Xây dựng và triển khai quy trình tự động với Zapier

Thay vì phải dành từ 20-30 phút mỗi ngày để "đẩy" toàn bộ nội dung bài viết, được soạn thảo bằng công cụ Confluence lên HubSpot - giải pháp quản lý marketing toàn diện với tính năng đăng bài lên website, bạn có thể thực hiện nhiệm vụ này gần như ngay lập tức bằng cách kích hoạt quy trình tự động hóa với Zapier.

Zapier là công cụ tích hợp ứng dụng, cho phép người dùng tạo các lệnh tự động hóa, Zap, để kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau với nhau một cách dễ dàng. Qua đó, các công việc lặp đi lặp lại được tối ưu hóa, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế các rủi ro và sai sót trong quá trình thực hiện.

Cùng AgileOps tìm hiểu tất tần tật về Zapier, cách hoạt động và các lợi ích ứng dụng này mang lại.

Automation là gì?

Automation, còn được biết đến với thuật ngữ là tự động hóa, là quá trình áp dụng công nghệ và các hệ thống để thực hiện các nhiệm vụ một cách tự động nhằm giảm thiểu thời gian và nhân lực, góp phần làm tăng năng suất và đảm bảo độ chính xác.

Vậy, những công việc hay tác vụ nào mà bạn sẽ "nhờ" sự hỗ trợ từ automation?

• Nhiệm vụ phải thực hiện nhiều lần hay nằm trong kế hoạch/ lịch trình. 📅
• Việc chuyển đổi thông tin giữa nền tảng này sang nền tảng khác. 🗂️
• Các thao tác đơn giản nhưng thường xuyên lặp lại dẫn đến mất nhiều thời gian. ⏰

Tìm hiểu về Zapier

Nhận thấy được thực trạng người dùng tốn công và dành nhiều thời gian cho việc chuyển đổi, sao chép dữ liệu giữa các trang web với nhau, năm 2011, Zapier “xuất hiện” để giải quyết vấn đề này. Công cụ Zapier hỗ trợ người dùng tự động hóa quy trình làm việc bằng cách liên kết các ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Qua đó, người dùng có thể tự thiết kế và xây dựng quy trình tự động hóa của mình thông qua các lệnh Zaps.

Việc tạo và chỉnh sửa các lệnh tự động hóa được thực hiện dễ dàng chỉ với vài thao tác bằng chuột mà không cần sử dụng đến mã code. Bên cạnh đó, khả năng tương thích cũng là một điểm nổi bật của công cụ này. Zapier cho phép người dùng liên kết nhiều ứng dụng với nhau, hỗ trợ lên đến 5.000 ứng dụng và dịch vụ khác nhau, để trích xuất dữ liệu giữa chúng và tạo ra các lệnh tự động mà không tốn quá nhiều sức người. Thay vì phải bỏ ra 100% công sức để thực hiện một tác vụ, với Zapier, công sức thực hiện chỉ chiếm khoảng 50% và giảm thiểu được thời gian hoàn thành tác vụ.

"Điểm danh" 5 thuật ngữ cần biết khi sử dụng Zapier

Zap

Zap tượng trưng cho một quy trình tự động được thiết lập trong Zapier. Một Zap bao gồm một trigger (bước kích hoạt) và một hay nhiều action (hành động được thực thi). Các action được thực thi tuần tự, nếu 1 action gặp lỗi thì những action sau đó sẽ không được thực thi.

Ví dụ, bạn có thể cài đặt thông báo gửi đến Slack khi có email mới được gửi đến bạn. Lúc này, trigger và action sẽ được thiết lập như sau:

• Trigger: Khi có email mới gửi đến
• Action: Gửi thông báo đến Slack cho tôi với nội dung “Kiểm tra email!”

Task

Trong Zapier, mỗi action được thực thi sẽ được tính là một task. Nếu bạn thiết lập một lệnh Zap với action tạo các tài khoản Google Contacts mới, ví dụ, mỗi tài khoản được tạo sẽ là một task. Số lượng Task mà bạn có thể sử dụng được quy định trong một khoảng thời gian nhất định, phụ thuộc vào gói tài khoản Zapier mà bạn đang đăng ký.

Task chỉ được ghi nhận khi action được thực hiện thành công, hay nói cách khác là không có lỗi xảy ra.

Zap Run

Zap Run đại diện cho số lần thực thi một Zap cụ thể, tức là “chạy” Zap để thực hiện các hành động mà bạn đã thiết lập sẵn. Một Zap Run được bắt đầu khi trigger được kích hoạt, và kết thúc khi tất cả các action được thực thi, hoặc 1 trong những action gặp lỗi.

