PMO là gì

Khái niệm PMO (Project Management Office) được xuất hiện khá nhiều trong các tài liệu về quản lý dự án. Nó chỉ về 1 nhóm hay 1 phòng ban đặc biệt dành cho công việc quản lý chung, mà ở đó sẽ hỗ trợ, chuẩn hóa quy trình phát triển một cách tập trung. Trong một số trường hợp cần thiết, PMO có thể can thiệp trực tiếp vào việc quản lý dự án

Có khá nhiều lý do cho việc thất bại của 1 dự án. Theo một khảo sát của PricewaterhouseCoopers, dự án không lập dự toán và kế hoạch đầy đủ chiếm 30%, thiếu hỗ trợ quản lý chiếm 16%. Ngoài ra, từ những khảo sát đó đã cho thấy việc đo các dự án bằng chỉ số hiệu suất về chất lượng, phạm vi, lịch trình đã giúp tăng thành công của dự án một cách đáng kể. Từ cuộc khảo sát đấy, việc thành lập PMO là một trong các lý do hàng đầu giúp thúc đẩy dự án thành công.

Trên thực tế, tùy theo mô hình phát triển và tùy theo định hướng của tổ chức sẽ quyết định việc thành lập PMO có cần thiết hay không, và xây dựng PMO theo mô hình nào.

Phân loại

Dựa theo độ ảnh hưởng và mức độ kiểm soát dự án, chúng ta có thể có các kiểu cấu trúc PMO sau

**Hỗ trợ (Supportive): **

Supportive PMO đóng vai trò tư vấn bằng việc cung cấp các templates về tài liệu, quy trình, về các bài học từ các dự án khác, và sẽ không can thiệp sâu vào việc quản lý dự án. PMO dạng này có mức độ kiểm soát, tác động thấp đến việc quản lý dự án của Project Manager

**Điều khiển(Controlling): **

PMO dạng thể này tác động cao hơn là ngoài support, PMO còn phải thực hiện thêm việc hướng dẫn cách quản lý các dự án, đào tạo người khác cách sử dụng các phần mềm quản lý dự án, thậm chí hỗ trợ vận hành các công cụ quản lý dự án đặc thù, mục đích phục vụ yêu cầu dự án.

**Điều hành(Directive): **

PMO phân bổ mỗi dự án một Project Manager riêng biệt và chịu trách nhiệm kết quả dự án đó, dự án quy mô lớn hay nhỏ đều dưới sự quản lý của PMO.

Vai trò và nhiệm vụ của PMO

Vai trò

1. Vai trò lớn nhất của PMO là việc lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Đó là khi PMO làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp trên của Công ty để lựa chọn ra những dự án phù hợp nhất với những mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty và cũng mang lại lợi nhuận cao nhất.
2. Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ là giám sát các dự án đang thực thi để đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án
3. Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng nhiều những guides, templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO. Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical)
4. Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án. Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng nhiều những guides, templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO.

Nhiệm vụ

1. Cung cấp các quy trình, phương pháp luận và các tiêu chuẩn để quản lý dự án PMO là nơi xây dựng ra các best practices, principles, templates và việc chuẩn hóa các quy trình này cho phép các Project Manager có thể áp dụng chúng vào hầu hết tất cả các dự án khác nhau.
2. Đảm bảo các chuẩn hóa, nguyên tắc quản lý dự án được áp dụng PMO là nơi phát triển đồng thời cũng là bộ phận theo dõi, giám sát để đảm bảo quá trình quản lý dự án được áp dụng theo đúng quy trình và nguyên tắc.
3. Thu thập dữ liệu dự án và thông tin sản phẩm phục vụ công tác kiểm tra PMO tiến hành thu thập thông tin của tất cả các dự án đang được triển khai trong Công ty, tổ chức từ các Project Manager. Những thông tin này sẽ được cập nhật thường xuyên vào một nguồn lưu giữ nào đó do Công ty, tổ chức quy định hoặc các công cụ hỗ trợ có thể .
4. Đưa ra chỉ dẫn hay hỗ trợ cho các Project Manager. Trên thực tế khi triển khai dự án, chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề mà một mình Project Manager không thể kiểm soát được hết, những lúc như vậy PMO là cơ quan tham vấn quan trọng nhất. Ngoài nhiệm vụ này, PMO còn có nhiệm vụ tổ chức các lớp huấn luyện đặc biệt cho Project Manager nếu cần thiết, hoặc cho những Project Manager mới vào tổ chức để họ hiểu được cách thức vận hành và quản lý dự án của Công ty, tổ chức như thế nào.
5. Quản lý và điều phối Programs hoặc Portfolios Đối với những Công ty, tổ chức lớn thì vai trò và nhiệm vụ của PMO là vô cùng cần thiết.Bởi Project Manager không thể quản lý được hết tất cả các dự án lớn nhỏ. Với những Program hay Portfolio thì PMO tỏ ra là một lựa chọn sáng suốt nhất.

Như vậy có thể thấy, trong 1 tổ chức vai trò của PMO khá quan trọng trong việc đảm bảo các dự án sẽ thành công. Ngày nay phần lớn các dự án phần mềm và công nghiệp đã dịch chuyển sang mô hình Agile/Scrum, và dẫu trong mô hình ấy không hề mô tả về PMO, nhưng khi làm việc thực tế chúng ta luôn thấy được đội ngũ PMO luôn hiện diện xung quanh.