Vai trò của Business Analyst Blueprint Framework đối với BA

Để thành công trong vai trò nhà phân tích nghiệp vụ, bạn không chỉ cần sở hữu kiến thức chuyên môn vững chắc mà còn cần có bộ công cụ (toolbox) hợp lý và khung làm việc rõ ràng. Bộ công cụ sẽ cung cấp cho bạn những kỹ thuật phân tích và giao tiếp cần thiết để thực hiện công việc, trong khi đó khung công việc sẽ hướng dẫn bạn từng bước cần thiết để hoàn thành những công việc đó một cách logic. Kết hợp giữa bộ công cụ và khung công việc sẽ giúp bạn trở thành một BA hiệu quả và đạt được những kết quả ấn tượng trong dự án.

Trong bài viết sau, mời bạn cùng BAC khám phá vai trò của Business Analyst Blueprint Framework đối với BA. Đây không chỉ là nguồn tài nguyên hữu hiệu trong việc cung cấp phương pháp tiếp cận hợp lý cho việc phân tích nghiệp vụ hay các kỹ thuật giao tiếp hiệu quả mà còn có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng và mang lại những thông tin quý giá cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Thông tin chi tiết về Business Analyst Blueprint Framework:

Business Analyst Blueprint Framework là một khung công việc phân tích nghiệp vụ được phát triển bởi các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực BA. Nó cung cấp một cách tiếp cận hệ thống cũng như những hướng dẫn rõ ràng cho việc thực hiện các hoạt động phân tích nghiệp vụ. Nói dễ hiểu hơn, Business Analyst Blueprint giúp định hình công việc Business Analyst và đảm bảo rằng người phân tích nghiệp vụ có thể thực hiện công việc một cách có hệ thống, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Business Analyst Blueprint Framework bao gồm hai phần chính: kỹ thuật phân tích (Analysis Techniques) và kỹ thuật giao tiếp (Communication Techniques). Kỹ thuật phân tích là những mô hình và mẫu công việc mà BA cần sử dụng để phân tích các yêu cầu. Trong khi đó, kỹ thuật giao tiếp là những kỹ thuật giúp BA tương tác và làm việc cùng các bên liên quan.

2. Kỹ thuật phân tích trong Business Analyst Blueprint Framework

Trong khung công việc Business Analyst Blueprint, các kỹ thuật phân tích được tổ chức thành nhiều cấp độ với các mô hình và mẫu công việc khác nhau. Ba cấp độ phân tích chính rất quan trọng để hiểu đầy đủ về một vấn đề khi phần mềm đang được triển khai bao gồm là cấp độ doanh nghiệp (Business Process Level), cấp độ phần mềm (Software Level) và cấp độ thông tin (Information Level).

2.1 Business Process Level:

Business Process Level tập trung vào việc phân tích quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp. BA sẽ nghiên cứu để hiểu rõ hơn quy trình hoạt động của tổ chức, xác định các vấn đề hiện tại và đề xuất giải pháp cải thiện. Các công cụ và phương pháp được sử dụng để trình bày và phân tích quy trình một cách trực quan bao gồm: Swimlane Diagrams, Process Maps và Business Process Modeling Notation (BPMN).

Các kỹ thuật phân tích ở cấp độ này gồm: Business Process Flow diagrams: đây là mô hình trực quan hiển thị luồng di chuyển từ đầu đến cuối của các bước mà người dùng (hoặc nhóm người dùng) thực hiện để đạt được kết quả mong muốn. Business Process Document: Tài liệu quy trình nghiệp vụ đi kèm là một mô hình văn bản cung cấp các nội dung bổ sung như quy tắc nghiệp vụ, ngoại lệ, điểm đầu vào và điểm cuối. Business process hầu như luôn là một cách hữu hiệu để tìm ra những vấn đề cần được giải quyết và giúp tăng sự đồng thuận với các bên liên quan về các vấn đề chính này.

2.2. Software Level:

Software Level tập trung vào phân tích các công nghệ và phần mềm được sử dụng trong doanh nghiệp. BA sẽ tìm hiểu và đánh giá các yêu cầu về phần mềm, xác định các chức năng chính cũng như những tính năng cần thiết và tạo ra các tài liệu yêu cầu phần mềm. Các công cụ như Use Case Diagrams, User Stories và Requirements Traceability Matrix thường xuyên được sử dụng để phân tích và ghi lại chi tiết yêu cầu.

