnh đạo bởi mỗi cá nhân có một tư duy khác nhau về vai trò của cuộc họp. Tuy nhiên, hãy cố gắng đảm bảo sự tập trung ở mức cao nhất.

5. Chỉ định timekeeper (người kiểm soát thời gian)

Mỗi nội dung trong nghị trình sẽ hướng đến một thời gian cụ thể nào đó. Ví dụ: vấn đề A sẽ được trao đổi trong 15', vấn đề B được trao đổi trong 30'...

Team cần chỉ định một người kiểm soát thời gian họp thông qua việc kiểm tra thời gian trên đồng hồ, tránh báo cáo và trao đổi các vấn đề lan man, chiếm mất thời gian báo cáo và trao đổi của member khác. Ngoài ra, việc này giúp tránh việc cuộc họp bị "cháy" deadline, nghĩa là đã hết thời gian họp nhưng vẫn chưa trao đổi hết nội dung công việc.

6. Chỉ định người ghi chú (note taker)

Một nhân tố quan trọng khác trong team là người ghi chú biên bản họp (note taker). Đây là người sẽ ghi lại tất cả những trao đổi và chuẩn bị tài liệu để xác định được nội dung họp là gì, công việc trước đó đã tiến hành ra sao và công việc sau này sẽ như thế nào. Rất dễ để quên hết tất cả các thông tin trong quá trình họp sau khi toàn team rời khỏi phòng họp, vì vậy ghi chú lại là điều cần thiết. Có rất nhiều cách có thể sử dụng để ghi lại biên bản họp như ghi lại trên giấy, laptop... như một tài liệu tham khảo và nhắc nhở cho lần họp tiếp theo.

7. Tạo nội dung chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo

Tất cả các cuộc họp đều kết thúc với dự kiến các tasks cần làm tiếp theo cũng như danh sách chỉ định công việc kèm theo hạn kết thúc. Sẽ rất quan trọng trong việc chuẩn bị dự kiến hoàn thành công việc cũng như danh sách các việc cần làm được giao cho mỗi cá nhân. Việc tạo nội dung chuẩn bị cho cuộc họp kế tiếp sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định task cho thành viên để họ tập trung vào thực hiện.

Dưới đây là một số gợi ý hữu ích cho cuộc họp:

• Gửi nghị trình bao gồm thời gian, địa điểm và nội dung sẽ trao đổi xung quanh cuộc họp để mọi người có thể dễ dàng hơn trong việc trao đổi các công việc họ cần làm trước và sau cuộc họp.
• Kiểm soát thời gian hiệu quả.
• Ấn định thời gian họp để chẩn bị tư tưởng cũng như công việc, giúp mọi người đều có thể tham gia vào cuộc họp.
• Đừng chỉ nhìn thoáng qua nghị trình họp hoặc để người khác đọc sau đó tóm tắt cho. Đó là một cái hố mà rất nhiều member có thể rơi xuống. Hãy đọc kỹ để biết nội dung và vai trò của mình.

THAY LỜI KẾT

Tổ chức có thể tốn hàng tỷ USD để trả cho những người chỉ ngồi trong cuộc họp. Chính vì vậy, nhiệm vụ của công tác quản lý là phải đảm bảo hiệu quả cho cuộc họp cũng như bao quát được vai trò của mỗi cá nhân khi tham gia vào cuộc họp đó. Hi vọng bảy nguyên tắc nêu trên sẽ giúp ích phần nào cho người đọc để có một cuộc họp hiệu quả và chất lượng.

Bài viết có tham khảo từ nguồn dưới đây: http://thethrivingsmallbusiness.com/7-keys-to-planning-effective-meetings/