Zap History

Zap history, hay lịch sử quá trình Zap, là nơi lưu trữ các Zap đã chạy thành công hoặc gặp lỗi. Zap History cho người dùng cái nhìn tổng quan về số lượng Zap Run dựa trên các bộ lọc có sẵn như theo từng Zap hay từng khoảng thời gian.

Built-in action

Zapier tích hợp action được lập trình sẵn, cung cấp bởi các hãng phân phối hay các nền tảng dịch vụ như Trello, Google Drive hay QuickBooks. Các action có sẵn này gọi là built-in action.

Làm quen với 3 tính năng nỗi bật của Zapier

Phát triển quy trình tự động hóa bằng cách liên kết các ứng dụng và dịch vụ

Automation là giải pháp góp phần nâng cao năng xuất và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp nhiều nền tảng và ứng dụng khác nhau, Zapier đảm bảo dữ liệu và các tác vụ được trích xuất, trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng, hạn chế thực thi thủ công và sai sót. Cùng với giao diện thân thiện và kho thư viện cung cấp đa dạng , Zapier giúp các doanh nghiệp tự động hoá công việc lặp đi lặp lại, đồng bộ thông tin và đảm bảo các ứng dụng liên kết liền mạch với nhau.

Tạo liên kết và thiết lập các lệnh tự động hóa không dùng đến code

Với Zapier, bất kì ai cũng có thể tự chủ động kết nối giữa hay nhiều ứng dụng với nhau để tự động hóa quy trình làm việc của mình mà cần nhờ đến sự giúp đỡ của lập trình viên. Dù đến từ phòng Nhân sự hay phòng Marketing, bạn vẫn có thể tạo và chỉnh sửa các lệnh tự động hóa một cách dễ dàng. Được thiết kế dựa trên tiêu chí no-code or low-code, Zapier thích hợp kể cả cho người dùng không có nền tảng hay có ít nền tảng về lập trình.

Zapier đề xuất các Zap được thiết lập sẵn, bạn có thể sử dụng các mẫu này hoặc tự tạo Zap chỉ bằng các thao tác đơn giản với đa dạng các trigger và action.

Thêm ghi chú cho từng bước của Zap

Thay vì phải sử dụng một tiện ích khác để lưu trữ các thông tin về Zap như thông tin về mục đích sử dụng hay các bước xây dựng Zap sẽ được lưu trữ ngay tại Zapier. Ngoài việc thêm nội dung chú thích chung cho cả lệnh Zap, bạn có thể ghi chú các thông tin quan trọng hay lưu ý cho từng bước trong lệnh Zap của mình, giúp bạn và thành viên trong nhóm biết và hiểu các bước thực hiện. Qua đó, nâng cao tính phối hợp cũng như hỗ trợ quá trình “kiểm” lại và sửa lỗi kịp thời cho Zap.

Sự kết hợp giữa Zapier với bộ sản phẩm Atlassian

Zapier giúp “nâng cấp” khả năng tích hợp của các sản phẩm Atlassian như Jira, Confluence hay Bitbucket với các ứng dụng và nền tảng khác. Qua đó, đảm bảo các thông tin truyền tải giữa các ứng dụng, tối ưu việc xây dựng và triển khai các bước của quy trình làm việc. Bên cạnh đó, là nền tảng không dùng đến code, Zapier còn giúp cho việc xây dựng quy trình tích hợp, thiết lập và chỉnh sử các lệnh tự động hóa trở nên dễ dàng.

Tận dụng sức mạnh của quy trình tự động hóa cùng Zapier

Zapier “gắn kết” các ứng dụng và dịch vụ lại với nhau, nhằm hỗ trợ và bổ sung một hoặc nhiều bước trong quy trình làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với Zapier, bạn có thể tạo dựng và thiết lập quy trình tự động cho riêng mình mà không cần biết đến code hay nhờ lập trình viên khác.

Đối với một số ứng dụng đòi hỏi sự thiết lập phức tạp, hay triển khai các quy trình tự động với các tính năng cao cấp khác, lúc này, bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ của các chuyên gia Zapier. Chuyên gia Zapier giúp bạn tận dụng đầy đủ tiềm năng của công cụ này nhằm tối ưu hóa quy trình tự động, tiếp cận kịp thời và giải quyết sự cố. Từ quá trình làm việc với các chuyên gia, bạn sẽ tận dụng tối đa tiềm năng của Zapier và đạt được hiệu quả cao.

👉️Xem thêm bài viết đầy đủ Khai phá sức mạnh tự động hóa với Zapier.

Liên hệ ngay với AgileOps để được tư vấn về các dịch vụ liên quan đến Zapier. ☎️