Tiếp nối phần 1 - lên kế hoạch, chúng ta cùng đến với phần 2 của loạt bài viết "BA làm gì trong 1 dự án?". Ở phần 2 này, chúng ta sẽ sử dụng "kế hoạch với stakeholder" đã có đề cập từ phần 1 để triển khai bước tiếp theo.

2. Khai thác và cộng tác

Phần này chủ yếu đề cập đến việc chúng ta khai thác thông tin từ các stakeholder như thế nào, sau khi khai thác thông tin rồi thì "cộng tác" tiếp tục với họ ra sao. Vì trong dự án, chúng ta không thể chỉ khai thác thông tin 1 lần duy nhất, mà còn phải trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, nhiều lần lấy thông tin khác nhau. Nên không thể "bỏ xó" các stakeholder sau 1 lần khai thác thông tin được.

Các hoạt động "con" của "khai thác và cộng tác" cụ thể hơn như sau:

Chuẩn bị khai thác thông tin

Trước khi đi khai thác thông tin từ các stakeholder, các tài liệu, ta cần phải chuẩn bị trước để khi triển khai cho "nuột". Ta không thể cứ nhận scope của dự án, phăm phăm chạy đến hỏi lung tung từng người được.

Việc chuẩn bị khai thác thông tin bao gồm:

1. Hiểu được scope của hoạt động khai thác thông tin (có thể hiểu là phải tìm hiểu trước về lĩnh vực của dự án để hỏi cho đúng)
2. Lựa chọn kỹ thuật khai thác thông tin
3. Setup luồng thông tin thu nhận được về
4. Chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ
5. Chuẩn bị cho các stakeholder. Việc này có nghĩa là giúp họ hiểu được mục đích của các buổi lấy thông tin mà họ cần tham gia, từ đó giúp họ đưa được thông tin chính xác hơn với những gì mình mong đợi.

Một số kỹ thuật có thể được áp dụng trong bước này như: brainstorming, data mining, document analysis, ... (chi tiết hơn các kỹ thuật này làm gì trong bước này thì mọi người hãy tham khảo trong BABOK nhé)

Thực hiện khai thác thông tin

Việc thực hiện khai thác thông tin không chỉ có phỏng vấn trực tiếp stakeholder, nó được chia làm 3 loại:

1. Hợp tác: Tương tác trực tiếp với các stakeholder, khai thác thông tin dựa vào kinh nghiệm, chuyên môn, và khả năng đánh giá của họ.
2. Nghiên cứu: Khai thác thông tin thông qua việc tìm hiểu tài liệu. Các stakeholder cũng có thể đồng hành cùng BA trong việc này. Nghiên cứu có thể bao gồm việc phân tích dữ liệu, khai thác dữ liệu từ quá khứ, ...
3. Trải nghiệm: Có những thông tin mà ta không làm thử sẽ không hiểu rõ được nó. Trải nghiệm có thể bao gồm quan sát trực tiếp stakeholder thực hiện, thu thập các mẫu thử, hoặc gần hơn với ngành IT đó là tạo ra 1 bản prototype để có thể trải nghiệm trực tiếp, ...

Xác thực kết quả khai thác

Trước khi chuyển giao thông tin khai thác được sang các bước tiếp theo, ta cần phải xác thực lại để xem có vấn đề gì trong các thông tin và tiến hành fix luôn. Có thể nói 1 cách đơn giản hơn là review lại toàn bộ thông tin và tìm xem có vấn đề gì không. Thường thì ở bước này ta sẽ làm 2 hoạt động:

1. So sánh kết quả khai thác thông tin với thông tin gốc: Vì kết quả khai thác thông tin thường ta phải tinh chế lại, ít nhất về mặt trình bày, chứ không thể để 1 cách dlộn xộn như ngay trong lúc phỏng vấn, note, ... Và do qua quá trình tinh chế đó, các thông tin có thể sai lệch nên ta cần đổi chiếu lại.
2. So sánh các kết quả khai thác thông tin với nhau: Vì cùng nằm trong 1 scope, nên các thông tin từ các stakeholder, document, ... thường sẽ có liên quan, conflict với nhau. Ta cần so sánh các kết quả này & đưa ra kết luận chung nhằm tìm ra các phương án tối ưu nhất.

Truyền đạt thông tin phân tích nghiệp vụ

BA phải truyền đạt thông tin đến các stakeholder đúng thời điểm và đúng format phù hợp với họ. Khi truyền đạt thông tin ta cần cân nhắc đến ngôn ngữ, tông giọng, cách thể hiện để phù hợp với stakeholder.

Việc truyền đạt các thông tin này không phải cứ gửi 1 phát là mong các stakeholder hiểu được, dù ta đã có chuẩn bị cho các thông tin phù hợp với họ. BA cần phải tích cực nhằm đảm bảo các stakeholder đều hiểu rõ các kết quả khai thác, và nhận được sự đồng ý từ họ. Có thể cùng 1 thông tin nhưng phải gửi lại nhiều lần, dưới nhiều dạng format khác nhau để stakeholder có thể hiểu được.

Quản lý sự hợp tác với các stakeholder

Việc quản lý sự hợp tác với các stakeholder là 1 việc diễn ra thường xuyên & liên tục, trong bất kỳ giai đoạn nào của dự án. vì các yên cầu ta thường phải lấy đi lấy lại nhiều lần. Và mỗi lần đi update đấy ta phải cập nhật xem trang thái của user này đang là gì (thay đổi về vị trí, quyền hạn, ...) để đưa ra cách giữ mối quan hệ hợp lý.

Các kỹ thuật có thể tham khảo ở bước này: Collaborative Games, Lessons learned, Risk analysis and Management, Persona, ...

Tạm kết

Trên đây là bước số 2 trong hành trình dự án của 1 BA. Tuy được đề cập là bước số 2, nhưng không có nghĩa các hoạt động này chỉ triển khai 1 lần, mà theo suốt hành trình dự án, luôn xảy ra các hoạt động được đề cập trên đây được lặp đi lặp lại.

Hy vọng bài viết giúp các bạn hiểu rõ hơn đôi chút về nghề BA.