Các kỹ thuật phân tích ở cấp độ này gồm: Use Cases: đây là mô hình văn bản mô tả chính xác những gì phần mềm cần làm đồng thời nắm bắt các yêu cầu một cách rõ ràng đối với các bên liên quan về cả kinh doanh lẫn công nghệ. Thông qua đó, nhóm phát triển phần mềm có thể xây dựng những gì mà doanh nghiệp thực sự mong muốn. Wireframes: giúp trực quan các wireframe tương ứng hiển thị màn hình trên trang trông như thế nào nhằm giúp các bên liên quan dễ dàng hình dung các yêu cầu hơn và đưa ra phản hồi có giá trị.

2.3. Information Level:

Information Level tập trung vào phân tích thông tin và dữ liệu. Nhà phân tích nghiệp vụ sẽ nghiên cứu các nguồn dữ liệu, xác định yêu cầu về thông tin và thiết kế cấu trúc dữ liệu phù hợp. Các công cụ được sử dụng phân tích và mô hình hóa thông tin điển hình như Entity-Relationship Diagrams, Data Flow Diagrams và Data Dictionary.

Ở cấp độ này các kỹ thuật phân tích gồm: Entity Relationship Diagram (ERD): ERD giúp thu hẹp khoảng cách giữa các khái niệm nghiệp vụ và thiết kế cơ sở dữ liệu kỹ thuật bằng cách sử dụng định dạng trực quan đơn giản hơn để thu hút các bên liên quan.

Data Dictionary: Từ điển dữ liệu thể hiện các yêu cầu dữ liệu quan trọng một cách logic đồng thời loại bỏ các khái niệm đã thu thập được từ lớp SQL giới thiệu. Data Map, System Context Diagram: Bản đồ dữ liệu giúp trực quan hóa các luồng thông tin giữa các hệ thống và làm rõ các ranh giới.

3. Kỹ thuật giao tiếp trong Business Analyst Blueprint Framework

Kỹ thuật giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong việc tương tác và làm việc cùng các bên liên quan. Các kỹ thuật giao tiếp nổi bật Discovery Session, Requirements Review Session cùng với glossary và user stories.

Discovery Session là một phiên hỏi đáp giữa nhà phân tích nghiệp vụ với các bên liên quan để tìm hiểu thông tin chi tiết về yêu cầu và mục tiêu dự án. Phiên hỏi đáp này giúp BA thu thập thông tin quan trọng, xác định rõ yêu cầu và đảm bảo hiểu đúng các mong đợi của khách hàng và người dùng cuối.

Requirements Review Session là một phiên kiểm định yêu cầu, trong đó BA và các bên liên quan xem xét và đánh giá các yêu cầu đã thu thập được. Phiên này giúp đảm bảo rằng yêu cầu đã được hiểu đúng và đáp ứng đúng theo nhu cầu của tổ chức.

Sử dụng glossary và user stories là các kỹ thuật giao tiếp giúp nhà phân tích nghiệp vụ diễn giải và ghi lại yêu cầu một cách rõ ràng và dễ hiểu. Glossary là một tài liệu chứa các định nghĩa và thuật ngữ quan trọng, giúp đảm bảo sự đồng nhất trong việc sử dụng thuật ngữ. User stories chứa những gì người dùng mong muốn từ sản phẩm hoặc dự án, giúp tạo ra một cái nhìn tổng quan về các tính năng và chức năng cần thiết.

4. Quy trình phân tích nghiệp vụ toàn diện trong Business Analyst Blueprint Framework

Cách tiếp cận toàn diện mà BA nên áp dụng để cải tiến quy trình nghiệp vụ và đem lại sự thành công trong một dự án phần mềm bao gồm:

Định hướng dự án Khám phá các mục tiêu nghiệp vụ chính Xác định phạm vi của dự án Xây dựng kế hoạch phân tích nghiệp vụ với những mốc thời gian hợp lý Xác định, thiết lập các yêu cầu chi tiết Hỗ trợ triển khai kỹ thuật Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai giải pháp Đánh giá giá trị do giải pháp tạo ra (ROI). Khi tận dụng khung quy trình này, bạn có thể sẽ bắt đầu bị cuốn hút vào các dự án thú vị hơn cũng như được tham gia sớm hơn vào quy trình. Tận dụng tốt Business Analyst Blueprint giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống mà bạn gặp phải với tư cách BA, vì bạn sẽ biết chính xác bản thân cần phải làm gì và làm khi nào!

Như vậy Business Analyst Blueprint Framework chính là một nguồn tài nguyên quan trọng và hữu ích cho các nhà phân tích nghiệp vụ. Bởi lẽ nó cung cấp một cách tiếp cận logic, có hệ thống và vô cùng hiệu quả cho việc phân tích nghiệp vụ. Cuối cùng, đừng quên tìm hiểu thêm những kiến thức thú vị hơn về BA tại BAC's Blog nhé!