Bạn sử dụng phần mềm nào để quản lý ghi chú?

Khi làm việc, sẽ có rất nhiều lúc bạn cần ghi lại những nội dung quan trọng, như lịch hẹn gặp mặt khách hàng, họp với team, công việc cần hoàn thành gấp...Tuy nhiên nếu bạn thường xuyên làm việc với máy tính thì thay vì giấy nhớ (sticky note), sao bạn lại không sử dụng các phần mềm quản lý ghi chú? Dễ dàng sử dụng, không mất một khoản phí nào, bạn có thể đồng bộ hóa giữa máy tính và thiết bị di động (như smartphone hay tablet), còn gì tiện lợi hơn thế? Trong giới hạn bài viết này, tôi sẽ giới thiệu tới các bạn hai phần mềm quản lý ghi chú đang rất được ưa chuộng hiện nay, Evernote và Google Keep.

I - Giới thiệu chung

1. Evernote:

Là một ứng dụng giúp người dùng tạo ra các bản ghi chú trên máy tính hoặc thiết bị di động có cài Evernote. Các ghi chú này được lưu trữ trên server của Evernote nên người dùng chỉ cần đăng nhập vào tài khoản là có thể xem trên bất kỳ thiết bị nào. Evernote tương thích với tất cả các hệ điều hành Windows, Mac và điện thoại Android, iOS, Windows Phone.

2. Google Keep:

Là ứng dụng quản lý các ghi chú cá nhân miễn phí hỗ trợ cho máy tính và các thiết bị di động hoạt động bằng hệ điều hành Android. Do dựa trên nền tảng của Google Drive nên Google Keep cũng có khả năng đồng bộ giữa các thiết bị sử dụng phần mềm này giống như Evernote. Hiện tại Google Keep tương thích với cả hệ điều hành Windows, Mac; điện thoại Android, iOS và đồng hồ Android Wear.

II- Evernote hay Google Keep sẽ phù hợp với bạn?

1. Về giao diện:

Giao diện của Google Keep khá đơn giản, chỉ gồm các ghi chú đã có (có thể lựa chọn hiển thị theo list - danh sách, hoặc kiểu grid - kẻ ô), một ô trống để tạo ghi chú mới và các button cơ bản để đặt label, màu sắc, chèn ảnh và ghi âm. Giao diện của Evernote phức tạp hơn, tất cả các button chức năng đều hiển thị trên màn hình, ghi chú sẵn có hiển thị theo list ở cột bên trái và cột bên phải để tạo ghi chú mới mà người dùng ngoài việc viết như một ghi chú thông thường còn có thể chọn cỡ chữ, font chữ, thêm bảng biểu, căn chỉnh lề...như sử dụng một chương trình soạn văn bản đơn giản.

Ảnh trên: Giao diện của Evernote

Ảnh dưới: Giao diện của Google Keep

Nếu lần đầu sử dụng Evernote, người dùng sẽ mất thời gian để tìm hiểu các chức năng của nó, để làm quen và ghi nhớ; thì với Google Keep họ có thể sử dụng ngay lập tức, rất nhanh chóng và tiện lợi. Như vậy, Google Keep sẽ phù hợp với những người yêu cầu giao diện đơn giản, dễ sử dụng, các button phải trực quan. Còn Evernote với giao diện phức tạp hơn sẽ đòi hỏi người dùng bỏ thời gian để nghiên cứu và nắm được hết các button chức năng.

2. Về tính năng:

Cả hai ứng dụng đều cho phép lưu trữ một cách đa dạng từ văn bản đến hình ảnh hoặc giọng nói. Người dùng cũng có thể đồng bộ hóa dữ liệu với các nội dung từ Gmail hoặc các dịch vụ web trên internet.

Tuy nhiên Evernote có những tính năng nổi trội hơn như sau:

• Gắn tag: người dùng có thể gắn tag cho các ghi chú có liên quan đến nhau như “dự án”, “lịch hẹn”, “mua sắm”, “làm bánh”...bất cứ tag nào mà bạn cảm thấy phù hợp. Khi tìm kiếm, bạn chỉ cần gõ từ khóa là tất cả ghi chú có gắn tag là từ khóa sẽ xuất hiện, giúp bạn tìm được các ghi chú bạn cần trong thời gian rất ngắn. Mỗi ghi chú cũng được phép gắn nhiều tag.

Đối với Google Keep, bạn chỉ có thể đặt một màu cho các ghi chú cùng loại, tuy nhiên số lượng màu có hạn (hiện tại có 8 màu) nên khả năng phân biệt không cao. Ngoài ra Google Keep cũng cho phép người dùng tạo và gắn nhãn (label) cho ghi chú nhưng lại không có chức năng tìm kiếm theo label nên cũng không có nhiều ý nghĩa lắm.

• Phân loại ghi chú bằng cách đưa vào sổ tay (notebook): người dùng có thể lưu trữ các ghi chú với chủ đề khác nhau bằng cách đưa vào các notebook khác nhau. Ví dụ, với mỗi lĩnh vực như công việc, học tập, giải trí, nấu nướng, các địa điểm vui chơi...người dùng có thể tạo một notebook tương ứng, khi có ghi chú thuộc lĩnh vực nào thì người dùng chỉ cần tìm notebook của lĩnh vực đó và đưa vào là xong.

3. Thao tác với các ghi chú:

Cả Evernote và Google Keep đều hỗ trợ người dùng tạo các loại ghi chú khác nhau như văn bản, checklist, chèn thêm ảnh hoặc file ghi âm vào ghi chú. Về thao tác thì hai bên tương tự nhau, khá đơn giản và thân thiện với người sử dụng. Tuy nhiên như đã nói ở trên, Evernote hỗ trợ thêm phần định dạng văn bản như in đậm, in nghiêng, gạch dưới, chèn bảng biểu...đa dạng hơn là Google Keep chỉ hỗ trợ văn bản thô. Ngoài ra Evernote cho phép đính kèm file định dạng bất kỳ dung lượng không quá 25Mb còn Google Keep chỉ hỗ trợ đính kèm ảnh (mỗi lần một ảnh).

Ngoài ra, khi sử dụng Evernote trên máy tính, người dùng còn có thể nhúng link trong văn bản để nhảy từ ghi chú này sang ghi chú khác, thao tác qua lại giữa các ghi chú.

Như vậy, với những tính năng như trên, Evernote tỏ ra nổi trội hơn nhiều so với Google Keep, hỗ trợ tối đa người dùng trong việc quản lý, phân loại ghi chú, đồng bộ hóa dữ liệu trên mọi hệ điều hành và thiết bị sử dụng. Google Keep đơn giản hơn, phù hợp với những người không có yêu cầu quá cao về tính năng và sự chuyên nghiệp. Ngoài ra, Evernote cung cấp thêm bản trả phí rất phù hợp với các cá nhân và doanh nghiệp cần sử dụng ghi chú một cách khoa học và quản lý những ghi chú phức tạp.