Vai trò của BA trong việc đánh giá sự sẵn sàng của doanh nghiệp

Business Analyst là một chuyên gia trong việc phân tích môi trường kinh doanh và yêu cầu của dự án. Với kiến thức vững chắc về quy trình nghiệp vụ và công nghệ, BA có khả năng xác định các vấn đề cần cải thiện, từ đó đưa ra các giải pháp hợp lý cho doanh nghiệp. Trong việc đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức, BA đóng vai trò quan trọng như một sợi dây kết nối giữa các bên liên quan, từ nhân viên cấp dưới cho đến ban lãnh đạo cao cấp. Đánh giá khả năng triển khai cũng là một phần quan trọng của công việc của BA trong việc đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức. BA sẽ xem xét các yếu tố như tài nguyên, quy trình công việc hiện có, sự chấp nhận của người dùng cuối và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có. Dựa trên việc phân tích này, BA sẽ đưa ra đánh giá về khả năng triển khai thành công và đề xuất các biện pháp để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự chuẩn bị tốt nhất. Bài viết sau cùng BAC tìm hiểu vai trò của BA trong việc đánh giá sự sẵn sàng của doanh nghiệp bạn nhé.

Mục tiêu của việc đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp

Mục tiêu chính của việc đánh giá là sẵn sàng cho sự thay đổi sắp diễn ra trong tổ chức bằng việc đảm bảo tất cả các vấn đề bên trong và bên ngoài có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến tổ chức. BA cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả để thông báo và giải thích cho tổ chức về những sự thay đổi sắp diễn ra. Business Analyst nên mô tả chi tiết về những sự thay đổi, giải thích lý do tại sao sự thay đổi này cần thiết và cách nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các đơn vị kinh doanh của tổ chức như thế nào. Ngoài ra bạn còn cần lên kế hoạch các bước cần thiết để chuẩn bị cho sự thay đổi trên.

Thay đổi do các tác nhân bên ngoài

Đôi khi sự thay đổi đến từ một tổ chức hoặc cơ quan bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Đó có thể là các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp, khách hàng; những người thực hiện một sự thay đổi trong tổ chức của họ sẽ gây ảnh hưởng đến tổ chức của bạn. Chẳng hạn như đối tác thay đổi quy trình nghiệp vụ gây ảnh hưởng gián tiếp đến quy trình. Đôi khi đây là cơ quan quản lý ban hành luật hoặc quy phạm mới mà tổ chức của bạn phải tuân thủ.

Thay đổi nội bộ ảnh hưởng đến các bên liên quan

Doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện thay đổi về quy trình, hệ thống hoặc hoạt động gây ảnh hưởng đến khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh. Trước những sự thay đổi, là một BA, bạn nên có kế hoạch truyền thông để thông báo chi tiết cho đối tác kinh doanh của công ty về sự thay đổi sắp tới. Kế hoạch cần rõ ràng về khung thời gian thay đổi cũng như những tác động dự kiến có thể xảy ra đối với các bên liên quan.

Thay đổi nội bộ chỉ ảnh hưởng đến nội bộ tổ chức

Trong doanh nghiệp luôn tồn tại những sự thay đổi chỉ ảnh hưởng đến nội bộ tổ chức. Dù đó là sự thay đổi hệ thống hay thay đổi hoạt động thì kỹ năng giao tiếp giỏi có thể là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Đôi khi sự thay đổi không thành công do đơn vị kinh doanh bị ảnh hưởng không chấp nhận vì chưa được thông báo hoặc chỉ đơn giản là không chuẩn bị kịp thời cho sự thay đổi.

Các yếu tố của đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp

Khi đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức để thực hiện một thay đổi, BA cần tập trung vào một số yếu tố quan trọng. Để đảm bảo thành công của thay đổi, việc giao tiếp hiệu quả trong toàn bộ doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số yếu tố khác cần xem xét:

Đánh giá văn hóa tổ chức

Bạn cần đánh giá niềm tin, thái độ và cảm xúc của những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi trong tổ chức. Mục tiêu của việc đánh giá là để xác định mức độ hiểu biết và sự ủng hộ của những người này đối với lý do và lợi ích của thay đổi. Điều quan trọng nhất là đảm bảo sự tán thành, ủng hộ và sự sẵn lòng của nhân viên đối với sự thay đổi.

Đánh giá hoạt động tổ chức

Đánh giá hoạt động của tổ chức để xác định doanh nghiệp có thể tận dụng khả năng của mình để thích ứng được với thay đổi hay không. Điều này bao gồm việc đào tạo nhân viên, xây dựng chính sách và quy trình mới, đồng thời đảm bảo hệ thống và công nghệ có thể hỗ trợ việc thay đổi. Điều này giúp doanh nghiệp xác định khả năng thực tại để áp dụng giải pháp mới và phần trăm đạt được lợi ích dự kiến.

Đánh giá tác động

Đánh giá tác động của thay đổi đối với các thành viên trong tổ chức để có thể biết được thay đổi ảnh hưởng đến họ như thế nào. Một số yếu tố cần xem xét bảo gồm vị trí công việc, nhiệm vụ và mối quan tâm của nhân viên. Ngoài ra BA cũng cần hiểu rõ tác động của thay đổi đối với các yếu tố trên.

Yêu cầu chuyển đổi

Từ việc đánh giá tổ chức, bạn hoàn toàn có thể xác định được các yêu cầu chuyển đổi cũng như khả năng chuyển đổi của giải pháp mới. Điều này có thể bao gồm đào tạo nhân viên, chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và điều chỉnh các quy trình hoặc chức năng hiện tại. Các yêu cầu này sẽ được đáp ứng trong quá trình triển khai thay đổi. Tuy nhiên sau khi triển khai giải pháp mới, các yêu cầu trên có thể không còn cần thiết. Ví dụ như việc đào tạo về hệ thống nâng cao, các thủ tục hoặc quy trình nghiệp vụ mới có thể cần thực hiện nhưng một khi những người có liên quan đã được đào tạo thì việc đào tạo liên tục sẽ trở nên không cần thiết. Để di chuyển hệ thống, cần phải di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Tuy nhiên sau khi dữ liệu được truyền đi, doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện lại chức năng đó nữa.

Kế hoạch triển khai

Đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức có thể quyết định xem những yêu cầu có thể trở thành một phần trong kế hoạch thực hiện hay không. Kế hoạch triển khai là kế hoạch thực hiện thay đổi và triển khai các giải pháp mới. Nó bao gồm các bước cần thiết để tổ chức chuẩn bị cho sự thay đổi, bao gồm các yếu tố về văn hóa, hoạt động, hệ thống và các bên liên quan. Kế hoạch triển khai là quy trình để đưa tổ chức từ trạng thái hiện tại đến trạng thái doanh nghiệp mong muốn thay đổi để trở thành. Tóm lại, việc đánh giá sẵn sàng của tổ chức trước khi thực hiện một thay đổi là rất quan trọng. Đánh giá này giúp xác định khả năng tổ chức nhằm áp dụng giải pháp mới và đạt được lợi ích dự kiến. Kế hoạch triển khai sẽ định hình quá trình chuyển đổi và đảm bảo rằng tổ chức được chuẩn bị tốt nhất cho sự thay đổi. Mong rằng bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích thông qua bài viết trên. Để biết thêm nhiều thông tin liên quan đến BA hơn, hãy tham khảo thêm các bài viết tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo: https://www.batimes.com/