10 Techniques quan trọng của Business Analyst (Phần 2)

Ở bài trước mình đã chia sẻ 5 techniques quan trọng của Business Analyst cho giai đoạn khơi gợi và phân tích yêu cầu. Ở bài này mình sẽ chia sẻ cho các bạn 5 techniques quan trọng còn lại để các bạn có thể áp dụng linh hoạt, tùy vào từng hoàn cảnh của dự án nhé!

1. Observation

Kỹ thuật Observation là một phương pháp mà người phân tích (BA) phải quan sát và theo dõi trực tiếp các hoạt động, quy trình trong tổ chức để thu thập thông tin. Điều này giúp BA phát hiện ra các vấn đề và nhận ra các xu hướng, cơ hội phát triển mới trong kinh doanh.

Kỹ thuật này giúp cho BA nắm được nghiệp vụ thực tế, có thể kết hợp với các kỹ thuật phân tích dữ liệu khác như Process Modelling hoặc Root Cause Analysis để giải quyết các vấn đề.

Có 2 cách tiếp cận cơ bản của kỹ thuật Observation:

• Active/Noticeable: là tham gia tương tác trực tiếp vào quá trình kinh doanh để thu thập dữ liệu.
• Passive/Unnoticeable: được thực hiện thông qua việc quan sát và ghi lại hoạt động của quy trình kinh doanh mà không làm gián đoạn quá trình.

Cả hai kỹ thuật này đều có ưu điểm và hạn chế riêng, tùy thuộc vào mục đích và tính chất của quy trình kinh doanh cần quan sát.

2. Root Cause Analysis

Kỹ thuật Root Cause Analysis (RCA) là một phương pháp giải quyết vấn đề được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ của một sự cố hoặc vấn đề trong quy trình kinh doanh.

RCA thường được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ và phương pháp khác nhau để thu thập thông tin và phân tích dữ liệu. Các công cụ và phương pháp phổ biến được sử dụng trong RCA bao gồm:

• The Five Whys: là một quá trình đặt câu hỏi để khám phá bản chất và nguyên nhân của một vấn đề. Cách tiếp cận năm câu hỏi tại sao liên tục đặt ra các câu hỏi nhằm cố gắng tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
• Sơ đồ tư duy: Vẽ sơ đồ về sự cố hoặc vấn đề để phân tích và liên kết các nguyên nhân.
• Biểu đồ dòng chảy: Vẽ biểu đồ dòng chảy để minh họa quy trình và xác định điểm sự cố xảy ra.
• Đánh giá tác động: Đánh giá tác động của các nguyên nhân trên quy trình kinh doanh.
• Phân tích sự cố: Phân tích kết quả và tìm kiếm nguyên nhân chính của sự cố.

Khi RCA đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, Business Analyst có thể đề xuất các giải pháp để ngăn chặn tái diễn sự cố hoặc vấn đề trong tương lai.

3. SWOT Analysis

Kỹ thuật SWOT Analysis (là viết tắt của Strengths, Weaknesses, Opportunities, và Threats) là một phương pháp phân tích phổ biến được sử dụng trong quản lý kinh doanh để đánh giá một sản phẩm hay một dự án, giúp BA xác định các yếu tố mạnh, yếu, cơ hội và các rủi ro liên quan. SWOT Analysis được thực hiện bằng cách phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài dự án, bao gồm:

• Strengths: Các yếu tố thuận lợi bên trong sản phẩm/dự án, bao gồm các tài sản, kỹ năng, vị thế thương hiệu, chiến lược kinh doanh, kinh nghiệm của nhân viên...
• Weaknesses: Các yếu tố bất lợi bên trong sản phẩm/dự án, bao gồm các vấn đề về sản phẩm, quy trình sản xuất, kinh nghiệm của nhân viên, vị trí thị trường và cơ cấu tổ chức.
• Opportunities: Các yếu tố thuận lợi bên ngoài sản phẩm/dự án, bao gồm các thay đổi về thị trường, xu hướng ngành nghề mới, cải tiến sản phẩm và các cơ hội mở rộng thị trường.
• Threats: Các yếu tố bất lợi bên ngoài sản phẩm/dự án, bao gồm sự cạnh tranh, sự thay đổi về luật pháp, thị trường suy thoái, rủi ro về tài chính và các vấn đề về kinh doanh.

