Trong số các kỹ năng mềm cần có của một QA, kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng và cần được trau dồi thường xuyên, thử nghĩ xem khi bạn trao đổi vấn đề về ticket với Dev nhưng không thể trình bày ý kiến quan điểm của mình vì lý do về vấn đề giao tiếp thì kết quả sẽ như thế nào? thật sự sẽ rất khó khăn để cả hai có thể thấu hiểu ý kiến của nhau đúng không nào, mà không chỉ với Dev, chúng ta cũng cần chú trọng vấn đề giao tiếp với các thành viên khác nữa, vậy hãy cùng mình tìm hiểu những yếu tố giúp cải thiện khả năng giao tiếp nhé, hy vọng sẽ giúp chúng ta thay đổi được khả năng giao tiếp của bản thân và trong công việc sẽ dễ dàng trao đổi hiệu quả hơn.

Lỗi thường mắc phải khi giao tiếp:

Trước tiên chúng ta cùng nhau điểm qua những lỗi chúng ta thường gặp phải nhé!

1. Không chịu lắng nghe - luôn cho mình đúng:

Trong các cuộc trao đổi tranh luận chúng ta thường không chịu lắng nghe đối phương trò chuyện mà thường dành phần trao đổi nhiều hơn, với suy nghĩ ý kiến của mình đúng và không chấp nhận thảo luận từ đối phương, từ đó cuộc thảo luận bị đẩy lên thành cuộc tranh cãi gay gắt, dẫn đến bất đồng quan điểm sâu sắc và kết quả là không cùng nhau tìm được cách giải quyết hiệu quả.

2. Đặt câu hỏi quá nhiều:

Chúng ta cũng thường hay hỏi quá nhiều, điều đó làm cho cuộc thảo luận sẽ giống như một cuộc điều tra, thẩm vấn. Nó còn có nghĩa tiêu cực khi chứng tỏ bạn không cho ý kiến gì trong việc trao đổi và dễ làm cho người đối diện mất hứng thú khi bàn luận hoặc thấy bạn quá nhàm chán và không đóng góp được gì.

3. Kỹ năng truyền đạt kém:

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của một cuộc trò chuyện không phải là những gì bạn nói, mà là cách bạn nói và diễn đạt ý kiến. Một số người thường hay mắc phải lỗi diễn đạt kém dẫn đến việc không thể diễn đạt được ý kiến và suy nghĩ quan điểm của mình. Có thể do ảnh hưởng của tâm lý, cách nói, âm lượng hoặc nhịp điệu khi nói.

4. Không chịu trao đổi - đóng góp ý kiến:

Thường trong các cuộc thảo luận, trao đổi bạn chỉ thường lắng nghe và gật gù với ý kiến mọi người đưa ra. Điều đó sẽ làm bạn trở nên mất điểm trong mắt các thành viên khác, hoặc khi có ai đó mong muốn góp ý hoặc chia sẻ với bạn những ý tưởng hay ho, bạn lại phớt lờ và không quan tâm đến, tất cả những điểm này sẽ khiến bạn ngày càng trở nên tách biệt với mọi người. Từ đó sẽ khiến khả năng giao tiếp của bạn bị mất dần và khiến bạn ngại giao tiếp hoặc giao tiếp thất bại.

Cách khắc phục để giao tiếp tốt hơn:

Sau khi đã xác định được những khuyết điểm, chúng ta cùng đi tìm các cách khắc phục, từ đó cải thiện được khả năng giao tiếp, giúp việc trao đổi dễ dàng và hiệu quả hơn.

1. Lắng nghe tích cực:

Lắng nghe là kĩ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người đối diện, đặc biệt đối với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp tập trung lắng nghe những câu chuyện đời thường, chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống bằng cách phân tích, đóng góp ý tưởng và hỏi thêm thông tin,…sẽ giúp kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa đồng nghiệp, tạo cảm hứng làm việc.

2. Thân thiện - đồng cảm - tôn trọng:

Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và lòng tốt. Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp. Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn cuộc thảo luận bằng cách chăm chú lắng nghe, góp ý khi được mời, hoặc đơn giản là giữ bình tĩnh khi trao đổi để đối phương có thể trình bày được hết ý kiến và suy nghĩ.

3. Tự tin, trao đi và tích cực tiếp nhận phản hồi:

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua tương tác bằng mắt, ngồi thẳng và mở rộng vai khi trao đổi thông tin với các thành viên, Leader,...Bên cạnh đó hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi chất lượng của các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án. Phản hồi một cách nhanh chóng đối với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ các ý tưởng tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp.

4. Điều chỉnh phong cách giao tiếp:

Nói chậm lại: Khi bạn hào hứng về một cái gì đó bạn có khả năng sẽ nói nhanh hơn. Cố gắng làm chậm lại. Điều này sẽ làm cho mọi người dễ dàng lắng nghe bạn và giúp bạn truyền tải những gì bạn muốn nói với họ điều này sẽ giúp bạn ghi điểm về kỹ năng giao tiếp trong mắt mọi người.

Nói to lên: Đừng ngại nói lớn khi cần thiết để mọi người nghe được bạn.

Nói rõ ràng: Không lí nhí. Nói chuyện với cảm xúc: Không ai chịu lắng nghe lâu nếu bạn cứ nói chuyện với một giọng đều đều. Hãy để giọng nói phản ánh cảm xúc của bạn.

Sử dụng các khoảng nghỉ: Nói chậm lại cộng thêm một khoảng dừng nhỏ giữa các suy nghĩ hay các câu nói sẽ tạo ra một chút căng thẳng và dự đoán. Mọi người sẽ bắt đầu lắng nghe chăm chú hơn.

Điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể, cách nói chuyện và cố gắng giả định các mối quan hệ để cải thiện kỹ năng giao tiếp. Nhưng hãy thư giãn. Bạn không cần làm tất cả cùng một lúc. Nếu không bạn sẽ chỉ cảm thấy bối rối và choáng ngợp. Thay vào đó, chọn ra ba điều quan trọng nhất mà bạn cảm thấy cần được cải thiện. Thay đổi chúng mỗi ngày trong 3-4 tuần. Hãy lưu ý sự khác biệt và tiếp tục. Chẳng bao lâu thì những thói quen mới của bạn sẽ bắt đầu xuất hiện một cách tự nhiên khi bạn đang trò chuyện.