Khi đã hoàn thành SWOT Analysis, BA có thể sử dụng các thông tin thu được để đề xuất các giải pháp giải quyết các vấn đề và đối phó với các rủi ro. SWOT Analysis cũng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các quyết định và chiến lược kinh doanh.

4. Survey or Questionnaire

Kỹ thuật Survey or Questionnaire là một phương pháp thu thập thông tin từ một nhóm người bằng cách đưa ra các câu hỏi chuẩn xác và hệ thống. Kỹ thuật này có thể được sử dụng để tìm hiểu thông tin về các yếu tố như đánh giá khách hàng, thu thập thông tin thị trường, đánh giá sản phẩm, đánh giá nhân viên và nghiên cứu thị trường. Quá trình tạo ra một survey bao gồm các bước sau:

1. Xác định mục đích của survey, bao gồm các thông tin cần thu thập và mục đích của việc thu thập thông tin đó.
2. Thiết kế các câu hỏi và lựa chọn phương thức đánh giá, bao gồm các lựa chọn như trả lời đánh giá số hoặc chọn từ danh sách.
3. Xác định đối tượng được nghiên cứu và lựa chọn một mẫu đại diện cho đối tượng đó.
4. Triển khai survey, bao gồm việc tạo ra một phiên bản đầy đủ của survey, tìm kiếm các nguồn để phát tán survey và thu thập phản hồi.
5. Phân tích kết quả, bao gồm việc đánh giá và phân tích các kết quả thu thập được để đưa ra kết luận và giải pháp.

Kỹ thuật Survey or Questionnaire là một phương pháp tiết kiệm thời gian và hiệu quả để thu thập thông tin từ một nhóm người. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng của survey, Business Analyst cần thiết kế câu hỏi một cách cẩn thận để đảm bảo tính hợp lý và độ chính xác của phản hồi thu được.

5. Interviews

Kỹ thuật Interviews là một phương pháp thu thập thông tin từ một hay một nhóm đối tượng nào đó bằng cách trò chuyện trực tiếp với họ. Kỹ thuật này giúp Business Analyst hiểu được những gì người khác nghĩ về một vấn đề, giúp họ có được những thông tin sâu hơn và chi tiết hơn về vấn đề cần phân tích. Kỹ thuật này được chia thành hai loại chính là:

• Structured Interviews (Cấu trúc hóa): đây là loại phỏng vấn được chuẩn bị trước bằng cách thiết kế các câu hỏi chuẩn xác và hệ thống. Những câu hỏi này thường được sử dụng để thu thập thông tin về những vấn đề cụ thể.
• Unstructured Interviews (Phi cấu trúc): đây là loại phỏng vấn mà không có kế hoạch chuẩn xác hay các câu hỏi được chuẩn bị trước. Thay vào đó, người thực hiện phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi theo cách tự nhiên để khám phá thông tin một cách linh hoạt.

Kỹ thuật này giúp Business Analyst thu thập thông tin chính xác và chi tiết về các vấn đề cần phân tích. Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả phỏng vấn có tính hợp lý và đầy đủ, Business Analyst cần chuẩn bị một kế hoạch phỏng vấn chính xác, đặt các câu hỏi phù hợp và lắng nghe kỹ lưỡng phản hồi của người được phỏng vấn.

Lời kết

Vậy là mình đã điểm qua hết 10 techniques cơ bản mà quan trọng để BA có thể áp dụng vào thực tế. Có thể sắp tới mình sẽ tiếp tục làm thêm 10 techniques nữa, nâng cao hơn để các bạn tham khảo.

Nếu thấy bài viết này hay và mang lại giá trị gì đó cho bạn. Đừng ngần ngại bookmark lại blog của mình và upvote nhé ^^ Hoặc theo dõi mình qua:

Blog cá nhân: tothanhdat.com

Facebook: Tô Thành Đạt

Linkedin: To Dat